Apa yang dimaksud dengan pemeliharaan darurat?

Permintaan pemeliharaan darurat biasanya diutamakan di luar jadwal reguler, karena organisasi memprioritaskan respons cepat untuk memastikan keselamatan, pemulihan fungsi, atau menjaga integritas peralatan, fasilitas, atau sistem. Karena prioritas yang diberikan untuk memperbaiki peralatan dengan pekerjaan pemeliharaan darurat, maka strategi ini sering kali mengakibatkan gangguan dan penundaan.

Jenis pemeliharaan ini diperlukan selama situasi ketika ada bahaya keselamatan, kegagalan peralatan, atau kerusakan properti. Contoh umum masalah pemeliharaan darurat meliputi:

• Kebocoran gas alam
• Kebocoran air
• Kerusakan akibat kebakaran
• Kabel listrik yang terbuka
• Pipa meledak
• Kegagalan sistem pemanas, ventilasi, dan pendingin udara (HVAC)
• Saluran air yang rusak

Pemeliharaan darurat bisa mahal dan tidak efisien. Cara terbaik untuk menghindari pemeliharaan darurat adalah melalui pemeliharaan proaktif. Organisasi dengan strategi pemeliharaan proaktif memanfaatkan kemampuan pemeliharaan preventif dan prediktif, termasuk penggunaan machine learning, analisis data, dan pemantauan kondisi kesehatan aset, untuk merencanakan pemeliharaan pada aset sebelum terjadi kerusakan. 

Namun, bahkan dengan strategi pemeliharaan proaktif yang komprehensif, pemeliharaan darurat kemungkinan besar masih akan terjadi. Peralatan dan sistem dapat gagal secara tiba-tiba karena berbagai faktor, seperti penggunaan berlebihan, kondisi lingkungan, atau kesalahan manusia. Bersiap untuk pemeliharaan darurat membantu organisasi bereaksi terhadap dan mengatasi kegagalan yang tidak terduga ini, baik pada fasilitas maupun peralatan.

Pemeliharaan darurat adalah strategi pemeliharaan reaktif. Pemeliharaan reaktif, juga dikenal sebagai pemeliharaan korektif atau pemeliharaan setelah kerusakan, adalah strategi pemeliharaan peralatan yang menerapkan pemeliharaan hanya ketika aset mengalami kerusakan. Sebagai contoh, ketika pemanas air mengalami kerusakan di tengah musim dingin, tukang ledeng segera dipanggil untuk memperbaikinya demi memulihkan kenyamanan lingkungan.

Strategi pemeliharaan reaktif mungkin tampak lebih murah pada awalnya, tetapi dianggap kurang hemat biaya dari waktu ke waktu. Memperbaiki masalah saat muncul dapat mengakibatkan biaya yang lebih tinggi, karena melibatkan waktu henti yang tidak terencana, perbaikan yang lebih besar, serta potensi kerusakan pada peralatan atau sistem lainnya.

Pemeliharaan proaktif, juga dikenal sebagai pemeliharaan rutin atau pemeliharaan terencana, berbeda dengan pemeliharaan reaktif. Sesuai dengan namanya, pemeliharaan terencana melibatkan penggunaan daftar periksa, catatan pemeliharaan, perintah kerja, dan metrik kinerja. Pendekatan ini membantu teknisi mengidentifikasi peluang untuk melakukan pemeliharaan pada aset sebelum terjadi kerusakan. Strategi pemeliharaan terencana memanfaatkan data untuk mengantisipasi degradasi atau kerusakan aset dan mengambil tindakan proaktif untuk mencegahnya. Beberapa strategi pemeliharaan proaktif yang umum meliputi:

• Pemeliharaan preventif: Pemeliharaan preventif adalah program terjadwal yang mencakup kegiatan pemeliharaan rutin untuk mencegah kegagalan tak terduga di masa mendatang. Pelajari lebih lanjut.
  
• Pemeliharaan prediktif: Pemeliharaan prediktif membangun atas pemantauan kondisi untuk mengoptimalkan kinerja dan masa pakai peralatan dengan terus memantau kesehatannya secara real-time. Pelajari lebih lanjut.
• Pemeliharaan yang berfokus pada keandalan: Pemeliharaan yang berpusat pada keandalan (RCM) adalah proses pemeliharaan yang disesuaikan dengan tujuan memaksimalkan waktu aktif peralatan sekaligus mengurangi kebutuhan untuk mengganti aset, sehingga mengurangi biaya pemeliharaan. Pelajari lebih lanjut.

Perangkat lunak pemeliharaan memainkan peran penting dalam strategi pemeliharaan proaktif dan reaktif yang sukses. Sebagai contoh, organisasi dapat menggunakan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi(CMMS), yang memusatkan tugas dan informasi pemeliharaan dan memfasilitasi proses operasi pemeliharaan.

Manajemen pesanan kerja biasanya dipandang sebagai fungsi utama CMMS. Sistem ini dapat mencakup fitur seperti pembuatan otomatis pesanan kerja, penjadwalan dan penugasan kru, pelacakan status serta waktu henti, pemesanan bahan dan peralatan, dan berbagai kemampuan lainnya.

Setelah pesanan kerja ditangani, tim pemeliharaan mungkin melakukan analisis akar masalah. Analisis akar masalah membantu mengidentifikasi apa yang menyebabkan kegagalan dan mencatat setiap keadaan yang mempercepat waktu atau keadaan kegagalan.

CMMS dapat membantu tim pemeliharaan atau perusahaan manajemen properti untuk melakukan analisis akar penyebab masalah dengan lebih efektif. Inti dari CMMS terletak pada basis datanya, yang menyimpan informasi aset, termasuk metrik kinerja dan tingkat ketersediaan aset. Sistem ini memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan, mengelola informasi, dan melakukan analisis.

Pemeliharaan darurat berguna untuk menangani masalah mendesak dengan cepat, tetapi sebaiknya hanya digunakan sebagai pelengkap dari rencana pemeliharaan proaktif yang matang. Menyeimbangkan kedua strategi ini dapat membantu meminimalkan kerugian yang disebabkan oleh pemeliharaan darurat, sambil memaksimalkan manfaat dari keduanya.

• Fleksibilitas: Dengan mempersiapkan pemeliharaan darurat, bisnis dapat beradaptasi dengan cepat terhadap situasi tak terduga, menyelesaikan masalah mendesak yang muncul tanpa tergantung pada jadwal pemeliharaan yang ketat.

• Penilaian real-time: Pendekatan darurat memungkinkan evaluasi kebutuhan peralatan dan masalah pemeliharaan secara langsung, memberikan insight yang berguna untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau perhatian lebih lanjut. 

• Biaya implementasi yang lebih rendah: Perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya untuk masalah pemeliharaan darurat sesuai kebutuhan, yang dapat menghemat biaya, terutama dalam situasi ketika tindakan pencegahan mungkin tidak efektif atau layak dilakukan.

• Biaya: Perbaikan darurat cenderung lebih mahal dan sulit untuk diprediksi dibandingkan dengan pemeliharaan terencana, karena memerlukan penanganan segera serta pengadaan suku cadang yang cepat. Jika insiden terjadi di luar jam kerja normal, biaya dapat meningkat karena kebutuhan untuk membayar tenaga kerja lembur.

• Gangguan operasional: Waktu henti yang tidak terduga akibat pemeliharaan darurat dapat menghambat alur kerja dan menurunkan produktivitas, yang pada akhirnya memengaruhi kinerja keseluruhan bisnis.

• Ketidakpastian: Mengandalkan terlalu banyak pada pemeliharaan darurat dapat menyebabkan kinerja peralatan yang tidak stabil dan menimbulkan gangguan tak terduga dalam operasi.

• Kekurangan sumber daya: Situasi darurat dapat membebani tim pemeliharaan, menyebabkan kekurangan staf dan kelelahan, serta mengurangi sumber daya yang tersedia untuk menangani masalah pemeliharaan non-darurat.

Beberapa contoh penggunaan pemeliharaan darurat di industri antara lain:

Kerusakan mendadak pada mesin penting, seperti ban berjalan, dapat menghentikan seluruh proses produksi. Pabrik harus segera memanggil teknisi untuk memperbaiki kerusakan tersebut, agar waktu henti dapat diminimalkan dan produktivitas serta profitabilitas tetap terjaga.

Kerusakan pada peralatan medis penting, seperti defibrilator atau pemindai MRI, memerlukan perbaikan segera untuk memastikan keselamatan pasien dan kelancaran operasional rumah sakit. Jika staf medis tidak memiliki akses ke peralatan penting seperti defibrilator atau pemindai MRI, hal ini dapat membahayakan keselamatan pasien dan mengganggu kemampuan operasional rumah sakit.

Kegagalan struktural, seperti perancah yang runtuh, memerlukan perbaikan segera untuk mencegah kecelakaan dan memastikan keselamatan pekerja di lokasi. Kegagalan struktural ini juga dapat memengaruhi aksesibilitas situs, mengganggu jadwal konstruksi, dan menurunkan produktivitas.

Kerusakan parah pada kereta api atau bus di rute sibuk memerlukan perbaikan cepat untuk mencegah gangguan layanan dan menghindari penundaan bagi penumpang. Selain mengganggu layanan, gangguan juga dapat menyebabkan dampak lebih luas, seperti kemacetan lalu lintas, kehilangan pendapatan, dan ketegangan akibat alokasi sumber daya yang terbatas.

Kerusakan saluran air atau toilet yang tersumbat, yang menyebabkan banjir atau penumpukan cadangan, merupakan ancaman langsung yang harus segera ditangani untuk memulihkan layanan dan mencegah kerusakan properti yang lebih parah. Masalah utilitas, terutama yang melibatkan pipa ledeng, dapat berdampak serius dan mahal pada bagian lain dari properti, bahkan menyebabkan gangguan listrik dan pemadaman listrik.

Kerusakan server atau serangan siber yang mengakibatkan hilangnya akses ke sistem penting memerlukan dukungan TI darurat untuk memulihkan fungsi dan melindungi data. Jika tidak segera ditangani, organisasi dapat mengalami gangguan operasional yang serius, yang dapat menyebabkan penundaan proyek dan penurunan produktivitas.