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Che cos'è l'integrazione SaaS?
Pubblicato: 15 Luglio 2024
Contributori: Tasmiha Khan, Michael Goodwin
L'integrazione SaaS è il processo di connessione delle applicazioni Software as a Service (SaaS) con altre applicazioni e sistemi, basati sul cloud o in sede.
L'integrazione SaaS consente alle applicazioni di richiedere e condividere dati senza interruzioni, promuovendo l'automazione del workflow e migliorando la funzionalità in vari processi aziendali.
SaaS è un modello di distribuzione del software basato sul cloud in cui i fornitori di servizi ospitano le applicazioni e le rendono disponibili ai clienti su Internet. Gli utenti possono accedere a queste applicazioni su richiesta senza dover installare o gestire il software sui propri dispositivi locali. Il provider SaaS ospita l'applicazione nel cloud e gestisce tutta l'infrastruttura, la sicurezza e gli aggiornamenti sottostanti.
Le applicazioni SaaS offrono i benefici di un'implementazione rapida, spese di gestione minime e costi prevedibili alle aziende di tutte le dimensioni, dalle startup alle grandi organizzazioni globali. Le soluzioni SaaS sono in genere basate su abbonamento e offrono scalabilità, aggiornamenti automatici e accessibilità da qualsiasi luogo con una connessione a Internet. Questo aiuta le organizzazioni a concentrarsi sulle operazioni principali utilizzando al contempo tecnologie all'avanguardia senza ingenti investimenti iniziali in infrastrutture.
Questi vantaggi hanno reso il SaaS il modello di distribuzione del software dominante oggi e hanno alimentato l'adozione del SaaS in tutti i settori. I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce e HubSpot, gli strumenti di collaborazione come Microsoft 365 e Slack e le soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning) come quelle di SAP e Oracle esemplificano il ruolo fondamentale che le applicazioni SaaS svolgono nelle aziende moderne.
Questa ubiquità sottolinea il ruolo del SaaS come forza trasformativa nelle moderne operazioni aziendali, guidando l'efficienza, la flessibilità e l'innovazione in diversi settori. L'incorporazione di dispositivi di intelligenza artificiale (AI), machine learning (ML) e Internet of Things (IoT) ha contribuito a rafforzare questi strumenti e a guidarne l'adozione. L'analista di settore Gartner prevede che la spesa SaaS globale crescerà del 22% per un totale di 295 miliardi di dollari entro la fine del 2025.1
Le applicazioni SaaS offrono numerosi benefici, ma il loro valore per le organizzazioni dipende dalla capacità di mitigare con efficacia le sfide e i rischi associati. Man mano che gli ambienti IT diventano sempre più complessi, questi introducono nuove sfide come workflow frammentati, silo di dati e problemi di compatibilità con i sistemi esistenti. L'integrazione SaaS aiuta le organizzazioni ad affrontare questi problemi. Facilita la connettività e il flusso di dati senza interruzioni tra applicazioni e sistemi eterogenei necessari per l'automazione dei processi aziendali.
IBM API Connect ha ricevuto il punteggio più alto possibile in 17 criteri su 24.
L'integrazione SaaS funziona utilizzando application programming interface (API) per consentire lo scambio di informazioni tra un'applicazione SaaS e altre applicazioni e sistemi aziendali. Un'API è un insieme di regole e protocolli che consentono alle applicazioni software di comunicare e scambiare dati, caratteristiche e funzioni.
Le API funzionano autenticando le applicazioni prima di autorizzare qualsiasi trasferimento di dati. I dati vengono in genere scambiati utilizzando formati standard come JSON e XML. Mentre alcune applicazioni SaaS si aggiornano in tempo reale, fornendo sincronizzazione immediata e aggiornamenti dei dati man mano che si verificano modifiche, altre si basano sull'elaborazione batch. L'elaborazione batch comporta l'accumulo di dati in un determinato periodo e quindi l'invio in blocco a intervalli programmati.
L'integrazione SaaS può essere pensata come la rete stradale interconnessa in una città. Ogni edificio della città rappresenta un'applicazione o un sistema diverso, ognuno con la sua funzione e il suo scopo specifici. Le strade - le API in questa analogia - collegano questi edifici, consentendo ai veicoli (i dati) di viaggiare agevolmente da un luogo all'altro. Senza queste strade, ogni edificio funzionerebbe in modo isolato, senza la capacità di condividere risorse o comunicare in modo efficace.
La rete stradale consente alle informazioni di fluire liberamente tra gli edifici, proprio come l'integrazione SaaS facilita lo scambio di dati e il coordinamento tra diverse applicazioni software. Questa infrastruttura interconnessa è essenziale per il funzionamento generale della città, così come l'integrazione SaaS è fondamentale per migliorare l'automazione dei workflow e aumentare la produttività nei vari processi aziendali.
La maggior parte delle applicazioni SaaS pubblica le proprie API pronte all'uso o compatibili con tipi di API comuni, come le API REST. In alcuni casi, in particolare nei sistemi più complessi, potrebbe essere necessaria un'ulteriore programmazione e configurazione per integrare un'applicazione SaaS con le applicazioni e i sistemi esistenti.
Integrando le applicazioni SaaS, i team possono creare workflow più solidi ed efficienti, sfruttare meglio l'automazione, ridurre al minimo l'inserimento manuale dei dati (riducendo l'errore umano) e ricavare più valore dai dati delle applicazioni.
Esistono diversi modi in cui le organizzazioni possono integrare le applicazioni SaaS, ognuno dei quali offre vantaggi e funzionalità distinti.
Integrated platform as a service (iPaaS)
Connettere applicazioni attraverso metodi come lo sviluppo personalizzato o le integrazioni point-to-point è un'operazione laboriosa, poco flessibile e costosa. Man mano che le organizzazioni adottano sempre più ambienti ibridi e multicloud , insieme a un numero crescente di applicazioni SaaS, la necessità di una strategia di integrazione più adatta a tale complessità diventa sempre più critica. Le soluzioni iPaaS sono progettate per rispondere a questa esigenza e supportare le organizzazioni nel loro percorso di trasformazione digitale.
Una piattaforma iPaaS è un hub centralizzato che standardizza i flussi di dati tra le applicazioni e semplifica i processi aziendali. Le soluzioni iPaaS offrono in genere una suite di modelli e connettori predefiniti che riducono la complessità e il tempo necessari per connettere applicazioni e sistemi. Le piattaforme iPaaS offrono anche strumenti low-code e no-code sotto forma di interfacce visive intuitive e moduli drag and drop che consentono agli utenti non tecnici di creare e gestire integrazioni.
Le soluzioni iPaaS possono essere utilizzate per automatizzare attività come la sincronizzazione degli ordini e dell'inventario tra piattaforme di e-commerce e CRM e per connettere più flussi di dati con il software ERP. Inoltre, una soluzione iPaaS può attivare azioni automatizzate, come l'invio di una fattura al momento dell'approvazione del progetto o l'invio di tecnici o supporto ai clienti interessati durante le interruzioni del servizio.
Le piattaforme iPaaS possono anche gestire requisiti di integrazione critici come il riconoscimento della consegna dei dati e la governance dei dati, eliminando la necessità per le aziende di sviluppare queste funzionalità internamente. Il risultato è un'azienda più connessa e meglio posizionata per trarre vantaggio dai processi aziendali automatizzati. Con le soluzioni iPaaS, le organizzazioni non devono creare le proprie integrazioni. Tuttavia, sono ancora necessarie competenze tecniche per risolvere i problemi con le piattaforme iPaaS.
L'iPaaS integrato presenta un'altra soluzione. Con l'iPaaS integrato, le aziende SaaS offrono funzionalità di integrazione direttamente all'interno dei prodotti SaaS. I servizi EiPaaS facilitano le integrazioni rivolte ai clienti tra applicazioni di terze parti e la piattaforma di un fornitore, in modo che i clienti possano collegare le loro app con i servizi del fornitore. Con eIPaaS, i clienti possono creare e implementare le proprie integrazioni all'interno del software del fornitore, oppure i fornitori possono creare integrazioni per conto del cliente e consentire loro di scegliere quali integrazioni adottare.2
Robotic process automation (RPA)
La robotic process automation è una tecnologia che utilizza bot software per automatizzare attività ripetitive altrimenti eseguite dall'uomo. Nel contesto dell'integrazione SaaS, l'RPA può automatizzare l'estrazione dei dati, l'inserimento manuale dei dati e altre attività di routine su più applicazioni SaaS. Gli strumenti RPA sono particolarmente utili per integrare i sistemi legacy con le moderne app SaaS, riducendo il rischio di errore umano e alleggerendo il lavoro dei dipendenti in modo che questi possano concentrarsi su attività più strategiche.
Ad esempio, nelle risorse umane, l'RPA può essere utilizzata per raccogliere e sincronizzare le informazioni sui nuovi assunti su diverse piattaforme. Un bot automatico può essere utilizzato per inserire informazioni sui dipendenti, compilare i moduli necessari e aggiornare i registri dei dipendenti all'interno del sistema delle risorse umane, distribuire materiali di onboarding e accedere ai moduli di richiesta, inviare email di presentazione e altre attività. Tali automazioni possono contribuire a creare un'esperienza di onboarding fluida ed efficiente senza la necessità di interventi manuali. Sebbene l'implementazione dell'RPA possa far risparmiare tempo, i workflow dei bot possono fallire in seguito agli aggiornamenti delle applicazioni o alle modifiche dell'interfaccia utente.
Integrazione personalizzata (o integrazione nativa)
Una strategia di integrazione SaaS personalizzata evita il coinvolgimento di terze parti e si affida a sviluppatori interni per creare e mantenere le integrazioni. Le integrazioni personalizzate offrono un alto livello di flessibilità e personalizzazione. Per questo motivo, le aziende che necessitano di funzioni specifiche che le integrazioni di app standard spesso non offrono devono fare affidamento, almeno in una certa misura, su un'integrazione personalizzata. Questo metodo può essere adatto anche alle organizzazioni con esigenze di integrazione limitate, in cui le richieste di integrazione personalizzata non diventeranno eccessivamente costose.
Tuttavia, lo sviluppo di integrazioni API personalizzate per molte applicazioni SaaS può essere complesso, dispendioso in termini di tempo e costoso per le aziende che lavorano con molte applicazioni SaaS e sistemi locali. Il processo spesso comporta più cicli di sviluppo e test per ottenere un flusso di dati adeguato. Il mantenimento e l'aggiornamento delle integrazioni personalizzate nel tempo può comportare debiti tecnici e costose revisioni, mettendo a dura prova la scalabilità e la flessibilità per la crescita futura.
Middleware
L'integrazione del middleware è l'uso di software intermedio che collega le applicazioni SaaS e i sistemi on-premise. Le soluzioni middleware includono strumenti ESB (Enterprise Service Bus) e piattaforme iPaaS che collegano tutti i componenti di uno stack tecnologico. Le soluzioni middleware tradizionali sono spesso costose da acquisire e richiedono conoscenze specialistiche per essere implementate e gestite in modo efficace, cosa che sta diventando sempre più rara. iPaaS è un tipo di middleware basato su cloud progettato per applicazioni SaaS e aziende moderne ed è generalmente considerato un aggiornamento rispetto a soluzioni middleware più tradizionali.
Le aziende di tutti i settori stanno adottando strategie di integrazione SaaS per semplificare la connettività e automatizzare i processi aziendali all'interno dei loro ambienti IT. I casi d'uso comuni dell'integrazione SaaS includono:
Le organizzazioni possono integrare piattaforme come HubSpot e Microsoft Dynamics 365 per abilitare il trasferimento automatico dei lead. Quando un lead viene acquisito in una campagna di marketing automatizzata su HubSpot, viene automaticamente aggiunto a Microsoft Dynamics 365 per il follow-up da parte del team di vendita.
L'integrazione dei dati delle transazioni provenienti da piattaforme di e-commerce come Shopify con sistemi ERP come NetSuite consente la sincronizzazione automatica di ordini, inventario e dati dei clienti. Quando un cliente effettua un ordine su Shopify, Shopify invia i dati corrispondenti a NetSuite, con aggiornamenti in tempo reale su prezzi, inventario e spedizione che si riflettono in Shopify e in altre applicazioni e sistemi integrati.
I team HR possono implementare soluzioni di automazione RPA nel loro software HR per sincronizzare l'inserimento dei dati e le azioni automatiche tra il software HR e i sistemi interni.
L'integrazione SaaS offre numerosi vantaggi, tra cui l'integrazione dei dati senza interruzioni, i flussi di lavoro automatizzati, la scalabilità migliorata, l'analisi unificata, il risparmio sui costi e l'aumento dell'efficienza e un ROI più solido sugli investimenti SaaS.
L'integrazione SaaS consente un flusso di dati fluido e accurato tra le applicazioni aziendali. Ciò consente di ridurre al minimo gli errori e di fornire aggiornamenti in tempo reale su tutti gli endpoint.
Le soluzioni di integrazione SaaS facilitano la creazione di flussi di lavoro su più applicazioni e sistemi (basati sul cloud o in locale), riducendo i processi manuali e le attività ripetitive che i dipendenti devono completare.
Quando una piattaforma di e-commerce, una piattaforma CRM e una dashboard di analisi dei dati sono tutte collegate, un rappresentante di vendita può ottenere tutte le informazioni di cui ha bisogno su un determinato cliente, senza dover controllare più applicazioni o fare affidamento su altri dipendenti per la migrazione manuale o l'inserimento dei dati. Meglio ancora, se queste applicazioni sono tutte integrate con workflow interni di machine learning, le organizzazioni possono estrarre informazioni più nitide dai dati.
La selezione della giusta strategia di integrazione consente alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle nuove opportunità integrando nuovi strumenti e applicazioni.
L'integrazione delle applicazioni SaaS consente alle organizzazioni di collegare i sistemi ERP con altre applicazioni e sistemi on-premise e basati sul cloud. Questo ambiente unificato offre alle aziende una visione più completa del business e un set di dati più completo. In questo modo, le organizzazioni possono estrarre dai dati integrati intuizioni praticabili che supportano la pianificazione strategica e il processo decisionale informato.
Un'integrazione SaaS efficace modera il sovraccarico IT riducendo la necessità di un supporto IT esteso e di uno sviluppo personalizzato, migliorando al contempo anche la produttività in quando si riduce il tempo dedicato alle attività manuali.
L'integrazione delle applicazioni SaaS aiuta a massimizzare il ROI consentendo alle aziende di sfruttare appieno le funzioni fornite da queste applicazioni. Creando un ecosistema di applicazioni integrate, le organizzazioni possono migliorare la collaborazione, snellire i workflow ed essere più produttive.
Sebbene l'integrazione SaaS offra numerosi vantaggi, presenta anche alcune sfide:
Con l'aumento degli attacchi informatici e delle violazioni dei dati, la protezione dei dati e il rispetto dei requisiti normativi come il GDPR e l'HIPAA (i link si trovano all'esterno di ibm.com) risultano più importanti che mai. Per mantenere la conformità e proteggere le informazioni sensibili durante l'integrazione delle applicazioni SaaS sono necessari una crittografia robusta, controlli di accesso rigorosi e verifiche di sicurezza regolari.
Le architetture IT complesse che utilizzano molte applicazioni SaaS possono rappresentare sfide significative per una strategia di integrazione SaaS. Lo sviluppo personalizzato è spesso necessario per colmare le lacune tra applicazioni e sistemi incompatibili, mentre sono spesso necessarie competenze tecniche specializzate per un'implementazione e una gestione efficaci. La struttura organizzativa e la complessità sono fattori importanti da considerare quando i leader aziendali scelgono una soluzione di integrazione.
La sincronizzazione di grandi set di dati in tempo reale tra più sistemi può talvolta causare problemi di prestazioni. La latenza può comportare tempi di risposta più lenti e una ridotta efficienza nelle interazioni di sistema, il che può interrompere in modo significativo le esperienze di utenti e clienti.
I team IT devono aggiornare regolarmente i flussi di integrazione per assicurarsi che rimangano funzionanti quando vengono aggiornate le applicazioni sottostanti. È necessaria un'attenta pianificazione per gestire i tempi di inattività durante gli aggiornamenti e ridurre al minimo le interruzioni operative.
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Note a piè di pagina
1 “Gartner Forecasts Worldwide Public Cloud End-User Spending to Surpass USD 675 Billion in 2024” (link esterno a ibm.com), Gartner, 20 maggio 2024.
2 “Che cos’è l'iPaaS”, Chrystal China, 10 luglio 2024.
