¿Qué es la gestión de activos de software (SAM)?

La gestión de activos de software (SAM) es un conjunto de prácticas para planificar, gestionar y optimizar los activos de software a lo largo de su ciclo de vida.

SAM adopta un enfoque estratégico para la compra, la implementación, el mantenimiento, el uso y la eliminación de las aplicaciones de software de una organización. Implica auditorías de software, gestión de inventario, cumplimiento de licencias y otras actividades. Como parte de una estrategia de TI eficaz, SAM ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones, reducir los residuos y los costes, limitar los riesgos y maximizar el valor de sus inversiones en software.

SAM comenzó a tomar forma a finales de la década de 1980, cuando las organizaciones empezaron a implementar software para uso empresarial en mayor número. Con el tiempo, pasó del cumplimiento básico de las licencias a la gestión de todo el ciclo de vida del software. SAM avanzó aún más a principios de la década de 2000, cuando la introducción del software como servicio (SaaS) y el cloud computing plantearon nuevos retos.

Hoy en día, los gestores de activos de software y otros están adaptando su enfoque a SAM. Ahora deben tener en cuenta un ecosistema tecnológico más complejo que incluye inteligencia artificial (IA), herramientas de automatización y software colaborativo de código abierto.

La gestión de activos de software ofrece a las organizaciones una mejor visibilidad de sus activos de software y ayuda a garantizar que se utilizan de forma eficiente, eficaz y responsable.

Las organizaciones dependen cada vez más del software para impulsar las operaciones. Pero ¿realmente están utilizando todas las aplicaciones? ¿Y están empleando las aplicaciones de manera eficiente y aprovechando todo su potencial? Sin una gestión adecuada, las empresas carecen de transparencia sobre los activos de software que tienen y cómo se implementan en la empresa. Acaban gastando de más en aplicaciones y podrían quedar vulnerables a auditorías y sanciones si se hace un uso indebido del software.

Con una estrategia SAM, las organizaciones pueden descubrir licencias de software no utilizadas o infrautilizadas. Este descubrimiento permite a la organización optimizar las compras y asegurar el ahorro de costes. SAM también respalda la toma de decisiones informadas sobre nuevas inversiones y relaciones con proveedores de software. Según Gartner, la integración de SAM y operaciones financieras (FinOps) eficaces en una función de gobierno central podría reducir el despilfarro financiero de las inversiones en software y nube en un 60 % para 2026.¹

Las soluciones SAM también pueden ayudar a las organizaciones a evitar problemas legales y multas. Por ejemplo, las prácticas de SAM pueden ayudar a garantizar que las organizaciones se mantengan en línea con los términos de los acuerdos de licencia de software, lo que les ayuda a evitar las consecuencias negativas del incumplimiento.

Las principales características de un programa SAM eficaz incluyen:

• Inventario de software
• Monitorización de uso
• Gestión de licencias
• Procesos de aprovisionamiento
• Auditorías de software
• Gestión del ciclo de vida

Las prácticas de inventario de software implican el seguimiento y la organización sistemáticos de los activos de software de una organización. Estas actividades se centran en la identificación de todo el software instalado, incluidas las aplicaciones locales, basadas en la nube y de software como servicio (SaaS ).

Las organizaciones pueden utilizar herramientas automatizadas como parte de un proceso de detección para escanear el software instalado en los dispositivos, desde servidores a ordenadores de sobremesa, ordenador portátil y dispositivos móviles. Una base de datos de inventario centralizada puede registrar detalles como las fechas de instalación del software, las versiones y las licencias. Este seguimiento centralizado permite comprender mejor los derechos de software, o el software que la empresa posee o está autorizada a utilizar.

La monitorización del uso implica el seguimiento de cómo se utiliza el software en una organización. Los datos se recopilan a través de herramientas que monitorizan las métricas de actividad del software, como la frecuencia de uso, la duración del uso y los patrones generales de acceso. Estos datos permiten a las organizaciones identificar el software infrautilizado o redundante y eliminar los costes de software innecesarios. Para las soluciones SaaS y basadas en la nube, SAM tiene como objetivo monitorizar las métricas de consumo, como los usuarios activos o el almacenamiento de datos, para optimizar los planes de suscripción.

La gestión de licencias implica garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia y optimizar el uso de las licencias. Las organizaciones deben verificar periódicamente que el uso del software se ajusta a los términos de la licencia, evitando el uso excesivo (sobrelicencia) o las instalaciones no autorizadas (infralicencia). Las prácticas SAM analizan todos los derechos de software e incluyen el seguimiento de los tipos de licencia (como las licencias perpetuas frente a las suscripciones) y la supervisión del cumplimiento de los acuerdos con los proveedores.

A continuación, las organizaciones pueden optimizar la concesión de licencias mediante la reasignación o eliminación de las licencias no utilizadas y la consolidación de las licencias relacionadas cuando sea posible. También pueden automatizar las renovaciones cuando corresponda para ayudar a evitar interrupciones en el acceso o el servicio.

Los procesos de adquisición de software agilizan las compras y renovaciones de software. Al centralizar las iniciativas de adquisición, las organizaciones pueden ayudar a controlar los costes y evitar compras redundantes. También pueden implementar procesos de aprobación para las adquisiciones de software para garantizar la alineación con el presupuesto y los objetivos.

Estos esfuerzos pueden ayudar a establecer relaciones más sólidas con los proveedores y a agilizar la gestión de los contratos. También podrían ayudar a prevenir la propagación interna de TI invisible, o productos de software que utilizan los empleados sin el conocimiento o la supervisión de la empresa.

Las auditorías periódicas de software permiten a las organizaciones examinar de forma proactiva su inventario general de software, las licencias y el cumplimiento de los acuerdos con los proveedores. El proceso de auditoría puede incluir cotejar el software instalado en los dispositivos de la empresa con un inventario centralizado. De esta forma, los auditores pueden identificar las aplicaciones no autorizadas u anticuadas.

Reevaluar periódicamente el uso y confirmar el cumplimiento de las licencias es una forma clave de anticiparse a los posibles riesgos y garantizar la rentabilidad. Mantener las redes de software listas para la auditoría facilita la gestión de las consultas y reseñas a medida que surgen.

La gestión del ciclo de vida ayuda a garantizar un uso y un cumplimiento óptimos del software desde su adquisición hasta su retirada. Este proceso incluye la adquisición del software adecuado a las necesidades de la empresa al mejor precio posible de los proveedores preferidos. También incluye garantizar la instalación y configuración autorizadas en los dispositivos necesarios y programar actualizaciones, parches y mantenimiento periódicos.

Cuando el software llega al final de su vida útil, las prácticas SAM ayudan a retirarlo sin problemas al eliminar las instalaciones, rescindir las licencias y garantizar la eliminación segura de los datos. Varias herramientas SAM pueden automatizar el seguimiento de la implementación del software y la generación de informes a lo largo del ciclo de vida del software para lograr una mejor transparencia y control de los activos.

Varias herramientas y tecnologías de gestión de activos de software pueden hacer que la implementación y la gestión de los procesos SAM sean más eficientes y precisas. Estas tecnologías incluyen:

• Herramientas de inventario de software: las organizaciones pueden utilizar herramientas de inventario de software y herramientas de descubrimiento para escanear e identificar automáticamente el software instalado en todos los dispositivos, creando un inventario centralizado.
  
  
• Sistemas de gestión de licencias: estos sistemas centralizados ayudan a gestionar las licencias de software, incluidos los derechos de uso y las renovaciones. Ayudan a garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia.
  
  
• Herramientas de medición del software: estas herramientas monitorizan y miden el uso del software, y pueden ofrecer valiosos conocimientos de uso. Podrían integrarse con datos en tiempo real o utilizarse para identificar patrones a largo plazo a lo largo del tiempo.
  
  
• Programas de gestión de servicios de TI (ITSM): estas soluciones de gestión de servicios de TI más completas integran hardware, software y activos en la nube para una gestión más amplia del flujo de trabajo. Proporcionan gestión de servicios empresariales de activos y procesos de TI y tecnología operativa (OT).

Las empresas pueden utilizar la inteligencia artificial (IA) en SAM para mejorar la toma de decisiones y optimizar el uso y el gasto de software. Las herramientas con IA pueden detectar y categorizar activos de software en todas las redes, lo que reduce la necesidad de seguimiento manual y facilita el mantenimiento de un inventario completo. Los análisis con IA pueden proporcionar conocimientos sobre los patrones de uso del software, lo que ayuda a las organizaciones a identificar licencias infrautilizadas y oportunidades de ahorro de costes. Y el análisis predictivo ayuda a las herramientas de IA a anticipar las necesidades futuras de software basándose en datos históricos y en tiempo real.

Quizá el mayor punto fuerte de la IA para las prácticas SAM sea la automatización. La tecnología puede utilizarse para automatizar tareas rutinarias como el seguimiento de licencias y las comprobaciones de conformidad, liberando recursos para actividades más estratégicas y evitando errores humanos por el camino.

Los estándares y las buenas prácticas SAM son establecidos por varios organismos del sector, como la Organización Internacional de Normalización (ISO) y la Asociación Internacional de Gestores de Activos de TI (IAITAM). Estas organizaciones proporcionan directrices para implementar programas SAM eficaces y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia. La Biblioteca de infraestructura de TI (ITIL) es un conjunto de buenas prácticas para la gestión de servicios de TI, que incluye orientación sobre los procesos SAM.

SAM es sólo un elemento de la gestión general de las operaciones de tecnología de la información. Es un subconjunto de la gestión de activos de TI (ITAM).

ITAM es el seguimiento y la gestión de extremo a extremo de todos los activos de TI. Se puede dividir en: 

• La gestión de activos de software (SAM), que se centra específicamente en los activos de software.
• Gestión de activos de hardware (HAM), que se centra en los activos de hardware, como ordenadores, dispositivos móviles y servidores.