Sistema de registro versus fonte da verdade: qual a diferença?

A diferença entre SORs e SOTs é menos tecnológica e mais funcional. Eles não são propriamente tipos distintos de sistemas de informação, e sim sistemas que exercem funções diferentes dentro de uma organização.

• A principal função de um sistema de registro é dar suporte às operações empresariais, capturando dados comerciais em um domínio específico. Por exemplo, uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) muitas vezes serve como sistema de registro dos dados dos clientes de uma organização, capturando informações como nome e detalhes de contato. 

• A função principal de uma fonte da verdade é correlacionar elementos de dados de diferentes sistemas para criar uma visão holística de um objeto de dados, como um cliente, produto ou processo. Muitas vezes, os stakeholders usam essa visão holística para análise de dados e tomada de decisão. Por exemplo, um data warehouse pode reunir dados de vários aplicativos de negócios, um CRM, uma ferramenta de enterprise resource planning (ERP), um sistema de gerenciamento de estoque. Essa agregação permite que os analistas de negócios identifiquem tendências mais amplas, como quais tipos de produtos têm melhor desempenho com diferentes segmentos de clientes. 

Em outras palavras, SORs e SOTs lidam com diferentes pontos problemáticos:

• Os SORs criam um armazenamento de dados confiável para cada domínio de negócios, de modo que os membros individuais da equipe, unidades de negócios e aplicativos não precisem manter seus próprios conjuntos de dados duplicados e inconsistentes. 

• Os SOTs ajudam a evitar silos de dados e permitem que as organizações tenham uma visão abrangente de seus objetos de dados em todos os domínios. 

Os sistemas de registro e as fontes da verdade podem assumir várias formas, dependendo das necessidades e da arquitetura de dados de uma empresa: software especializado, um banco de dados básico, um sistema de arquivos em nuvem ou outro sistema de armazenamento. A maioria das organizações mantém tanto SORs quanto SOTs, pois servem a propósitos distintos. 

Um sistema de registro (SOR) é uma fonte confiável de dados comerciais originais. Os SORs podem conter dados sobre clientes, funcionários, produtos, fornecedores ou outros ativos e entidades relacionados aos processos comerciais diários. 

Um sistema de registro é o local em que os dados dos negócios principais são criados e posteriormente mantidos. Cada SOR geralmente se concentra na captura de dados relacionados a uma operação ou domínio específico. 

Por exemplo, muitas organizações usam um Human Resources Information System (HRIS) para gerenciar registros de funcionários. Normalmente, esses registros são criados primeiro no sistema HRIS, não importados de outro sistema. Se outro sistema precisar de acesso aos registros dos funcionários, ele vai obter no HRIS.

Alguns SORs capturam dados em tempo real, outros usam atualizações em lote.

Um sistema de registro é uma fonte de dados confiáveis. Isso significa duas coisas:

1. O SOR é a fonte de dados que alimenta outros sistemas. Os stakeholders podem acessar os dados por meio de algum outro portal, como um data warehouse ou um data lakehouse, mas os dados que fluem para esse portal provêm, em última instância, do SOR relevante.
    

2. Caso surjam dúvidas ou discrepâncias em relação a alguma informação, a versão do SOR será considerada a versão correta.

Ter uma fonte confiável designada para cada tipo de dado ajuda a garantir a consistência dos dados. Todos que trabalham com dados usam o mesmo conjunto de dados, em vez de seus próprios conjuntos de dados pessoais, o que pode levar a silos, fragmentação, erros, lacunas de visibilidade e outros problemas.

Devido ao foco na qualidade dos dados, muitos SORs possuem automações de fluxos de trabalho integradas para validação de dados. Por exemplo, um CRM pode verificar qualquer elemento de dados categorizado como um número de telefone para garantir que ele siga o formato apropriado de XXX-XXX-XXXX. 

Os SORs também tendem a restringir os privilégios de gravação a um grupo restrito de pessoas ou sistemas. Isso ajuda a garantir a integridade dos dados, evitando adulterações maliciosas ou negligentes.

Como armazenam dados confiáveis, os SORs geralmente desempenham um papel nos esforços de gestão de dados e conformidade. Os SORs podem ajudar a garantir que apenas as pessoas certas possam ler ou gravar dados pelos motivos certos. Eles também podem ajudar a manter trilhas de auditoria e registros de acesso para comprovar a conformidade e identificar violações para correção.

Um sistema de registro pode ser um simples SQL Database ou um sistema de armazenamento de arquivos em nuvem. No entanto, normalmente, as organizações usam aplicativos e software especializados, pois essas ferramentas possuem funções integradas que ajudam a garantir a precisão e a consistência dos dados.

Exemplos comuns de SORs incluem bancos de dados de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), software de human capital management (HCM), software de enterprise resource planning (ERP), manufacturing execution systems (MES), configuration management databases (CMDB) e plataformas de gerenciamento de projetos. 

Uma fonte da verdade é um sistema de informações que agrega ou harmoniza fluxos de dados de diferentes fontes em uma arquitetura de dados corporativos para criar uma visão completa dos objetos de dados de uma organização em todos os domínios. 

Um "objeto de dados" é aquilo a que os dados se referem – um cliente, um produto, um processo ou alguma outra entidade ou ativo. 

Os sistemas de registro são muito bons em armazenar dados precisos. No entanto, cada sistema de registro tem como escopo um único domínio. Como resultado, nenhum sistema único de gravação contém uma visão completa de um objeto de dados que existe em vários domínios.

As fontes da verdade ajudam a resolver esse problema pegando dados de vários sistemas, reconciliando-os e correlacionando-os para produzir uma visão holística dos dados de uma organização.

Por exemplo, imagine um cliente. O CRM da organização rastreia dados de identificação, como nome e o proprietário da conta associada, o software de contabilidade rastreia todas as faturas e pagamentos desse cliente e um sistema de tickets de suporte rastreia quanto tempo de suporte esse cliente exigiu e para quais problemas.

Cada SOR (o CRM, o software de contabilidade e o sistema de tickets de suporte) pode oferecer insights sobre apenas uma faceta do cliente. Mas uma fonte da verdade usa esses SORs como sistemas de origem, agregando dados de todos eles para criar um único registro de cliente, incluindo informações de identificação, dados financeiros e necessidades de suporte.

Ao criar uma visão holística dos objetos de dados, uma fonte da verdade ajuda a eliminar os silos de dados e possibilita que analistas, usuários corporativos e outros stakeholders usem os dados da organização para tomar decisões, fazer previsões e projeções informadas.

Por exemplo, considere esse registro holístico do cliente unindo CRM, contabilidade e métricas de suporte. Com essa visão completa, um analista de dados pode agora responder a uma pergunta como: "Este cliente é lucrativo?"

Vale ressaltar que nem todos os SOTs atuam como portais ou plataformas de análise de dados.

Assim como um SOR, um SOT é uma função que um sistema de informação específico desempenha, e não uma categoria de tecnologia distinta. Portanto, os SOTs podem assumir muitas formas. Exemplos comuns incluem:

• Data warehouses e data marts, que agregam dados de várias fontes em um armazenamento de dados central otimizado para consulta e análise.

• Plataformas master data management (MDM), que consolidam os principais ativos de dados corporativos, como informações de clientes, detalhes de produtos e dados de localização.

Data lakehouses, que combinam o armazenamento de dados dos data lakes com os recursos de análise de alto desempenho dos data warehouses.

Independentemente da forma que assumam, a maioria das fontes da verdade é construída por meio de um processo comum:

1. Identificar sistemas de registro relevantes que precisam ser unificados.
    

2. Estabelecer regras de MDM para determinar como os dados são estruturados, reconciliados e relacionados.
    

3. Integrar os SORs em um repositório comum por meio de um pipeline de extract, load, transform (ELT) ou virtualização.

Uma fonte única da verdade (SSOT) é basicamente o mesmo que uma fonte da verdade: uma fonte confiável de informações que une dados de negócios de toda a organização para criar uma visão holística dos objetos de dados.

Porém, o acréscimo da palavra "única" enfatiza uma abordagem específica do projeto de arquitetura de dados: a ideia de que deve haver apenas uma fonte da verdade a que todos os stakeholders e aplicativos fazem referência.

Algumas organizações podem ter múltiplas fontes da verdade, dependendo de suas necessidades e arquiteturas, mas uma organização com uma única fonte da verdade visa unificar todos esses SOTs díspares em uma visão centralizada e reconciliada de dados em toda a organização.

Por mais semelhantes e complementares que sejam, SORs e SOTs são tratados como componentes distintos de uma arquitetura de dados porque desempenham funções diferentes com requisitos diferentes.

Os SORs são responsáveis pela criação dos dados e pela sua integridade dentro de um domínio. Os SOTs são responsáveis pela consistência dos dados em todos os domínios. Um SOR não precisa de uma visão holística de cada objeto de dados, ele só precisa registrar os dados importantes em seu domínio, mas outros usuários e sistemas podem precisar de uma visão holística, e é aí que entra o SOT.