أتمتة الشؤون المالية

أتمتة الشؤون المالية هو استخدام التقنية لتبسيط العديد من المهام المالية وإنتاج أعضاء فريق مالي أكثر كفاءة.

تتعرض الإدارات المالية لضغوط لتقديم القيمة بكفاءة. يُتيح استخدام تقنيات الأتمتة للفرق المالية التركيز على قرارات الأعمال الأكثر أهمية.

تعمل الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي على إنشاء مهام سير عمل أكثر قوة وتعزيز عملية اتخاذ القرار فيما يتعلق بالعمليات المالية. توفر للفرق المالية وقتًا إضافيًا وتمكّنهم من اتخاذ قرارات أكثر ذكاء وتلبية احتياجات أعمالهم.

يحتاج المديرون الماليون وقادة الشؤون المالية الآخرون إلى العمل مباشرةً مع بقية الإدارة العليا وفرق تكنولوجيا المعلومات في مبادرات التحول الرقمي. الهدف من ذلك هو تطوير الاستراتيجية الصحيحة لاحتياجات الأتمتة الخاصة بهم، ودمج برامج أتمتة الشؤون المالية لتحقيق أهدافهم. ويساعد تنفيذ الأتمتة المالية في إدارة الموارد وتجنب العمل اليدوي غير الضروري.

على سبيل المثال، تقوم فرق IBM® الخاصة بتسعير المعاملات حول العالم بمعالجة حوالي 100000 عرض اشتراك أو تجديد أو ترقية سنويًا، وتتفاعل مع كل مشترك أربع مرات في المتوسط. إن أتمتة عدة مكونات من قرارات التسعير، مثل جمع البيانات، والحسابات، وإدخال البيانات، وفرت 35000 ساعة عمل بشرية سنويًا. أهم ما في الأمر، أن هذا المشروع قلل متوسط وقت دورة عرض الأسعار بنسبة 75%.

في الواقع، هناك العديد من المهام المتكررة التي يمكن للآلات القيام بها دون الحاجة إلى تدخل بشري. تختلف كل مؤسسة عن الأخرى ، لذلك تتطلب استراتيجية للأتمتة لتحديد العمليات اليدوية التي تتطلب البشر والتي يمكن التعامل معها بواسطة حلول الأتمتة.

تخلق الأتمتة تحديات وفرصًا لشركات الخدمات المالية، مثل البنوك ومستشاري الاستثمار، والفرق المالية الداخلية في الشركات.

بالنسبة لشركات الخدمات المالية، يمكن أن تحدث ثورة في كيفية تقديم الخدمات، مثل التداولات والاستشارات الاستثمارية. يمكنها أيضًا تحسين خدمات العملاء وعمليات المكتب الخلفي.

بالنسبة للإدارات المالية داخل الشركات، تعمل الأتمتة على تبسيط كيفية توظيف الموظفين الجدد، وجمع معلومات المزايا وكشوف المرتبات ذات الصلة، وإرسال ومعالجة الفواتير.

• أتمتة العمليات التجارية
• أتمتة العمليات الآلية
• الأتمتة الذكية

أتمتة العمليات التجارية (BPA) أتمتة العمليات التجارية المتكررة باستخدام البرامج. يمكن استخدامها في العمليات المالية لتبسيط الأنظمة التي يتعين على الموظفين القيام بها يدويًا حاليًا. إنها عملية محاسبية قوية بشكل خاص. على سبيل المثال، تستفيد فرق الحسابات الدائنة والحسابات المدينة من الأتمتة. تشمل مبادرات أتمتة العمليات التجارية (BPA) إدارة الرواتب ومدفوعات الموردين والأنظمة المالية الأخرى، والتنبؤ بدورات المبيعات القادمة والعمليات الأخرى على مستوى النظام.

عملت TD Ameritrade مع IBM لاستخدام أتمتة العمليات التجارية (BPA) عند تفعيل تحويل الأموال من حساب خارجي إلى حساباتهم في TD Ameritrade. بالاستعانة بمكونات حزمة IBM Cloud Pak® for Business Automation، انتقلت شركة TD Ameritrade من العمليات اليدوية المعرضة للأخطاء إلى سير عمل آلي مبني على "اتخاذ قرارات قائمة على القواعد ومنشأة بواسطة النظام، بالإضافة إلى التحقق التلقائي من الحقول."

كما تعاملوا مع إعداد عملاء جدد عن طريق إزالة الخطوات اليدوية ودمج توجيه المهام الآلي والتصعيد، مما يقلل من الوقت المستغرق لفتح حساب جديد بنسبة 70%.

أتمتة العمليات الآلية (RPA) تشبه BPA. بينما تهتم BPA بالأنظمة الإجمالية، تستخدم تقنية RPA الروبوتات لأتمتة مهام محددة تستغرق وقتًا طويلًا. فهي تلغي حاجة الموظفين إلى العمل على مهام ليست استخدامًا جيدًا لوقتهم.

لا تؤدي أتمتة هذه المهام إلى زيادة الكفاءة فحسب، بل يمكن أن تساعد أيضًا في تقليل الأخطاء البشرية. لدى القسم المالي، على وجه التحديد، العديد من المهام الفردية التي يمكن تحسينها من خلال أتمتة العمليات الآلية. على سبيل المثال، يمكن لأتمتة العمليات الآلية تبسيط وأتمتة معالجة إرسال الفواتير أو أوامر الشراء، ومعالجة مطالبات نفقات الموظفين، وإنشاء بيانات الدخل، ومعالجة طلبات العملاء والمزيد.

عملت IBM مع شركة Primanti Brothers، شركة السندويشات الشهيرة في بيتسبرغ، لاستخدام أتمتة العمليات الآلية (RPA) لبناء روبوت يقوم بأتمتة تقارير المبيعات والعمالة اليومية. وقد وفر الروبوت للشركة 2000 ساعة سنويًا و 84000 دولار أمريكي سنويًا على الشركة.

في مثال آخر، احتاجت شركة التأمين Aon Italy إلى عمليات يدوية لجمع المعلومات لتقييم ملف مخاطر العميل المحتمل بشكل مناسب. قد يستغرق الأمر من شركة التأمين ما يصل إلى ثلاثة أيام لمعالجة طلب عرض الأسعار. قامت Aon Italy بنشر حزمة IBM Cloud Pak for Business Automation وإدارة القرارات، وتكامل التطبيقات لتحقيق وفورات أكبر في التكاليف وتسريع وقت الوصول إلى السوق في عروض الأسعار المقدمة لعملائها.

تجمع الأتمتة الذكية (IA) بين الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وأتمتة العمليات التجارية وأتمتة العمليات الآلية لتبسيط وتحسين عملية اتخاذ القرار. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يعزز الأتمتة بشكل كبير من خلال جلب بيانات خارجية لإضافتها إلى بيانات المؤسسة، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن الميزانية والفرص المستقبلية.

بالنسبة لشركات التأمين، يمكن لذكاء الأعمال التخلص من الحاجة إلى التعامل مع حسابات الأسعار يدويًا. يمكنه أيضًا أتمتة الأعمال الورقية المتعلقة بالمطالبات والتقييمات. يمكنه أيضا التحقق من كل خطوة من خطوات طريقة استيفاء لوائح التأمين، مما يحافظ على امتثال الشركة.

هناك العديد من العمليات المالية التي يمكن للأتمتة تحسينها.

• المحاسبة
• الموازنة
• خدمة العملاء
• الأمن السيبراني ومنع الاحتيال
• إدارة البيانات
• تأهيل مزايا الموظفين
• تخطيط الموارد في المؤسسة
• إدارة النفقات
• التخطيط المالي
• استراتيجيات الاستثمار
• المشتريات

يمكن للمؤسسات التي تستخدم أدوات أتمتة الشؤون المالية أن تؤدي مهامًا مثل تسويات الحسابات وإنشاء قيود دفتر اليومية بدقة وكفاءة أكبر. بهذه الطريقة، تمتلك المؤسسة سجلاً محاسبياً قريباً قدر الإمكان إلى دفتر في الوقت الفعلي لأي استفسارات من محاسبي الضرائب أو المديرين التنفيذيين.

يمكن لتقنية الأتمتة تتبع النفقات والإيرادات في الوقت الفعلي، مما يوفر نظرة شاملة لميزانية المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للأتمتة الذكية أن تأخذ البيانات التاريخية وتتنبأ بشكل أفضل باحتمالات الميزانية المستقبلية، مما يساعد المؤسسات على التخطيط للمستقبل بشكل أفضل.

يجب أن تكون الشركات المالية، مثل المستشارين الاستثماريين، متاحة للعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وعلى مدار العام. يمكن أن توفر روبوتات المحادثة والأدوات الأخرى إجابات سريعة على الأسئلة البسيطة في أي وقت. ساعدت IBM شركة Virgin Money في تطوير مساعد محادثة مدعوم بالذكاء الاصطناعي، ويُدعى Redi، باستخدام التقنية من Microsoft. استخدم المساعد فهم اللغة الطبيعية لمساعدة العملاء في حل مشكلات الحساب في الوقت الفعلي.

تساعد الأتمتة في الحفاظ على سلامة الاستثمارات. يمكن لأتمتة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تحليل عمليات الخصم والائتمانات لتحديد ما إذا كان من المحتمل أن يكون حساب العميل قد تم اختراقه. على سبيل المثال، يمكن للبنك استخدام الأتمتة لتحديد ما إذا كانت بطاقة ائتمان العميل قد سُرقت أم لا، والطلب من العميل تلقائيًا إما الموافقة على المعاملة أو تأكيد أنها احتيالية. إذا كانت احتيالية، فيمكن للنظام الآلي إغلاق تلك البطاقة على الفور لتجنب عمليات الشراء المستقبلية.

تساعد الأتمتة في الحفاظ على سلامة الاستثمارات. يمكن لأتمتة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تحليل عمليات الخصم والائتمانات لتحديد ما إذا كان من المحتمل أن يكون حساب العميل قد تم اختراقه. على سبيل المثال، يمكن للبنك استخدام الأتمتة لتحديد ما إذا كانت بطاقة ائتمان العميل قد سُرقت أم لا، والطلب من العميل تلقائيًا إما الموافقة على المعاملة أو تأكيد أنها احتيالية. إذا كانت احتيالية، فيمكن للنظام الآلي إغلاق تلك البطاقة على الفور لتجنب عمليات الشراء المستقبلية.

يمكن أن تساعد الأتمتة المؤسسات في جعل البيانات متاحة عبر أنظمة متعددة. على سبيل المثال، احتاج عميل IBM، بنك PNC، إلى تحسين كيفية تواصل كياناته المؤسسية عبر نظام تكنولوجيا المعلومات الخاص به. عمل البنك مع IBM لاستخدام حل IBM Sterling® Transformation Extender (ITX)، الذي يقوم بأتمتة نقل البيانات والتحقق من صحتها بين العديد من الأنظمة لتمكين المعاملات من عملائه الداخليين والخارجيين.

يمكن للمؤسسات تبسيط عملية تلقي المعلومات المالية من الموظفين وتزويدهم بواجهة لعرض مزاياهم، مثل التأمين الصحي وخطط الـ 401Ks وحصص الملكية. يمكن للنظام إنتاج إشعارات إذا احتاجت المؤسسة إلى أي معلومات إضافية.

الخدمات المالية هي جزء من العمليات المدرجة في تخطيط موارد المؤسسة (ERP). وهي تحكم كيفية إدارة المؤسسة لوظائفها وعملياتها وسير عملها باستخدام الأتمتة والتكامل. وهي تختلف قليلاً عن أنظمة المحاسبة، التي تركز بشكل أساسي على التقارير المالية والحسابات المستحقة الدفع والمستحقات والمعلومات المصرفية. يركز برنامج ERP على مجالات أخرى من الأعمال، مثل الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والعمليات.

يمكن أن تساعد الأتمتة المؤسسة في الحفاظ على تخفيض نفقاتها بعدة طرق. يساعد استخدام الأنظمة الآلية لتصوير وتصنيف نفقات الموظفين على الفور وفي الوقت الفعلي المؤسسات على الحصول على صورة شاملة لالتزاماتها المتعلقة بالتعويضات.

كما أنه يقلل من نفقات إدخال البيانات اليدوية التي يتكبدها الموظفون بسبب قيامهم بأعمال غير ضرورية بدلاً من المهام التي تضيف قيمة.

تاريخيًا، يتطلب تحليل التخطيط المالي العديد من المهام اليدوية، مثل جمع البيانات المالية وتوحيدها، وإعداد الميزانية والبيانات المالية. الأتمتة يمكنها إدارة العديد من هذه المهام لتوفير الوقت الذي يقضيه المديرون التنفيذيون في جمع البيانات وتوفير المزيد من الوقت لتحليل البيانات. على سبيل المثال، يمكن لتقنيات الأتمتة تجميع بيانات التدفق النقدي، ويمكن للمديرين التنفيذيين فهم التزاماتهم الجارية والربحية المحتملة بشكل أفضل.

باستخدام الخوارزميات المدعومة ببيانات العملاء، يمكن للمتخصصين الماليين تقديم مشورة أكثر ذكاءً للعملاء تعمل على مواءمة الاستثمارات والادخار مع أهداف العمر وتحمل المخاطر. يمكن لشركات الاستثمار أتمتة الكثير من عمليات التداول الآن في الوقت الفعلي، حتى تتمكن من إعطاء الأولوية للوقت الذي تقضيه في التخطيط المالي المتقدم للأفراد ذوي الملاءة المالية العالية.

يمكن للأتمتة تبسيط عملية الشراء من خلال تحديد المتطلبات التي تحتاجها المؤسسة من المورد أو المنتج. يمكن لبرامج الأتمتة المالية بعد ذلك تحليل ردود الموردين المحتملين على طلب تقديم العروض بسرعة، واستبعاد أي منها يفتقر إلى المعايير المناسبة. يمكنه إرسال طلبات للحصول على مزيد من المعلومات تلقائيًا إلى أولئك الذين يصلون إلى الجولة التالية.

• اتخاذ القرارات بشكل أفضل
• موظفين أكثر سعادة
• تحسين الكفاءة التشغيلية
• تقليل الخطأ البشري

تمنح مهام سير العمل ولوحات المعلومات الآلية المختصين الماليين مزيدًا من المعلومات لاتخاذ قرارات أسرع وأفضل. عندما ينفذ مختصو الخدمات المالية أوامر التداول التي طلبوها

بدلاً من التدقيق في صف بعد صف في جدول بيانات، توفر لوحات المعلومات الآلية ذات البيانات الحديثة معلومات دقيقة تساعد في اتخاذ القرارات.

على سبيل المثال، يمكن لأتمتة العمليات المالية أن توفر للموظفين ساعات من تجميع تقارير المصروفات من خلال مطالبتهم بمسح الإيصالات التي يستطيع النظام تصنيفها تلقائيًا بناءً على البيانات التاريخية ومواصفات المؤسسة. يمكن لأدوات الأتمتة أيضًا أن تنتج عمليات سداد أسرع، وبالتالي لا يشكو الموظفون من نفقاتهم المدفوعة من جيوبهم.

تساعد الأتمتة المالية المؤسسات على تبسيط كفاءة العمليات المالية من خلال إنشاء استراتيجية للأتمتة حول العديد من الأنشطة الشاقة. يمكن تشغيل هذه الأنظمة طوال النهار والليل عندما يكون الموظفون خارج المكتب. لذلك يكون الموظفون مستعدين للعمل بمعلومات محدثة عند دخولهم المكتب في الصباح.

يمكن لأدوات الأتمتة الشاملة أخذ المعلومات من نظام واحد، مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات وإدخالها في نظام آخر، مثل برنامج المحاسبة الضريبية. تقضي عمليات النقل الفورية مثل هذه على احتمالية نقل البيانات الخاطئ من نظام إلى آخر. هذا مهم بشكل خاص لحالات مثل قضايا الامتثال الضريبي. إن معرفة أن المعلومات المعروضة على الشاشة دقيقة ومُحدَّثة تُمكِّن المتخصصين الماليين من اتخاذ قرارات دقيقة.

هناك العديد من التحديات المتأصلة في الأتمتة المالية.

• احتمالية حدوث أخطاء
• إعادة تأهيل وصقل مهارات الموظفين
• مشكلة أمنية

من المحتمل أن يكون لدى الفرق المالية في المؤسسة عمليات محددة يشعرون بالراحة معها. إدخال برامج الأتمتة في سير عملهم قد يشكل تحديًا مبدئيًا، خاصة إذا لم يكونوا مرتاحين للعديد من التقنيات. إعادة تأهيل الموظفين أو رفع مستوى مهاراتهم يمثل تحديًا للمؤسسات، لأنه يتطلب أولاً وقبل كل شيء موافقة الموظفين على تعلم العمليات الجديدة. يمكن أن يتطلب ذلك أيضًا بناء أو ترخيص موارد لتدريب الموظفين ووقتاً ليتعلموا. في النهاية، يتطلب الأمر تغيير تلك العادات واتباع نهج إيجابي لتعلم مهارات جديدة. على الرغم من أن أدوات الأتمتة تزيل في نهاية المطاف المهام من أعباء عملهم، إلا أنهم يحتاجون إلى معرفة كيفية استخدام الأدوات وتبني طريقة جديدة للعمل.

بينما يساعد برنامج الأتمتة في إزالة المخاطر البشرية على أساس فردي، فإن معظم البرامج مبرمجة في الأصل بواسطة البشر. لذلك إذا كانت البرمجة الأولية غير صحيحة، فقد تخلق أخطاء كبيرة مثل الصفقات غير الصحيحة أو القرارات المالية الأخرى. على سبيل المثال، إعداد برنامج التداول للبيع تلقائيًا عند وقف الخسارة بدلاً من سعر السوق ينتج نتائج مختلفة. يجب أن تأخذ المؤسسات وأطرافها المعنية الوقت الكافي لإعداد الأتمتة بشكل صحيح.

تقوم كل من مؤسسات الخدمات المالية والإدارات المالية داخل الشركات بتخزين وإدارة وتحليل معلومات حساسة للغاية. كلاهما لديهما تفاصيل مصرفية يجب عليهما حمايتها للحفاظ على أصول أصحاب المصلحة آمنة. يمكن أن يكون لدى شركات الخدمات المالية أصول فعلية في حوزتها، الأمر الذي يتطلب مزيدًا من الأمان. ربط الأنظمة المالية المتعددة بالإنترنت ومنصات الأتمتة يخلق مخاطر محتملة لكلا نوعي المؤسسات. في حين أن القراصنة الذين يستخدمون التعلم الآلي وتقنيات الذكاء الاصطناعي الأخرى يمكن أن يهددوا هذه المؤسسات، فإن أدوات الذكاء الاصطناعي نفسها يمكن أن تساعد المؤسسة على حماية تلك البيانات الحساسة. على هذا النحو، يحتاجون إلى الاستمرار في الاستثمار في الأمن السيبراني للبقاء متقدمين بخطوة واحدة على المتسللين والجهات الفاعلة الخبيثة الأخرى.