A equipe de gerenciamento de eventos dentro do grupo de operações e administração de aprendizagem empresarial (ELOA) do RH da IBM fornece suporte completo para contratos de aprendizagem internos da IBM que apoiam o desenvolvimento de profissionais da IBM em todo o mundo. "Nosso foco dentro dos serviços de RH é no gerenciamento de eventos, ou seja, otimizar o planejamento, agendamento e entrega de eventos de aprendizagem que ajudam a aprimorar as habilidades de milhares de profissionais da IBM a cada ano", explica Adrienn Bokor, líder de estratégia e transformação, serviços de RH, ELOA, na IBM. As ofertas de cursos da equipe abrangem uma ampla gama de tópicos, incluindo "liderança para inclusão", "desencadeando inovação" e "aumentando o impacto do gerente". Somente no primeiro semestre de 2023, a equipe realizou 8.000 eventos.
"Historicamente, os processos de promoção de eventos, bem como de inscrição e rastreamento de participantes eram altamente complexos e manuais. Quando replicados em milhares de eventos a cada mês, esses processos manuais naturalmente se tornaram propensos a erros", observa Hema Nanthini Selvam, líder de transformação, serviços de RH, ELOA, na IBM. É por isso que a equipe optou por desenvolver um assistente de IA impulsionado pela solução IBM® watsonx™ Orchestrate.
"À primeira vista, tarefas como o rastreamento de presença parecem simples. Mas, ao olhar mais de perto, você percebe que elas são extremamente demoradas para os gerentes de eventos: baixar o relatório de presença, revisá-lo linha por linha para ver quando alguém entrou e quando saiu, registrar esses dados no rastreador apropriado Isso simplesmente não é escalável para os milhares de eventos que gerenciamos a cada mês", explica Hema.
Usando watsonx Orchestrate, Hema e sua equipe desenvolveram um assistente de IA para gerentes de eventos e o chamaram de cHaRlie: Assistente EM de aprendizado de recursos humanos cognitivos. O cHaRlie auxilia os gerentes de eventos em uma série de tarefas críticas, mas repetitivas e propensas a erros, como monitorar inscrições em classes, alertar gerentes sobre eventos que necessitam de acompanhamento devido a baixa inscrição, gerenciar a promoção de eventos personalizados, implementar comunicações pré-evento e registrar a presença em aulas virtuais.
Nos primeiros seis meses após seu lançamento no início de 2023, o cHaRlie teve um impacto significativo na equipe de gerenciamento de eventos e em seus clientes, os funcionários da IBM. A equipe inteira da ELOA observou um aumento de 15% na satisfação dos funcionários (conforme mensurado por meio de pesquisas de pontuação líquida de promotores após o evento) após a implementação do cHaRlie. Além disso, a equipe alcançou 100% de precisão na captura de presença dos aprendizes e obteve pelo menos 91% de melhoria no tempo de resposta na atualização das listas de presença para eventos virtuais concluídos.
"Nossa visão, ou seja, nosso objetivo final, é garantir que nossos gerentes de eventos não sejam sobrecarregados com tarefas muito administrativas, manuais e redundantes. Eles realmente deveriam concentrar seu tempo e esforço na construção do relacionamento com seus clientes. Criar este assistente de IA, impulsionado pelo watsonx Orchestrate, para assumir essas tarefas redundantes é um grande avanço para nós na realização dessa visão", diz Selvam.
A equipe do IBM HR ELOA é responsável por gerenciar e otimizar a experiência de aprendizagem para milhares de colaboradores da IBM em todo o mundo. A equipe de gerenciamento de eventos dentro da ELOA oferece suporte logístico para a realização de eventos no IBM Consulting e no IBM Learning.
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Produzido nos Estados Unidos da América, dezembro de 2020.
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