Automazione dei processi finanziari

L'automazione dei processi finanziari consiste nell'uso della tecnologia per semplificare molte attività finanziarie e aumentare l'efficienza dei membri dei team finanziari.

I dipartimenti finanziari avvertono la pressione di dover fornire valore in modo efficiente. L'uso di tecnologie di automazione consente ai team finanziari di concentrarsi su decisioni aziendali più importanti.

L'automazione basata sull'intelligenza artificiale (AI) crea workflow ancora più efficaci potenziando i processi decisionali relativi ai processi finanziari. Consente ai team finanziari di risparmiare tempo e di prendere decisioni più intelligenti per soddisfare le esigenze aziendali.

I CFO e gli altri leader finanziari devono lavorare a stretto contatto con il resto dei vertici aziendali e dei team IT sulle iniziative di trasformazione digitale. Il loro obiettivo è sviluppare la strategia giusta per le loro esigenze di automazione, incorporando software di automazione finanziaria per raggiungere gli obiettivi prefissati. L'implementazione dell'automazione finanziaria li aiuta a gestire le risorse ed evitare attività manuali superflue.

Ad esempio, i team IBM di esperti di pricing transazionale in tutto il mondo gestiscono circa 100.000 offerte di abbonamento, rinnovo e upgrade all'anno, interagendo con ciascun abbonato in media quattro volte. L'automazione di diverse componenti delle decisioni di pricing, come l'esecuzione di calcoli, la raccolta e l'inserimento di dati, ha eliminato 35.000 di lavoro umano all'anno. Soprattutto, questo progetto ha ridotto del 75% il tempo medio del ciclo di offerta.

In realtà, ci sono molte attività ripetitive che le macchine possono svolgere senza bisogno dell'intervento umano. Ogni organizzazione è diversa, quindi è necessaria una strategia di automazione per determinare quali processi manuali richiedono l'intervento umano e quali possono essere gestiti tramite le soluzioni di automazione.

L'automazione crea sfide e opportunità per le società di servizi finanziari, come banche e consulenti per gli investimenti, e per i team finanziari interni delle società.

Per le società di servizi finanziari, può rivoluzionare il modo in cui forniscono i propri servizi, come le operazioni e la consulenza sugli investimenti. Può anche migliorare il servizio clienti e le operazioni di back office.

Per i dipartimenti finanziari all'interno delle aziende, l'automazione semplifica l'onboarding dei dipendenti, la raccolta di informazioni rilevanti su benefit e buste paga e l'invio e l'elaborazione delle fatture.

• Automazione del processo aziendale
• Robot process automation
• Automazione intelligente

La Business Process Automation (BPA) automatizza i processi aziendali ripetitivi tramite software. Può essere impiegata nelle operazioni finanziarie per semplificare i sistemi che i dipendenti devono gestire manualmente. Si tratta di un processo contabile particolarmente efficace. Ad esempio, i team addetti alla contabilità fornitori e alla contabilità clienti traggono vantaggio dall'automazione. Le iniziative di BPA comprendono la gestione delle buste paga e dei pagamenti ai fornitori e altri sistemi finanziari, la previsione dei futuri cicli di vendita e altri processi a livello di sistema.

TD Ameritrade ha collaborato con IBM per utilizzare la BPA per il trasferimento di fondi da un conto esterno ai propri conti TD Ameritrade. Utilizzando i componenti del pacchetto IBM® Cloud Pak for Business Automation, TD Ameritrade è passata da processi manuali soggetti a errori a workflow automatizzati basati su "decisioni generate dal sistema e basate su regole, insieme alla convalida automatica dei campi".

Ha inoltre rivoluzionato l'onboarding di nuovi clienti rimuovendo i passaggi manuali e incorporando l'instradamento e l'escalation automatizzati delle attività, riducendo del 70% il tempo necessario per aprire un nuovo conto.

La Robotic Process Automation (APR) è simile alla BPA. Mentre la BPA si occupa dei sistemi complessivi, la RPA utilizza i bot per automatizzare compiti specifici che richiedono tempo. Elimina la necessità per i dipendenti di lavorare su attività che non rappresentano un buon uso del loro tempo.

L'automazione di queste attività non solo aumenta l'efficienza, ma può anche aiutare a ridurre al minimo l'errore umano. Molte attività individuali svolte nei dipartimenti finanziari possono essere migliorate tramite la RPA. Ad esempio, la RPA può semplificare e automatizzare l'elaborazione dell'invio di fatture o ordini di acquisto, l'elaborazione delle note spese dei dipendenti, la generazione di rendiconti finanziari, l'elaborazione degli ordini dei clienti e altro ancora.

La famosa catena di paninoteche di Pittsburgh , Primanti Brothers, ha collaborato con IBM per utilizzare la tecnologia RPA per creare un bot in grado di automatizzare i suoi report giornalieri sulle vendite e sulla manodopera. Il bot ha consentito all'azienda di risparmiare 2.000 ore e 84.000 USD all'anno.

In un altro esempio, l'agenzia di assicurazioni Aon Italy impiegava processi manuali per raccogliere informazioni per valutare adeguatamente il profilo di rischio di un potenziale cliente. Di conseguenza, l'elaborazione di una richiesta di preventivo poteva richiedere fino a tre giorni. Aon Italy ha implementato il workflow, la gestione delle decisioni e l'integrazione delle applicazioni di IBM Cloud Pak for Business Automation per ottenere un maggiore risparmio sui costi e velocizzare i tempi di elaborazione dei preventivi da presentare ai clienti.

L'automazione intelligente (IA) combina intelligenza artificiale, machine learning, BPA e RPA per semplificare e migliorare i processi decisionali. L'IA può potenziare l'automazione, raccogliendo dati esterni da aggiungere a quelli dell'organizzazione per prendere decisioni più intelligenti sul budget e sulle opportunità future.

Per le compagnie assicurative, l'IA può eliminare la necessità di gestire manualmente il calcolo delle tariffe. Può anche automatizzare la gestione della documentazione necessaria per richieste di risarcimento e perizie. Inoltre, può controllare in ogni fase che le norme assicurative siano rispettate, mantenendo l'azienda conforme.

I processi finanziari che possono essere migliorati con l'automazione sono numerosi.

• Contabilità
• Pianificazione del bilancio
• Servizio clienti
• Cybersecurity e prevenzione delle frodi
• Gestione dei dati
• Integrazione dei nuovi dipendenti nei programmi di benefit
• Pianificazione delle risorse aziendali
• Gestione delle spese
• Pianificazione finanziaria
• Strategie di investimento
• Approvvigionamento

Le organizzazioni che utilizzano strumenti di automazione finanziaria possono eseguire in modo più accurato ed efficiente attività come la riconciliazione dei conti e la creazione di registrazioni contabili. In questo modo, un'organizzazione ha a disposizione un registro il più possibile aggiornato in tempo reale per eventuali domande da parte di commercialisti o dirigenti.

Le tecnologie di automazione possono tenere traccia delle spese e delle entrate in tempo reale, fornendo un punto di vista olistico del budget di un'organizzazione. Inoltre, l'automazione intelligente può utilizzare dati storici e prevedere meglio le probabilità future di bilancio, aiutando le organizzazioni a pianificare meglio il futuro.

Le imprese nel ramo finanziario, come le società di consulenza in materia di investimenti, devono essere disponibili per i clienti 24 ore su 24, 365 giorni all'anno. I chatbot automatizzati e altri strumenti possono fornire risposte rapide a semplici domande in qualsiasi momento. IBM ha aiutato Virgin Money a sviluppare un assistente conversazionale basato su AI, chiamato Redi, utilizzando la Tecnologia Microsoft. L'assistente utilizzava il natural language understanding (NLU) per aiutare i clienti a risolvere problemi relativi ai conti in tempo reale.

L'automazione aiuta a proteggere gli investimenti. L'automazione basata sull'AI può analizzare debiti e crediti per identificare se il conto di un cliente è stato potenzialmente violato. Ad esempio, una banca può utilizzare l'automazione per determinare se la carta di credito di un cliente è stata rubata e chiedere automaticamente al cliente di approvare una transazione o confermare che è fraudolenta. Se si tratta di una frode, il sistema automatico può bloccare immediatamente la carta per impedire di effettuare acquisti futuri.

L'automazione aiuta a proteggere gli investimenti. L'automazione basata sull'AI può analizzare debiti e crediti per identificare se il conto di un cliente è stato potenzialmente violato. Ad esempio, una banca può utilizzare l'automazione per determinare se la carta di credito di un cliente è stata rubata e chiedere automaticamente al cliente di approvare una transazione o confermare che è fraudolenta. Se si tratta di una frode, il sistema automatico può bloccare immediatamente la carta per impedire di effettuare acquisti futuri.

I software di automazione possono aiutare le organizzazioni a rendere i dati accessibili su più sistemi. Ad esempio, il cliente di IBM PNC aveva bisogno di migliorare il modo in cui le sue entità aziendali potevano comunicare attraverso il suo sistema IT. La banca ha collaborato con IBM per utilizzare la soluzione IBM® Sterling Transformation Extender (ITX), che automatizza il trasferimento e la convalida dei dati tra diversi sistemi per consentire ai suoi clienti, interni ed esterni, di effettuare transazioni.

Le organizzazioni possono semplificare la ricezione delle informazioni finanziarie dai dipendenti e fornire loro un'interfaccia per visualizzare i propri benefit, come l'assicurazione sanitaria, i piani 401(k) e le partecipazioni azionarie. Il sistema può generare notifiche se l'organizzazione necessita di informazioni aggiuntive.

I servizi finanziari fanno parte dei processi inclusi nella pianificazione delle risorse aziendali (ERP). L'ERP regola il modo in cui un'organizzazione gestisce le sue funzioni, i processi e i workflow, utilizzando l'automazione e l'integrazione. Si tratta di un sistema leggermente diverso dai sistemi di contabilità, che si concentrano principalmente sul reporting finanziario, sui debiti e sui crediti e sulle informazioni bancarie. Il software ERP si concentra su altre aree dell'azienda, come le risorse umane, l'IT e le operazioni.

L'automazione può aiutare le organizzazioni a ridurre le spese in diversi modi. L'uso di sistemi automatici per fotografare e classificare immediatamente le spese dei dipendenti in tempo reale aiuta le organizzazioni ad avere un quadro completo dei propri obblighi di rimborso.

Elimina inoltre i costi di inserimento manuale dei dati da parte dei dipendenti che svolgono lavori non necessari anziché attività che generano valore aggiunto.

In passato, l'analisi della pianificazione finanziaria richiedeva molte attività manuali, come la raccolta e il consolidamento dei dati finanziari, la preparazione del budget e i rendiconti finanziari. L'automazione può gestire molte di queste attività liberando i dirigenti dalla necessità di raccogliere i dati e consentendo loro di dedicare più tempo all'analisi degli stessi. Ad esempio, le tecnologie di automazione possono elaborare rendiconti finanziari e i dirigenti possono conoscere meglio le proprie passività correnti e la potenziale redditività.

Utilizzando algoritmi basati sui dati dei clienti, i professionisti della finanza possono fornire consigli più intelligenti ai clienti che allineano gli investimenti e i risparmi con gli obiettivi di vita e la tolleranza al rischio. Ora le società di investimento possono automatizzare gran parte delle loro negoziazioni in tempo reale, in modo da dedicare più tempo alla pianificazione finanziaria avanzata per gli individui con un patrimonio netto elevato.

L'automazione può semplificare i processi di approvvigionamento identificando le esigenze specifiche di un'organizzazione riguardo un fornitore o un prodotto. Un software di automazione finanziaria può quindi analizzare rapidamente la risposta di un potenziale fornitore a una richiesta di proposta ed eliminare quelle che non rispettano i criteri corretti. Può quindi inviare automaticamente richieste di ulteriori informazioni a coloro che passano al turno successivo.

• Miglioramento dei processi decisionali
• Dipendenti più felici
• Miglioramento dell'efficienza operativa
• Riduzione al minimo dell'errore umano

I workflow e le dashboard automatizzati forniscono ai professionisti del settore finanziario maggiori informazioni per prendere decisioni più rapide e migliori. Quando i professionisti dei servizi finanziari effettuano operazioni che hanno richiesto

Anziché dover esaminare un foglio di calcolo riga per riga, le dashboard automatizzate con informazioni aggiornate forniscono dati precisi che facilitano i processi decisionali.

Ad esempio, l'automazione dei processi finanziari può far risparmiare ore ai dipendenti nella compilazione delle note spese, permettendo loro di scansionare le ricevute che il sistema può automaticamente categorizzare in base ai dati storici e alle specifiche dell'organizzazione. Gli strumenti di automazione possono anche consentire rimborsi più rapidi, in modo da evitare l'insoddisfazione dei dipendenti riguardo alle spese anticipate.

L'automazione finanziaria aiuta le organizzazioni a semplificare l'efficienza delle operazioni finanziarie creando strategie di automazione relative a diverse attività laboriose. Questi sistemi possono funzionare giorno e notte, anche oltre l'orario di ufficio. In questo modo i dipendenti possono avere a disposizione informazioni aggiornate quando riprendono il lavoro al mattino.

Gli strumenti di automazione end-to-end possono acquisire informazioni da un sistema, ad esempio un ERP, e inserirle in un altro, ad esempio un software di contabilità fiscale. Trasferimenti immediati come questo eliminano la possibilità di errori nel trasferimento dei dati da un sistema all'altro. Questo aspetto è particolarmente importante per questioni come la conformità fiscale. Sapere che le informazioni sullo schermo sono accurate e aggiornate consente ai professionisti del settore finanziario di prendere decisioni accurate.

L'automazione dei servizi finanziari presenta diverse sfide.

• Possibilità di errori
• Necessità di riqualificare e migliorare le competenze dei dipendenti
• Problemi di sicurezza

È probabile che i team finanziari di un'organizzazione dispongano di processi specifici con cui si sentono a proprio agio. Introdurre software di automazione nei workflow può rappresentare una sfida all'inizio, soprattutto se non si ha dimestichezza con molte tecnologie. La riqualificazione o l'aggiornamento dei dipendenti rappresentano una sfida per le organizzazioni, perché richiedono innanzitutto che i dipendenti accettino di imparare nuovi processi. È inoltre necessario disporre di risorse sufficienti per formare i dipendenti e dare loro il tempo di imparare. In sintesi, richiede il cambiamento di queste abitudini e un approccio positivo all'apprendimento di nuove competenze. Anche se gli strumenti di automazione riducono i compiti che hanno da svolgere, i dipendenti devono imparare a usarli e adattarsi a un nuovo modo di lavorare.

Sebbene i software di automazione aiutino a ridurre i rischi umani nell'uso quotidiano, la maggior parte dei software è comunque inizialmente programmata da esseri umani. Quindi, se la programmazione iniziale non è corretta, può creare errori significativi, come transazioni sbagliate o decisioni finanziarie errate. Ad esempio, configurare un software di trading in modo che venda automaticamente con un ordine "stop" invece che con un ordine "market" produce risultati diversi. Le organizzazioni e i loro stakeholder devono dedicare tutto il tempo necessario a configurare correttamente gli strumenti di automazione.

Sia le organizzazioni di servizi finanziari che i dipartimenti finanziari all'interno delle aziende memorizzano, gestiscono e analizzano informazioni estremamente sensibili. Entrambi dispongono di dati bancari che devono essere protetti per salvaguardare la sicurezza degli asset dei propri stakeholder. Inoltre, le società di servizi finanziari possono detenere direttamente asset reali, il che richiede misure di sicurezza ancora maggiori. La connessione di più sistemi finanziari a internet e alle piattaforme di automazione crea rischi potenziali per entrambi i tipi di organizzazioni. Sebbene gli hacker possano minacciare queste organizzazioni utilizzando il machine learning e altre tecnologie di AI, questi stessi strumenti AI possono anche aiutare le organizzazioni a proteggere i dati sensibili. Pertanto, è importante che continuino a investire nella cybersecurity per restare un passo avanti rispetto agli hacker e ad altri criminali informatici.