Sistema di registrazione e fonte di verità: qual è la differenza?

La differenza tra SOR e SOT è meno tecnologica che funzionale. Non sono tanto diversi tipi di sistemi informativi quanto sistemi informativi che svolgono ruoli differenti in un'organizzazione.

• La funzione principale di un sistema di record è quella di supportare le operazioni aziendali, acquisendo i dati aziendali in un determinato ambito. Ad esempio, uno strumento di customer relationship management (CRM) spesso funge da sistema di registrazione dei dati dei clienti di un'organizzazione, acquisendo informazioni come il nome e i dettagli di contatto. 

• La funzione principale di una fonte di verità è correlare gli elementi di dati provenienti da diversi sistemi per creare un'immagine olistica di un oggetto di dati, come un cliente, un prodotto o un processo. Spesso i stakeholder utilizzano questo quadro olistico per analytics e il processo decisionale. Ad esempio, un data warehouse potrebbe riunire i dati di più app aziendali: un CRM, uno strumento di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), un sistema di gestione dell'inventario. Questa aggregazione consente agli analisti aziendali di identificare tendenze più ampie, come ad esempio quali tipi di prodotti funzionano meglio con diversi segmenti di clienti. 

In altre parole, SOR e SOT affrontano punti critici diversi:

• I SOR creano un archivio di dati autorevole per ogni dominio di business, così che i singoli membri del team, le unità di business e le app non debbano mantenere i propri set di dati duplicati e incoerenti. 

• I SOT aiutano a prevenire silo di dati e permettono alle organizzazioni di ottenere una visione completa degli oggetti dati tra i domini. 

I sistemi di registrazione e le fonti di verità possono assumere molte forme a seconda delle esigenze e dell'architettura dei dati di un'azienda: software specializzato, un database di base, un file system cloud o un altro sistema di storage. La maggior parte delle organizzazioni mantiene sia SOR che SOT, poiché servono scopi distinti. 

Un sistema di registrazione (SOR) è una fonte autorevole di dati aziendali originali. Le SOR possono contenere dati su clienti, dipendenti, prodotti, fornitori o altri asset ed entità relativi ai processi aziendali quotidiani. 

Un sistema di registrazione è il luogo in cui i dati core business vengono prima creati e successivamente mantenuti. Ogni SOR si concentra solitamente sulla raccolta di dati relativi a una particolare operazione o dominio aziendale. 

Ad esempio, molte organizzazioni utilizzano un sistema informatico sulle risorse umane (HRIS) per gestire i registri dei dipendenti. Tipicamente, questi record vengono creati prima nel sistema HRIS, non trasferiti da altre parti. Se un altro sistema ha bisogno di accedere ai dati dei dipendenti, li rifornisce dall'HRIS.

Alcuni SOR catturano dati in tempo reale. Altri utilizzano aggiornamenti batch.

Un sistema di registrazione è una fonte di dati autorevoli. Ciò significa due cose:

1. Il SOR è la fonte di dati che alimenta altri sistemi. Gli stakeholder possono accedere ai dati tramite qualche altro portale, come un data warehouse o un data lakehouse, ma i dati che vi fluiscono provengono in ultima analisi dal SOR pertinente.
    

2. Se sorgono domande o discrepanze riguardo a un'informazione, la versione del SOR viene considerata corretta.

Avere una fonte autorevole designata per ogni tipo di dati aiuta a garantire la coerenza dei dati. Tutti coloro che lavorano con i dati utilizzano lo stesso set di dati, invece dei propri set di dati personali, il che può portare a silo, frammentazione, errori, lacune di visibilità e altri problemi.

A causa dell'attenzione alla qualità dei dati, molte SOR hanno workflow di automazione integrati per la convalida dei dati. Ad esempio, un CRM potrebbe controllare qualsiasi elemento dati categorizzato come numero di telefono per assicurarsi che segua il formato appropriato XXX-XXX-XXXX. 

I SOR tendono anche a limitare i privilegi di scrittura a un gruppo ristretto di persone o sistemi. Questo aiuta a garantire l'integrità dei dati prevenendo manomissioni dolose o colpose.

Poiché mantengono archivi di dati affidabili, i SOR spesso svolgono un ruolo nella governance dei dati e negli sforzi di conformità. I SOR possono aiutare a garantire che solo le persone giuste possano leggere o scrivere dati per i motivi giusti. Possono anche aiutare a mantenere traccia dei controlli e dei registri di accesso per dimostrare la conformità e individuare le violazioni da correggere.

Un sistema di registrazione può essere un semplice SQL database o un sistema di archiviazione di file nel cloud. Di solito, però, le organizzazioni utilizzano app e software specializzati, poiché questi strumenti hanno funzioni integrate che aiutano a garantire accuratezza e coerenza dei dati.

Esempi comuni di SOR includono database di customer relationship management (CRM), software per la gestione del capitale umano (HCM), software di enterprise resource planning (ERP), sistemi di esecuzione della produzione (MES), database di customer relationship management (CMDB) e piattaforme di project management. 

Una fonte di verità è un sistema informatico che aggrega o armonizza i flussi di dati provenienti da diverse fonti in un'architettura dati aziendale per creare una visione completa degli oggetti dati di un'organizzazione attraverso i domini. 

Un "oggetto dati" è la cosa a cui si riferiscono i dati: un cliente, un prodotto, un processo o un’altra entità o asset. 

I sistemi di registrazione sono molto efficaci nel memorizzare dati accurati. Tuttavia, ogni sistema di record è associato a un singolo dominio. Di conseguenza, nessun sistema di registrazione da solo contiene un quadro completo di un oggetto di dati che esiste in più domini.

Le fonti di verità aiutano a risolvere questo problema prendendo dati da più sistemi, riconciliandoli e correlandoli per produrre una visione olistica dei dati di un'organizzazione.

Prendiamo ad esempio un cliente. Il CRM dell'organizzazione tiene traccia dei dati identificativi, come il nome e il proprietario dell'account associato. Il software di contabilità tiene traccia di tutte le fatture e i pagamenti dei clienti. Un sistema di ticket di assistenza tiene traccia del tempo di assistenza richiesto da questo cliente e per quali problemi. 

Ogni singolo SOR (il CRM, il software contabile, il sistema di ticket di assistenza) può offrire insight di un solo aspetto del cliente. Ma una fonte di verità utilizza questi SOR come sistemi di origine, aggregando dati di tutti per creare un unico record cliente che include informazioni identificative, dati finanziari e bisogni di supporto.  

Creando una visione olistica degli oggetti dati, una fonte di verità aiuta a rompere i silo dei dati e rende possibile per data analyst , utenti business e altri stakeholder utilizzare i dati dell'organizzazione per prendere decisioni informate, previsioni e proiezioni.

Ad esempio, considerano il record olistico del cliente che unisce i dati e le metriche del CRM, della contabilità e dell'assistenza. Grazie a questa visione completa, un data analyst può ora rispondere a una domanda come: "Questo cliente è redditizio?" 

Vale la pena notare che non tutti gli SOT agiscono come portali o piattaforme di analytics.

Come un SOR, un SOT è un ruolo che un particolare sistema informativo svolge, non una categoria tecnologica distinta. Pertanto, i SOT possono assumere molte forme. Alcuni esempi comuni sono:

• Data warehouse e data mart, che aggregano dati provenienti da varie fonti in un data store centrale ottimizzato per le query e l'analisi. 

• Piattaforme di gestione dei dati master (MDM), che consolidano gli asset di dati aziendali chiave come le informazioni sui clienti, i dettagli dei prodotti e i dati sulla posizione. 

Data lakehouse, che combinano il data storage flessibile dei data lake con le funzionalità di analytics ad alte prestazioni dei data warehouse.

A prescindere dalla forma che assumono, la maggior parte delle fonti di verità sono costruite attraverso un processo comune:

1. Identificare i sistemi di registrazione pertinenti che devono essere unificati.
    

2. Stabilire regole MDM per stabilire come i dati vengono strutturati, riconciliati e correlati.
    

3. Integrare i SOR in un repository comune tramite una pipeline di estrazione, caricamento, trasformazione (ELT) o virtualizzazione.

Una singola fonte affidabile (SSOT) è più o meno la stessa cosa di una fonte di verità: una fonte affidabile di informazioni che unisce i dati aziendali di tutta l'organizzazione per creare una visione olistica degli oggetti dati. 

Ma l'aggiunta della parola "singolo" enfatizza un approccio particolare alla progettazione dell'architettura dei dati: l'idea che ci debba essere un'unica fonte di verità a cui tutti gli stakeholder e le app fanno riferimento. 

Alcune organizzazioni potrebbero avere diverse fonti di verità, a seconda delle loro esigenze e architetture. Ma un'organizzazione con una singola fonte affidabile di verità mira a unificare tutti questi SOT eterogenei in un'unica visione centralizzata e riconciliata dei dati dell'intera azienda.

Per quanto simili e complementari, SOR e SOT sono trattati come componenti distinti di un'architettura di dati, perché svolgono ruoli diversi con requisiti diversi.

I SOR sono responsabili della creazione dei dati e della loro integrità all'interno del loro dominio. I SOT gestiscono la coerenza dei dati tra i domini. Un SOR non ha bisogno di una visione olistica di ogni oggetto di dati. Deve registrare solo i dati importanti nel suo dominio. Ma altri utenti e sistemi potrebbero aver bisogno di una visione olistica. Ed è qui che entra in gioco il SOT.