6 estrategias para una gestión eficiente de los costes de TI en 2025

El auge de la transformación digital y la creciente popularidad de la cloud computing ayuda a las empresas a ofrecer servicios únicos a los clientes en línea y lleva a muchas organizaciones a considerarse como empresas de tecnología. Y los presupuestos de tecnología están aumentando en proporción a esta nueva realidad. Se espera que el gasto en TI aumente hasta los 5,74 billones de dólares en 2025, un aumento del 9,3 % con respecto a 2024. 

Los CEO y los CFO están dispuestos a invertir en servicios de TI y tecnología porque entienden y aprecian su importancia para construir un negocio moderno y ofrecer productos y servicios de atención al cliente excepcionales. Pero también se centran en la asignación de costes y esperan una mayor disciplina de costes por parte de sus CIO y equipos de TI, lo que lleva a los CIO a enfrentarse a una presión cada vez mayor para justificar sus gastos y realizar un seguimiento de los mismos.

La mejor manera de lograrlo es a través de la gestión de costes de TI, el proceso mediante el cual los CIO y los departamentos de TI proyectan y controlan los costos relacionados con el gasto en tecnología de su organización.

La gestión de costes de TI ha ganado importancia porque el control de costes es lo más importante para todas las organizaciones de todos los sectores. En pocas palabras, los líderes de TI no pueden permitirse un aumento de los costes de los proyectos que conduzca a sobrecostes presupuestarios.

Hay varias formas en que el departamento de TI de una organización puede gestionar los costes de forma ineficiente. Podrían construir un centro de datos on-premises de última generación, solo para descubrir posteriormente que sus costes se reducirían a la mitad si ejecutaran todo en la nube. O podrían migrar todos sus datos a un proveedor de servicios en la nube y descubrir que hubo largos periodos de tiempo en los que solo usaban una fracción de su huella, pero pagaban por todo. O podían licenciar un costoso software de gestión de proyectos, solo para descubrir que una fracción de los empleados lo estaba utilizando.

La gestión de costes de TI no consiste solo en reducir costes, sino que también implica tomar decisiones más inteligentes que puedan aumentar los ingresos y, en última instancia, la rentabilidad. Los CIO tienen cada vez más responsabilidades relacionadas con el negocio a medida que los ejecutivos y otras partes interesadas se dan cuenta de que la tecnología es el próximo campo de batalla competitivo.

Los CIO pueden priorizar las inversiones en áreas específicas que impulsarán los ingresos incrementales. Por ejemplo, pasar a una plataforma moderna de gestión de la relación con el cliente (CRM) desde hojas de cálculo y/o registros descentralizados puede suponer un coste inicial, pero puede aumentar la eficiencia e impulsar las ventas.

En última instancia, las organizaciones están impulsando la gestión financiera en toda la organización, y los departamentos de TI harían bien en impulsar la disciplina y la transparencia dentro de sus operaciones para permanecer en sintonía con el resto de la organización.

Las organizaciones deben tener un enfoque claro y definido de la gestión de costes de TI para garantizar que pueden alcanzar sus objetivos de manera eficiente y, en última instancia, producir los ahorros de costes necesarios:

• Comience con un análisis exhaustivo de los costes: Los departamentos de TI deben primero realizar una referencia para los gastos existentes para saber cuán eficientes o ineficientes son sus procesos actuales, calcular cuánto gasto innecesario existe e identificar áreas en las que pueden reducir costes o hacer otros ajustes para mejorar la situación de su departamento de TI.
• Establezca objetivos claros: los CIO disponen de métricas para analizar su enfoque, al igual que cualquier otra unidad de negocio. La gestión de costes de TI requiere que las organizaciones establezcan objetivos claros y realicen un seguimiento de sus éxitos para garantizar que cumplen sus promesas a los ejecutivos.
• Realice previsiones precisas de sus gastos: los CIO ya no pueden sobrevivir dejando que sus iniciativas se vean afectadas por los presupuestos. Esperan que las previsiones presupuestarias de TI contengan los costes reales con plazos de entrega realistas y una buena comprensión de cómo el proyecto completado afectará al negocio. Cualquier enfoque moderno de gestión de costes de TI debe incluir una estimación precisa de los costes y presupuestos detallados de los proyectos que tengan en cuenta cualquier posible variación.
• Identificar los costes totales de propiedad (TCO): cada tecnología de TI requiere un análisis de costes que proporcione una imagen clara de cuánto cuesta su tecnología, analizando los costes operativos de TI, los gastos de capital, la migración, las actualizaciones de servidores, el mantenimiento y otras consideraciones.
• Entrenar o reciclar al personal: hay un coste indirecto para los servicios de TI, ya sea que los empleados de una organización utilicen o no la tecnología que crea o para la que obtiene licencias. Las organizaciones deben invertir en ayudar a los empleados a maximizar el valor de esa tecnología; de lo contrario, no se utilizará y se convertirá en un componente de la deuda tecnológica general de la organización.
• Cambie la cultura organizativa: las operaciones de TI de éxito son una colaboración entre las personas y la tecnología. Las organizaciones que persiguen la gestión de costes de TI con intención también deben mejorar las habilidades de los empleados e influir en la cultura para centrarse en el ahorro de costes y en impulsar la eficiencia. Las organizaciones deben animar a sus empleados a identificar el software que se utiliza poco o nada, ayudarles a idear formas de reducir costes o aumentar la eficiencia, y pensar en formas de eliminar o evitar la deuda tecnológica antes de que se convierta en una carga demasiado pesada.

La optimización de costes es una prioridad para cualquier organización. La gestión de costes de TI no consiste simplemente en reducir los servicios existentes, sino también en maximizar su valor. La estrategia y la inversión adecuadas pueden aumentar los ingresos o, como mínimo, retener a los clientes.

1. Optimización de la nube

El gasto en la nube ha aumentado aproximadamente entre un 20 % y un 30 % al año debido a varios factores, como la entrega de migraciones a la nube por encima del presupuesto o las transformaciones de la nube que no logran impulsar los ahorros de costes previstos.

Los costes de la nube están aumentando por varias razones, como el pago de capacidad no utilizada, la falta de visibilidad de sus gastos o el pago de almacenamiento adicional para datos no esenciales. En general, las organizaciones que se pasan a la nube y luego “la configuran y se olvidan de ella” probablemente están gastando de más . La gestión de costes en la nube es crítica para cualquier programa de gestión de costes de TI porque el uso de la nube está destinado a aumentar con el uso de la inteligencia artificial (IA), especialmente la IA generativa, que McKinsey estima que podría proporcionar un aumento de entre 2,6 y 4,4 billones de dólares anuales. Los costes de nube asociados a la IA generativa aumentarán con el uso, más allá de lo que cueste obtener licencias de modelos y hacer que los humanos gestionen o curen los resultados.

2. Automatización

Ahora es posible automatizar por completo un número cada vez mayor de servicios de TI, como el aprovisionamiento y la configuración de servidores, la gestión de infraestructuras y la actualización de software. La automatización minimiza la necesidad de que los trabajadores humanos completen tareas manuales, lo que les permite centrarse en tareas y estrategias de mayor prioridad.

3. Virtualización de servidores y escritorios

La virtualización implica dividir los recursos de un único ordenador (p. ej., procesadores, memoria y almacenamiento) en varias máquinas virtuales (VM). La virtualización ahorra dinero al proporcionar un uso más eficiente de los recursos. Antes de la virtualización, cada servidor de aplicaciones tenía su propia CPU correspondiente, lo que en última instancia provocaba que varios servidores no funcionaran a plena capacidad. La virtualización permite a las organizaciones hacer coincidir las aplicaciones con su propia máquina virtual y sistema operativo en un ordenador físico.

4. Evaluación de licencias de software

El auge del mercado del software como servicio (SaaS) significa que las organizaciones pueden adquirir cada vez más licencias tecnológicas de terceros proveedores para reducir sus costes internos de servicios de TI. Sin embargo, las organizaciones pueden acumular suscripciones innecesarias o no utilizadas con el tiempo, a veces pagando por un servicio que ya no utilizan. Cualquier estrategia integral de gestión de costes de TI incluye que los profesionales de TI reevalúen constantemente las licencias para garantizar que las organizaciones solo paguen por las soluciones que utilizan y que producen valor por encima de su coste.

5. Ciclo de vida de TI y gestión de activos

Aumentar el ciclo de vida del software y otros servicios de TI maximiza el tiempo que la organización puede utilizar esos servicios. Las organizaciones necesitan visibilidad en tiempo real de sus servicios y deben evaluar constantemente cada parte de sus sistemas de TI para comprender cada componente de su infraestructura, cómo funciona y cuándo necesita mantenimiento o reemplazo.

6. Modernícese con nuevas tecnologías

La adquisición o la obtención de licencias de nuevas tecnologías puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero, por paradójico que pueda parecer en un principio. La tecnología antigua a menudo incurre en deuda técnica, lo que supone gastos que pasarán factura en el futuro al tomar decisiones poco óptimas en el presente. Algunos ejemplos de deuda técnica son la ingeniería con valores codificados, un parche temporal en lugar de corregir la causa raíz o la selección de una plataforma menos costosa que no proporciona todos los servicios necesarios. Todos ellos crearán costes de mantenimiento adicionales con el tiempo, incluso si esos costes se aplazan hoy.

Invertir en nueva tecnología, aunque incurre en un coste inmediato, puede ayudar a una organización a lograr una mayor eficiencia, crear más fácilmente nuevas soluciones para los clientes y evitar costosas violaciones de seguridad, aumentando así los ingresos y reduciendo los costes a largo plazo.

Las funciones de los CIO son cada vez más importantes dentro de las organizaciones y se espera que tengan una influencia positiva en los resultados. Por lo tanto, la gestión de costes de TI debe ser un componente fundamental de sus competencias para que puedan controlar exactamente cómo TI está aumentando los ingresos y manteniendo los costes a raya. Los CIO que realicen un seguimiento, analicen y comuniquen de forma proactiva y sistemática el estado financiero de sus departamentos serán tratados como partners valiosos e igualitarios en el equipo directivo e influirán positivamente en la organización, que sin duda depende más que nunca de la tecnología.