Seis estrategias para optimizar los costes de TI

La tecnología empresarial está evolucionando más rápido que nunca, y también lo hace el precio. Con el gasto global en TI previsto para alcanzar los 5,74 billones de dólares en 2025 (un 9,3 % más que el año anterior), los directores de sistemas de información y los directores financieros están sometidos a una presión cada vez mayor para ofrecer sistemas de alto rendimiento a la vez que controlan los gastos¹. Como resultado, la optimización de los costes de TI se ha convertido en una prioridad estratégica para los líderes empresariales y de TI.

La optimización de los costes de TI es el proceso de evaluar periódicamente el gasto en TI para identificar y eliminar los gastos innecesarios y, al mismo tiempo, apoyar las operaciones. Cuando se hace bien, los esfuerzos de optimización de los costes de TI combinan buenas prácticas, estrategias y herramientas de software para ayudar a equilibrar la reducción de costes con el máximo rendimiento y valor.

Dicho esto, la práctica de la optimización de los costes de TI conlleva retos notables, como hacer frente a los crecientes gastos vinculados a tecnologías emergentes como la IA generativa (IA). En un informe del IBM Institute for Business Value (IBV), se espera que el coste medio de la computación aumente un 89 % entre 2023 y 2025, y el 70 % de los ejecutivos encuestados citan la IA generativa como un actor clave detrás de este aumento.

La optimización de los costes de TI no debe confundirse con la gestión de costes de TI : el proceso de supervisión, análisis e informes sobre los costes de TI para garantizar que se ajustan a la asignación presupuestaria. Por el contrario, la optimización de los costes de TI va más allá del seguimiento de los costes y se centra en implementar estrategias que minimicen los gastos de TI al tiempo que aumentan el valor obtenido de los recursos de TI.

Sin un marco estructurado, los líderes empresariales pueden tener dificultades para lograr estrategias de optimización de costes de TI que impulsen un cambio sostenible a largo plazo. Según la investigación de Gartner, solo el 11 % de las organizaciones mantienen ahorros de costes durante tres años consecutivos².

Un marco de optimización de costes de TI proporciona un enfoque paso a paso para analizar los gastos de TI de una organización (por ejemplo, hardware, aplicaciones de software, cloud computing, contratos de proveedores, almacenamiento de datos) al mismo tiempo que mantiene la eficiencia y logra objetivos empresariales más amplios.

Un marco eficaz debe incluir los siguientes pasos.

Involucre a los stakeholders de todas las unidades de negocio clave (por ejemplo, operaciones, finanzas, servicio de atención al cliente) para garantizar la aceptación y lograr una toma de decisiones informada. Cada unidad de negocio tiene necesidades tecnológicas y patrones de gasto únicos que pueden revelar oportunidades de optimización.

Alinee los esfuerzos de optimización de los costes de TI con objetivos empresariales más amplios, centrándose no solo en la reducción de costes sino en lograr la eficiencia operativa, la innovación y la rentabilidad.

Por ejemplo, si su empresa tiene como objetivo mejorar la satisfacción del cliente, el equipo de TI podría centrarse en optimizar los procesos empresariales y las herramientas de servicio de atención al cliente para mejorar el rendimiento general.

Realice una evaluación exhaustiva para obtener visibilidad del gasto actual, la asignación de recursos y las ineficiencias. La integración de los datos de gasto en TI con las métricas de rendimiento empresarial (por ejemplo, el crecimiento de los ingresos y los costes de adquisición de clientes) puede revelar áreas en las que las inversiones en TI tienen un rendimiento inferior y no están dando los rendimientos esperados.

Los directores de sistemas de información y otros líderes de TI deben identificar posibles estrategias de reducción de costes que no comprometan el rendimiento o el valor. La migración de aplicaciones de un centro de datos local de alto coste, por ejemplo, a una solución de nube híbrida más rentable puede reducir tanto los gastos de capital como los operativos, al tiempo que mejora la escalabilidad y la flexibilidad.

Las iniciativas de optimización de los costes de TI pueden empezar una vez que la organización haya establecido un marco. En este artículo, exploramos seis estrategias de optimización de costes de TI que pueden impulsar un mayor retorno de la inversión (ROI) de las inversiones en tecnología y proporcionar una ventaja competitiva.

Consolide sus activos de TI para reducir los costes y la complejidad. Los sistemas y aplicaciones redundantes, el hardware antiguo y las licencias de software infrautilizadas pueden crear una dispersión de TI, un panorama de TI demasiado complejo y descentralizado que puede conducir a una TI invisible. Además de acabar con los silos de TI, la consolidación facilita la gestión de las cargas de trabajo y agiliza las operaciones.

Por ejemplo, lasmáquinas virtuales (VM) han transformado las operaciones de TI, permitiendo a las empresas ejecutar varias aplicaciones en un único servidor físico. Sin embargo, aunque las máquinas virtuales ofrecen mayor flexibilidad y escalabilidad, la proliferación de máquinas virtuales, es decir, su expansión excesiva e incontrolada, puede dar lugar a máquinas virtuales infrautilizadas u olvidadas.  

Establecer políticas de gobierno de TI con procesos estandarizados para la creación, el mantenimiento y el desmantelamiento de las máquinas virtuales puede evitar la expansión de las máquinas virtuales. Además, invertir en plataformas de gestión de la virtualización para supervisar todo el ciclo de vida de las máquinas virtuales ayuda a reducir el despilfarro de recursos y a aliviar las complejidades de la gestión.

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones empresariales invierten en un modelo de multinube híbrida, que ofrece flexibilidad y control sobre la implementación de la carga de trabajo. Sin embargo, este modelo moderno de infraestructura de TI conlleva complejidad. Cuantas más nubes utilice, cada una con sus propias herramientas de gestión, velocidades de transmisión de datos y protocolos de seguridad, más difícil puede resultar gestionar su entorno. La falta de visibilidad de los patrones de uso de la nube, por ejemplo, puede dar lugar a un gasto excesivo en servicios infrautilizados.

En un estudio reciente, las empresas están desperdiciando miles de millones de dólares en su infraestructura de nube pública debido a una gestión inadecuada, y más de las tres cuartas partes de los encuestados estiman que entre el 21 % y el 50 % de su gasto en la nube se desperdicia³.

La gestión de costes de nube, también llamada optimización de costes de la nube o gobierno de costes de nube, gestiona y reduce el gasto en la nube de una empresa. Cuando se aplican con eficacia, las estrategias de gestión de costos de nube permiten FinOps, una disciplina de gestión financiera de nube en evolución y una práctica cultural cuyo objetivo es maximizar el valor empresarial en entornos híbridos y de multinube. FinOps puede ayudar a una organización a identificar y reducir de forma proactiva los gastos no deseados, escalar los recursos de la nube y automatizar las políticas de control de costes.

Otras técnicas de optimización en la nube incluyen: 

• Rightsizing: el sobreaprovisionamiento de recursos (por ejemplo, computación, ancho de banda de red, capacidad de almacenamiento en la nube ) es un problema común al que se enfrentan las organizaciones en los entornos de nube. El rightsizing, el proceso de alinear el tipo y el tamaño de las instancias de cloud computing con las cargas de trabajo, puede mejorar la rentabilidad al garantizar que una organización adquiere la cantidad adecuada de instancias de nube. Las plataformas de gestión de costes en la nube permiten a las empresas realizar un seguimiento de los recursos y ajustar su uso para lograr medidas de reducción de costes.

• Casos reservados (RI): las organizaciones pueden comprar casos reservados (RI) para ahorrar dinero y mantener la flexibilidad. Los casos reservados se compran por adelantado, normalmente con descuento, y suelen utilizarse durante los periodos de mayor actividad, como las ventas flash.

• Instancias puntuales: los clientes de la nube pueden utilizar instancias puntuales para comprar capacidad informática no utilizada a un precio más bajo de un proveedor de servicios en la nube. Las instancias puntuales son mejores para tareas a corto plazo, como trabajos por lotes o procesamiento en segundo plano, ya que los proveedores pueden interrumpir o finalizar estas instancias con poco aviso cuando se necesita la capacidad en otro lugar.

Una parte importante de las compras de una organización se destina a software, pero a menudo surgen problemas a la hora de hacer un seguimiento de su uso. Un estudio realizado por Productiv reveló que solo el 47 % de las licencias SaaS se utilizan durante un periodo medio de 90 días⁴.

Para optimizar los gastos relacionados con el software, realice una auditoría exhaustiva para evaluar el uso frente a las compras de licencias y suscripciones. Considere la posibilidad de adoptar software de código abierto siempre que sea posible para ofrecer una funcionalidad similar a un coste inferior.

Invertir en procesos y herramientas de gestión de activos de software (SAM) puede mejorar la eficacia, reducir los riesgos y aprovechar al máximo sus inversiones en software. SAM ayuda a rastrear el uso, como el almacenamiento de datos para los servicios de SaaS y servicios cloud. Al analizar estos datos de uso, las empresas pueden establecer puntos de referencia para optimizar sus planes de suscripción. Por ejemplo, estas referencias pueden garantizar que el software no tiene licencia insuficiente (lo que podría provocar problemas de cumplimiento) ni exceso de licencias (lo que podría resultar en un gasto innecesario en licencias).

Las organizaciones pueden aumentar el rendimiento empresarial y obtener una ventaja competitiva mediante el uso de herramientas de automatización y flujos de trabajo inteligentes con IA:

• Automatice las tareas rutinarias: las tareas operativas rutinarias de TI pueden absorber importantes recursos y mano de obra si se llevan a cabo de forma manual. Al automatizar estos procesos, las organizaciones pueden liberar a los equipos de TI para dedicarse a actividades más estratégicas y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de errores humanos. La automatización de TI puede gestionar tareas repetitivas como la aplicación de parches de software, el aprovisionamiento de infraestructuras y el mantenimiento rutinario. Los sistemas de supervisión automatizados pueden detectar los problemas antes de que afecten a las operaciones, lo que permite una intervención oportuna y oportunidades de ahorro de costes.

• Mejore la visibilidad y el control de los costes: las herramientas impulsadas por la IA pueden proporcionar conocimientos en tiempo real sobre los gastos de TI, identificar las anomalías de los costes y generar informes para ayudar a los líderes de TI a entender y controlar los costos de forma eficaz. Hoy en día, las organizaciones también están aprovechando las capacidades de la IA generativa para crear modelos predictivos y prever futuros costes de TI.

• Optimice la ciberseguridad: la ciberseguridad desempeña un papel crítico en las iniciativas de optimización de los costes de TI. El informe "Cost of a Data Breach" de 2024 de IBM mostró que el coste medio mundial de una violación aumentó un 10 % con respecto al año anterior, hasta alcanzar los 4,88 millones de dólares, el mayor aumento desde la pandemia. Las herramientas de automatización y IA ayudan a optimizar la ciberseguridad al permitir la detección rápida de amenazas y la respuesta, reduciendo el tiempo necesario para identificar las vulnerabilidades y mitigar los riesgos.

Las metodologías Agile y las prácticas de DevOps pueden conducir a un mejor uso de los recursos y a una gestión de TI más rentable cuando se aplican a las operaciones de TI.

Agile y DevOps fomentan una estrecha colaboración entre los equipos de desarrollo, operaciones y negocio, lo que ayuda a garantizar que los recursos de TI se utilicen de manera efectiva en todos los departamentos.

• Infraestructura como código (IaC): IaC es una práctica en la que la infraestructura se define y gestiona a través de código en lugar de procesos manuales. Esta capacidad puede conducir a un aprovisionamiento más eficiente y predecible de los recursos de TI, lo que reduce el riesgo de aprovisionamiento excesivo o insuficiente y, por lo tanto, reduce los costes.

• IA generativa: las herramientas de IA generativa pueden mejorar el ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC) automatizando la generación de código, ayudando en el desarrollo de software e incluso ayudando con la documentación de TI. Esta capacidad mejora la eficiencia y reduce los gastos de desarrollo.

La infraestructura de TI, especialmente los centros de datos, puede consumir grandes cantidades de energía. La TI sostenible es un enfoque de la IT empresarial que tiene como objetivo minimizar el impacto ambiental de las operaciones de TI y su contribución al cambio climático.

Las políticas de adquisición de TI sostenible pueden ayudar a las organizaciones a priorizar el uso de equipos y hardware respetuosos con el medio ambiente (por ejemplo, servidores, sistemas de refrigeración, unidades de estado sólido) con altas calificaciones de eficiencia energética, como las certificaciones Energy Star. Aprovechar los contratos de energía con fuentes de energía renovables, como la solar, la eólica o la hidroeléctrica, también puede reducir significativamente el impacto medioambiental de las operaciones de TI y ahorrar costes a largo plazo.

A medida que las empresas se enfrentan al cambio tecnológico continuo, la optimización de los costes de TI debe ser un proceso continuo en lugar de una solución única. La clave para gestionar esta complejidad radica en adoptar las herramientas y estrategias adecuadas para lograr un equilibrio entre rentabilidad y rendimiento.