ما المقصود بأتمتة إعداد التقارير المالية؟

ومن خلال أتمتة إعداد التقارير المالية، تستطيع فرق التخطيط والتحليل المالي أتمتة مهام إعداد التقارير الروتينية المرهقة، وإعداد القوائم والتقارير المالية في الوقت الفعلي. كما يمكنها أتمتة مهام سير العمل، وإنشاء مسارات تدقيق تلقائية، وإدارة عمليات التوحيد والتحقق. ويتيح ذلك لأعضاء الفريق التفرغ لمبادرات أكثر استراتيجية، مثل التحليل وبناء العلاقات.

وبدأ التنفيذيون يدركون قوة الذكاء الاصطناعي في القطاع المالي، ويتجهون إلى تبني الأتمتة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي عبر مختلف عملياتهم المالية، مثل وكلاء الذكاء الاصطناعي المخصصين للمهام المالية، وتطبيقات الذكاء الاصطناعي في التخطيط والتحليل المالي.

وكشف بحث حديث أجراه معهد IBM Institute for Business Value أن 68% من التنفيذيين، بمن فيهم المديرون الماليون التنفيذيون (CFOs)، أفادوا بأنهم يجرّبون الأتمتة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي، بالتزامن مع تطور المساعدين الرقميين إلى وكلاء مستقلين يدعمون العمليات المالية القائمة على الخدمة الذاتية.

وفي المقابل، يتوقع 37% من التنفيذيين الذين شملهم الاستطلاع تطبيق الأتمتة دون تدخل بشري في مجال الرؤى التنبؤية، و29% في التحليل المالي وإعداد التقارير.

ويغيّر توظيف الذكاء الاصطناعي في القطاع المالي آلية عمل فرق التخطيط والتحليل المالي. وتحقق هذه التقنية مكاسب كبيرة على مستوى الدقة، وسهولة الاستخدام، والكفاءة، واستراتيجية الأعمال. وهذا التحول الجذري ينقل الوظيفة المالية من دور استجابي إلى دور يقود التغيير الاستباقي وصنع القرار في مجالات التخطيط، وإعداد الميزانيات، والتنبؤ.

وتنجز الفرق أتمتة إعداد التقارير المالية من خلال برامج مدعومة بالذكاء الاصطناعي يمكنها التكامل مع الأنظمة المالية الحالية لدى المؤسسة. ومن بين هذه الأنظمة: برامج المحاسبة، وجداول بيانات Excel، وبرامج التخطيط والتحليل المالي، وأدوات إدارة البيانات المالية، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

توضح الخطوات التالية المسار العام لكيفية عمل أتمتة إعداد التقارير المالية:

1. جمع البيانات: تتصل برامج الأتمتة مباشرة بأدوات القطاع المالي وإعداد التقارير الحالية لسحب البيانات المالية الأولية إلى مكان واحد. وتلغي هذه الخطوة الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.
2. معالجة البيانات: تحدث عمليتَي معالجة البيانات والتحقق من صحة البيانات من خلال أتمتة العمليات الآلية (RPA) وغيرها من أدوات الأتمتة التي تتحقق من صحة البيانات وتحول المستندات الورقية إلى نصوص رقمية.
3. إعداد التحليلات والرؤى: يحلل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي (ML) الأنماط ويُنشئان تقارير الفروقات. ويمكن لهذه التقنيات اكتشاف الحالات الشاذة، ومخاطر الاحتيال، والاتجاهات التي قد لا ينتبه إليها الإنسان.
4. إعداد التقارير: يجمع نظام الأتمتة المالية البيانات المعالجة في قوائم مالية قياسية، بما في ذلك قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية، والميزانية العمومية، والتقارير المخصصة. ويمكن تنسيق هذه القوائم بما يلائم احتياجات التنبؤ المحددة ولوحات المعلومات.
5. المراجعة: بعد إنشاء التقارير، يمكن جدولة إرسال التقارير المالية تلقائيًا إلى الأطراف المعنية. وبدلاً من ذلك، يمكن للمستخدمين الاستعلام من برنامج إعداد التقارير المالية المؤتمت للحصول على رؤى في الوقت الفعلي، وتتبع المعاملات المالية، والحفاظ على مسارات التدقيق للامتثال التنظيمي.

ولا تقتصر أتمتة إعداد التقارير المالية على المهام المتكررة البسيطة ومهام سير العمل، بل يمكنها إحداث تحول في العديد من الجوانب الأساسية ضمن عملية إعداد التقارير.

وتساعد برامج الأتمتة فرق التخطيط والتحليل المالي على إعداد القوائم المالية الرئيسية بسهولة، مما يقلل من مخاطر الخطأ البشري ويختصر الوقت اللازم لجمع البيانات.

ويمكن لأنظمة إعداد التقارير المؤتمتة سحب المعلومات المالية من الأنظمة المتكاملة، مما يعزز الدقة وقابلية التوسع. ومن خلال إعداد القوائم المالية بسرعة ودقة، يدعم هذا النظام اتخاذ قرارات أكثر اعتمادًا على البيانات.

تمكّن أتمتة إعداد التقارير المالية فرق التخطيط والتحليل المالي من إنشاء تقارير إدارية، وتقارير حقوق المساهمين، وتقارير المصروفات باستخدام بيانات في الوقت الفعلي. وتقضي هذه الاستراتيجية على عملية جمع البيانات اليدوية وتعقيد إدارة مصادر البيانات المتعددة. ويقلل برنامج الأتمتة من الأخطاء، ويمكّن من اتخاذ قرارات أكثر استنارة.

كما يطبق برنامج إعداد التقارير المؤتمت قواعد تنسيق ومحاسبة متسقة، ويُنشئ تقارير مخصصة لمختلف الأطراف المعنية. ومن خلال جمع البيانات كلها في مكان واحد، يستطيع المديرون الماليون التنفيذيون (CFOs) ومديرو الأعمال إجراء مناقشات استراتيجية حول الأداء المالي، لأنهم جميعًا يستندون إلى المقاييس والأرقام نفسها.

وتساعد الأتمتة على تسوية المعاملات ومقارنة آلاف المعاملات الواردة من مصادر متعددة. وتُعد تسوية الحسابات مهمة يدوية عرضة للأخطاء، وقد تؤخر إجراءات الإقفال في نهاية الشهر.

ويمكن لأدوات الأتمتة التي تستخدم التعلم الآلي (ML) أن تتعلم من المعاملات التاريخية وتتكيف للحد من أنشطة الاحتيال مستقبلًا.

يجب على المتخصصين في القطاع المالي إدارة معايير الامتثال التنظيمي المعقدة والالتزامات الضريبية. ويمكن للأتمتة تبسيط عملية تلبية متطلبات إعداد التقارير والمعايير المحاسبية، بما يوفّر مصدرًا واحدًا للحقيقة عبر الأنظمة.

كما ينشئ برنامج الأتمتة تلقائيًا تقارير تتوافق مع المعايير التي تضعها الهيئات التنظيمية، بما في ذلك مجلس معايير المحاسبة الحكومية (GASB).

باستخدام تقنية التعرّف الضوئي على الحروف (OCR)، تلتقط الأنظمة البيانات من مصادر متنوعة، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. ويمكن للبرنامج سحب البيانات من مصادر مثل خلاصات الحسابات البنكية، والفواتير، والإيصالات.

ومن أمثلة استخدام تقنية التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) إدارة المصروفات. فقد يقضي فريق الشؤون المالية ساعات في مراجعة كل تقرير والتحقق من مطابقة الإيصال للمصروف المطالب به. وباستخدام OCR، يمكن للموظفين ببساطة التقاط صورة للإيصال بهواتفهم لاستخراج المعلومات وتصنيفها.

وتُعد أتمتة العمليات المالية استثمارًا مجديًا للشركات التي تسعى إلى إحداث تحول في عمليات الإدارة المالية وعملياتها اليومية. وفيما يلي بعض الفوائد الرئيسية:

• تحسين الدقة: يُلغي برنامج الأتمتة الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يؤدي إلى حسابات أكثر دقة وأخطاء أقل.
• تبسيط مهام سير العمل: تساعد أتمتة مهام سير العمل على تقليل التأخيرات والحد من الحاجة إلى نقل العمل يدويًا بين المراحل.
• الحفاظ على الاتساق: تتيح أتمتة إعداد التقارير المالية لفرق التخطيط والتحليل المالي الحفاظ على الاتساق في جميع المهام المالية من خلال المعالجة المعيارية وأتمتة المهام.
• تعزيز الرقابة: تساعد برامج الأتمتة فرق التخطيط والتحليل المالي على الحفاظ على مستوى أعلى من الرقابة من خلال رصد الأنشطة أو الأنماط غير المعتادة تلقائيًا، وفرض توثيق كامل للمعاملات.
• إتاحة عمليات مرنة وقابلة للتوسع: يمكن لأدوات إعداد التقارير المالية المؤتمتة التعامل مع الزيادات في حجم المعاملات، مما يتيح للفرق التحرك بسرعة وتوسيع نطاق العمليات.

توفّر أتمتة العمليات المالية فوائد كبيرة. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض التحديات التي تستحق الذكر. ومن المهم أن تفهم الشركة المشكلات المحتملة التي قد تظهر، وأن تهيئ القيادات للتعامل معها عند حدوثها:

• ارتفاع التكاليف الأولية: تتطلب برامج الأتمتة استثمارًا أوليًا كبيرًا، يشمل تراخيص البرامج، والأجهزة، وخبراء الأنظمة، وغيرها من التكاليف المستمرة.

• تعقيد التقنية: رغم أن أدوات الأتمتة مصممة للتكامل مع الأنظمة القديمة، فإن ذلك لا يعني أن العملية ستكون بسيطة. وقد يتطلب تشغيل البرنامج خبرات تقنية واسعة.

• متطلبات الامتثال: تتطلب البرامج الحديثة مواكبة اللوائح التنظيمية وتحديثات الأنظمة. ويجب على فرق تكنولوجيا المعلومات تخصيص موارد لمراقبة متطلبات الامتثال هذه، وتنفيذ ضوابط الوصول، والحفاظ على مسارات التدقيق.

• مقاومة الموظفين: قد تبدو الأتمتة مهدِّدة للموظفين، وقد تؤدي إلى اضطراب داخل المؤسسة عندما يكون واضحًا أن الهدف منها هو خفض التكاليف.

وتختلف فوائد أتمتة إعداد التقارير المالية باختلاف نوع برامج الأتمتة المستخدمة. ومع ذلك، توجد قدرات أساسية ينبغي أن توفرها جميع الحلول لتبسيط عمليات القطاع المالي ودعم اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية.

تتصل أدوات أتمتة إعداد التقارير المالية بالأنظمة المصدرية وتبث البيانات فور تغيّرها. وبذلك تتمكن فرق الشؤون المالية من الاطلاع على المعاملات، والأرصدة، ومقاييس الأداء في الوقت الفعلي، لا بعد المعالجة على دفعات. وتسهم هذه الفورية التي توفرها برامج الأتمتة في تحسين الدقة وتقليل التسويات اليدوية.

من خلال دمج البيانات عبر تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، وإدارة علاقات العملاء (CRM) والمنصات الخارجية، تحافظ المؤسسات على رؤية واحدة وموثوقة للعمليات.

كما تتيح لوحات المعلومات والقوالب القابلة للتخصيص لفرق الشؤون المالية الاطلاع على المقاييس الأكثر أهمية لكل دور.

ويمكن لفرق الشؤون المالية تخصيص طرق العرض لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، والاتجاهات، والاستثناءات بلمحة سريعة. كذلك يمكن للمستخدمين تصفية البيانات والتعمق فيها عبر واجهة سهلة الاستخدام، من دون الحاجة إلى قدر كبير من الخبرة التقنية. وتعزز هذه المرونة جودة الرؤى وتوحد الفرق حول أهداف مشتركة.

يمكن لأتمتة إعداد التقارير المالية أن تتوسع مع نمو الأعمال. فبإمكان المنصة التعامل مع أحجام المعاملات المتزايدة، والكيانات الجديدة، والتوسع الجغرافي، من دون فقدان الأداء.

كما تستطيع المؤسسات إضافة مستخدمين ومصادر بيانات مع الحفاظ على الحوكمة والرقابة. وتحمي قابلية التوسع هذه الاستثمارات طويلة الأجل، وتدعم الابتكار من دون الحاجة إلى إعادة هيكلة النظام بالكامل.

وتتكامل أدوات إعداد التقارير المالية المؤتمتة بسهولة مع الأنظمة الحالية من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs) والموصلات المُعاد بناؤها. ويمكن للمؤسسات ربط أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، والرواتب، والمشتريات، والمنصات المصرفية بأقل قدر من الاضطراب.

ويساعد التكامل السريع على معالجة التحديات وتقليص وقت التنفيذ، بما يخفف أعباء تكنولوجيا المعلومات ويُسرّع الوقت اللازم لتحقيق القيمة.

يحتاج قادة القطاع المالي إلى مواكبة أحدث التطورات واعتماد نهج استباقي عند تطبيق أدوات الأتمتة المناسبة لشركاتهم. وتُعد العناصر التالية أمثلة على أفضل الممارسات التي يمكن أن تسترشد بها المؤسسات عند تطبيق أتمتة إعداد التقارير المالية.

1. وضع أهداف واضحة: ابدأ بتحديد ما ينبغي أن تقدمه أتمتة إعداد التقارير المالية للمؤسسة. وحدّد التقارير ذات الأولوية، ومستويات الدقة المطلوبة، واحتياجات الامتثال. واربط الأهداف بنتائج الأعمال، مثل تسريع دورات الإقفال أو تحسين التنبؤ. ومن خلال وضع أهداف واضحة، تحصل فرق الشؤون المالية على مرجعية تحدد نطاق العمل ومقاييس النجاح.
2. إعطاء الأولوية لنزاهة البيانات: ينبغي أن تستند أداة الأتمتة إلى بيانات دقيقة ومتسقة وتخضع لحوكمة جيدة. وحِّد تعريفات البيانات، وتحقق من صحة المصادر، لبناء بنية بيانات قوية للنظام المؤتمت. فنزاهة البيانات القوية تعزز الثقة في التقارير وترفع مستوى الجاهزية للتدقيق، كما تدعم اتخاذ قرارات أكثر قوة على مستوى المؤسسة بأكملها.
3. إشراك عدة أطراف معنية: احرص على إشراك جهات متعددة من مختلف وظائف الأعمال، بما في ذلك فرق القطاع المالي، وتكنولوجيا المعلومات، والامتثال، وقادة الأعمال. فكل جهة من هذه الجهات تقدم رؤى أساسية تتعلق بالمتطلبات والاعتماديات. ومن خلال هذا التعاون، يتحسن تصميم النظام، وتتمكن المؤسسات من بناء عمليات أفضل وتجنب إعادة العمل على مهام مثل النمذجة المالية والتنبؤ المالي. يحسن التعاون تصميم الأنظمة، مما يسمح للمؤسسات ببناء عمليات أفضل وتجنب إعادة العمل على مهام مثل النمذجة المالية والتنبؤ المالي. كما يمكن أن يسهم إشراك الأطراف المعنية في ضمان تلبية التقارير المؤتمتة للاحتياجات التشغيلية والتنظيمية.
4. التركيز على التدريب والارتقاء بالمهارات: زوّد فرق الشؤون المالية بالمهارات اللازمة لاستخدام أدوات إعداد التقارير المؤتمتة وإدارتها. وتكتسب هذه الممارسة أهمية خاصة مع تزايد انتشار الذكاء الاصطناعي التوليدي في القطاع المالي. ووفّر تدريبًا قائمًا على الأدوار بشأن لوحات المعلومات ومهام سير العمل، واستعن بفريق لإدارة التغيير متى سمحت الموارد بذلك. فالارتقاء بالمهارات يقلل مقاومة التغيير ويعزِّز العائد على الاستثمار.
5. التنفيذ على مراحل: اتبع نهجًا مرحليًا للحد من التعقيد والمخاطر. وابدأ بالتقارير عالية الأثر ومنخفضة التعقيد. وبعد تحقيق نجاح أولي، توسع إلى حالات استخدام أكثر تقدمًا. يتيح هذا الأسلوب لفرق الشؤون المالية التحقق من النتائج وتحسين العمليات قبل التوسع على مستوى المؤسسة بأكملها.
6. رصد سير العمل: تتبّع الأداء في ضوء الأهداف المحددة خلال المرحلة الأولى من التنفيذ. وقِس الدقة، والوقت المستغرق في الدورة، ومدى تبني المستخدمين، ومعدلات الاستثناءات. تساعد المراقبة المستمرة فرق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) على اكتشاف المشكلات مبكرًا والتأكد من أن الأتمتة تحقق الفوائد المتوقعة.
7. التكرار والتحسين: تعامل مع أتمتة إعداد التقارير المالية بوصفها قدرة متطورة يمكن تحديثها وتعديلها في أي وقت. راجِع العمليات بانتظام، وقيّم التعليقات مع الأطراف المعنية لإدخال التحسينات عند الحاجة. وابحث باستمرار عن فرص التحسين لتعزيز الكفاءة وتحقيق نتائج أكثر قيمة في إعداد التقارير.