Qu’est-ce que la gestion intégrée des installations (IFM) ?

Les services d’IFM englobent la maintenance des installations, la sécurité, le nettoyage et d’autres fonctions de support. Le principal avantage de l’IFM réside dans la centralisation des services, qui évite la complexité liée à la coordination de multiples prestataires et de leurs plannings respectifs.  

Lorsqu’on parle de la perception des installations, les entreprises (et les équipes qui les gèrent) réduisent parfois la planification des installations à de simples discussions autour de plans de bâtiments futurs. Or, la réalité est bien plus complexe : l’exploitation d’un site ne se limite pas à la construction de structures. 

Il s’agit d’une forme de gestion des actifs multifacette, qui s’appuie généralement sur des outils comme les systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour piloter l’ensemble des actions liées à la maintenance des installations. La maintenance des installations consiste à gérer, réparer et entretenir les actifs d’un site afin de garantir des opérations efficaces, sûres et fiables.

Une GMAO est un logiciel qui centralise les données de maintenance et rationalise les opérations associées. Elle fournit une solution intégrée, fondée sur des données en temps réel, qui soutient les efforts d’automatisation. Elle peut être utilisée conjointement avec d’autres logiciels de gestion des installations, ce qui en fait un élément clé d’une approche globale des opérations. 

L’un des objectifs principaux d’une GMAO est de suivre l’ensemble des services au sein d’un système unique, afin d’éviter que certains ne soient cloisonnés ou perdus dans la complexité organisationnelle. Sans la centralisation offerte par l’IFM et la GMAO, les responsables d’installations devraient faire appel à plusieurs prestataires. Ils devraient également gérer des calendriers d’intervention distincts.

Les services d’IFM interconnectent différentes disciplines qui influencent les opérations quotidiennes des installations. Voici quelques-unes des activités couramment incluses dans l’IFM.

La planification des espaces correspond à la phase durant laquelle les responsables d’installations étudient en détail les plans des bâtiments. Ils consultent généralement les parties prenantes afin de déterminer l’emplacement des bureaux ou des zones à allouer à des fonctions métier spécifiques.

Les décisions prises dans ce cadre influencent non seulement l’organisation des installations, mais aussi l’expérience de travail des employés et leur bien-être.

La gestion technique se concentre sur la structure même des installations, en particulier les systèmes mécaniques essentiels au fonctionnement du bâtiment.

Elle inclut la maintenance des systèmes CVC (chauffage, ventilation et climatisation). Tout aussi crucial, pour des raisons évidentes : la plomberie du bâtiment. Il s’agit également de la branche de l’IFM qui couvre la conception et la mise en œuvre du système électrique.

Si les équipements techniques assurent le bon fonctionnement du bâtiment, les services dits « soft » le rendent plus agréable et plus humain pour les employés.

Ils comprennent généralement le nettoyage, la gestion des déchets, les systèmes de sécurité et l’entretien des espaces verts. L’aménagement paysager peut aller de la tonte et de l’entretien courant à des interventions plus ciblées, comme la gestion de l’irrigation ou l’analyse de la croissance des plantes. 

La propreté et l’ordre des installations sont essentiels pour plusieurs raisons. Un site peut, par exemple, accueillir des services de santé. De plus, un environnement sale peut attirer des nuisibles, tels que des insectes ou des rongeurs, susceptibles de propager des maladies.

Une raison encore plus critique, notamment selon l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) aux États-Unis, c’est que des conditions de travail désordonnées favorisent les accidents professionnels, comme les chutes et glissades. 

La sécurité des installations a toujours été importante, mais aujourd’hui, elle est cruciale. Les sites présentent davantage de vulnérabilités qu’auparavant en raison de leur présence en ligne.

Ainsi, la sécurité des installations couvre désormais non seulement la protection physique contre le vandalisme, les intrusions ou le vol, mais aussi la protection contre les cyberattaques visant les infrastructures de données.

Toute installation subit inévitablement une certaine usure au fil du temps et nécessite un entretien régulier tout au long de son cycle de vie. La maintenance préventive permet d’anticiper ces situations en identifiant les réparations nécessaires à l’avance.

La maintenance prédictive va encore plus loin en projetant les zones de défaillance potentielles (à partir de variables de fonctionnement connues) et en planifiant précisément les interventions et leur calendrier.

Les objectifs de durabilité des entreprises étaient autrefois jugés secondaires, mais les mentalités ont évolué. Aujourd’hui, une part croissante des services de gestion des installations est consacrée à la gestion de l’énergie.

Si une partie de cet effort vise à promouvoir une image d’efficacité énergétique, l’objectif principal reste la réduction de la consommation d’énergie afin de réaliser des économies significatives sur les coûts d’exploitation.  

Les services de gestion intégrée des installations (IFM) offrent de nombreux avantages aux entreprises qui y ont recours : 

• Gains d’efficacité : la centralisation de la gestion et l’intégration fluide des processus améliorent l’efficacité opérationnelle et réduisent les erreurs.

• Amélioration des résultats financiers : l’IFM permet de rationaliser les workflows en réduisant les redondances de services, ce qui diminue les coûts d’exploitation.

• Transparence accrue : grâce au reporting automatisé et à la centralisation des données, les équipes disposent d’une vision claire des indicateurs de performance et de l’état de fonctionnement des installations.

• Amélioration de la qualité de service : le simple fait de regrouper l’ensemble des services liés aux installations sous un cadre de gestion unique favorise la collaboration et améliore la qualité des prestations.

• Meilleure évolutivité : lorsque les conditions économiques évoluent, les services d’IFM offrent aux entreprises les moyens de gérer une complexité accrue et de monter en charge en fonction de leur croissance.

• Résultats mesurables : l’IFM suit l’efficacité des installations et génère des informations exploitables à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI), tels que le délai de traitement des ordres de réparation. 

Malgré ses avantages, l’IFM présente aussi certains inconvénients :

• Complexité élevée : la mise en place de l’IFM peut sembler simple en théorie, mais elle est souvent complexe, coûteuse et exigeante en ressources humaines.

• Coûts imprévus : les entreprises doivent examiner attentivement les clauses de leurs contrats avec les prestataires IFM afin d’identifier d’éventuels frais supplémentaires non immédiatement visibles.

• Perte de flexibilité : les entreprises doivent parfois s’adapter rapidement à l’évolution des conditions économiques. Un contrat IFM trop rigide peut limiter cette capacité d’adaptation.

• Dépendance vis-à-vis du prestataire : les entreprises doivent faire preuve de diligence dans le choix de leur fournisseur de services IFM. Questions clés : quel niveau de sécurité pour les données ? Quelle est la fiabilité des performances de ces services ?

• Perte de contrôle direct : certaines organisations peuvent se sentir mal à l’aise à l’idée de perdre la supervision directe des opérations quotidiennes en passant à un modèle IFM.

Alors que la gestion intégrée des installations (IFM) gagne en maturité, elle bénéficie pleinement des transformations majeures du numérique. L’IA et l’automatisation fondées sur l’Internet des objets (IdO) vont ainsi devenir encore plus centrales dans les processus de gestion de projet, en améliorant fortement l’efficacité.

Les prestataires de services IFM (pour la plupart basés en Amérique du Nord) devraient également renforcer leur engagement en faveur des objectifs de durabilité. Ces objectifs incluent notamment la réduction de la consommation d’énergie et l’amélioration de l’expérience de travail des équipes chargées des installations.