Qu’est-ce qu’une liste de contrôle pour la maintenance des bâtiments ?

Une entreprise organisera la maintenance des bâtiments en fonction des saisons, de la fréquence des travaux et du système. Les équipes de gestion des installations, de gestion immobilière et d’immobilier commercial, selon le secteur, surveillent la liste de contrôle. Prendre soin et entretenir un bâtiment pour qu’il soit sécurisé, propre et opérationnel est crucial pour les opérations de l’entreprise.

La liste de contrôle est au cœur du programme de maintenance préventive et améliore l’efficacité globale des opérations commerciales. Les opérations modernes associent des listes de contrôle à des systèmes informatiques de gestion de la maintenance (CMMS) et à des outils alimentés par l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser la planification et suivre l’achèvement.

La maintenance des bâtiments est essentielle pour une entreprise, car elle permet de garantir la santé et la sécurité des occupants, de protéger la valeur de la propriété et de prolonger la durée de vie des actifs. L’entretien courant des bâtiments, comme le remplacement des alarmes incendie ou le nettoyage des gouttières, peut prolonger la durée de vie d’équipements coûteux et limiter les risques liés à la responsabilité.

Par ailleurs, la maintenance des bâtiments, soutenue par des listes de contrôle de maintenance préventive, peut contribuer à réduire les coûts et à limiter le besoin de réparations d’urgence ou de refonte complète du système. Une approche proactive et planifiée de la maintenance peut préserver les structures, augmenter l’efficacité énergétique et entretenir de manière préventive les bâtiments avant qu’ils ne soient endommagés.

Lorsque les systèmes d’un bâtiment, qu’il s’agisse d’un bureau, d’une école ou d’une usine, fonctionnent de manière optimale, ils peuvent améliorer l’efficacité en consommant moins d’énergie. Les installations bien entretenues sont souvent beaucoup plus sûres, évitant ainsi les risques liés à la sécurité tels que les dégâts des eaux, les détecteurs de fumée obsolètes et les ampoules défectueuses.

La maintenance des bâtiments est l’épine dorsale des opérations commerciales. Les bâtiments mal entretenus sont le signe d’une faiblesse qui peut décourager les investisseurs ou les acheteurs potentiels et gâcher l’expérience des occupants actuels.

Une organisation peut utiliser différents types de maintenance des bâtiments. La maintenance est classée selon des stratégies spécifiques en fonction du moment et de la raison pour laquelle le travail est effectué :

• Maintenance préventive : la maintenance préventive comprend des tâches et inspections effectuées régulièrement pour prolonger la durée de vie des actifs et prévenir les pannes des équipements, comme le nettoyage des filtres CVC tous les trois mois pour améliorer la qualité de l’air. Une liste de contrôle de maintenance préventive peut être très utile lorsqu’elle est associée à une solution de maintenance alimentée par l’IA.
• Maintenance corrective : les tâches de maintenance corrective sont effectuées en réponse à un dysfonctionnement ou à une panne de l’actif, comme une canalisation bouchée ou une vitre cassée.
• Maintenance prédictive : la maintenance prédictive utilise une technologie avancée pour collecter des données d’actifs en temps réel et déterminer précisément quand une maintenance est nécessaire, par exemple pour remplacer un tableau électrique. L’approche diffère de la maintenance préventive, qui ne dispose pas des fonctionnalités avancées nécessaires pour prévoir l’état futur d’un actif.
• Maintenance régulière : la maintenance régulière comprend des tâches effectuées en continu pour garder un bâtiment propre et fonctionnel, comme vider les poubelles ou remplacer les ampoules.
• Maintenance différée : la maintenance différée désigne les tâches intentionnellement reportées en raison d’un manque de fonds, de pièces ou de main-d’œuvre. Ces réparations sont mises en attente le temps que les ressources soient disponibles.

Les responsables des installations classent généralement les listes de contrôle de maintenance des bâtiments par fréquence ou par système d’installations. La saisonnalité entre aussi en jeu et peut dicter les listes de contrôle de maintenance.

Selon la liste de contrôle, une entreprise peut utiliser plusieurs types de maintenance des bâtiments à la fois. Par exemple, une liste de contrôle de maintenance pour un immeuble commercial sera différente d’une liste de contrôle pour un immeuble à usage locatif en raison de la nature de l’installation.

Les responsables d’installations organisent généralement leurs listes de contrôle par fréquence, avec des tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles.

• Inspecter l’entrée et les zones communes ;
• S’assurer que les portes et les verrous fonctionnent correctement ;
• Vérifier l’éclairage et s’assurer que les ampoules sont en bon état de fonctionnement ;
• Confirmer que les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) sont opérationnels ;
• Vérifier les opérations et la propreté de l’ascenseur ;
• Inspecter les toilettes pour vérifier leur état, les fournitures et les signes indiquant la nécessité d’une lutte contre les nuisibles ;
• Vérifier que les sorties de secours sont dégagées ;
• Vérifier le système de sécurité.

• Vérifier la quincaillerie, les charnières et les rampes des portes ;
• Procéder à une inspection minutieuse des extérieurs ;
• Tester les alarmes incendie et les systèmes d’arrosage ;
• Inspecter la plomberie pour détecter d’éventuelles fuites ;
• Inspecter les bouches d’aération et les filtres du système de climatisation pour détecter de potentielles obstructions ;
• Vérifier l’éclairage extérieur ;
• Cirer le mobilier et les équipements ;
• Tailler les arbres et les arbustes et tondre les pelouses.

• Inspecter les murs et plafonds pour détecter de potentielles réparations ou des dommages causés aux cloisons sèches ;
• Remplacer les filtres CVC ;
• Vérifier les extincteurs ;
• Inspecter les gouttières, le drainage du toit et les descentes d’eaux pluviales pour détecter tout problème d’obstruction ou d’évacuation ;
• Tester les systèmes automatiques (robinets ou chasses d’eau des toilettes) ;
• Nettoyer les tapis et moquettes ;
• Nettoyer les luminaires et remplacer les ampoules ;
• Désinfecter les poubelles et les bacs de recyclage.

• Effectuer un test sur tous les systèmes électriques, y compris les prises et les appareils ;
• Vérifier les caractéristiques de secours de l’ascenseur et inspecter tous les câbles pour détecter tout dégât ou problème de corrosion ;
• Nettoyer le système de ventilation des toilettes ;
• Vérifier et remplacer les filtres à air CVC ;
• Vérifier que la signalisation des parkings est visible ;
• Tester l’ensemble des alarmes incendie, des systèmes de protection incendie et des systèmes d’extinction incendie ;
• Inspecter le chauffe-eau et la chaudière ;
• Vérifier les mastics extérieurs, les joints d’étanchéité et les joints des portes et fenêtres.

• Procéder à un entretien et à une inspection complets du système CVC ;
• Inspecter la structure, l’enveloppe extérieure du bâtiment et le toit ;
• Refaire les joints, l’enrobé et le marquage du parking ;
• Effectuer une visite détaillée du bâtiment ;
• Tester les systèmes électriques de secours et les générateurs ;
• Vérifier la santé de la végétation et des sols dans tous les aménagements paysagers ;
• Nettoyer et entretenir tous les appareils ;
• Inspecter l’ensemble des serrures et systèmes d’entrée et apporter les mises modifications nécessaires.

Certaines opérations commerciales peuvent attribuer le travail par métier ou par système de construction spécifique, notamment dans les catégories suivantes :

• CVC ;
• Plomberie ;
• Électricité et éclairage ;
• Toit et extérieur ;
• Incendie et sécurité ;
• Ascenseur et transport vertical ;
• Aménagement paysager et sols.

• Remplacer les filtres à air ;
• Inspecter les canalisations pour détecter les fuites ou les bouchons ;
• Tester le réglage du thermostat ;
• Entretenir les bobines de refroidissement ;
• Inspecter les ventilateurs d’extraction ;
• Vérifier les niveaux de réfrigérant chaque année ;

• Inspecter tous les équipements et systèmes de plomberie pour détecter les fuites ;
• Tester la pression de l’eau ;
• Vérifier les opérations de la pompe de vidange ;
• Inspecter le chauffe-eau pour détecter tout problème de corrosion ;
• Vider les tampons ;
• Tester les clapets antiretour.

• Tester toutes les prises du disjoncteur différentiel ;
• Inspecter les panneaux électriques pour détecter des signes de chaleur ou de corrosion ;
• Remplacer les ampoules intérieures et extérieures grillées ;
• Tester l’éclairage de secours et l’éclairage de sortie ;
• Inspecter le câblage dans les salles mécaniques.

• Inspecter la membrane et les solins du toit ;
• Déboucher les canalisations et les gouttières ;
• Vérifier la présence de barrages de glace pendant l’hiver ;
• Inspecter les murs extérieurs pour détecter toute fissure ou infiltration ;
• Examiner les joints autour des fenêtres et des portes.

• Tester les alarmes incendie tous les mois ;
• Inspecter les extincteurs ;
• Tester les gicleurs ;
• Vérifier que les panneaux de sortie de secours sont éclairés et que la signalisation est visible ;
• Vérifier la date de certification du système anti-incendie.

• Inspecter quotidiennement la propreté de la cabine, les cages d’escalier et l’éclairage ;
• Tester le système d’appel d’urgence ;
• Examiner la validité du certificat d’inspection ;
• Planifier un service annuel complet.

• Tondre les terrains et bordures selon le calendrier prévu ;
• Inspecter le système d’irrigation ;
• Dégager les débris des allées et des parkings ;
• Tailler les arbres et arbustes autour du bâtiment ;
• Inspecter les revêtements des sols extérieurs pour détecter toute fissure et tout danger.

Les changements de saison peuvent dicter les tâches de maintenance des bâtiments et les entreprises devraient envisager de tenir à jour une liste de contrôle distincte pour le printemps, l’été, l’automne et l’hiver. La préparation des systèmes en prévision des phénomènes météorologiques extrêmes permet de protéger les bâtiments contre les dommages à long terme et de garantir leur intégrité structurelle.

• Passer le système CVC du mode chauffage au mode refroidissement ;
• Démarrer et tester le système d’irrigation ;
• Inspecter le toit après l’hiver ;
• Procéder à un nettoyage à haute pression de l’extérieur du bâtiment et des allées ;
• Entretenir les unités de climatisation (AC) et nettoyer les bobines ;
• Inspecter l’éclairage extérieur pour détecter tout dégât causé par l’hiver ;
• Déboucher les évacuations d’eaux pluviales.

• Surveiller les dégâts du toit lors de fortes pluies ;
• Inspecter la surface et le marquage du parking ;
• Confirmer les performances du système de refroidissement en période de forte utilisation ;
• Examiner le terrain pour détecter tout problème d’érosion ou de ruissellement ;
• Inspecter les matériaux structurels extérieurs pour détecter toute moisissure ou rouille.

• Entretenir la chaudière avant la saison de chauffage ;
• Procéder à l’hivernage des conduites d’irrigation ;
• Nettoyer les gouttières pour enlever les feuilles mortes ;
• Inspecter l’isolation des canalisations ;
• Marquer l’allée pour le déneigement ;
• Confirmer le plan d’urgence hivernale et de déneigement ;
• Colmater les fissures du parking avant que les températures ne descendent en dessous de zéro.

• Inspecter le toit et les gouttières pour détecter les barrages de glace ;
• Surveiller l’intérieur pour détecter les signes de gel des canalisations ;
• Tester toutes les prises du disjoncteur différentiel et le fonctionnement du système de chauffage ;
• Inspecter les plafonds et les étages pour détecter tout dégât des eaux ;
• Confirmer que les services de déneigement et de salage sont actifs.

La première étape consiste à déterminer comment l’entreprise souhaite aborder ses listes de contrôle. L’étape suivante consiste à constituer la liste de contrôle, qui nécessite l’adhésion de toute l’organisation, une collaboration transversale et un système permettant de suivre toutes les tâches depuis un emplacement unique.

1. Évaluer les besoins des systèmes du bâtiment : chaque bâtiment est différent. Une entreprise doit évaluer le bâtiment et les actifs afin de déterminer les besoins spécifiques et la manière d’aborder la maintenance en général. Prenez note de la taille des bâtiments, de leur âge, des limites d’occupation et des exigences réglementaires qui peuvent s’appliquer à certains types de bâtiments, tels que les établissements éducatifs ou les bâtiments de parcs publics.
2. Catégoriser les tâches : les entreprises devront organiser leurs tâches de maintenance en fonction du système, de la fréquence et de la saison. En fonction du bâtiment et des actifs, une approche peut prendre plus d’importance qu’une autre. L’organisation des tâches de maintenance selon les trois types peut garantir une couverture complète, rationaliser les ordres de travail et favoriser la prise de décisions stratégiques.
3. Décrire clairement chaque tâche : chaque tâche de la liste de contrôle doit être clairement définie. Donnez des détails et des instructions spécifiques, des avertissements de sécurité et des matériaux nécessaires afin que tout le personnel de maintenance, actuel comme nouveau, puisse intervenir. L’ambiguïté peut ralentir les plannings de maintenance et l’efficacité globale de l’équipe.
4. Attribuer les responsabilités : les responsables de la maintenance des bâtiments doivent déléguer la liste de contrôle à des individus ou à des équipes. Décidez si des équipes de maintenance saisonnières spécifiques sont nécessaires et clarifiez qui est responsable de chaque tâche. Cette étape est essentielle pour responsabiliser l’ensemble de l’équipe.
5. Utiliser un modèle pour la création de votre liste de contrôle : le processus de création d’une liste de contrôle est fastidieux. Profitez d’un modèle prédéfini pour chaque liste de contrôle, comprenant un journal de bord et des approbations. Documenter ces détails permet de rationaliser les opérations de maintenance et d’assurer la cohérence.
6. Envisager des solutions alimentées par l’IA : les opérations commerciales exécutées dans des environnements complexes devraient envisager de trouver une solution de maintenance prédictive alimentée par l’IA. Importez les données des listes de contrôle en temps réel pour obtenir une vue claire de l’historique, des priorités et des performances des actifs. Un CMMS est un outil qui permet de rendre les listes de maintenance évolutives en utilisant les données d’achèvement pour affiner le programme au fil du temps.