Apa itu perencanaan pemeliharaan?

Inti dari perencanaan pemeliharaan adalah menentukan tugas-tugas pemeliharaan dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Rencana pemeliharaan yang terstruktur dengan baik membantu organisasi meminimalkan waktu henti yang tidak direncanakan, mengoptimalkan sumber daya, dan memperpanjang masa pakai aset-aset terpenting mereka.

Perencanaan pemeliharaan adalah salah satu blok bangunan manajemen pemeliharaan modern: proses dan sumber daya yang diandalkan organisasi untuk mempertahankan aset fisik. Saat ini, sebagian besar perusahaan mengandalkan CMMS untuk mengotomatiskan dan meningkatkan operasi pemeliharaan mereka.

Sebagian besar strategi perencanaan pemeliharaan modern menggabungkan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) untuk mengotomatiskan dan meningkatkan operasi pemeliharaan inti. Platform CMMS adalah solusi perangkat lunak yang mendokumentasikan aktivitas dan meningkatkan alur kerja.

Menurut laporan terbaru, pasar CMMS global diperkirakan akan mencapai 1,54 miliar USD tahun ini. Selanjutnya, diperkirakan akan tumbuh menjadi 2,67 miliar USD pada tahun 2032, tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 9,6%.

Alat CMMS dapat menyimpan informasi tentang riwayat pemeliharaan, suku cadang, rencana pekerjaan, dan program pemeliharaan preventif dalam sistem terpusat yang mudah diakses oleh perencana pemeliharaan. Platform CMMS membantu melacak aspek-aspek kunci dari rencana pemeliharaan, termasuk:

• Kerusakan peralatan
• Pesanan kerja sebelumnya
• Riwayat pemeliharaan
• Informasi produsen
• Kebutuhan suku cadang
• Jadwal pemeliharaan preventif
• Jam kerja
• Tugas pemeliharaan berulang

Alat CMMS juga membantu departemen pemeliharaan menyimpan backlog tugas dalam format digital alih-alih dalam spreadsheet, formulir kertas, dan komunikasi informal. Ketika terintegrasi dengan alat pemantauan kondisi (CM) modern, platform CMMS memungkinkan program pemeliharaan preventif dan prediktif berkembang.

Perencanaan pemeliharaan dan penjadwalan pemeliharaan terkait erat tetapi melayani dua tujuan yang berbeda:

• Perencanaan pemeliharaan menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan dan bagaimana.
• Penjadwalan pemeliharaan menentukan waktu ideal untuk melakukannya agar berdampak minimal pada proses bisnis.

Perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan sering digunakan bersama untuk membantu menciptakan alur kerja terstruktur untuk operasi pemeliharaan yang komprehensif. Jika didukung oleh data pemeliharaan yang akurat, data historis, dan CMMS, kedua praktik tersebut dapat meningkatkan keandalan peralatan serta mendukung tujuan yang lebih luas dari manajemen aset perusahaan (EAM).

Proses perencanaan pemeliharaan bervariasi menurut organisasi dan industri tetapi biasanya berpusat di sekitar enam prinsip yang ditetapkan. Enam prinsip perencanaan pemeliharaan mencakup industri dan telah dipraktikkan selama beberapa dekade. Praktik mapan ini telah membantu perusahaan dari semua ukuran menciptakan strategi pemeliharaan yang efektif untuk aset mereka.

Berikut adalah penjelasan mendetail dari masing-masing:

1. Rencanakan sebelum penjadwalan: Semua rencana pemeliharaan harus menetapkan ruang lingkup, sumber daya, prosedur, dan persyaratan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Pekerjaan tidak boleh dimulai tanpa rencana dan jadwal yang jelas. Ini harus selalu dilakukan dengan cara yang aman dan sebisa mungkin tidak mengganggu operasi bisnis inti. 
2. Prioritaskan keselamatan pekerja: Rencana pekerjaan—serangkaian instruksi untuk menyelesaikan tugas pemeliharaan spesifik—harus dengan jelas mengidentifikasi semua potensi bahaya yang mungkin dihadapi pekerja pemeliharaan saat melakukan pekerjaan. Rencana juga harus mencantumkan peralatan atau prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Misalnya, pada pekerjaan tertentu, lockout-tagout (LOTO)—penempatan kunci dan tag pada peralatan dan perangkat untuk menunjukkan bahwa tidak boleh dioperasikan—mungkin diperlukan sebelum pekerjaan dapat dimulai.
3. Persiapkan sebelumnya: Sebelum memulai tugas pemeliharaan atau alur kerja, teknisi dan operator harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Merupakan tanggung jawab perencana pemeliharaan untuk menentukan teknisi, alat, suku cadang, peralatan, dan dokumentasi mana yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
4. Buat perkiraan yang akurat: Perkiraan waktu membantu penjadwal pemeliharaan menentukan berapa banyak pekerjaan yang secara realistis dapat dimasukkan ke dalam jadwal harian. Seiring waktu, perkiraan ini dapat disempurnakan dengan menggunakan data historis dari pesanan kerja yang diselesaikan dan wawasan atau catatan yang ditinggalkan oleh teknisi.
5. Standardisasi pekerjaan berulang: Tugas pemeliharaan berulang harus distandardisasi dengan menggunakan rencana pekerjaan. Standardisasi adalah komponen kunci dari perencanaan pemeliharaan. Ini membantu meningkatkan konsistensi dan mengurangi sumber daya dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan kerja.
6. Belajar dari pekerjaan yang telah selesai: Perencanaan pemeliharaan hanya akan meningkat seiring waktu jika tim belajar dari setiap pekerjaan. Dengan mencatat jam kerja, informasi kegagalan bahan dan peralatan untuk setiap tugas pemeliharaan yang mereka lakukan, mereka menciptakan backlog informasi yang berharga yang dapat meningkatkan alur kerja di masa depan.

Dalam perencanaan pemeliharaan, data pemeliharaan menyediakan informasi yang dibutuhkan tim pemeliharaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik mengenai pekerjaan yang perlu dilakukan dan cara melaksanakannya. Data historis dari perintah kerja, inspeksi, kegagalan peralatan, dan catatan pemeliharaan membantu perencana mengidentifikasi masalah yang berulang serta memperkirakan secara akurat waktu yang diperlukan untuk memperbaikinya.

Saat ini, teknologi baru membuat lebih banyak data pemeliharaan tersedia daripada di masa lalu. Sensor Internet of Things (IoT), komputasi tepi, dan pemantauan kondisi waktu nyata (CM) memungkinkan organisasi mengumpulkan data terperinci tentang kesehatan aset dan kondisi operasi secara real time.

Platform CMMS modern kemudian dapat menggabungkan data aset dan pesanan kerja dengan informasi sensor real-time untuk membantu tim melacak metrik utama. Beberapa contoh metrik utama termasuk waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF), waktu rata-rata untuk perbaikan (MTTR), ketersediaan peralatan, waktu henti, dan kepatuhan jadwal.

Data pemeliharaan juga mendukung peningkatan berkelanjutan, proses berkelanjutan untuk menyempurnakan rencana pekerjaan dan alokasi sumber daya untuk menciptakan strategi pemeliharaan yang lebih kuat.

Perencanaan pemeliharaan yang efektif menghasilkan banyak manfaat di tingkat perusahaan. Berikut adalah beberapa yang paling populer:

• Mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan: Salah satu tujuan utama dari setiap program pemeliharaan adalah mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan, yang menurut studi Splunk/Oxford Economics 2026 dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian hingga 600 miliar USD setiap tahunnya. Perencanaan pemeliharaan yang kuat membantu mengurangi kegagalan peralatan, yang merupakan penyebab utama waktu henti yang tidak direncanakan dengan memungkinkan tim pemeliharaan mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah peralatan lebih awal.

• Peningkatan keandalan peralatan: Perencanaan pemeliharaan membantu membuat aset yang diandalkan organisasi untuk proses bisnis inti mereka menjadi lebih andal dengan memastikan tugas pemeliharaan didefinisikan dengan benar dan dilakukan secara konsisten. Perencana menggunakan data historis untuk mengidentifikasi penyebab kegagalan peralatan berulang dan menentukan strategi pemeliharaan mana yang paling efektif.

• Peningkatan efisiensi operasional: Perencanaan pemeliharaan dapat membantu mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari suku cadang, instruksi, dan personel. Ketika teknisi menggunakan rencana pemeliharaan yang kuat sebagai bagian dari proses mereka, lebih banyak waktu mereka dihabiskan untuk melakukan pemeliharaan, daripada mencari alat yang tepat. Proses ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan menambah waktu pengerjaan tanpa menambah jumlah staf.

• Mengurangi biaya pemeliharaan: Perencanaan pemeliharaan berkontribusi pada penghematan biaya dengan mengurangi jumlah perbaikan darurat yang harus dilakukan oleh tim pemeliharaan reaktif. Perbaikan darurat mahal karena melibatkan lembur, biaya pengiriman tambahan dan pengerjaan ulang. Pemeliharaan reaktif sering ketinggalan zaman dan tidak menggunakan alat dan teknologi terbaru yang tersedia.

• KPI pemeliharaan yang lebih akurat: Perencanaan pemeliharaan memungkinkan manajer pemeliharaan untuk menentukan apakah program pemeliharaan mereka berhasil dengan melacak serangkaian indikator kinerja utama (KPI), termasuk:
  • Kepatuhan jadwal
  • Persentase pemeliharaan terencana
  • Kepatuhan terhadap pemeliharaan preventif
  • MTTR
  • MTBF
  • Ketersediaan peralatan
  • Waktu henti peralatan

Rencana pemeliharaan yang kuat harus dimulai dengan pemahaman yang jelas tentang setiap aset yang bertanggung jawab organisasi Anda dan jenis pekerjaan dan sumber daya apa yang diperlukan untuk menjaga aset tersebut tetap operasional.

Berikut adalah proses umum yang diandalkan organisasi untuk membuat rencana pemeliharaan.  

Mulailah dengan mengidentifikasi setiap aset yang membutuhkan pemeliharaan dan menilai apa yang perlu dilakukan agar tetap berkinerja pada tingkat puncak.

Selama langkah ini, perencana pemeliharaan harus meninjau peralatan dan data historis—termasuk perintah kerja sebelumnya dan mode kegagalan yang diketahui—untuk menentukan tugas pemeliharaan mana yang paling penting.

Selanjutnya, tentukan jenis pekerjaan apa yang perlu dilakukan dan identifikasi teknisi yang paling cocok untuk melakukannya.

Selama langkah ini, penting untuk mempertimbangkan tingkat keterampilan teknisi dan alat serta suku cadang yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Langkah kedua juga harus menetapkan prosedur keselamatan yang diperlukan, izin, prosedur LOTO dan perkiraan waktu kerja yang juga akan digunakan untuk pekerjaan.

Rencana pekerjaan berulang adalah serangkaian instruksi standar dan persyaratan sumber daya yang dapat digunakan kembali setiap kali pekerjaan pemeliharaan perlu diulang secara teratur. Membuat rencana pekerjaan untuk pekerjaan berulang adalah langkah kunci dalam mengoptimalkan proses dan memastikan tim memiliki bagian dan sumber daya yang tepat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Rencana harus dibuat dengan cara yang membuatnya mudah diperbarui saat tim mendapatkan pengalaman dan menemukan cara yang lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Tidak semua pekerjaan pemeliharaan sama mendesaknya. Rencana pemeliharaan harus memprioritaskan pekerjaan sesuai dengan kekritisan aset, keselamatan, persyaratan produksi dan konsekuensi potensial dari kegagalan peralatan.

Setelah pekerjaan telah direncanakan, itu dapat memasuki backlog atau dimasukkan ke dalam jadwal harian sesuai dengan tingkat prioritasnya.

Alat CMMS membantu tim pemeliharaan beralih dari strategi pemeliharaan reaktif yang sudah ketinggalan zaman menuju strategi pemeliharaan yang lebih modern dan proaktif.

Ketika teknisi secara teratur mencatat hasil tugas pemeliharaan, seperti jam kerja, suku cadang yang digunakan, kode kegagalan dan kondisi peralatan, ini membantu CMMS mengotomatiskan tugas manual dan membuat prediksi yang lebih akurat.

Perencanaan pemeliharaan digunakan di semua industri yang mengandalkan aset fisik untuk proses bisnis inti. Contoh penggunaannya sangat berbeda—manufaktur mungkin fokus pada ketersediaan peralatan sementara fasilitas kesehatan mungkin lebih berkonsentrasi pada keselamatan pasien dan kepatuhan terhadap peraturan.

Berikut adalah bagaimana lima industri menggunakan perencanaan pemeliharaan pada aset mereka:

• Manufaktur: Produsen mengandalkan perencanaan pemeliharaan untuk menjaga peralatan produksi tetap beroperasi dengan andal dan meminimalkan waktu henti yang tidak direncanakan—komponen utama manajemen aset industri (IAM). Perencana di industri manufaktur sering menggunakan alat CMMS dan strategi pemeliharaan preventif dan pemeliharaan prediktif untuk mempertahankan aset kompleks seperti robot industri, konveyor, dan mesin di sekitar jadwal produksi yang menuntut.

• Energi dan utilitas: Organisasi di sektor energi dan utilitas sering bergantung pada aset yang didistribusikan secara geografis seperti pipa, turbin angin, dan saluran listrik untuk proses bisnis inti mereka. Perencanaan pemeliharaan membantu mengoordinasikan inspeksi dan perbaikan aset ini. Perencanaan ini juga memastikan bahwa suku cadang yang diperlukan untuk mengembalikannya selalu tersedia dan teknisi yang tepat tersedia untuk melakukan pekerjaan.

• Transportasi dan logistik: Maskapai penerbangan, kereta api, dan perusahaan pelayaran menggunakan perencanaan pemeliharaan untuk menjaga kinerja kendaraan dan infrastruktur di tingkat atas. Perencana pemeliharaan membuat rencana pekerjaan terperinci yang mempertimbangkan inventaris suku cadang dan sumber daya teknisi serta jadwal operasi yang ketat. Perencanaan pemeliharaan yang efektif untuk perusahaan transportasi dan logistik membantu mengurangi jumlah dan tingkat keparahan kerusakan dan berkontribusi pada jaringan transportasi yang lebih kuat di seluruh dunia.

• Layanan kesehatan: Rumah sakit dan organisasi perawatan kesehatan lainnya bergantung pada peralatan medis dan membangun infrastruktur untuk mendukung perawatan pasien. Perencanaan pemeliharaan membantu mengoordinasikan pemeliharaan preventif untuk aset seperti peralatan pencitraan, perangkat pemantauan pasien, sistem HVAC, dan infrastruktur penting lainnya sekaligus memenuhi persyaratan regulasi yang ketat.

• Fasilitas dan infrastruktur: Tim fasilitas menggunakan perencanaan pemeliharaan untuk mengelola sistem bangunan dan infrastruktur seperti lift, sistem kelistrikan, dan pipa ledeng yang menjaga bangunan tetap aman dan nyaman. Perencanaan membantu mengoordinasikan pemeliharaan, inspeksi, dan perbaikan berulang sambil menyeimbangkan kondisi aset, kebutuhan penghuni, sumber daya yang tersedia, dan anggaran operasi.

• Minyak, gas, dan pertambangan: Perusahaan minyak, gas, dan pertambangan bergantung pada aset besar dan kompleks yang sering terletak di lingkungan terpencil yang menuntut fisik seperti gurun, gunung, dan lautan. Perencanaan pemeliharaan membantu organisasi ini mempersiapkan pekerjaan mereka terlebih dahulu dan menggunakan alat CM dan strategi pemeliharaan prediktif untuk mengidentifikasi potensi kegagalan sebelum mengganggu operasi.