¿Qué es la planificación estratégica de TI?

La falta de claridad sobre los resultados empresariales contribuye al 43 % de los retrasos en los proyectos de TI, mientras que los plazos poco realistas representan el 42 %, según una encuesta de Boston Consulting Group de 2024. En total, casi la mitad de los altos ejecutivos dicen que al menos el 30 % de sus nuevos proyectos de TI no cumplen con las expectativas presupuestarias o de plazo.

Una de las razones es que las empresas pueden asumir nuevos proyectos sin examinar completamente su alcance o costos. Debido a que las empresas asignan en promedio el 5.5 % de su presupuesto anual a inversiones en tecnología, las consecuencias financieras de las operaciones de TI canceladas pueden sumarse rápidamente, perjudicando el estado fiscal de la empresa. 

La planeación estratégica de TI es uno de los factores más importantes que determinan si un nuevo proyecto de TI logra éxito a largo plazo. Los planes estratégicos eficaces pueden condensar las principales prioridades de la compañía en iniciativas aplicables en la práctica y evaluar de forma preventiva cómo los nuevos proyectos pueden contribuir significativamente a ellas. 

Además de las consideraciones presupuestarias, los procesos de planeación estratégica también ayudan a los stakeholders a unirse alrededor de un conjunto compartido de objetivos comerciales. Pueden mejorar la responsabilidad al establecer expectativas claras, plazos y puntos de referencia para que los equipos realicen un seguimiento del progreso. Los planes estratégicos de TI eficaces también tienen en cuenta temas como la ciberseguridad, la infraestructura de TI, la asignación de recursos y la gestión de riesgos. 

Por ejemplo, una compañía podría decidir: 

• Reducir su gasto en hardware para adaptar a un nuevo contrato que ofrece computación a través de la nube .

• Invierta en herramientas de cifrado sólidas para responder al aumento de las amenazas de ciberseguridad 

• Priorizar tecnología de punta como machine learning, edge networking y computación cuántica para lograr un beneficio competitivo

Cuando estas decisiones se toman en la fase de planificación, las organizaciones tienen la oportunidad de debatir su utilidad y escalabilidad, y crear una infraestructura para medir su impacto. 

La planificación estratégica de TI es un proceso continuo que involucra a numerosos stakeholders, incluidos los líderes ejecutivos, los equipos de TI, los líderes de unidad de negocio, los proveedores y los clientes. Las empresas pueden realizar sesiones de planificación de Estrategia anualmente, o una vez cada pocos años, junto con comentarios trimestrales o mensuales que tienen un alcance más limitado.  

Sin embargo, las empresas pueden reevaluar su plan de TI en cualquier momento en respuesta a los cambios del mercado, los puntos de referencia de rendimiento y otras consideraciones. De principio a fin, el proceso de planificación suele tardar entre tres y seis meses, aunque el plazo puede variar según la organización. 

Los directores de sistemas de información (CIO) o directores de tecnología (CTO) suelen encabezar el proceso de planificación estratégica. Luego, los gerentes de proyecto se encargan de llevar a cabo los objetivos estratégicos del plan e informar el progreso de sus equipos. 

Los líderes de TI a menudo hacen referencia a cuatro pilares que comúnmente forman parte de cualquier proceso de planeación estratégica de TI.

Las empresas pueden identificar cómo las iniciativas y los procesos de TI pueden ayudar a fomentar el crecimiento, la eficiencia y el valor empresarial. La alineación implica abrir líneas claras de comunicación entre unidades y convertir las necesidades compartidas en estrategias procesables en las que cada equipo pueda trabajar.

Este proceso ayuda a abordar un problema común, en el que los equipos de TI sienten que otras unidades de negocio no entienden completamente sus procesos de toma de decisiones. A su vez, las divisiones no tecnológicas sienten que no cuentan con los recursos y herramientas tecnológicos adecuados para satisfacer sus necesidades.

Una vez que los equipos cierran las brechas de comunicación y se alinean en torno a un conjunto compartido de prioridades, a menudo describen los pasos tangibles que tomarán para lograr esos objetivos.

Este objetivo implica asignar responsabilidades a los distintos grupos e idear calendarios y flujos de trabajo para los principales hitos. Por ejemplo, el primer paso puede completar en dos meses, el segundo en seis meses y el tercero en 12 meses. Además, este proceso implica la identificación de datos y métricas que puedan emplear para medir los avances. Las hojas de ruta suelen poner de relieve las posibles interdependencias entre los equipos, lo que ayuda a identificar dónde es crítico la colaboración o la secuenciación.  

Este objetivo implica evaluar la cotización, la dotación de personal y la infraestructura actual del departamento de TI y optimizar cada uno. Es posible que las compañías deban reducir las inversiones en tecnología en un área para adaptar a una expansión en otra. Este paso se superpone con la gestión estratégica de la cartera, o el proceso general de optimización de los recursos y la financiación de la compañía. 

Por ejemplo, una compañía podría:  

•  Retrasar su transición a una nueva operativa si el plan estratégico revela que este cambio queda fuera del alcance de su presupuesto anual

• Pruebe una suite de software asequible y de código abierto en lugar de renovar un paquete costoso de un proveedor externo 

• Renueve las computadoras portátiles de los antiguos empleados en lugar de comprar hardware sin abrir para los nuevos empleados 

Al redactar un plan de acción de TI, las empresas a menudo anticipan posibles obstáculos e incluyen medidas de contingencia para que los líderes empresariales sepan cómo responder a situaciones imprevistas. Después de identificar los posibles riesgos, los líderes de TI podrían evaluar la probabilidad de que se produzca un escenario en particular y estimar la gravedad del impacto del revés en los resultados del negocio. 

Los riesgos potenciales incluyen:  

• Vulnerabilidades de ciberseguridad y obstáculos regulatorios 

• Aumento de los costos de mantenimiento y cargas de trabajo excesivas 

• Interrupciones del servicio y escasez de recursos 

• Interrupciones del mercado y desafíos de la competencia 

Además de identificar amenazas, las evaluaciones de riesgos también podrían considerar el costo de no actuar. Por ejemplo, implementar un nuevo sistema de automatización impulsado por IA puede ser costoso y llevar mucho tiempo a corto plazo, pero generar ganancias significativas de productividad y rentabilidad a largo plazo.  

Las empresas también pueden utilizar la planificación de escenarios, un método para explorar futuros resultados comerciales y elaborar planes sobre cómo manejar cada uno, para protegerse de la incertidumbre. Un enfoque llamado modelado de simulación utiliza modelos cuantitativos para imitar procesos de la vida real, como la gestión de la cadena de suministro o el tráfico de red, lo que permite a las organizaciones probar las decisiones estratégicas antes de implementarlas.

Las organizaciones recurren cada vez más a estrategias de simulación más avanzadas. Algunas de estas estrategias incluyen gemelos digitales (creación de réplicas digitales de activos) y análisis predictivos (combinación de machine learning, modelos estadísticos y minería de datos). De lo que se trata es de lograr pronósticos más fiables y detallados.

Un documento de plan estratégico de TI es el proyecto técnico que muestra cómo una organización ejecuta su estrategia de TI y los pasos que toma para lograr sus objetivos estratégicos. Ayuda a convertir la visión estratégica de una empresa en un esquema concreto que cada equipo puede seguir. Los equipos pueden usarlo para ayudar a garantizar que sus decisiones coincidan con los objetivos de la organización establecidos en el documento. 

Las compañías a menudo emplean plantillas de planes estratégicos de TI, ya sean de consultores o desarrolladas internamente, para impulsar el proceso. El uso de un documento estandarizado puede ayudar a garantizar que la organización no pase por alto las principales necesidades o perspectivas comerciales. Muchas compañías descubren que el uso de una herramienta de gestión de proyectos en línea como Trello, Miro, Asana o Jira puede ayudar a agilizar el proceso de redacción. 

Si bien las secciones varían según el alcance del plan, los componentes comunes incluyen: 

Resumen ejecutivo: una descripción general de alto nivel de los objetivos de la empresa y cómo su departamento de TI puede ayudar a alcanzarlos. 

Capacidades actuales de TI: considera los recursos, fortalezas e ineficiencias actuales del departamento de TI. 

Alineación de objetivos del negocio: demuestra cómo la estrategia de TI de la compañía se conecta con su misión más amplia y las prioridades del negocio. 

Análisis FODA: identifica fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas internas y externas que podrían afectar el rendimiento de TI. 

Hoja de ruta de TI: consiste en un plan de juego detallado paso a paso sobre cómo lograr los objetivos de TI de la compañía e incluye hitos, métricas y cronogramas específicos para cada objetivo. 

Consideraciones presupuestarias: establece presupuestos para diferentes programas de TI y analiza cómo encaja la TI en las finanzas generales de la empresa. 

Requisitos de recursos: estima los recursos que la empresa necesita para ejecutar con éxito su estrategia de TI, incluidos los recursos informáticos, el personal y la capacitación. También conocido como planificación de capacidad. 

Estrategia de datos: describe cómo deben recopilar, gestionar y gobernar los datos en toda la organización para apoyar la toma de decisiones estratégicas. Considera la calidad de los datos, el linaje (seguimiento del flujo de datos a lo largo del tiempo) y el cumplimiento (alineando la gestión de datos con los requisitos reglamentarios, los estándares de las industrias y las políticas internas). 

Evaluación de riesgos: ayuda a garantizar que los objetivos de TI cumplan con los marcos de gobernanza, cumplimiento y seguridad de la empresa. Esta evaluación también ayuda a los equipos a elaborar planes de mitigación para preparar para posibles amenazas. 

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas de rendimiento cuantificables que se pueden utilizar para evaluar el rendimiento de una herramienta o iniciativa en particular. Los KPI pueden ayudar a las empresas a elaborar estrategias comerciales basadas en evidencia que reflejen los datos.

Ejemplos:

Las compañías emplean múltiples metodologías para elaborar planes estratégicos de TI, dependiendo de su tamaño, sistema de gobernanza y otras consideraciones. A continuación se presenta una estructura que las compañías podrían emplear como punto de partida para elaborar su propio plan.  

Comience por revisar los factores de alto nivel, incluidos los pipelines de ventas, los objetivos y los planes de crecimiento, las adquisiciones, las asociaciones y las fusiones.  

Las empresas podrían tratar de encontrar un término medio entre una línea de tiempo que sea demasiado amplia y vaga y una que sea demasiado estrecha e inflexible. 

Reunir con equipos específicos puede ayudar a identificar patrones y experiencias compartidas que se pueden priorizar en el plan final. Dado que las organizaciones a menudo dependen de plataformas y servicios de terceros, los proveedores y socios externos también suelen ser parte del proceso.  

Los stakeholders pueden proporcionar insights sobre la complejidad de integración de la organización, lo que explica lo difícil que es conectar nuevos servicios al sistema existente. También pueden ofrecer información sobre las dependencias del sistema, cuando un servicio depende de otro para funcionar correctamente. Estas conversaciones también pueden ayudar a las organizaciones a evaluar la adecuación del proveedor o el grado en que una asociación en particular se alinea con los objetivos comerciales a largo plazo de la compañía.  

Comunicar el propósito y la importancia de su estrategia de TI (y cómo afecta a cada departamento y sus funciones) puede garantizar que ninguna área del negocio quede aislada o descuidada. Este paso es crítico para fomentar la alineación interfuncional. 

Revisar el estado actual de la infraestructura de la empresa puede ayudar a identificar los desafíos existentes. Por ejemplo, una empresa podría haber planeado ampliar un contrato de software, pero descubrió que los empleados prefieren usar una aplicación completamente diferente. 

Todos los cambios se revisan comúnmente desde un punto de vista de gobierno para ayudar a garantizar que cumplan con los estándares de ciberseguridad y los requisitos legales de la compañía. 

Los equipos que desarrollan un plan estratégico de TI deben enfrentar los siguientes desafíos:

La planificación estratégica de TI suele ser un proceso lento, costoso y deliberado. Requiere entrada de una amplia gama de stakeholders y análisis e investigación de datos en profundidad. Si las compañías tardan demasiado en diseñar una estrategia, puede limitar su capacidad para pivotar rápidamente y responder a los eventos que se desarrollan. 

La empresa de investigación Gartner espera que el gasto en TI crezca casi un 8 % en 2025. Los principales factores que impulsan el gasto en TI incluyen el aumento de las preocupaciones de seguridad, el crecimiento de los empleados y la necesidad de actualizar la infraestructura obsoleta, según la red profesional de TI Spiceworks. Dadas estas limitaciones, las organizaciones de TI pueden tener dificultades para experimentar con nuevas tecnologías e innovar más allá de las necesidades básicas.

La planificación estratégica de TI requiere un gran compromiso entre los stakeholders que, a pesar de trabajar hacia los mismos objetivos comerciales, aportan su propia experiencia y prioridades. Los planes estratégicos de TI eficaces pueden comunicar cómo las nuevas iniciativas pueden tener un beneficio en todas las áreas del negocio, ayudando a garantizar que cada equipo se sienta representado. 

A pesar de estar enraizados en evidencias y tendencias históricas, los planes estratégicos de TI requieren inevitablemente cierto grado de proyección. Las tecnologías disruptivas, los nuevos competidores o las nuevas amenazas de ciberseguridad pueden surgir inesperadamente y desarmar los planes actuales. Las estrategias de TI suelen anticipar estas incertidumbres mediante la adopción de una estructura ágil y flexible que permite a los equipos pivote cuando sea necesario. 

Las tecnologías emergentes plantean importantes retos, pero también ofrecen nuevas oportunidades a las compañías y equipos informáticos dispuestos a adoptarlas. Las compañías podrían plantear incorporar la transformación digital a su marco de planeación estratégica para impulsar la innovación, la agilidad y el valor empresarial a largo plazo. 

Las tendencias tecnológicas emergentes y en expansión incluyen:

El Internet de las cosas (IoT), o una red de dispositivos conectados a Internet, puede proporcionar datos detallados y en tiempo real, lo que brinda a las compañías una comprensión más profunda del rendimiento de los diferentes servicios.

Las compañías incorporaron dispositivos IoT en sus flujos de trabajo durante al menos dos décadas. Pero las redes 5G, los satélites de órbita terrestre baja (LEO), Wi-Fi 7 y otros avances han acelerado la adopción en la fabricación, la atención médica, la venta minorista y otras industrias. La IA permite cada vez más a las compañías analizar las tendencias de los datos en los dispositivos conectados, mientras que la computación de borde o el procesamiento de datos en o cerca del dispositivo puede ayudar a ofrecer insights más rápidos y precisos. 

Los agentes impulsados por IA pueden acelerar los flujos de trabajo mediante la automatización de tareas repetitivas. Esta automatización permite a los equipos de TI centrarse en un trabajo más avanzado.

En el lapso de solo seis meses en 2024, el uso de IA de las organizaciones para TI saltó del 27 % al 36 %, lo que representa el mayor aumento de cualquier función empresarial, según McKinsey.  Además, la plataforma de gestión del trabajo Asana descubrió que más de las tres cuartas partes de los líderes de TI creen que se les encargará liderar las transformaciones de la IA dentro de sus empresas. Este hallazgo sugiere que la IA es una prioridad creciente para ellos.

La adopción en la nube y la adopción híbrida continúa creciendo, en parte porque la tecnología puede ayudar a las empresas a optimizar el uso de los recursos y responder más rápidamente a las necesidades de los clientes.

Si bien los marcos de nube no son nuevos, las innovaciones como el machine learning y la computación sin servidor (un modelo que permite a los desarrolladores desplegar aplicaciones sin necesidad de administrar los servidores en los que se ejecutan) han ayudado a que los enfoques de nube sean más eficientes, personalizables y receptivos para algunas empresas en comparación con la infraestructura on premises. Por ejemplo, las compañías pueden pagar por el almacenamiento de datos en función del uso en lugar de construir y mantener sus propios centros de datos.

La TI sustentable se refiere al proceso de minimizar el impacto ambiental de los sistemas de TI de una empresa mediante el uso de tecnologías ecológicas.

Si bien la mitad de las organizaciones han elaborado estrategias de sustentabilidad, solo el 18 % de esos planes presentan objetivos y plazos específicos sobre cómo alcanzar hitos ambientales, según la consultora Capgemini. Los planes estratégicos de TI pueden ayudar a dirigir esta disparidad al alentar a las empresas a elaborar métricas tangibles para rastrear su uso de energía mientras mantienen los objetivos comerciales. 

En los próximos años, es probable que los equipos de TI empleen modelos fundacionales mundiales. Estas herramientas son modelos de IA que se especializan en física y concientización espacial para ayudar a recopilar insights de datos digitales para su uso en dispositivos y aplicaciones del mundo real.

Por ejemplo, una compañía de conducción autónoma podría construir una réplica digital de su auto autónomo para realizar experimentos digitalmente antes de probarlo en una pista real. Los planes estratégicos de TI pueden incluir programas piloto que exploren cómo se puede emplear la inteligencia espacial para desarrollar nuevos productos o agilizar las operaciones. 

Algunos equipos de TI están sentando las bases para computadoras que utilizan principios de física quantum para realizar operaciones exponencialmente más rápido que las computadoras clásicas. Si bien las computadoras cuánticas operan en gran medida en contextos experimentales hoy en día, algunos científicos informáticos creen que podrían utilizarse para aplicaciones prácticas en los próximos años. Este desarrollo tiene el potencial de remodelar los departamentos de TI, lo que lleva a las empresas a desarrollar nuevos marcos de seguridad que protejan las redes contra las ciberamenazas cuánticas emergentes.