Cos'è l'HR digitale?

Le risorse umane digitali rappresentano l'evoluzione delle risorse umane da processi e sistemi manuali e basati su carta ad approcci basati sulla tecnologia. Spesso organizzate insieme a una trasformazione digitale a livello aziendale, le pratiche digitali in materia di risorse umane possono aumentare l'efficienza, migliorare il processo decisionale e creare esperienze migliori per i dipendenti.

Tradizionalmente, i professionisti delle risorse umane ricevono grandi quantità di dati da tutti i canali, comprese le comunicazioni interne dei dipendenti e le informazioni esterne sui candidati. Le normative locali sulla forza lavoro disciplinano molte funzioni delle risorse umane, complicando la conformità per le aziende globali. Digitalizzando e unificando le funzioni della multipiattaforma HR, le organizzazioni riducono questi sforzi manuali e aumentano la produttività all'interno dell'organizzazione.

Ma una trasformazione digitale delle risorse umane, progettata correttamente e che implementa tecnologie chiave, può anche creare nuovi paradigmi per i dipartimenti HR. Una trasformazione digitale delle risorse umane, anziché limitarsi a digitalizzarne i processi, riconsidera il modo in cui queste operano utilizzando strumenti come piattaforme cloud, intelligenza artificiale (AI), analytics e automazione.

I dipartimenti delle risorse umane, abilitati a prendere decisioni basate sui dati e a dedicare più tempo a compiti creativi o personali, possono diventare dei fattori trascinanti per una cultura aziendale positiva. In questo contesto, le risorse umane digitali rappresentano più di un aggiornamento tecnologico; cambiano radicalmente il modo in cui le organizzazioni attirano, sviluppano, coinvolgono e distribuiscono i talenti per creare valore aziendale. I processi digitali delle risorse umane possono anche essere un aspetto critico nel processo di gestione del cambiamento, creando così organizzazioni più agili in grado di assorbire rapidamente i nuovi processi.

Negli ultimi anni, nuove tecnologie come l'agentic AI e l'AI generativa hanno aumentato notevolmente la capacità dei reparti di offrire esperienze scalabili e altamente personalizzate, inaugurando un'era di risorse umane incentrate sull'uomo e orientate all'esperienza. Sempre più spesso, la tecnologia delle risorse umane sta facilitando un futuro delle risorse umane in cui i responsabili del personale si evolvono da fornitori di servizi ad architetti dell'esperienza dei dipendenti. Lavorando in collaborazione con la tecnologia, possono migliorare il potenziale di un'organizzazione in modo olistico.

La riprogettazione delle funzioni delle risorse umane con soluzioni digitali può creare dipendenti più fedeli e coinvolti, il che a sua volta si traduce in un aumento dei profitti. Secondo l'IBM Institute for Business Value, le organizzazioni che promuovono esperienze di qualità per i dipendenti registrano un incremento del fatturato del 31% rispetto alle altre aziende. Ci sono molti vantaggi nell'implementare un processo digitale per le risorse umane.

Con le principali integrazioni tecnologiche, i dipartimenti delle risorse umane possono creare esperienze fluide e personalizzate per i propri dipendenti durante tutto il tempo trascorso presso l'organizzazione. I portali self-service e gli assistenti basati su AI consentono ai dipendenti di gestire le proprie richieste di informazioni e le esigenze amministrative senza dipendere dal personale delle risorse umane. Questo processo alla fine aiuta a risolvere i problemi più rapidamente e consente ai responsabili delle risorse umane di concentrarsi su attività più incentrate sull'uomo.

Con agenti AI specifici per le risorse umane, i dipendenti possono ricevere comunicazioni proattive e iperpersonalizzate legate ai principali eventi della vita o agli obiettivi di carriera. Questi agenti aiutano a semplificare le comunicazioni dei dipendenti all'interno dell'azienda e forniscono loro esattamente le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

L'automazione delle attività amministrative può ridurre drasticamente il tempo che i team delle risorse umane dedicano alle attività di routine. Ad esempio, i workflow digitali semplificano processi come le approvazioni dei permessi retribuiti (PTO) che in precedenza avrebbero potuto richiedere diversi interventi manuali. La documentazione digitale centralizzata può eliminare la registrazione cartacea, ridurre i costi e migliorare l'accessibilità in tutta l'organizzazione.

Ad esempio, in un progetto pilota, IBM ha creato un digital worker per aiutare il proprio dipartimento delle risorse umane a completare attività precedentemente manuali di raccolta e immissione dei dati. Questo processo ha contribuito a far risparmiare ai dipendenti 12.000 ore in un solo trimestre.

Le piattaforme e le dashboard digitali per le risorse umane possono generare un'analisi completa della forza lavoro, che informa le decisioni strategiche sulla gestione dei talenti e sull'allocazione delle risorse. Ad esempio, i meccanismi di screening basati su AI potrebbero aiutare i responsabili delle risorse umane a individuare e classificare in modo proattivo i potenziali candidati in base a metriche predefinite, mentre gli strumenti di analytics interna aiutano i dipartimenti a gestire le promozioni in modo equo. Questi sofisticati sistemi analitici possono fornire ai responsabili degli insight aggiornati, migliorando così il processo decisionale quotidiano e creando strutture organizzative più agili.

La trasformazione digitale e l'unificazione dei dati interdipartimentali che spesso comporta consentono alle risorse umane di contribuire più direttamente agli obiettivi aziendali. Questo approccio potrebbe includere la collaborazione per pianificare in modo più accurato le esigenze del personale o l'aiuto a progettare programmi di formazione basati sui dati delle risorse umane. Utilizzando la tecnologia nelle operazioni delle risorse umane, i dipartimenti delle risorse umane possono passare da organi amministrativi a partner aziendali strategici, aumentando la produttività e l'innovazione all'interno dell'organizzazione.

I servizi digitali delle risorse umane possono consentire alle aziende di adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni aziendali e alle interruzioni del mercato. Dal momento che i sistemi digitali sono spesso basati sul cloud e possono supportare la scalabilità verso l'alto o verso il basso, sono più agili dei modelli tradizionali delle risorse umane. Questa flessibilità riduce i costi di espansione e produce un'organizzazione più resiliente.

I sistemi digitali delle risorse umane migliorano la sicurezza dei dati e la conformità normativa rispetto ai frammentati sistemi cartacei. I workflow automatizzati per la conformità possono segnalare potenziali problemi di conformità prima che si presentino, riducendo i rischi legati alle leggi sull'occupazione e sulla privacy dei dati. Per le organizzazioni globali, le piattaforme HR digitali possono applicare automaticamente regole appropriate in base alla posizione dei dipendenti, contribuendo a garantire la conformità alle diverse normative locali.

Inoltre, i registri centralizzati dei dipendenti possono garantire che le informazioni sensibili siano disponibili solo per gli stakeholder autorizzati. E le piattaforme cloud consentono pratiche di crittografia superiori, prevenendo violazioni di sicurezza.

Gli strumenti digitali possono trasformare il processo di reclutamento, alleggerendo l'onere di vagliare migliaia di curriculum e abbinare i candidati alla posizione più appropriata. Ad esempio, gli strumenti di sourcing intelligenti analizzano i requisiti di lavoro e individuano automaticamente i potenziali candidati, mentre le tecnologie di screening basate su AI valutano le applicazioni in base a una serie di criteri.

Queste tattiche possono ridurre i pregiudizi individuando al contempo i candidati più probabili di successo. Inoltre, le tecnologie di AI e automazione possono gestire attività di routine come la pianificazione delle interviste e il riepilogo delle riunioni. Queste caratteristiche forniscono ai responsabili delle risorse umane dati critici e consentono loro di concentrarsi sugli aspetti umani dell'esperienza del candidato

Allo stesso modo, l'onboarding digitale riduce significativamente gli attriti e migliora l'esperienza dei dipendenti a partire dal primo giorno di lavoro di un membro del team. Gli strumenti basati su AI guidano i nuovi assunti nella documentazione, nella configurazione dell'account e nei materiali di orientamento in base al loro ritmo. Mentre invece i percorsi di apprendimento personalizzati forniscono informazioni specifiche per il ruolo in base alla posizione e al background di un buon assunto. Utilizzando l'analytics dell'onboarding, le aziende possono monitorare il coinvolgimento e i progressi, consentendo l'intervento in caso di problemi.

Le piattaforme HR digitali e basate su AI possono fornire uno sviluppo delle prestazioni in tempo reale, continuo e proattivo per un'intera forza lavoro contemporaneamente. Ad esempio, i sistemi di gestione degli obiettivi in tempo reale consentono di creare e monitorare gli obiettivi nel tempo, mentre gli strumenti di feedback possono raccogliere le prospettive di una serie di stakeholder per fornire insight completi sulle prestazioni.

Allo stesso tempo, le analytics individuano i modelli di prestazioni tra team e reparti, fornendo suggerimenti per migliorare i risultati. L'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), insieme agli strumenti di analisi del sentiment, può rivelare temi e insight che potrebbero non essere riconoscibili dai singoli responsabili. Tali dati sulle prestazioni possono essere integrati con i sistemi di retribuzione e sviluppo per creare un processo di gestione dei talenti coerente e specifico per l'azienda.

Le piattaforme di esperienze di apprendimento odierne possono creare corsi di formazione e contenuti personalizzati in base al ruolo, agli obiettivi di carriera e alle preferenze di apprendimento di un individuo. Queste piattaforme possono persino scansionare in modo proattivo le comunicazioni dei dipendenti su piattaforme di social media, come LinkedIn, per individuare opportunità interne e consigliare corsi di formazione.

In alcune applicazioni, le simulazioni personalizzate generate dall'AI facilitano le opportunità di apprendimento pratico, consentendo ai dipendenti di esercitare nuove competenze o interagire con clienti fittizi. Integrando sistemi di apprendimento, di prestazioni e di pianificazione della forza lavoro, le aziende possono sviluppare in modo proattivo piani di formazione individuali per allinearli meglio alle strategie aziendali più ampie.

Le strategie di coinvolgimento digitale misurano, analizzano e migliorano costantemente l'esperienza dei dipendenti. Queste iniziative, che coniugano comunicazione proattiva e analisi interna, semplificano le attività amministrative e aumentano la soddisfazione dei dipendenti riducendo gli attriti all'interno dell'organizzazione. Inoltre, consentono ai leader delle risorse umane di dedicare più tempo alla creazione di iniziative creative di coinvolgimento. Queste iniziative possono anche fornire ai leader aziendali gli strumenti per rilevare potenziali ostacoli prima che si verifichino.

L'analisi del sentiment delle comunicazioni digitali può individuare potenziali problemi di coinvolgimento prima che compaiano in valori più formali, mentre gli strumenti di collaborazione digitale rafforzano le connessioni tra colleghi nonostante la distanza fisica.

Gli strumenti digitali per il benessere possono supportare lo stato di salute olistico dei dipendenti attraverso il monitoraggio delle attività e le piattaforme personalizzate di raccomandazioni e riconoscimento migliorano la cultura aziendale indipendentemente dalla posizione geografica dei dipendenti.

Utilizzando analytics integrate nei sistemi HR, le organizzazioni possono identificare i fattori specifici che promuovono il coinvolgimento dei diversi segmenti di dipendenti, consentendo interventi personalizzati e mirati anziché un approccio unico per tutti.

Gli assistenti AI, una forma più intelligente e sofisticata di chatbot, comprendono i comandi in linguaggio naturale e utilizzano un'interfaccia di AI conversazionale per svolgere le attività. Possono essere integrati nelle soluzioni HR digitali per recuperare rapidamente informazioni aziendali specifiche per un dipendente, rispondere a domande su policy specifiche o completare richieste amministrative basate sul linguaggio naturale.

Gli agenti AI e i sistemi proattivi che operano in modo indipendente per raggiungere obiettivi specifici, aumentano il processo delle risorse umane in una miriade di modi. Ad esempio, possono gestire i permessi e i processi di retribuzione, amministrare benefici come l'assistenza sanitaria, creare pacchetti di offerte e offrire una guida personalizzata durante l'esperienza di onboarding dei dipendenti. L'assistente digitale interno AskHR di IBM automatizza oltre 100 processi in tutta l'organizzazione, gestendo oltre 1,5 milioni di conversazioni con i dipendenti ogni anno.

L'AI generativa viene utilizzata nei sistemi digitali delle risorse umane per creare nuovi contenuti e generare insight. I modelli linguistici avanzati aiutano nello sviluppo delle descrizioni delle mansioni e le comunicazioni personalizzate ai candidati. Per le comunicazioni ai dipendenti, l'AI generativa può redigere annunci, policy e contenuti didattici in modo coerente. Spesso l'AI generativa viene integrata con altre piattaforme o sistemi per creare solidi workflow incentrati sulle risorse umane. 

I sistemi informativi per le risorse umane (HRIS), una tecnologia chiave per le risorse umane, hanno funzione di base digitale per la gestione dei dati dei dipendenti, fornendo una singola fonte affidabile per le informazioni sul posto di lavoro. Solitamente basate sul cloud, queste piattaforme offrono scalabilità e accessibilità da qualsiasi luogo, riducendo i costi di manutenzione per i sistemi on-premise. Numerose soluzioni incorporano capacità di integrazione complete che consentono uno scambio di dati senza interruzioni con altri sistemi aziendali.

Le piattaforme di analytics trasformano i dati del posto di lavoro in insight attuabili attraverso il riconoscimento dei modelli e la modellazione predittiva. L'analisi del sentiment dei dati dei sondaggi e delle comunicazioni digitali può fornire un allarme tempestivo in caso di problemi di coinvolgimento o colli di bottiglia dei workflow. Nel frattempo, l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) può estrarre insight da fonti di dati non strutturati, tra cui recensioni delle prestazioni e colloqui di uscita.

Gli strumenti di screening dei candidati basati su AI valutano i curriculum in base ai requisiti lavorativi, individuando i candidati promettenti da ampi pool di candidati o da fonti esterne come LinkedIn. I sistemi di gestione delle relazioni con i candidati aiutano i responsabili delle risorse umane a coltivare le relazioni con i potenziali assunti, aiutano a garantire la conformità e aiutano i reparti a gestire efficacemente i dati dei candidati.

Ad esempio, il produttore di ceramica e vetro Corning recentemente ha integrato SAP SuccessFactors per cercare di attirare nuovi talenti e ridurre i costi per una forza lavoro distribuita tra 22 Paesi e 12 lingue. L'organizzazione è stata in grado di pubblicizzare rapidamente 1.000 offerte di lavoro e ha attirato 80.000 candidati a livello globale.

I sistemi di gestione continua delle prestazioni consentono un feedback regolare, il monitoraggio degli obiettivi e la pianificazione dello sviluppo. Nel frattempo, i sistemi di coaching digitale, spesso basati su tecnologie AI, mettono in contatto i dipendenti con risorse in base alle loro esigenze di sviluppo e aspirazioni di carriera.

Le piattaforme di gestione delle competenze tengono traccia delle funzionalità e delle competenze della forza lavoro, individuando opportunità di mobilità interna e sviluppo mirato. Le piattaforme di esperienza di apprendimento rendono accurato contenuti di sviluppo personalizzati da più fonti, in base alle esigenze e alle preferenze individuali.

In un caso recente, il team di gestione degli eventi di IBM per l'apprendimento aziendale ha utilizzato soluzioni digitali per le risorse umane per ottimizzare la pianificazione, la programmazione e l'erogazione degli eventi di apprendimento. Questa iniziativa ha creato 8.000 opportunità di apprendimento discreto per la forza lavoro in un periodo di appena sei mesi.

Le soluzioni per il posto di lavoro digitale creano una serie di esperienze unificate per i dipendenti attraverso le comunicazioni HR. I portali self-service possono fornire interfacce intuitive e continuamente accessibili per accedere alle informazioni e ai servizi delle risorse umane. I motori di personalizzazione, che si basano sull'AI e sull'apprendimento automatico, forniscono comunicazioni mirate basate sui profili e sui comportamenti dei dipendenti. 

Per progettare e implementare in modo efficace una strategia digitale per le risorse umane, spesso è utile iniziare con una valutazione completa degli attuali processi delle risorse umane insieme agli obiettivi strategici di una trasformazione.

Questo processo potrebbe includere lo sviluppo di una visione chiara per le risorse umane digitali che spieghi in che modo la tecnologia trasforma l'esperienza dei dipendenti e l'efficienza operativa. È anche possibile che sia necessario creare una roadmap a lungo termine per far coincidere una trasformazione digitale delle risorse umane con obiettivi aziendali più ampi.

In genere, le organizzazioni che approcciano le risorse umane digitali come una serie di implementazioni mirate e isolate generano meno valore rispetto a quelle che integrano le soluzioni in modo olistico nell'intero reparto. 

I processi HR digitali, attentamente progettati, potenziano e completano le funzioni HR umane e rispondono a specifiche esigenze degli utenti piuttosto che alle funzionalità del sistema. In sostanza, le iniziative di successo in ambito HR digitale sono progettate in base a esperienze utente piacevoli. L'utente, non la tecnologia, dovrebbe essere la priorità.

Prima di pianificare una trasformazione delle risorse umane, spesso è utile condurre una ricerca approfondita con i dipendenti per capire le loro aspettative, sfide e preferenze in merito alle interazioni con le risorse umane. Le organizzazioni che si concentrano esclusivamente sull'efficienza rischiano di far risparmiare tempo alle risorse umane, ma di creare frustrazione per i dipendenti e i responsabili. Coinvolgendo i dipendenti nel processo di progettazione fin dalle prime fasi, i leader delle risorse umane aprono la strada a una partecipazione entusiasta dei dipendenti e creano sostenitori per le iniziative di trasformazione digitale future.

Una trasformazione digitale è una buona opportunità per ripensare radicalmente il modo in cui le risorse umane forniscono servizi all'interno di un'organizzazione. La progettazione di un sistema di questo tipo spesso comporta la ridefinizione dei ruoli all'interno di un'azienda al fine di enfatizzare l'analisi dei dati, la progettazione dell'esperienza dei dipendenti e l'abilitazione della tecnologia piuttosto che l'elaborazione amministrativa.

Può anche essere utile creare team interaziendali che riuniscano risorse umane, IT e leadership aziendale per affrontare in modo olistico l'esperienza dei dipendenti. Utilizzando le funzionalità digitali come un'opportunità per reimmaginare i modelli operativi sistemici, le aziende possono consolidare processi frammentati e, in ultima analisi, aumentare il valore delle risorse umane in un'organizzazione.

Per necessità, reinventare il modello operativo aziendale spesso include il miglioramento e la riqualificazione dei professionisti delle risorse umane e lo sviluppo di nuove capacità nell'alfabetizzazione digitale, nella gestione del cambiamento e nell'analisi delle funzionalità.

Nel corso di una trasformazione digitale delle risorse umane, i leader aziendali dovrebbero pensare in modo critico a come introdurre nuovi strumenti nella loro forza lavoro, nonché a come creare una roadmap per creare un'alfabetizzazione digitale. Questa iniziativa potrebbe includere opportunità di apprendimento dedicato che aiutino i professionisti delle risorse umane a capire come lavorare al meglio accanto ai digital worker e ad abbracciare gli aspetti più creativi del loro lavoro.

Dati affidabili, ben organizzati e raccolti in modo trasparente sono una componente critica di una trasformazione digitale delle risorse umane. Un'iniziativa di successo include una strategia completa dei dati che acquisisce informazioni specifiche sull'azienda e sulla funzione.

Gli strumenti di AI addestrati su dati puliti e mirati superano di gran lunga i modelli generici. Per strumenti come gli agenti AI che potrebbero richiedere set di dati di terze parti per svolgere il ruolo previsto, le aziende dovrebbero anche esaminare attentamente le integrazioni per garantirne funzionalità e coerenza.

Come in ogni iniziativa digitale, la creazione di un piano di governance dei dati efficace e affidabile è fondamentale. Questa strategia potrebbe significare stabilire politiche chiare sulla proprietà dei dati, i diritti di accesso e i periodi di retention. Spesso, una trasformazione digitale delle risorse umane richiede un investimento in un'infrastruttura di cybersecurity in grado sia di ospitare sia di proteggere i dati sensibili dei dipendenti.

Creando solidi protocolli di sicurezza, le organizzazioni proteggono i dati sensibili dei dipendenti e mantengono la conformità consentendo al contempo un accesso appropriato. Gli standard di qualità dei dati e gli aggiornamenti regolari aiutano a garantire che le analytics e gli strumenti di AI si basino su informazioni accurate e coerenti. Le pratiche di trasparenza aiutano i dipendenti a capire quali dati vengono raccolti su di loro e come vengono utilizzati, oltre a mantenere la conformità alle normative in costante evoluzione.