¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?

El ITAM implica el uso de datos financieros, contractuales y de inventario para realizar un seguimiento y tomar decisiones estratégicas sobre los activos de TI. El objetivo principal es garantizar que los recursos de TI se utilicen de manera eficiente y eficaz. El ITAM también ayuda a optimizar los costes al reducir el número total de activos en uso y prolongar la vida útil de esos activos, evitando costosas actualizaciones. Una parte importante del ITAM es comprender el coste total de propiedad y encontrar formas de optimizar el uso de los activos.

Un activo de tecnología de la información (TI) es cualquier información, software o hardware que una organización utiliza en el curso de sus actividades comerciales. Los activos de hardware incluyen equipos informáticos físicos, como servidores físicos en centros de datos, ordenadores de sobremesa, dispositivos móviles, ordenadores portátiles, teclados e impresoras. Por otro lado, los activos de software incluyen aplicaciones para las que normalmente se emiten licencias por usuario o por máquina, así como sistemas de software y bases de datos creados con recursos de código abierto. Los activos de software también incluyen activos basados en la nube, como las aplicaciones de software como servicio (SaaS).

El proceso de gestión de activos de TI (ITAM) suele incluir los siguientes pasos:

1. Identificación de activos: el primer paso en la gestión de activos de TI es crear un inventario detallado de todos los activos de TI. Esto permite identificarlos fácilmente y garantiza que los activos redundantes se optimicen para una mayor eficiencia.
   
   
2. Seguimiento: implica el uso de una herramienta o sistema de ITAM para monitorizar continuamente los activos de TI. La información recopilada para el seguimiento de cada activo incluye datos financieros (costes de los activos), contractuales (garantías, licencias y acuerdos de nivel de servicio o SLA) y de inventario (ubicación y estado de los activos físicos).
   
   
3. Mantenimiento: los activos de TI se mantienen de acuerdo con su etapa de ciclo de vida. El mantenimiento implica la reparación, actualización y sustitución de los activos. Todas las actividades de mantenimiento realizadas en un activo de TI se registran como parte del proceso de ITAM, de modo que los datos puedan utilizarse para evaluar el rendimiento del activo.

Todos los activos de TI tienen un ciclo de vida finito. La gestión de activos de TI (ITAM) consiste en gestionar el ciclo de vida de un activo para garantizar la máxima productividad. Aunque cada organización puede definir etapas de ciclo de vida únicas, el ciclo de vida de un activo de TI suele incluir las siguientes etapas:

1. Planificación implica tomar decisiones sobre los activos que necesita una organización, su uso previsto y cómo adquirirlos. Las organizaciones también consideran alternativas competitivas y realizan análisis de coste-beneficio y TCO (coste total de propiedad) de todas las opciones posibles mientras planifican la adquisición de activos.
   
   
2. Adquisición: los activos pueden adquirirse mediante compra (incluido el software como servicio), creación, licencia o arrendamiento.
   
   
3. Implementación: la implementación de activos puede implicar la instalación, la integración con otras herramientas, el acceso de los usuarios y la prestación de asistencia técnica. 
   
   
4. Mantenimiento: una vez implementados los activos, se deben tomar medidas para su mantenimiento, actualización y reparación periódicos, con el fin de optimizar su uso y maximizar su valor. Esto prolongará su vida útil, minimizará los costes y mitigará los riesgos.
   
   
5. Retirada: un activo se retira cuando comienza su depreciación y su mantenimiento ya no es viable. Es decir, un activo de TI llega al final de su ciclo de vida cuando el mantenimiento se vuelve más frecuente y la organización gasta más recursos en él de lo que solía. Una organización también puede decidir retirar un activo si hay alternativas mejores en el mercado. La retirada de activos implica deshacerse de los activos antiguos, actualizar la información de los activos, rescindir los acuerdos de soporte y licencia y hacer planes para la transición a nuevos activos.

Una gestión eficiente de los activos de TI (ITAM) puede ayudar a una organización a tomar mejores decisiones empresariales. Algunos de los beneficios clave son los siguientes:

• Base de datos/inventario centralizados de activos: los activos son difíciles de gestionar cuando se controlan en diferentes lugares. Pueden producirse imprecisiones y desorden, lo que conduce a la ineficiencia y a malas decisiones empresariales. Disponer de una única fuente fiable facilita y hace más eficiente el seguimiento de los activos. La organización puede ver en un solo lugar qué activos deben desecharse, actualizarse u optimizarse para obtener la máxima productividad.
  
  
• Uso optimizado de los activos: la gestión de activos de TI conduce a un uso eficiente de los recursos, mitiga el riesgo, minimiza el desperdicio y reduce los costes. Al establecer un proceso de ITAM, una organización obtiene datos en tiempo real sobre el estado de todos sus activos y puede tomar decisiones informadas sobre su uso.
  
  
• Cumplimiento de las licencias de software: las organizaciones que obtienen licencias de software de terceros a menudo deben someterse a auditorías de software por parte de los proveedores de software, que quieren asegurarse de que estas organizaciones cumplen con los términos y condiciones de la licencia. El incumplimiento de los acuerdos puede acarrear multas graves. Por lo tanto, las organizaciones utilizan software ITAM para monitorizar automáticamente todo el software instalado en todos los ordenadores de sus redes y garantizar que cumplen con los acuerdos de licencia pertinentes.
  
  
• Toma de decisiones informada: los datos de ITAM ayudan a evaluar las compras y las implementaciones anteriores, lo que a su vez sirve de base para las acciones posteriores. El ITAM puede mejorar la compra de activos de TI y los procesos empresariales.

A medida que crecen los activos de TI de una organización, su gestión mediante sistemas manuales, basados en papel u hojas de cálculo resulta engorrosa. El software de gestión de activos de TI (ITAM) es una aplicación centralizada que se utiliza para la gestión y el seguimiento del ciclo de vida de los activos.

• Propósito: una organización debe tener una idea clara de por qué necesita un software de ITAM y de los objetivos que espera alcanzar con la digitalización de su gestión de activos. Si es posible, la dirección debe organizar reuniones con todos los departamentos de TI pertinentes para recabar sus opiniones.
  
  
• Coste: cuando una organización ha identificado los paquetes de software que satisfacen sus objetivos y expectativas, el próximo paso es comparar los precios con su presupuesto. Puede ser útil comprender lo que ofrece y lo que no ofrece cada paquete por ese precio. Considere la posibilidad de aprovechar un periodo de prueba sin coste antes de decidirse a comprar.
  
  
• Soporte técnico: las organizaciones deben elegir un proveedor de software que ofrezca soporte técnico siempre que sea necesario. Este soporte puede adoptar la forma de una plataforma de autoservicio, una comunidad de usuarios en línea, un chat en la aplicación o en la web con un bot, soporte telefónico o chat con un asistente de atención al cliente en las redes sociales.
  
  
• Reseñas y valoraciones: leer las reseñas de usuarios actuales y anteriores de un paquete de software en sitios de terceros (p. ej., tiendas de aplicaciones y agencias de valoración de software) puede ayudar a una organización a tomar una buena decisión.

Mientras que la gestión de activos de TI se centra en gestionar los activos de TI a lo largo de su ciclo de vida, la gestión de servicios de TI (ITSM) se centra en gestionar y prestar servicios de TI.

La gestión de servicios de TI es el proceso de gestionar los servicios de TI en una organización. Incluye muchos componentes, desde la planificación y la implementación de los servicios de TI hasta su supervisión y auditoría para garantizar que funcionan de forma fluida y eficiente. Los servicios de TI incluyen el help desk y el servicio de atención al cliente (como guiar a un usuario sobre cómo cambiar su contraseña) y los procedimientos de gestión del cambio, que implican un manejo eficiente de los cambios en la infraestructura de TI.

El objetivo de la gestión de servicios de TI es proporcionar servicios de TI fiables y de alta calidad que satisfagan las necesidades de la empresa y sus usuarios finales, incluidos clientes, empleados y Business Partners. El objetivo de ITSM es mejorar la experiencia del usuario y la calidad del servicio.

La biblioteca de infraestructura de TI (ITIL) se considera el mejor enfoque para implementar el ITSM. Se trata de una biblioteca que proporciona las buenas prácticas y el marco para un ITSM eficiente. La versión más reciente de ITIL, ITIL 4, consta de cinco volúmenes, a saber, estrategia de servicio, diseño de servicio, transición de servicio, operación de servicio y mejora continua del servicio, que detallan 34 prácticas de ITSM.

En cierto modo, el ITSM engloba el ITAM. La gestión de activos y configuraciones es uno de los muchos procesos del ITSM, y un CMDB, que es la herramienta dedicada a este proceso, es un repositorio centralizado de los activos de TI de una organización y las relaciones entre ellos.