Progettare esperienze coinvolgenti per i dipendenti che portino a risultati tangibili

Come osservato in passato, gestire il cambiamento in modo efficace dovrebbe essere oggi una delle priorità per i leader aziendali. La trasformazione digitale spesso non soddisfa le aspettative, prevalentemente a causa della mancanza di pianificazione dell'adozione da parte dei dipendenti e dell'incapacità di scalare in maniera sostenibile.

Nella prima parte di questa serie, abbiamo esaminato i quattro fattori che secondo noi di IBM Consulting incidono in modo significativo sul successo di una trasformazione, ovvero il livello di prontezza di un'organizzazione, la qualità dell'esperienza dei dipendenti, l'allineamento del suo modello operativo e l'efficacia con cui monitora il suo valore nel tempo.

Oggi affronteremo la seconda variabile che influisce sul cambiamento effettivo: l'esperienza dei dipendenti (EX). Il concetto comprende la somma di tutte le interazioni che un dipendente ha con la propria organizzazione. È modellato da una serie di variabili tra cui la cultura, la tecnologia e l'ambiente sul posto di lavoro e influenza il coinvolgimento, le prestazioni e la soddisfazione generale dei dipendenti.

Con il crollo dei confini tra sé personale e professionale, le aspettative dei lavoratori e dei datori di lavoro sono cambiate. Le migliori aziende sono sempre più tenute a promuovere ambienti di lavoro positivi, flessibili ed empatici per soddisfare le esigenze dei dipendenti e trattenere i migliori talenti. Ma, forse ancora più importante, i dipendenti soddisfatti e coinvolti con solidi sistemi di supporto sono più produttivi e più propensi ad abbracciare il cambiamento. Come abbiamo scoperto, i dipendenti adottano nuove strutture aziendali e tecnologie il 34% più spesso quando il coinvolgimento dei dipendenti è al centro della progettazione trasformazionale.

Ciò pone una sfida alle aziende: come progettare esperienze coese e coinvolgenti che alimentino un senso di fiducia e gioia all'interno di un'organizzazione in un momento in cui il cambiamento è l'unica costante. Ma i datori di lavoro che riescono a vincere questa sfida ottengono risultati straordinari. Secondo una recente ricerca dell'IBM Institute for Business Value, le organizzazioni che promuovono esperienze di qualità per i dipendenti vedono il fatturato crescere del 31% in più rispetto alle altre organizzazioni. I dati di Gallup mostrano che le aziende che valorizzano l'EX ottengono profitti superiori del 23% rispetto a quelle che non lo fanno.

Nelle sezioni seguenti, esploreremo come le organizzazioni possono creare, eseguire e gestire continuamente esperienze per i dipendenti che non solo accolgano il cambiamento a breve termine, ma promuovano una cultura di agilità e tenacia organizzativa, indipendentemente da ciò che il futuro porterà.

Senza un forte supporto da parte dei dipendenti, anche la business transformation meglio congegnata difficilmente avrà successo. Questo è il motivo per cui consigliamo di integrare l'EX in ogni fase della progettazione della trasformazione, indipendentemente dall'obiettivo generale. Una strategia EX di successo è incentrata sulle persone e prevede l'implementazione di tecnologie chiave al fine di alleggerire gli oneri amministrativi mantenendo l'autenticità a tutti i livelli. L'implementazione di un programma così dinamico nell'ambito di una trasformazione richiede alle organizzazioni di passare da un modello di erogazione dei servizi basato su processi di back-office isolati a uno basato su processi proattivi.

La trasformazione dei modelli HR per abbracciare il cambiamento avviene in ogni fase di una trasformazione aziendale e di trasformazione digitale, dalla progettazione iniziale all'iterazione. Durante le fasi di progettazione e pianificazione, un'azienda dovrebbe identificare e valutare i sistemi che contribuiscono all'esperienza dei dipendenti nella loro forma attuale, inclusa un'analisi del sentiment attuale dei dipendenti. Potrebbero anche identificare e dare priorità alle iniziative che si allineano con la visione a lungo termine e il piano strategico di un'organizzazione.

Durante l'esecuzione, quando un'azienda prepara e consegna i suoi nuovi sistemi, può dare priorità alle persone attivando modelli di responsabilità per i nuovi workflow, nonché definendo programmi di formazione in linea con i futuri piani strategici. E durante la distribuzione, i dashboard di analytics della forza lavoro possono tracciare il valore e l'adozione, consentendo ai leader di rispondere dinamicamente a come i dipendenti utilizzano i nuovi sistemi. Dopo che il sistema è entrato in funzione, questi stessi analytics aiutano i leader a iterare per garantire un valore sostenibile. 

Durante ognuna di queste fasi, è imperativo che i leader comunichino in modo proattivo con i dipendenti sulla trasformazione in atto in tutta l'azienda e sull'impatto che avrà su di loro individualmente, ospitando assemblee aziendali, forum di leadership o attraverso altri mezzi pertinenti.

Nel corso di queste fasi, abbiamo scoperto che le seguenti tattiche aiutano i dipendenti ad accettare il cambiamento:  

1.      Coinvolgere i lavoratori nella loro totalità

2.      Abbracciare la personalizzazione sul posto di lavoro

3.      Prepararsi per il futuro attraverso la formazione

4. Misurare le interazioni dinamiche

Il senso di soddisfazione sul lavoro, il livello di coinvolgimento e il benessere generale dei dipendenti sono intrinsecamente connessi in quanto il loro io personale e professionale si sovrappone al posto di lavoro e agli ambienti esterni. Ciò significa che pianificare un cambiamento efficace e senza attriti implica considerare la totalità dei lavoratori e vari fattori di influenza come la cultura e le politiche sul posto di lavoro, le relazioni con i dipendenti e le competenze professionali.

Per mettere i dipendenti totalmente al centro della progettazione dell'esperienza nel modo più efficace, è stato utile creare una visione coesa dell'esperienza, supportata da una roadmap attuabile. La roadmap deve concentrarsi sui risultati futuri desiderati sia per i dipendenti che per i manager. L'adozione di questo modello di "coinvolgimento totale" può essere supportata da un approccio misto che includa integrazioni tecnologiche e lavoro umano.

Dato che occorre coinvolgere totalmente i dipendenti, è fondamentale che le aziende personalizzino il più possibile le esperienze in base a fattori individuali come mansione, ruolo, esperienza lavorativa e di vita. Ad oggi, il 56% dei responsabili delle risorse umane afferma che i dipendenti si aspettano un'esperienza più personalizzata di quella che la propria azienda può attualmente fornire su larga scala. Spesso, ciò significa prevedere in anticipo le esigenze dei dipendenti, che si tratti di una nuova opportunità di formazione o della documentazione necessaria sulla base di un evento della vita.  

L'AI generativa, con la sua capacità di inserire e analizzare vaste quantità di dati strutturati e dati non strutturati, ha creato una nuova potente sede per le iniziative di personalizzazione sul posto di lavoro. E attraverso l'uso combinato dell'agentic AI e di quella generativa, diversi gruppi di dipendenti possono ricevere indicazioni e comunicazioni proattive legate alle loro preferenze specifiche, agli eventi della vita o alle esigenze informative.

L'agentic AI, innescata da momenti significativi come una vacanza imminente o la nascita di un figlio, anticipa le migliori azioni successive basate su intenzioni espresse e tacite per fornire consigli e indicazioni personalizzati adatti alle esigenze individuali. Nel frattempo, l'AI generativa crea comunicazioni personalizzate in base alle preferenze e alla storia lavorativa dell'utente.

Fondamentalmente, queste tecnologie possono fornire comunicazioni simultanee e iperpersonalizzate su scala globale, garantendo un'esperienza fluida, specifica e coerente per ogni dipendente indipendentemente dalle circostanze. 

E poiché queste tecnologie rendono più agevole il completamento delle attività sul posto di lavoro, le persone che lavorano nei reparti HR possono concentrarsi sulla creazione di risorse e ambienti su misura in cui i singoli dipendenti si adatteranno e prospereranno, oltre a mantenere la disponibilità per affrontare personalmente situazioni urgenti o sensibili. Alleggeriti dagli oneri amministrativi e dagli attriti inutili, i dipendenti hanno più tempo da dedicare allo sviluppo professionale e a un coinvolgimento autentico nel loro posto di lavoro.

Nell'ambiente aziendale di oggi, l'aggiornamento professionale dei dipendenti non è solo un'opportunità per migliorare le capacità, ma anche per creare un senso di appartenenza all'interno dell'organizzazione. Questo, a sua volta, aumenta la produttività e facilita la fiducia e il consenso culturale. Con opzioni di apprendimento e sviluppo su misura, i dipendenti diventano lavoratori più agili, abituati al miglioramento e al cambiamento.  

Alcune innovazioni nel campo della formazione basate sull'AI coinvolgono proattivamente i dipendenti. Ne sono un esempio la scansione e l'analisi dei post di LinkedIn per identificare opportunità e consigliare corsi di formazione. Altre offrono opportunità di crescita autonoma, come i "marketplace interni dei talenti", dove i lavoratori vedono le opportunità aperte nella propria azienda e scelgono un'opportunità di sviluppo a breve termine in un altro reparto.  

Ciò si aggiunge a programmi di sviluppo basati su AI più ordinari, che possono creare percorsi di apprendimento e valutazione personalizzati per i dipendenti, adattandosi ai loro stili e obiettivi di apprendimento individuali. Queste opportunità di formazione su misura mantengono i dipendenti coinvolti e favoriscono un senso di slancio in avanti.

Nel contesto di una business transformation, tale apprendimento continuo non solo consente ai dipendenti di lavorare in modo più efficace in futuro, ma abilita l'organizzazione in generale. Concentrarsi su nuove competenze nel bel mezzo di un cambiamento del posto di lavoro rappresenta un'opportunità per sviluppare e informare ulteriormente l'esperienza dei dipendenti. In una solida trasformazione, i programmi di formazione possono agire come parte di un ciclo di feedback, aiutando i leader ad adattare i loro piani per rispondere alle esigenze dei dipendenti.

Data la natura dinamica delle relazioni con i dipendenti, trovare metriche affidabili per valutare il coinvolgimento e la soddisfazione è stato storicamente difficile. Si tratta di un fattore particolarmente critico durante la trasformazione aziendale, durante la quale i punti critici e i colli di bottiglia devono essere affrontati il più rapidamente possibile.

Il moderno posto di lavoro basato sui dati offre numerosi modi per misurare sia le prestazioni che il sentiment. Come abbiamo scoperto, il monitoraggio costante è un aspetto necessario per migliorare l'esperienza dei dipendenti, in particolare in considerazione della rapidità con cui possono cambiare le dinamiche sul posto di lavoro.  

I professionisti delle risorse umane e gli stakeholder dovrebbero adottare un approccio su più fronti per misurare l'efficacia delle iniziative relative all'esperienza dei dipendenti. Ciò potrebbe comportare sondaggi, focus group faccia a faccia, statistiche sull'adozione della piattaforma o analisi delle interazioni delle comunicazioni digitali. L'analisi del sentiment eseguita su varie forme di feedback dei dipendenti fornisce inoltre informazioni preziose, supportate da AI generativa.

Analizzando i registri di sistema, le aziende possono capire meglio come e quando i dipendenti sono impegnati con i vari sistemi e strumenti, consentendo ai leader di implementare interventi mirati. Alcune organizzazioni, in particolare quelle che stanno intraprendendo una trasformazione di ampio respiro, adottano dashboard che forniscono insight in tempo reale su metriche chiave come l'adozione degli utenti, l'efficacia della formazione e il coinvolgimento degli stakeholder. Misurando tempestivamente lo slancio e l'adozione, le organizzazioni possono mettere a punto rapidamente le proprie strategie per l'esperienza dei dipendenti per allinearle ai loro obiettivi aziendali più ampi. 

Una trasformazione è valida solo quanto i suoi tassi di adozione e investire in una esperienza dei dipendenti orientata al cambiamento è tra le decisioni più preziose che un'azienda possa prendere. Sfruttando le voci dei dipendenti per progettare, semplificare e promuovere esperienze uniche, un'azienda produce non solo lavoratori più produttivi, ma anche più agili e resilienti. Attraverso il coinvolgimento completo dei lavoratori durante una fase di transizione, l'adozione di esperienze personalizzate, l'aggiornamento dinamico delle competenze e una pratica costante di misurazione e iterazione, i leader aziendali preparano i propri dipendenti al successo a lungo termine.