Il Team di Gestione degli Eventi all'interno del gruppo Enterprise Learning Operations and Administration (ELOA) di IBM HR fornisce un supporto end-to-end per gli impegni di apprendimento interni a IBM che supportano lo sviluppo dei dipendenti IBM in tutto il mondo. "Il nostro obiettivo all'interno dei Servizi HR è la gestione degli eventi—ovvero l'ottimizzazione della pianificazione, della programmazione e dell'erogazione di eventi formativi che contribuiscono alla formazione di migliaia di utenti IBM ogni anno", spiega Adrienn Bokor, Strategy and Transformation Leader, HR Services, ELOA, di IBM. I corsi offerti dal team coprono un'ampia gamma di argomenti, tra cui Guida per Inclusione, Liberare l'Innovazione e Aumentare l'Impatto dei Manager. Solo nella prima metà del 2023, il team ha realizzato 8.000 eventi.
"Storicamente, i processi di promozione degli eventi, di iscrizione e di monitoraggio dei partecipanti erano molto complessi e manuali. Se ripetuti per migliaia di eventi al mese, questi processi manuali diventavano comprensibilmente soggetti a errori", osserva Hema Nanthini Selvam, Transformation Lead, HR Services, ELOA, di IBM. Per questo motivo il team ha scelto di costruire un assistente AI basato sulla soluzione IBM® watsonx™ Orchestrate.
"A prima vista, compiti come il rilevamento delle presenze sono semplici. Tuttavia, se si guarda più da vicino, ci si accorge che per i manager degli eventi sono estremamente dispendiosi in termini di tempo: scaricare il report dei partecipanti, esaminarlo riga per riga per vedere quando qualcuno si è iscritto e quando se ne è andato, registrare questi dati nel tracker appropriato. Questo non è assolutamente scalabile per le migliaia di eventi che gestiamo ogni mese", spiega Hema.
Utilizzando watsonx Orchestrate, Hema e il suo team hanno costruito un assistente AI per i gestori di eventi e lo hanno chiamato cHaRlie: Cognitive Human Resource Learning EM Assistant. CHaRlie assiste i gestori di eventi in una serie di attività critiche ma ripetitive e soggette a errori, come il monitoraggio delle iscrizioni alle classi, l'avviso ai gestori di eventi che richiedono un follow-up a causa delle basse iscrizioni, la gestione della promozione personalizzata degli eventi, la distribuzione di comunicazioni pre-evento e la registrazione delle presenze alle classi virtuali.
Nei primi sei mesi dal lancio, all'inizio del 2023, cHaRlie ha avuto un impatto significativo sul team di gestione degli eventi e sui suoi clienti, i dipendenti IBM. L'intero team ELOA ha osservato un aumento del 15% della soddisfazione dei dipendenti (misurata attraverso sondaggi net promoter score post-evento) dopo l'implementazione di cHaRlie. Inoltre, il team ha raggiunto il 100% di accuratezza nell'acquisizione delle presenze dei partecipanti e ha ottenuto un miglioramento di almeno il 91% nei tempi di aggiornamento dei registri delle presenze per gli eventi virtuali completati.
"La nostra visione, il nostro obiettivo finale, è fare in modo che i nostri manager di eventi non rimangano bloccati in compiti amministrativi, manuali e ridondanti. Dovrebbero concentrare il loro tempo e i loro sforzi sulla costruzione del rapporto con i clienti. La creazione di questo assistente AI, alimentato da watsonx Orchestrate, che si occupa di queste attività ridondanti, è per noi un grande passo avanti nella realizzazione di questa visione", afferma Selvam.
Il team IBM HR ELOA è responsabile della gestione e dell'ottimizzazione dell'esperienza di apprendimento per migliaia di IBM in tutto il mondo. Il team di gestione degli eventi all'interno di ELOA fornisce il supporto logistico per la realizzazione di eventi in IBM® Consulting e IBM Learning.
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, dicembre 2020.
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