O que é RH digital?

O RH digital é a evolução do RH de processos e sistemas manuais baseados em papel para abordagens orientadas por tecnologia. Frequentemente organizado em conjunto com uma transformação digital em toda a empresa, as práticas de RH digital podem aumentar a eficiência, melhorar a tomada de decisões e criar melhores experiências para os colaboradores.

Tradicionalmente, os profissionais de RH recebem grandes volumes de dados de diversos canais, incluindo comunicações internas com colaboradores e informações de candidatos externos. Regulamentações locais de força de trabalho controlam muitas funções de RH, complicando a conformidade para empresas globais. Ao digitalizar e unificar funções de RH em multiplataformas, as organizações reduzem esses esforços manuais e aumentam a produtividade em toda a organização.

Mas uma transformação digital para o RH, quando projetada corretamente e com a implementação de tecnologias-chave, também pode criar novos paradigmas para os departamentos de RH. Em vez de simplesmente digitalizar processos de RH, uma transformação de RH digital repensa como o RH opera utilizando ferramentas como plataformas em nuvem, inteligência artificial (IA), análise de dados e automação.

Departamentos de RH, capacitados para tomar decisões baseadas em dados e dedicar mais tempo a tarefas criativas ou de proximidade, podem se tornar impulsionadores de uma cultura positiva na empresa. Nesse contexto, o RH digital representa mais do que uma atualização tecnológica; ele muda fundamentalmente a forma como as organizações atraem, desenvolvem, engajam e alocam talentos para gerar valor para os negócios. Os processos de RH digital também podem ser um aspecto crítico no processo de gerenciamento de mudanças, criando organizações mais ágeis e capazes de absorver novos processos rapidamente.

Nos últimos anos, novas tecnologias, como IA agêntica e IA generativa, aumentaram significativamente a capacidade dos departamentos para oferecer experiências escaláveis e altamente personalizadas, inaugurando uma era de RH focado nos seres humanos e orientado para a experiência. Cada vez mais, a tecnologia para RH está facilitando um futuro no qual os líderes de equipes evoluem de prestadores de serviços para arquitetos da experiência do funcionário. Ao trabalhar em colaboração com a tecnologia, eles podem potencializar a organização de forma abrangente.

Redesenhar funções de RH com soluções digitais pode criar colaboradores mais leais e engajados — o que, por sua vez, se converte em aumento de lucro. De acordo com o IBM Institute for Business Value, organizações que promovem experiências superiores para os colaboradores apresentam desempenho 31% superior em comparação a outras empresas. Existem muitos benefícios na implementação de um processo de RH digital.

Com integrações tecnológicas essenciais, os departamentos de RH podem criar experiências personalizadas e fluidas para seus colaboradores durante todo o período em que permanecem na organização. Portais de autoatendimento e assistentes com IA capacitam os colaboradores a gerenciar suas próprias solicitações de informações e necessidades administrativas sem depender da equipe de RH. Esse processo, em última análise, ajuda a resolver questões de forma mais rápida e permite que os líderes de RH foquem em tarefas mais centradas nas pessoas.

Com agentes de IA específicos para RH, os funcionários podem receber comunicações proativas e hiperpersonalizadas relacionadas a eventos importantes de vida ou metas de carreira. Esses agentes ajudam a simplificar as comunicações dos colaboradores dentro da empresa e fornecem exatamente as informações de que precisam, quando precisam.

A automação de tarefas administrativas pode reduzir drasticamente o tempo que as equipes de RH gastam em atividades rotineiras. Por exemplo, fluxos de trabalho digitais simplificam processos como aprovações de folgas remuneradas (PTO), que anteriormente poderiam exigir várias intervenções manuais. A documentação digital centralizada pode eliminar o registro em papel, reduzindo custos e melhorando a acessibilidade em toda a organização.

Por exemplo, em um piloto, a IBM criou um colaborador digital para ajudar seu próprio departamento de RH a concluir tarefas de coleta e inserção de dados que antes eram manuais. Esse processo ajudou a economizar 12.000 horas dos colaboradores em apenas um trimestre.

Plataformas e dashboards de RH digital podem gerar análises abrangentes da força de trabalho, orientando decisões estratégicas de gestão de talentos e alocação de recursos. Por exemplo, mecanismos de triagem habilitados por IA podem ajudar os líderes de RH a identificar e classificar proativamente candidatos em potencial com base em métricas predefinidas, enquanto ferramentas de análise internas ajudam os departamentos a gerenciar promoções de forma justa. Esses sistemas analíticos avançados podem fornecer aos gestores insights atualizados, melhorando a tomada de decisões do dia a dia e criando estruturas organizacionais mais ágeis.

A transformação digital e a unificação de dados entre departamentos, que frequentemente acompanha esse processo, permitem que o RH contribua de forma mais direta para os objetivos de negócios. Essa abordagem pode incluir a colaboração para planejar de forma mais precisa as necessidades de pessoal ou ajudar a projetar programas de treinamento com base em dados de RH. Ao utilizar tecnologia nas operações de RH, os departamentos de RH podem passar de órgãos administrativos para parceiros estratégicos da empresa, aumentando a produtividade e a inovação em toda a organização.

Os serviços de RH digital permitem que as empresas se adaptem rapidamente a mudanças nas condições de negócios e a interrupções de mercado. Como os sistemas digitais são frequentemente baseados em nuvem e podem escalar para cima ou para baixo, eles são mais ágeis do que os modelos tradicionais de RH. Essa flexibilidade reduz o custo de expansão e gera uma organização mais resiliente.

Os sistemas de RH digital melhoram a segurança de dados e a conformidade regulatória em comparação a sistemas fragmentados e baseados em papel. Fluxos de trabalho automatizados de conformidade podem sinalizar possíveis problemas antes que ocorram, reduzindo riscos relacionados a leis trabalhistas e de privacidade de dados. Para organizações globais, plataformas de RH digital podem aplicar automaticamente as regras apropriadas com base na localização do colaborador, ajudando a garantir a conformidade com diferentes regulamentações locais.

Além disso, registros centralizados de colaboradores podem garantir que informações sensíveis estejam disponíveis apenas para stakeholders autorizados. E plataformas baseadas em nuvem permitem práticas superiores de criptografia, prevenindo violações de segurança.

Ferramentas digitais podem transformar o processo de recrutamento, aliviando o esforço de analisar milhares de currículos e correspondendo candidatos às posições mais adequadas. Por exemplo, ferramentas inteligentes de busca analisam os requisitos de trabalho e identificam automaticamente candidatos em potencial, enquanto tecnologias de triagem com IA avaliam as candidaturas com base em uma variedade de critérios.

Essas táticas podem reduzir vieses ao identificar os candidatos com maior probabilidade de sucesso.Além disso, tecnologias de IA e automação podem lidar com tarefas rotineiras, como agendamento de entrevistas e sumarização de reuniões. Esses recursos fornecem dados essenciais para os líderes de RH e permitem que eles se concentrem nos aspectos centrados nas pessoas dentro da experiência do candidato.

Da mesma forma, a integração digital reduz significativamente atritos e melhora a experiência do colaborador desde o primeiro dia de trabalho. Ferramentas impulsionadas por IA orientam os novos contratados no preenchimento de formulários, configuração de contas e materiais de integração no próprio ritmo do colaborador. Trilhas de aprendizado personalizadas fornecem informações específicas para a função, com base no cargo e no histórico do novo contratado. Com o uso de análises de integração, as empresas podem acompanhar o engajamento e o progresso, permitindo intervenções caso surjam problemas.

Plataformas de RH digitais e com IA podem fornecer desenvolvimento de desempenho em tempo real, contínuo e proativo para toda a força de trabalho simultaneamente. Por exemplo, sistemas de gerenciamento de metas em tempo real possibilitam a criação e o acompanhamento de objetivos ao longo do tempo, enquanto ferramentas de feedback podem coletar perspectivas de diversos stakeholders para fornecer insights abrangentes de desempenho.

Simultaneamente, análises avançadas de pessoas identificam padrões de desempenho entre equipes e departamentos, oferecendo sugestões para melhorar os resultados. O processamento de linguagem natural (PLN), juntamente com ferramentas de análise de sentimento, pode revelar temas e insights amplos que podem não ser reconhecidos por gestores individualmente. Esses dados de desempenho podem ser integrados a sistemas de remuneração e desenvolvimento para criar um processo de gerenciamento de talentos coerente e específico para os negócios.

As plataformas de experiência de aprendizado atuais podem criar treinamentos e conteúdos personalizados com base no cargo, nas metas de carreira e nas preferências de aprendizado de cada colaborador. Essas plataformas podem até mesmo escanear proativamente as comunicações dos colaboradores em redes sociais, como o LinkedIn, para identificar oportunidades internas e recomendar treinamentos.

Em algumas aplicações, simulações personalizadas e geradas por IA facilitam oportunidades de aprendizado prático, permitindo que os colaboradores pratiquem novas habilidades ou interajam com clientes simulados. E, ao integrar os sistemas de aprendizado, desempenho e planejamento da força de trabalho, as empresas podem desenvolver planos educacionais individuais de forma proativa para alinhar melhor às estratégias de negócios mais amplas.

Estratégias de engajamento digital medem, analisam e melhoram continuamente a experiência dos funcionários. Essas iniciativas — que mesclam comunicação proativa e análise interna — simplificam tarefas administrativas e aumentam a satisfação dos colaboradores ao reduzir atritos em toda a organização. Elas também permitem que os líderes de RH dediquem mais tempo à criação de iniciativas criativas de engajamento. Essas iniciativas também podem fornecer aos líderes de negócios as ferramentas para detectar possíveis obstáculos antes que surjam.

A análise de sentimento das comunicações digitais pode identificar potenciais problemas de engajamento antes que apareçam em métricas formais, enquanto ferramentas digitais de colaboração fortalecem as conexões entre colegas, apesar da distância física.

Ferramentas digitais de bem-estar podem apoiar a saúde dos funcionários de forma abrangente por meio do monitoramento de atividades e recomendações personalizadas, enquanto plataformas de reconhecimento melhoram a cultura da empresa independentemente da localização dos colaboradores.

Com o uso de análises inteligentes incorporadas aos sistemas de RH, as organizações podem identificar os fatores específicos que impulsionam o engajamento em diferentes segmentos de colaboradores, permitindo intervenções personalizadas e segmentadas em vez de uma abordagem única para todos.

Assistentes de IA, uma forma mais inteligente e sofisticada de chatbot, entendem comandos em linguagem natural e utilizam uma interface de IA conversacional para concluir tarefas. Eles podem ser integrados a soluções digitais de RH para recuperar rapidamente informações específicas da empresa para um colaborador, responder a perguntas sobre políticas específicas ou concluir solicitações administrativas com base em linguagem natural.

Agentes de IA, sistemas proativos que operam de forma independente para cumprir objetivos específicos, ampliam o processo de RH de diversas maneiras. Por exemplo, eles podem gerenciar processos de folgas e folha de pagamento, administrar benefícios como assistência médica, elaborar pacotes de ofertas e oferecer orientações personalizadas durante a experiência de integração do colaborador. O assistente digital interno AskHR da IBM automatiza mais de 100 processos em toda a organização, gerenciando mais de 1,5 milhão de conversas com colaboradores todos os anos.

A IA generativa é utilizada em sistemas de RH digitais para criar novos conteúdos e gerar insights. Modelos de linguagem avançados auxiliam na elaboração de descrições de cargos e comunicações personalizadas com candidatos. Para comunicações com colaboradores, a IA generativa pode redigir comunicados, políticas e conteúdos de aprendizado com tom consistente. Frequentemente, a IA generativa é integrada a outras plataformas ou sistemas para criar fluxos de trabalho robustos focados em RH.

Os sistemas de informações de recursos humanos (HRIS), uma tecnologia essencial de RH, servem como a base digital para o gerenciamento de dados de colaboradores, fornecendo uma fonte única da verdade para informações do ambiente de trabalho. Tipicamente baseadas em nuvem, essas plataformas oferecem escalabilidade e acessibilidade de qualquer lugar, reduzindo o custo de manutenção de sistemas locais. Muitas soluções incorporam amplas capacidades de integração, permitindo a troca de dados de forma fluida com outros sistemas corporativos.

Plataformas de análise de dados transformam dados do ambiente de trabalho em insights práticos por meio de reconhecimento de padrões e modelagem preditiva. A análise de sentimento de dados de pesquisas e comunicações digitais pode fornecer alertas antecipados sobre problemas de engajamento ou gargalos em fluxos de trabalho. Enquanto isso, o processamento de linguagem natural (PLN) pode extrair insights de fontes de dados não estruturados, incluindo avaliações de desempenho e entrevistas de desligamento.

Ferramentas de triagem de candidatos com IA avaliam currículos em relação aos requisitos das vagas, identificando candidatos promissores em grandes volumes de candidaturas ou em fontes externas, como o LinkedIn. Sistemas de gerenciamento de relacionamento com candidatos ajudam líderes de RH a nutrir relacionamentos com potenciais contratados, contribuem para garantir a conformidade e ajudam os departamentos a gerenciar dados de candidatos de forma eficaz.

Por exemplo, a fabricante de cerâmica e vidro Corning integrou recentemente o SAP SuccessFactors para ajudar a atrair novos talentos e reduzir custos para uma força de trabalho distribuída em 22 países e 12 idiomas. A organização conseguiu anunciar rapidamente 1.000 vagas de emprego e atraiu 80.000 candidatos em todo o mundo.

Sistemas de gerenciamento de desempenho contínuo possibilitam feedback regular, acompanhamento de metas e planejamento de desenvolvimento. Enquanto isso, sistemas de coaching digital — frequentemente baseados em tecnologias de IA — conectam colaboradores a recursos com base em suas necessidades de desenvolvimento e aspirações de carreira.

Plataformas de gerenciamento de habilidades monitoram recursos e habilidades em toda a força de trabalho, identificando oportunidades para mobilidade interna e desenvolvimento direcionado. Plataformas de experiência de aprendizado organizam conteúdos de desenvolvimento personalizados a partir de múltiplas fontes, com base nas necessidades e preferências individuais.

Em um caso recente, a equipe de gerenciamento de eventos corporativos da IBM para aprendizado utilizou soluções de RH digitais para otimizar o planejamento, o agendamento e a entrega de eventos de aprendizado. Essa iniciativa criou 8.000 oportunidades de aprendizado distintas para a força de trabalho em um período de apenas seis meses.

Soluções de ambiente de trabalho digital criam uma série de experiências unificadas para os colaboradores em todas as comunicações de RH. Portais de autoatendimento podem fornecer interfaces intuitivas e continuamente acessíveis para acesso a informações e serviços de RH. Mecanismos de personalização, que utilizam IA e aprendizado de máquina, entregam comunicações direcionadas com base em perfis e comportamentos dos colaboradores.

Para projetar e implementar uma estratégia de RH digital de forma eficaz, geralmente é útil começar com uma avaliação abrangente dos processos atuais de RH em conjunto com os objetivos estratégicos da transformação.

Esse processo pode incluir o desenvolvimento de uma visão clara para o RH digital, articulando como a tecnologia transforma a experiência do colaborador e a eficiência operacional. Também pode ser necessário criar um roteiro de longo prazo para alinhar a transformação digital do RH aos objetivos de negócios mais amplos.

Tipicamente, organizações que tratam o RH digital como uma série de implementações isoladas e específicas geram menos valor do que aquelas que integram soluções de forma abrangente em todo o departamento.

Processos de RH digitais bem projetados complementam e ampliam as funções humanas de RH, atendendo às necessidades específicas dos usuários em vez de apenas aos recursos do sistema. Essencialmente, iniciativas de RH digital bem-sucedidas são projetadas em torno de experiências encantadoras para o usuário. O usuário, e não a tecnologia, deve vir em primeiro lugar.

Antes de planejar uma transformação do RH, geralmente é útil realizar pesquisas aprofundadas com os colaboradores para entender suas expectativas, desafios e preferências em relação às interações com o RH. Organizações que se concentram exclusivamente na eficiência correm o risco de economizar tempo do RH, mas gerar frustração para colaboradores e gestores. Ao envolver os colaboradores no processo de design desde o início, os líderes de RH também abrem caminho para uma participação entusiasmada dos colaboradores e criam defensores para as iniciativas de transformação digital no futuro.

Uma transformação digital é uma boa oportunidade para repensar fundamentalmente em como o RH entrega serviços em toda a organização. Projetar esse tipo de sistema geralmente envolve redefinir funções em toda a empresa para enfatizar a análise de dados, o design da experiência do colaborador e a habilitação tecnológica em vez do processamento administrativo.

Também pode ser útil criar equipes interdepartamentais que unam RH, TI e liderança corporativa para abordar a experiência do colaborador de forma abrangente. Ao usar os recursos digitais como uma oportunidade para reinventar modelos operacionais sistêmicos, as empresas podem consolidar processos fragmentados e, em última análise, aumentar o valor do RH em toda a organização.

Por necessidade, reinventar o modelo operacional da empresa frequentemente inclui upskilling e reskilling de profissionais de RH e o desenvolvimento de novos recursos em letramento digital, gerenciamento de mudanças e análise de dados.

Ao longo de uma transformação digital do RH, os líderes de negócios devem refletir criticamente sobre como introduzir novas ferramentas em sua força de trabalho — e criar um roteiro para construir letramento digital.Essa iniciativa pode incluir oportunidades de aprendizado dedicadas que ajudem os profissionais de RH a entender a melhor forma de trabalhar ao lado de trabalhadores digitais e a abraçar os aspectos mais criativos de seus cargos.

Dados confiáveis, bem organizados e coletados de forma transparente são um componente crítico de uma transformação digital do setor de RH. Uma iniciativa bem-sucedida inclui uma estratégia de dados abrangente que capture informações específicas da empresa e de cada função.

Ferramentas de IA treinadas em dados limpos e direcionados superam amplamente modelos genéricos. Para ferramentas que possam exigir conjuntos de dados de terceiros para desempenhar seu papel previsto (como agentes de IA), as empresas também devem avaliar cuidadosamente as integrações para ajudar a garantir funcionalidade e consistência.

Como em qualquer iniciativa digital, construir um plano de governança de dados eficaz e confiável é fundamental. Essa estratégia pode significar o estabelecimento de políticas claras sobre propriedade dos dados, direitos de acesso e períodos de retenção. Frequentemente, uma transformação digital do RH requer investimento em infraestrutura de segurança cibernética capaz de armazenar e proteger dados sensíveis de colaboradores.

Ao criar protocolos robustos de segurança, as organizações protegem dados sensíveis dos colaboradores e mantêm a conformidade, ao mesmo tempo em que permitem o acesso apropriado. Padrões de qualidade de dados e atualizações regulares ajudam a garantir que as ferramentas de análise e de IA sejam baseadas em informações precisas e consistentes. Práticas de transparência ajudam os colaboradores a entender quais dados estão sendo coletados sobre eles e como esses dados são usados, além de manter a conformidade com regulamentações em constante evolução.