Che cos'è un sistema di registrazione?

I SOR aiutano a garantire che i diversi sistemi all'interno di un'organizzazione possano fare riferimento alle versioni più aggiornate e verificate di importanti elementi di dati. Esempi di SOR includono database di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), software di gestione del capitale umano (HCM), software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), sistemi di esecuzione della produzione (MES), database di gestione della configurazione (CMDB) e piattaforme di gestione dei progetti.

I SOR possono avere anche applicazioni di cybersecurity. Ad esempio, le organizzazioni potrebbero utilizzare un vault di segreti quale fonte di record per credenziali importanti o un sistema di gestione delle identità e degli accessi (IAM) quale fonte di record per gli utenti della rete e per le loro autorizzazioni. 

I sistemi di registrazione sono elementi importanti della Strategia di gestione dei dati di un'Organizzazione. Gestione dei dispositivi mobili (MDM) si riferisce all'approccio completo di un'azienda alla gestione dei dati critici in tutta l'azienda. 

Nel contesto della gestione dei dispositivi mobili (MDM), ogni sistema di registrazione fornisce una fonte autorevole per un tipo specifico di dati, come i dati dei clienti o i dati dei prodotti. I sistemi di gestione dei dispositivi mobili (MDM) consolidano i dati di tutti i SOR di un'Organizzazione per creare un «record d'oro», ovvero la versione più aggiornata e convalidata dei dati di un'Organizzazione. Il golden record consente a tutti di lavorare partendo da una singola fonte affidabile (SSOT) condivisa, il che aiuta a eliminare silo e discrepanze.  

Ad esempio, un rappresentante commerciale potrebbe utilizzare un sistema CRM per cercare l'ultima volta che un cliente ha effettuato una transazione finanziaria. Il CRM è il sistema di registrazione e la cronologia delle transazioni convalidate del cliente è un record d'oro.

I sistemi di registrazione possono offrire agli stakeholder di tutta l'Organizzazione un accesso affidabile e in tempo reale a un set di dati coerente e convalidato. In assenza di un SOR, team e applicazioni diversi possono finire per lavorare con set di dati incoerenti, incompleti o imprecisi, con conseguenti errori, inefficienze e processi decisionali non ottimali.   

Allo stesso tempo, sono necessari investimenti significativi in strumenti e processi di governance dei dati per mantenere la qualità e l'integrità dei dati all'interno di un sistema di registrazione.

Un sistema di registrazione richiede un database per memorizzare i dati, un processo di convalida e sincronizzazione di tali dati e un modo per gli utenti di accedervi. 

Un database è un repository digitale per la memorizzazione, la gestione e la sicurezza di raccolte organizzate di dati.

I SOR utilizzano spesso database relazionali, che organizzano i dati in righe e colonne. Gli stakeholder possono utilizzare il linguaggio di interrogazione strutturato (SQL) per lavorare con elementi di dati. 

I database relazionali sono vantaggiosi per la creazione di un sistema di record perché utilizzano un formato tabellare, che può facilitare la normalizzazione dei dati. La normalizzazione è un modo per organizzare i dati in strutture di tabelle specifiche per migliorare l'integrità dei dati, prevenire anomalie, ridurre al minimo la ridondanza e migliorare le prestazioni delle query. 

Un sistema di registrazione deve essere continuamente aggiornato per garantire che gli utenti di tutta l'Organizzazione possano accedere a dati accurati e verificati. 

In un sistema di customer relationship management, ad esempio, i dati dei clienti possono cambiare in momenti imprevedibili in base al comportamento del cliente, come effettuare un nuovo acquisto o aggiornare il loro profilo sul sito web dell'azienda. Quando si verificano modifiche, i nuovi dati devono essere convalidati, altrimenti possono introdurre errori nel SOR, compromettendone l'autorità. Pensi: una data di transazione indicata come futura o un numero di telefono con troppe o troppo poche cifre.

Inoltre, le modifiche ai registri dei clienti devono propagarsi rapidamente al CRM, alla gestione dei dispositivi mobili (MDM) o al record principale e ai molteplici sistemi che si basano su queste informazioni (come un'app che utilizza le informazioni di contatto del CRM per inviare offerte). 

Molti SOR dispongono di workflow di automazione per la convalida dei dati. I workflow possono essere semplici, ad esempio per garantire che i dati corrispondano a un formato previsto (ad esempio, che una data sia scritta come GG/MM/AAAA) o complessi come il confronto dei dati con i set di riferimento o l'applicazione della logica di business (ad esempio, un acquisto non può essere elencato come avvenuto in una data futura). 

La sincronizzazione richiede un'integrazione su larga scala tra i sistemi informativi e le app aziendali. I SOR si integrano spesso con altri strumenti e software tramite application programming interface (API) o altre connessioni in modo che i dati appena inseriti o aggiornati possano fluire verso i sistemi che ne hanno bisogno. 

Gli utenti hanno bisogno di un modo per accedere ai dati in un sistema di registrazione. Nel caso di un'applicazione aziendale, come uno strumento CRM o ERP, gli utenti possono spesso accedere ai dati direttamente tramite l'app. 

Gli utenti possono anche accedere ai dati tramite un'applicazione aziendale connessa o uno strumento, come un data mart o un data warehouse, che pulisce e organizza i dati per la business intelligence (BI) e altri casi d'uso di data analytics.  

Gli strumenti che servono principalmente a rendere i dati accessibili per l'uso nei processi e nelle decisioni aziendali, ad esempio aggregando, normalizzando o preparando in altro modo i dati, sono talvolta chiamati "sistemi di riferimento".

Poiché i SOR hanno lo scopo di garantire che i dati di alta qualità siano facilmente accessibili, pongono l'accento sull'elevata disponibilità e molti sono progettati per resistere a interruzioni, tempi di inattività e altri potenziali problemi.  

Un sistema di record non deve essere confuso con una singola fonte affidabile, un'espressione comunemente usata nel mondo degli affari per descrivere un'architettura di dati centralizzata.

Il SOR consiste in un'applicazione, un sistema o una rete discreti che contengono informazioni aggiornate e accurate su asset, entità e funzioni aziendali. Un SSOT è più un principio o una pratica per la progettazione di sistemi di dati, il cui obiettivo è quello di creare un repository centrale di dati autorevoli per tutti gli utenti.  

Ad esempio, il MES di una fabbrica di automobili sarebbe il sistema di registrazione dei dati che documentano l'avanzamento di un veicolo sulla catena di montaggio. Tuttavia, la singola fonte affidabile della fabbrica potrebbe essere una piattaforma di gestione dei dispositivi mobili (MDM) che acquisisce e correla i dati del MES insieme ai dati dei dipendenti archiviati nel software HCM e un CMDB che ne governa le operazioni IT per creare un singolo record autorevole di tutti i dati aziendali. 

I SOR aiutano a soddisfare le esigenze di dati degli stakeholder rafforzando l'integrità, la qualità e l'accessibilità dei dati.

L'integrità dei dati è la completezza, l'accuratezza e la coerenza generali dei dati di un'organizzazione. Un sistema di registrazione aiuta a mantenere l'integrità dei dati garantendo che ogni informazione abbia una versione convalidata e autorevole prontamente disponibile per le app e gli utenti che ne hanno bisogno. 

Convalidando regolarmente i dati e apportando modifiche al resto dei sistemi aziendali, i SOR aiutano a garantire che applicazioni e utenti diversi abbiano accesso a dati identici e aggiornati, evitando confusione su importanti documenti finanziari o aziendali.

La qualità dei dati misura la capacità di un set di dati di soddisfare i criteri di accuratezza, completezza, validità, coerenza, unicità, tempestività e idoneità allo scopo. I SOR aiutano a proteggere la qualità dei dati centralizzandoli, rendendo più facile segnalare e correggere le discrepanze rispetto a quando fossero archiviati su vari sistemi. 

La centralizzazione dei dati può anche rendere più facile per i team di governance rilevare problemi nei record critici, come dati duplicati, risposte non valide o spam o voci non aggiornate. 

I SOR consentono agli utenti e alle applicazioni di trovare più facilmente i dati di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Non hanno bisogno di setacciare vari database o confrontare set di dati divergenti per determinare quale sia quello corretto. Possono semplicemente rivolgersi al SOR come fonte di dati affidabile. 

Per tutti i loro benefici, i sistemi di registrazione possono anche comportare sfide relative alla conformità normativa, alla governance dei dati e alla complessità del sistema.

Poiché organizzano e interagiscono con un volume così elevato di dati, i sistemi di registrazione sono spesso soggetti a rigorose normative di conformità in materia di governance, privacy e sicurezza.

Regolamenti come lo Standard sicurezza dei dati dei settori dei pagamenti con carta di credito (PCI DSS) e il Sarbanes-Oxley (SOX) Act richiedono registrazioni accurate e percorsi di controllo validi per determinate attività finanziarie. Allo stesso modo, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e l'Health Insurance Portability and Accountability Act stabiliscono quali tipi di dati personali le Organizzazioni possono memorizzare, come possono memorizzarli e per quanto tempo.

A causa di questo tipo di normative, i team di governance dei dati responsabili della supervisione dei SOR devono rimanere vigili su come, quando, dove e quali utenti accedono a un sistema in relazione alla sua sensibilità.

Il mantenimento di dati accurati in un SOR per l'intera durata di vita richiede investimenti significativi in governance dei dati, strumenti e pratiche per garantire la qualità, la sicurezza e la disponibilità dei dati.

Questo investimento richiede il consenso dell'Organizzazione, poiché una efficace governance dei dati richiede il supporto di dirigenti, Chief Data Officer (CDO) e data steward. 

La natura centralizzata del SOR può essere un'arma a doppio taglio, poiché organizza e riunisce i dati per una supervisione più semplice, ma richiede investimenti continui per mantenere il repository aggiornato e accurato. 

Sono necessarie molte integrazioni per assicurarsi che un SOR contenga e promulghi facilmente le informazioni più aggiornate e accurate. Un unico sistema di registrazione potrebbe dover interfacciarsi con i sistemi di origine che forniscono i dati, i sistemi che ne estraggono i dati e un livello di gestione dei dispositivi mobili (MDM) generale, e molte Organizzazioni hanno più SOR che si estendono su più domini. 

Ad esempio, un MES potrebbe non solo essere configurato per ricevere dati dalle linee di produzione, ma anche per connettersi ai relativi sistemi di gestione della supply chain per Condividi informazioni sui materiali richiesti e tutto ciò potrebbe dover essere inserito in una singola fonte affidabile.