ما المقصود بأتمتة سير العمل؟

الفوائد التي تعود على الشركات

تقلل الأتمتة من الأخطاء البشرية وتقضي على العديد من المهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً، مثل إدخال البيانات يدويًا. لا يمكن للمجموعات ذات العمليات اليدوية القديمة أن تتوسع بشكل موثوق مع العمليات التي تتطلب عمالة كثيفة ورأس مال كبير. ومن خلال إضافة الأتمتة، قامت الشركات بتحسين قدرتها على قابلية التوسع.

كما أن أتمتة سير العمل تفيد الشركات بالطرق الآتية:

• إنشاء عمليات تقلل التكاليف
• تبسيط إدارة المهام
• تقليل الوقت في دورة العملية 
• تقليل الأخطاء من الإدخالات اليدوية أو الإغفالات
• أتمتة الموافقات وتدفقات المستندات

الفوائد للمطورين والعمليات (عمليات التطوير)

تسهم أتمتة سير العمل في تحسين الإصدارات وتوفير قنوات اتصال أوضح بين المطورين والعمليات، وهما مجالان مستقلان تقليديًا. فهي تتغلب على حواجز عمليات التطوير الشائعة — مثل الاختناقات والمتابعات — التي تنتج عن قنوات المطورين والعمليات المنعزلة.

فوائد إدارة شبكة تكنولوجيا المعلومات 

تعمل أتمتة مهام سير العمل على إنشاء إشراف إداري أفضل عبر السحابة والشبكة ونظام التشغيل وتفاعل الأقسام. بالإضافة إلى ذلك، فهو يضيف طبقة حساسة من التصور لتهيئة الشبكة والإشراف عليها وتحليلها بشكل أفضل من حيث السلامة والأمان وأوجه القصور فيها.

هناك نوعان من أتمتة سير العمل: مهام سير عمل العمليات التجارية (BP) والعمليات الروبوتية (RP).

مهام سير عمل العمليات التجارية

منهجية إدارة عمليات الأعمال (BPM) هي الطريقة التي تقوم بها الشركات بتنظيم العمليات لتقديم أفضل خدمة للعملاء. وهي تقود سير العمل نحو زيادة الكفاءة للوصول إلى أهداف أعمال المهمة الحساسة. في كثير من الحالات، يتم تصميم برنامج الأتمتة لسير العمل وفقًا لفلسفة BPM. ويقوم البرنامج بأتمتة مهام سير عمل عمليات الأعمال التجارية لتحسين المهام التي تم تنفيذها يدويًا سابقًا. وتُعد ميزات الملء التلقائي والماكرو في Excel أمثلة مبكرة لأتمتة سير العمل.

مهام سير عمل العمليات الروبوتية

اليوم، تقوم البرمجيات بأتمتة العمليات الروبوتية (المعروفة باسم أتمتة العمليات الآلية أو RPA) وهي مصممة لتمكين الروبوتات من أداء العمل بشكل مشابه للبشر. وفي كثير من الحالات، تعمل الروبوتات جنبًا إلى جنب مع تكنولوجيا المعلومات (وكذلك في مجالات أخرى) لدعم العمليات الإدارية. ويمكن للروبوتات تحديد المعلومات الأكثر صلة واقتراحها لحل أخطاء المعالجة. ويمكن للروبوتات أيضًا التخفيف من استفسارات مكتب المساعدة ومصادقات تسجيل الدخول والتدخل في أخطاء المعالجة.

أتمتة سير العمل هو مصطلح تقني للممارسة تم استخدامه لمئات السنين. وكانت خطوط التجميع والتصنيع خلال الثورة الصناعية والزراعة بعد ذلك من أوائل الصناعات التي استخدمت سير عمل RPA. ومع ذلك، كانت هذه تعتمد على الآلات — وليس على — البرامج.

يمكنك تطبيق الأتمتة على معظم أنواع عمليات سير العمل. على سبيل المثال، يمكنك أتمتة مستندات قالب تأهيل الموظفين للموارد البشرية أو تعيين مهام سير عمل الموافقة وأتمتتها لجميع أعضاء فريقك.

ستجد برامج أتمتة سير العمل في معظم المجالات والصناعات:

• التسويق: تستخدم Marketing Operations Processes (MOPS) أتمتة سير العمل لحملات التسويق وقنوات الاتصال بالعملاء ولقياس المقاييس وتحليل التسويق.
• المبيعات: يوفر برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) أيضًا إدارة سير العمل. فهو يعمل على أتمتة التواصل مع العملاء وإكمال النماذج والتعاون بين الأقسام. على سبيل المثال، يمكن لـ CRM أتمتة إشعارات تدفق الموافقات وتحديث بيانات لوحة المعلومات الداخلية عندما يتخذ العميل خطوة معينة، مثل التوقيع على مستند أو إدخال معلومات.
• التمويل: تعمل الأتمتة على زيادة الاتساق في المدفوعات، وتخفيف متطلبات الامتثال، ودعم الدقة الأكبر في التوقع وتحصيل الإيرادات. 
• التصنيع: تعمل أتمتة سير العمل على تعويض التحولات في هياكل العرض والأعمال. وتقلل من التكرار وتحسن أخطاء مراقبة الجودة. كما تعمل أتمتة مهام سير العمل على تقليل الموافقة على الشراء والميزانية وسلسلة التوريد وأوقات الدورات على وجه التحديد. ويمكن للتصنيع أتمتة مهام سير العمل في طلبات الشراء وتفاعلات إدارة العقود ومشروعات تطوير المنتجات التي يتم طرحها في السوق.
• أمن المعلومات: تعمل برمجيات أتمتة تكنولوجيا المعلومات على تخفيف التهديدات الأمنية باستجابة أكثر ذكاءً. ويمكن أن تساعد أتمتة تقارير الحوادث والتكامل مع أدوات وإرشادات الأمان الحالية الموجودة في تكنولوجيا المعلومات على إدارة النظم البنائية الهجينة والسحابية بشكل أفضل. ويمكن للشركات أيضًا أتمتة سير العمل لمراقبة التهديدات السيبرانية لزيادة الأمان.
• عمليات تكنولوجيا المعلومات: بالنسبة إلى عمليات الشبكة الداخلية، تساعد أتمتة سير العمل على إدارة مستخدمي الشبكة عبر أقسام متعددة، مثل المبيعات والشؤون المالية والقانونية والإدارية.
• إدارة الأنظمة: تكنولوجيا المعلومات كخدمة (ITaaS) هي نوع من البرامج التي تتيح الخدمات السحابية المُدارة للشركات المؤسسية، التي تتضمن برمجة سير العمل. ويقوم برنامج أتمتة سير العمل بإنشاء عناصر تحكم مركزية لتكوين شبكات الأعمال ونشرها والإشراف عليها. الشبكات المحددة بالبرمجيات (SDN) والشبكات المحددة بالبرمجيات واسعة النطاق (SD-WAN) هما نظامان منفصلان لإدارة شبكات تكنولوجيا المعلومات حيث تتيح أتمتة سير العمل إشرافًا تكامليًا أكبر. وتتيح أتمتة سير العمل لتكنولوجيا المعلومات إدارة هذه الأنظمة بسهولة أكبر في الوقت الفعلي.

تعمل الشركات الناشئة في مجال أتمتة سير العمل على ابتكار سير العمل لتقديم أتمتة الشبكة القياسية وعمليات الموافقة ومزامنة البيانات عبر التطبيقات باستخدام حلول API المتكاملة.

الأهم من ذلك هو التحول في التصميم إلى أتمتة سير عمل منخفض ذات رمز منخفض، ما يوسع نطاق من يمكنه إنشاء سير العمل ونشره ليشمل صانعي القرار والمتعاونين المباشرين. النتائج هي أن المجموعات قد تبتعد عن الهياكل التنظيمية الهرمية من الأعلى إلى الأسفل إلى أنظمة تعاونية أكثر تناسقًا وتعاونًا تسرّع من تحسين العمليات.

الذكاء الاصطناعي في أتمتة سير العمل هو اتجاه كبير آخر في المؤسسة. تتيح الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي للشركات الاستفادة من أنماط البيانات والتعلم الآلي لاستخدام التحليلات والرؤى التنبؤية لتحسين العمليات.

ستعمل هذه الحلول على تحويل النظام البنائي لشبكات تكنولوجيا المعلومات، حيث تُعد إدارة الشبكة واحدة من آخر العمليات اليدوية التي لم تتم أتمتتها بعد.

ستتضمن برمجيات أتمتة سير العمل التي يتم طرحها في السوق اليوم ميزات تعزز قدرة تكنولوجيا المعلومات على التحكم في مشكلات الشبكة والتعامل معها. وستكتسب مهام سير العمل المرئية قوة دفع لتسهيل إنشاء سير العمل والتوسط عبر شبكات تكنولوجيا المعلومات.

يمكن للشركات أيضًا الاعتماد على عمليات سير العمل النموذجية التي يمكن استخدامها ككتل بناء لإدارة الأتمتة المستقبلية، بالإضافة إلى ميزات التكامل مع عمليات سير العمل الموجودة مسبقًا.

يُعد برنامج أتمتة سير العمل من IBM حلاً ذي رمز منخفض يتكامل مع الحلول السحابية الشائعة الاستخدام من جهة خارجية، ويستخدم تطبيقات منخفضة الرمز والتعلم الآلي.

عرض الأتمتة الأساسي لسير العمل من IBM هو IBM® Cloud Pak for Business Automation. فهو يُمكّن الشركات من ربط العمليات والمعلومات والأشخاص للحصول على رؤية شاملة للأعمال. يتضمن IBM® Cloud Pak for Business Automation أيضًا التحليلات وميزات التعاون ونظام إدارة قواعد الأعمال.

الحل الذي نقدمه مرن — فهو مصمم لتشغيل أي نمط من سير العمل. وهو يستفيد من المنطق القائم على القواعد لإنشاء سير عمل مؤتمت للعمليات التجارية. يمكن توحيد مهام سير العمل وإعادة استخدامها لتقليل أوجه القصور ومنح فريقك مزيدًا من الوقت للمهام عالية القيمة.

تعرف على المزيد حول كيفية تمكين IBM® Cloud Pak for Business Automation لشركتك من الاستفادة من الميزات القابلة للتوسع عبر العمليات التجارية.