Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi atau CMMS adalah perangkat lunak yang memusatkan informasi pemeliharaan dan memfasilitasi proses operasional pemeliharaan. Sistem ini membantu mengoptimalkan pemanfaatan dan ketersediaan peralatan fisik seperti kendaraan, mesin, komunikasi, infrastruktur pabrik dan aset lainnya. Juga disebut sebagai CMMIS atau sistem informasi manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, sistem CMMS ditemukan di bidang manufaktur, produksi minyak dan gas, pembangkit listrik, konstruksi, transportasi, dan industri lain yang sangat mementingkan infrastruktur fisik.

Inti dari CMMS adalah database. CMMS memiliki model data yang mengatur informasi tentang aset yang harus dipelihara oleh organisasi pemeliharaan, serta peralatan, bahan, dan sumber daya lain untuk melakukannya.

Informasi dalam database CMMS mendukung berbagai fungsi sistem, yang memungkinkan kemampuan berikut:

Sumber daya dan manajemen tenaga kerja:Melacak sertifikasi karyawan dan peralatan yang tersedia. Menetapkan tugas tertentu dan mengumpulkan kru. Mengatur giliran kerja dan mengelola tingkat gaji.

Registri aset: menyimpan, mengakses, dan berbagi informasi aset seperti:

• Produsen, model, nomor seri, serta kelas dan jenis peralatan
• Biaya dan kode terkait
• Lokasi dan posisi
• Statistik kinerja dan waktu henti
• Dokumentasi terkait, video dan gambar seperti manual perbaikan, prosedur keselamatan dan jaminan
• Ketersediaan meteran, sensor dan instrumentasi Internet of Things (IoT).

Manajemen perintah kerja: Biasanya dipandang sebagai fungsi utama CMMS, manajemen perintah kerja mencakup informasi seperti:

• Nomor perintah kerja
• Deskripsi dan prioritas
• Jenis perintah (perbaikan, penggantian, terjadwal)
• Kode penyebab dan solusinya
• Personel yang ditugaskan dan bahan yang digunakan

Manajemen perintah kerja juga mencakup kemampuan untuk:

• Mengotomatiskan pembuatan perintah kerja
• Mencadangkan bahan dan peralatan
• Menjadwalkan dan menetapkan karyawan, kru, dan giliran kerja
• Meninjau status dan melacak waktu henti
• Mencatat biaya yang direncanakan dan biaya aktual
• Melampirkan dokumentasi terkait, media perbaikan dan keselamatan

Pemeliharaan preventif: Mengotomatiskan inisiasi perintah kerja berdasarkan waktu, penggunaan, atau peristiwa yang dipicu. Gunakan pemeliharaan preventif untuk mengatur dan mengaitkan aset di beberapa perintah. Urutkan dan jadwalkan perintah kerja preventif.

Manajemen bahan dan inventaris: Menginventarisasi, mendistribusikan, dan mengambil kembali peralatan dan material operasional pemeliharaan dan perbaikan (MRO) di seluruh area penyimpanan, pusat distribusi, dan fasilitas. Kelola pemasok, melacak biaya inventaris, dan otomatiskan pasokan ulang.

Pelaporan, analisis, dan audit: Menghasilkan laporan di seluruh kategori pemeliharaan seperti ketersediaan aset, penggunaan material, biaya tenaga kerja dan material, penilaian pemasok, dan banyak lagi. Analisis informasi untuk memahami ketersediaan aset, tren kinerja, optimalisasi inventaris MRO, dan informasi lainnya untuk mendukung keputusan bisnis serta mengumpulkan dan mengatur informasi untuk audit.¹

Sebelum ada CMMS, upaya memperoleh visibilitas terpusat, dinamis, dan manajemen otomatis sungguh tidak praktis karena informasi pemeliharaan terkubur dalam file kertas, dan kemudian, tersebar di seluruh spreadsheet.

Versi CMMS paling awal muncul pada tahun 1960-an dan biasanya digunakan oleh perusahaan besar. Teknisi menggunakan kartu punch dan mainframe IBM untuk menginformasikan catatan terkomputerisasi dan melacak tugas pemeliharaan. Pada tahun 1970-an, kartu punch digantikan oleh daftar periksa yang dimasukkan ke dalam sistem CMMS oleh teknisi di akhir giliran kerja mereka.

CMMS memperoleh prevalensi yang lebih besar pada bisnis skala kecil dan menengah pada tahun 1980-an dan 1990-an, seiring dengan semakin kecilnya ukuran komputer, semakin terjangkau, semakin terdistribusi — dan semakin terhubungnya komputer. Pada tahun 1990-an, CMMS mulai berbagi informasi melalui jaringan area lokal atau LAN.

Tahun 2000-an menyaksikan munculnya intranet dan konektivitas berbasis web yang memperluas kemampuan CMMS ke berbagai perangkat seluler, aplikasi lapangan, dan lokasi operasional.

CMMS generasi terbaru berbasis cloud dan sangat seluler. Sistem ini menawarkan fungsionalitas yang lebih besar dengan implementasi yang lebih cepat, pemeliharaan yang lebih mudah, dan keamanan data yang lebih baik.²

Istilah CMMS sering dikacaukan atau digunakan secara bergantian dengan EAM atau manajemen aset perusahaan. Keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang sangat mirip namun pada dasarnya berbeda. Untuk membedakan perbedaan utama antara CMMS dan EAM, ada baiknya kita melihat sekilas sejarah CMMS dan hubungan antara CMMS, EAM, dan APM.

Seiring berkembangnya CMMS, CMMS menjadi landasan bagi EAM. Pada dasarnya, EAM berisi fungsionalitas CMMS,³ dan fungsinya dapat tumpang tindih. Apa yang dibawa EAM ke CMMS — sebagian berkat konektivitas dan berbagi informasi yang lebih baik — adalah kemampuan untuk menjangkau lokasi, mendorong kolaborasi antar departemen, dan memberikan integrasi yang lebih mendalam dengan sistem lain seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).⁴

Kemampuan ini memberikan solusi EAM konteks bisnis yang lebih luas yang mempertimbangkan siklus hidup aset secara keseluruhan serta dampaknya terhadap analisis keuangan, pengadaan, manajemen proses, risiko dan kepatuhan, pelepasan aset, dan banyak lagi. Solusi CMMS cenderung berfokus pada ketersediaan aset tetap dan waktu aktif dengan mengotomatiskan perintah kerja dan alur kerja, menjadwalkan tenaga kerja, mengelola material — dan menyediakan laporan dan audit tentang tugas-tugas tersebut.

Baca: Memahami dampak dan nilai EAM 

CMMS — dan EAM — sangat penting karena memudahkan dan efisien bagi manajer dan departemen pemeliharaan untuk memenuhi tujuan utama mereka: waktu aktif yang andal.

Semakin lama aset dan peralatan fisik dipertahankan dan dijalankan, semakin besar nilai yang dihasilkan. Dalam postingannya, "Panduan lengkap tentang manfaat CMMS," blogger IBM Sarah Dudley menyatakan, "Semakin lama kita dapat menjaga suatu peralatan tetap berjalan tanpa perbaikan besar, semakin banyak uang yang kita hemat dalam jangka panjang."

Memberikan waktu aktif yang andal berarti bisnis dapat menerima dan memenuhi pesanan, memenuhi permintaan pelanggan, membentuk pengalaman pelanggan, dan dengan percaya diri membuat berbagai keputusan yang bergantung pada aset. IBM melaporkan bahwa survei terhadap manajer aset menemukan bahwa 75% menyebutkan keandalan sistem sebagai alasan utama untuk berinvestasi di EAM.

Solusi CMMS dan EAM menangani tantangan fungsional dalam beberapa cara, namun salah satu pendekatan teknologi utama adalah menerapkan solusi CMMS dan EAM yang dihosting di cloud sebagai perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).

Menurut IBM, “Saat memilih perangkat lunak manajemen aset, organisasi semakin tertarik pada perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) – model pengiriman berbasis cloud dengan perangkat lunak di-host secara terpusat oleh vendor dan tersedia sesuai permintaan.”

SaaS, sebagai pendekatan teknologi, menangani beberapa faktor fungsional utama:

• Dihosting di Cloud - SaaS CMMS menawarkan fleksibilitas untuk memperluas dan menyesuaikan dengan permintaan data. Pengguna mendapatkan manfaat dengan hanya membayar sumber daya data yang mereka perlukan, dibandingkan melakukan investasi awal yang besar untuk memastikan adanya kapasitas untuk menangani meningkatnya aliran data dari instrumentasi IoT — yang secara virtual menghilangkan biaya perangkat keras.
• SaaS dapat membantu tantangan kepegawaian dan Sumber daya karena memerlukan intervensi dan dukungan IT yang jauh lebih sedikit dibandingkan penerapan on premises. Insinyur CMMS, administrator CMMS, dan tim teknis di lapangan dapat mengelola sebagian besar sistem mereka sendiri. Hasilnya, belanja modal terkait TI dapat dikonversi menjadi beban operasional dan sumber daya.
• Sistem lama, modernisasi, dan penggunaan teknologi terkini untuk mengimbangi tekanan pemeliharaan dan operasional juga merupakan area yang SaaS dapat membantu. Peningkatan dilakukan oleh penyedia layanan di cloud, sehingga versi dan fungsionalitas terbaru selalu diterapkan. Lebih lanjut, SaaS juga mengintegrasikan teknologi baru dengan lebih cepat dan risiko lebih kecil.