Apa itu penjadwalan pemeliharaan?

Penjadwalan pemeliharaan adalah fungsi perantara penting dalam manajemen pemeliharaan, men jembatani perencanaan pemeliharaan (proses memutuskan pekerjaan apa yang perlu dilakukan) dan pelaksanaan tugas-tugas tersebut. Tujuan penjadwalan pemeliharaan adalah untuk menetapkan kerangka waktu yang dapat ditindaklanjuti sehingga semua pemeliharaan yang diperlukan dapat dilakukan dengan waktu henti minimal. 

Bersama dengan menyediakan produk berkualitas dan menciptakan lingkungan kerja yang aman, menghindari waktu henti adalah salah satu perhatian paling mendesak untuk setiap operasi manufaktur industri. Namun, laporan Forbes menemukan bahwa rata-rata produsen mengalami 800 jam waktu henti peralatan per tahun. Jam kerja yang hilang itu berarti kerugian finansial yang signifikan, hingga 50 miliar USD per tahun. 

Meskipun sebagian besar operasi manufaktur tidak beroperasi sepanjang waktu, beberapa beroperasi sebaliknya, dan setiap waktu henti mesin dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan. Pemadaman listrik yang tidak direncanakan, yang sering disebabkan oleh kerusakan atau kecelakaan, sangatlah memakan biaya. Perencanaan pemeliharaan yang tepat dapat membantu mencegah gangguan ini.

Sementara beberapa tugas pemeliharaan tidak memerlukan peralatan penghentian, banyak yang melakukan sebaliknya. Meskipun organisasi berupaya meminimalkan waktu henti, penjadwalan waktu henti yang direncanakan dapat bermanfaat karena menciptakan peluang untuk pemeliharaan yang dapat mencegah pemadaman tak terduga di kemudian hari.

Perencanaan pemeliharaan yang efektif mengoptimalkan tugas pemeliharaan dengan memperhitungkan faktor-faktor penting, seperti permintaan produksi, jadwal pengiriman, ketersediaan sumber daya, dan kondisi peralatan itu sendiri.  

Untuk sebagian besar organisasi industri dan manufaktur, penjadwalan pemeliharaan berada di pusat operasi pemeliharaan sehari-hari. Jadwal pemeliharaan yang terencana dengan baik membantu tim pemeliharaan menyelesaikan pekerjaan yang direncanakan tepat waktu, mengurangi frekuensi perbaikan darurat, dan menjaga aset penting tetap aktif dan beroperasi.

Sebaliknya, perencanaan pemeliharaan yang kurang optimal dapat membuat tim pemeliharaan tidak siap dan kacau dalam merespons. Pendekatan ini, yang dikenal sebagai pemeliharaan reaktif, memaksa teknisi pemeliharaan untuk mencurahkan sebagian besar waktu mereka untuk menanggapi perintah kerja darurat daripada mencegahnya.

Penjadwalan pemeliharaan juga merupakan fungsi inti dari inisiatif pemeliharaan dan manajemen aset yang lebih luas. Apakah suatu organisasi bergantung pada jadwal pemeliharaan preventif dalam spreadsheet atau sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi(CMMS) penuh, tujuannya umumnya tetap sama: untuk menyelesaikan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat dengan gangguan operasional yang sekecil mungkin.

Sementara perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan terkait erat dan sering dibahas bersama, kedua kegiatan ini memiliki fungsinya masing-masing atas keseluruhan manajemen aset.

• Perencanaan pemeliharaan berfokus pada penentuan pekerjaan apa yang dibutuhkan, mengapa diperlukan dan bagaimana pekerjaan itu akan dilakukan. Seorang perencana pemeliharaan melakukan tinjauan permintaan pekerjaan yang masuk dan membangun rencana pekerjaan. Rencana ini menjelaskan tugas-tugas yang terlibat, keterampilan dan alat yang diperlukan, perkiraan jam kerja, tindakan pencegahan keselamatan dan suku cadang apa pun yang perlu tersedia sebelum pekerjaan dapat dimulai.
• Penjadwalan pemeliharaan berfokus pada kapan pemeliharaan dilakukan dan siapa yang melakukannya. Setelah perintah kerja direncanakan, penjadwal, yang di banyak organisasi juga merupakan perencana pemeliharaan, menetapkan pekerjaan ke hari, shift, dan teknisi berdasarkan prioritas, kapasitas tenaga kerja, dan periode produksi. Dalam praktiknya, hal ini berarti berkoordinasi dengan tim operasi untuk akses peralatan, dengan memastikan bahwa suku cadang telah tiba dan menyeimbangkan pekerjaan yang direncanakan dengan pekerjaan darurat yang pasti akan muncul sepanjang minggu.

Perencanaan ke depan membuat jadwal lebih realistis, sementara penjadwalan yang cermat membantu memastikan bahwa upaya perencanaan tidak sia-sia. Bersama-sama, perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan membentuk tulang punggung strategi pemeliharaan yang paling efektif.

Manfaat paling jelas dari penjadwalan pemeliharaan adalah mengurangi waktu henti yang tidak terduga. Ketika aset penting gagal secara tak terduga, jalur produksi terhenti, komitmen pengiriman tidak terpenuhi, biaya lembur naik, dan teknisi ditarik dari pekerjaan lain. Pemeliharaan yang tidak direncanakan hampir selalu lebih mahal daripada pemeliharaan yang direncanakan, baik dalam biaya perbaikan langsung maupun produksi yang hilang.

Beberapa manfaat utama dari penjadwalan pemeliharaan yang efektif meliputi manfaat operasional berikut:

• Berkurangnya waktu henti peralatan: Penjadwalan pekerjaan selama periode produksi yang direncanakan atau penutupan meminimalkan gangguan dan membantu menemukan masalah sebelum menjadi kegagalan.
• Biaya pemeliharaan yang lebih rendah: Pekerjaan yang direncanakan lebih cepat dan lebih murah daripada perbaikan darurat, yang sering melibatkan suku cadang yang dikirim dengan cepat, tenaga kerja lembur, dan kerusakan sekunder.
• Umur aset yang lebih lama: Pemeliharaan rutin (seperti pelumasan, inspeksi, dan kalibrasi) membantu memperlambat keausan dan memperpanjang masa pakai peralatan.
• Meningkatnya kinerja peralatan: Aset yang diservis dengan jadwal yang konsisten lebih cenderung beroperasi pada kecepatan, kualitas, dan efisiensi yang dirancang.
• Alokasi sumber daya yang lebih baik: Jadwal yang jelas memberi pengawas pemeliharaan gambaran tentang bagian mana yang tenaga kerja terlalu berkomitmen dan di mana kapasitas tersedia, sehingga meningkatkan alokasi sumber daya.
• Berkurangnya risiko keselamatan: Kegagalan yang tak terduga dapat menciptakan kondisi berbahaya, dan pekerjaan darurat yang terburu-buru dapat meningkatkan kemungkinan jalan pintas dan kecelakaan, sehingga meningkatkan risiko keselamatan secara keseluruhan.
• Kepatuhan terhadap peraturan: Banyak industri memerlukan inspeksi terdokumentasi pada interval yang ditentukan serta jadwal yang andal dan riwayat pemeliharaan yang lengkap membuat audit jauh lebih mudah dikelola, sehingga meningkatkan kepatuhan peraturan secara keseluruhan.

Ketika tim pemeliharaan dan operasi bekerja dari jadwal yang sama, mengoordinasikan rencana produksi, inventaris, dan kepegawaian di sekitar kebutuhan peralatan nyata tentunya menjadi lebih mudah, sehingga meningkatkan efisiensi operasional di seluruh organisasi.

Cara pemeliharaan dijadwalkan sangat tergantung pada jenis pemeliharaan yang dilakukan. Sebagian besar organisasi menggunakan kombinasi pendekatan, dengan menerapkannya pada aset yang berbeda berdasarkan kekritisan, biaya, dan risiko kegagalan.

Untuk ikhtisar yang lebih luas, lihat panduan IBM untuk strategi pemeliharaan.

Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan terjadwal rutin yang dilakukan untuk meminimalkan kemungkinan kegagalan. Pemeliharaan semacam ini adalah salah satu bentuk pemeliharaan terencana yang paling umum dan sering menjadi dasar dari program penjadwalan pemeliharaan. Pemeliharaan preventif dapat dijadwalkan dengan dua cara utama:

• Berbasis waktu: Tim pemeliharaan melakukan pemeliharaan pada interval kalender tetap, seperti bulanan atau tahunan, terlepas dari berapa banyak peralatan yang digunakan.
• Berbasis penggunaan: Tim pemeliharaan memicu pemeliharaan berdasarkan penggunaan aktual, seperti jam operasi, siklus produksi, atau mil yang ditempuh.

Program pemeliharaan preventif umumnya mencakup daftar periksa pemeliharaan preventif untuk setiap aset, dengan menguraikan titik inspeksi, tugas, dan toleransi yang perlu ditinjau oleh teknisi. Seiring waktu, teknisi dapat memperbaiki daftar periksa ini berdasarkan apa yang mereka temukan di lapangan.

Jadwal pemeliharaan berbasis kondisi didasarkan pada kondisi aktual aset. Sensor atau inspeksi memantau indikator seperti getaran, suhu atau kualitas oli dan pemeliharaan dijadwalkan ketika indikator tersebut berada di luar kisaran yang dapat diterima.

Pendekatan ini membantu menghindari pemeliharaan yang berlebihan dan pemeliharaan yang kurang, meskipun hal ini membuat penjadwalan sedikit kurang dapat diprediksi.

Pemeliharaan prediktif membawa pemeliharaan berbasis kondisi selangkah lebih maju, dengan memanfaatkan data real-time dari sensor Internet of Things (IoT), data historis, dan model AI untuk memprediksi waktu kemungkinan aset akan gagal.

Untuk penjadwal pemeliharaan, nilai utamanya adalah waktu tunggu. Jika model menunjukkan bahwa bantalan kemungkinan akan gagal dalam beberapa minggu, perencana memiliki waktu untuk memesan suku cadang dan menjadwalkan perbaikan. Pendekatan ini memungkinkan tim pemeliharaan untuk melakukan pekerjaan selama periode produksi yang direncanakan alih-alih berebut setelah kegagalan. Pendekatan prediktif dan preventif sama-sama dianggap sebagai bentuk pemeliharaan proaktif.

Pemeliharaan reaktif terjadi setelah peralatan gagal. Meskipun pemelihraan semacam ini dianggap sebagai pendekatan yang paling tidak efisien, pemeliharaan ini bisa dilakukan untuk aset berbiaya rendah dan non-penting ketika pekerjaan pencegahan akan lebih mahal daripada mengganti suku cadang.

Pemeliharaan korektif adalah pekerjaan yang dilakukan untuk memperbaiki cacat yang diketahui. Ini sering ditemukan selama inspeksi preventif. Tidak seperti perbaikan darurat, pemeliharaan ini biasanya dapat direncanakan dan dijadwalkan. Bahkan organisasi pemeliharaan yang sudah mapan mengalami beberapa pemeliharaan yang tidak direncanakan, sehingga tujuan realistisnya adalah mengurangi pekerjaan reaktif menjadi bagian beban kerja yang dapat dikelola dan meninggalkan fleksibilitas jadwal yang cukup untuk menyerapnya.

Jadwal pemeliharaan yang paling efektif sama-sama memiliki beberapa elemen umum:

• Perintah kerja: Setiap perintah kerja mendokumentasikan aset, tugas, prioritas, teknisi yang ditugaskan, suku cadang yang diperlukan, dan durasi yang diharapkan.
• Rencana pekerjaan: Rencana pekerjaan terperinci menentukan langkah-langkah, alat, keterampilan, dan bahan yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan membantu membuat perkiraan waktu lebih akurat.
• Peringkat kekritisan aset: Memeringkatkan aset penting berdasarkan dampaknya terhadap keselamatan, produksi, dan biaya membantu penjadwal memutuskan apa yang lebih dulu ketika sumber daya terbatas.
• Suku cadang dan material: Koordinasi yang erat dengan manajemen inventaris membantu memastikan ketersediaan suku cadang sebelum menjadwalkan pekerjaan. Praktik inventaris pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) yang efektif sangatlah berperan dalam hal ini.
• Periode produksi: Banyak pekerjaan pemeliharaan membutuhkan peralatan offline, jadi penjadwalan sekitar produksi membantu meminimalkan gangguan.
• Backlog: Backlog adalah jumlah total pekerjaan yang disetujui belum selesai. Backlog yang tumbuh terlalu besar dapat menunjukkan bahwa tim kekurangan staf, sementara backlog yang terlalu kecil dapat mempersulit supaya teknisi tetap terjadwal secara produktif.

Proses penjadwalan pemeliharaan biasanya mengikuti siklus yang konsisten:

1. Mengidentifikasi pekerjaan: Permintaan berasal dari jadwal pencegahan, peringatan pemantauan kondisi, model prediktif, laporan operator, dan inspeksi.
2. Memprioritaskan pekerjaan: Perencana pemeliharaan memeringkatkan permintaan berdasarkan kekritisan aset, keselamatan, persyaratan peraturan, dan dampak produksi.
3. Merencanakan pekerjaan: Perencana pemeliharaan membuat rencana pekerjaan, memperkirakan jam kerja, serta mengidentifikasi suku cadang, alat, dan izin yang diperlukan.
4. Menjadwalkan pekerjaan: Setelah akses bahan dan peralatan dikonfirmasi, penjadwal menetapkan perintah kerja ke tanggal, shift, dan teknisi tertentu, biasanya sebagai jadwal mingguan yang dibagi menjadi tugas harian.
5. Menjalankan pekerjaan: Teknisi menyelesaikan tugas yang ditugaskan, mencatat waktu kerja, suku cadang yang digunakan, dan tindak lanjut yang diperlukan.
6. Menutup dan meninjau: Perintah kerja yang telah selesai ditutup dan data digunakan untuk memperbarui riwayat pemeliharaan serta memperbaiki jadwal di masa mendatang.

Langkah terakhir ini mudah diabaikan, tetapi dari situlah sebagian besar nilai jangka panjang berasal. Langkah ini memberi tim pemeliharaan data yang mereka butuhkan untuk perbaikan berkelanjutan.

Beberapa metrik yang paling umum digunakan untuk mengukur efektivitas penjadwalan meliputi indikator berikut:

• Kepatuhan jadwal: Persentase pekerjaan terjadwal yang diselesaikan sesuai rencana dalam kerangka waktu yang dijadwalkan. Kepatuhan jadwal yang rendah dapat menunjukkan perencanaan yang buruk, bagian yang hilang, atau terlalu banyak pekerjaan darurat.
• Persentase pemeliharaan terencana (PMP): Bagian dari total pekerjaan pemeliharaan yang direncanakan. Persentase yang lebih tinggi umumnya menunjukkan organisasi yang lebih proaktif.
• Ukuran backlog: Sering diukur dalam minggu untuk tenaga kerja yang tersedia, backlog menunjukkan apakah tim memiliki jumlah pekerjaan yang tepat relatif terhadap kapasitasnya.
• Waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF): MTBF mengukur waktu operasi rata-rata antara kegagalan untuk peralatan yang dapat diperbaiki. Meningkatnya MTBF menunjukkan upaya pemeliharaan telah membuahkan hasil.
• Biaya pemeliharaan: Melacak biaya tenaga kerja, suku cadang dan kontraktor, bersama dengan rasio biaya yang direncanakan dengan yang tidak direncanakan, menunjukkan dampak keuangan dari praktik penjadwalan.

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) memusatkan informasi pemeliharaan dan mengotomatiskan banyak pekerjaan yang terlibat dalam perencanaan, penjadwalan, dan pelacakan pemeliharaan. Perangkat lunak CMMS dan perangkat lunak penjadwalan pemeliharaan lainnya biasanya mendukung kemampuan berikut:

• Pembuatan perintah kerja secara otomatis berdasarkan pemicu berbasis waktu, penggunaan, atau kondisi
• Menyimpan catatan aset, riwayat pemeliharaan, rencana pekerjaan, dan daftar periksa di satu tempat
• Melacak suku cadang dan mengintegrasikannya dengan manajemen inventaris
• Memvisualisasikan beban kerja teknisi untuk mendukung keputusan penjadwalan
• Menyediakan akses mobile sehingga teknisi dapat memperbarui dan menutup perintah kerja dari lapangan
• Pelaporan kepatuhan jadwal, backlog, MTBF, dan biaya pemeliharaan

Perangkat lunak pemeliharaan preventif seringkali merupakan komponen inti dari solusi CMMS, sehingga organisasi mampu mengelola jadwal pemeliharaan preventif untuk ribuan aset tanpa melacak setiap interval secara manual.

Untuk organisasi yang lebih besar dan padat aset, sistem manajemen aset perusahaan (EAM) dapat memperluas kemampuan ini untuk mencakup siklus hidup aset penuh, mulai dari akuisisi hingga operasi, pemeliharaan, dan pembuangan. Banyak platform EAM dan CMMS modern juga menggabungkan AI, data IoT, dan analisis prediktif, sehingga membantu perencana pemeliharaan mengalihkan lebih banyak beban kerja mereka ke pemeliharaan berbasis kondisi dan pemeliharaan prediktif.

Organisasi yang menjadwalkan pemeliharaan dengan baik cenderung mengikuti beberapa praktik umum:

• Merencanakan sebelum penjadwalan: Memiliki rencana pekerjaan, suku cadang, dan izin sebelum pekerjaan dijadwalkan membuat jadwal jauh lebih dapat diandalkan.
• Memprioritaskan berdasarkan kekritisan: Fokuskan upaya preventif dan prediktif pada kegagalan yang memiliki dampak terbesar.
• Menjadwalkan kapasitas yang tersedia: Buat jadwal sekitar jam kerja aktual dan sisakan ruang untuk pekerjaan darurat.
• Berkolaborasi dengan operasi: Setujui periode akses peralatan terlebih dahulu daripada pada menit terakhir.
• Menggunakan data untuk menyempurnakan interval: Gunakan riwayat pemeliharaan dan data kondisi untuk menyesuaikan seberapa sering aset diservis.
• Melacak dan meninjau kinerja: Tinjau metrik secara teratur seperti kepatuhan jadwal untuk mendukung peningkatan berkelanjutan.

Sebagian besar jadwal pemeliharaan tidak akan sempurna, dan jadwal ini tidak benar-benar perlu demikian. Yang lebih penting adalah memiliki proses yang andal dan berulang yang membantu tim pemeliharaan tetap mampu mengatasi masalah peralatan. Ketika proses itu efektif, proses ini dapat membantu organisasi mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan, mengontrol biaya pemeliharaan, memperpanjang umur aset, dan menjaga operasi berjalan sebagaimana dimaksud.