Strategia e trasformazione dell'approvvigionamento digitale

Adottando tecnologie digitali come i sistemi di e-procurement, l'analytics dei dati e l'intelligenza artificiale (AI), le aziende possono snellire le operazioni, migliorare l'efficienza e ridurre i costi. Questo cambiamento porta le aziende ad abbandonare i processi manuali e i documenti cartacei per passare a strategie automatizzate, basate sui dati, che offrono maggiore trasparenza e controllo, migliorando in ultima analisi le strategie di approvvigionamento e la selezione dei fornitori.

Le piattaforme di e-procurement centralizzano le attività di approvvigionamento, riducendo gli errori e garantendo la conformità. L'automazione e l'AI negli approvvigionamenti migliorano ulteriormente questi sistemi gestendo le attività ripetitive, come l'elaborazione delle fatture e le valutazioni dei fornitori, mentre l'analytics basata sull'AI e il machine learning forniscono insight sulle tendenze del mercato e sulle prestazioni dei fornitori. 

Gli strumenti di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) migliorano la collaborazione con i fornitori, portando a negoziazioni migliori e a beni e servizi di qualità superiore. L'analytics predittiva aiuta le aziende a prevedere la domanda con precisione, ottimizzando i livelli di inventario e prevenendo carenze o scorte in eccesso.

La tecnologia blockchain e i contratti intelligenti aggiungono un ulteriore livello di efficienza e sicurezza negli acquisti. La blockchain garantisce che i dati sugli acquisti siano sempre a prova di manomissione, riducendo frodi ed errori, mentre i contratti intelligenti automatizzano l'applicazione degli accordi tra acquirenti e fornitori. Queste capacità aiutano a garantire che i termini contrattuali siano rispettati dover ricorrere a intermediari. 

Gli acquisti digitali non offrono benefici solo alle grandi imprese, bensì anche alle piccole e medie imprese (PMI), offrendo loro un migliore accesso ai fornitori, prezzi competitivi e una migliore gestione dei flussi di cassa. Adottando nuove tecnologie e strategie di trasformazione digitale, le organizzazioni possono affrontare efficacemente le complessità della supply chain e rimanere competitive.

L'approvvigionamento digitale migliora l'efficienza, riduce i costi e offre una maggiore visibilità sulle operazioni di procurement. I processi di approvvigionamento tradizionali si basano spesso su attività manuali, documentazione cartacea e comunicazioni frammentate, con conseguenti inefficienze ed errori. 

Utilizzando workflow intelligenti basati sull'analytics dei dati, sull'AI e sull'automazione, le aziende possono semplificare questi processi e apportare miglioramenti significativi. Questo aspetto è sempre più importante, poiché uno studio IBM ha rilevato che un terzo dei Chief Supply Chain Officer ha iniziato a lavorare con fornitori in nuovi paesi o regioni negli ultimi tre anni.² Rimuovere gli attriti dai processi aiuta le aziende a ottimizzare le supply chain, abbreviare i tempi del ciclo di approvvigionamento, ridurre i costi e ottenere efficienze operative.

Ad esempio, una collaborazione tra Dun & Bradstreet Ask Procurement e IBM watsonx utilizza dati affidabili e AI per fornire valutazioni del rischio dei fornitori a 360° e si stima che riduca del 10-20% i tempi delle attività di approvvigionamento.⁴  In Asia Pacifico, un'istituzione finanziaria ha risparmiato 20 milioni di dollari in costi operativi grazie ai workflow intelligenti.³ IBM, con operazioni in oltre 170 paesi che coinvolgono più di 13.000 fornitori, ha trasformato le proprie operazioni di approvvigionamento utilizzando AI, automazione e blockchain. Questa trasformazione ha permesso al suo team di procurement di effettuare l'onboarding dei fornitori dieci volte più velocemente e di condurre un'analisi dei prezzi in dieci minuti anziché in due giorni.³

Oltre al risparmio e all'efficienza, l'approvvigionamento digitale è essenziale per la gestione del rischio della supply chain e contribuisce a garantire l'agilità. L'analytics in tempo reale e il predictive forecasting aiutano i Chief Procurement Officer (CPO) a identificare le interruzioni, i rischi dei fornitori o i cambiamenti del mercato, consentendo rapidi aggiustamenti della strategia. La sostenibilità è supportata dal monitoraggio della conformità dei fornitori agli standard ambientali ed etici.

L'approvvigionamento digitale svolge un ruolo chiave nell'aumento della soddisfazione dei clienti. Molte aziende B2B tracciano i Net Promoter Score (NPS) per misurare la soddisfazione dei clienti. Ottimizzando gli acquisti, le aziende possono migliorare l'esperienza del cliente, con conseguente miglioramento del 30-50% dell'NPS e contribuendo a garantire consegne puntuali e di alta qualità che superano le aspettative.³

L'approvvigionamento digitale utilizza vari strumenti e tecnologie per migliorare e automatizzare il processo di procurement. Esempi di tecnologie per l'approvvigionamento digitale includono: 

Tecnologia blockchain e contratti intelligenti: la blockchain garantisce transazioni di approvvigionamento sicure e a prova di manomissione, creando dati trasparenti e immutabili in relazione ad acquisti, contratti e pagamenti. I contratti intelligenti automatizzano la gestione dei contratti, garantendo il rispetto dei termini senza la necessità di intermediari e portando a transazioni più rapide e sicure.

Strumenti di cybersecurity e protezione dei dati: queste tecnologie proteggono i dati di approvvigionamento, le informazioni sui fornitori e le transazioni finanziarie dalle minacce informatiche. Includono crittografia, autenticazione a più fattori e rilevamento delle minacce in tempo reale per proteggere i processi di approvvigionamento sensibili e mantenere la conformità normativa.

Marketplace digitali e reti di fornitori: queste piattaforme estendono l'accesso di un'azienda a una gamma più ampia di fornitori e prodotti, promuovendo la concorrenza e l'innovazione. Semplificano il processo di approvvigionamento attraverso un facile confronto di prezzi e offerte, aumentando la trasparenza e riducendo i tempi del ciclo di procurement.

Piattaforme di e-procurement: questi sistemi digitali, come Coupa e Procurify, gestiscono l'intero ciclo di vita source-to-pay, dalla richiesta al pagamento. Automatizzano gli ordini di acquisto, semplificandone la creazione, il monitoraggio e la gestione. Garantiscono inoltre la conformità alle policy, riducono gli errori manuali e aumentano l'efficienza.

Soluzioni per dispositivi mobili: queste applicazioni consentono al personale addetto agli approvvigionamenti di gestire i processi anche quando sono in movimento, poiché forniscono l'accesso in tempo reale alle informazioni critiche e supportano un processo decisionale più rapido, comprese le approvazioni in tempo reale per le richieste di acquisto e i contratti. Migliorano la flessibilità e la reattività, oltre a contribuire a garantire la continuità delle operazioni al di fuori dell'ufficio.

Analytics predittiva per il forecasting: analizzando i dati storici e utilizzando algoritmi avanzati, questi strumenti prevedono le future tendenze della domanda. Ciò consente alle aziende di ottimizzare i livelli di inventario, ridurre le scorte e minimizzare i costi degli inventari in eccesso, con conseguente miglioramento della gestione della supply chain.

Strumenti di gestione del rischio e della conformità: questi strumenti aiutano le organizzazioni a identificare, valutare e mitigare i potenziali rischi nella supply chain, contribuendo a garantire la conformità alle normative e a ridurre le interruzioni. Forniscono monitoraggio e reportistica in tempo reale, consentendo una gestione proattiva dei rischi e il rispetto degli standard di settore.

Strumenti di analisi delle spese: il 59% dei CPO afferma che è importante utilizzare l'AI generativa per la previsione delle spese e l'analytics degli approvvigionamenti.¹ Questi strumenti, che utilizzano AI generativa e analytics, dispongono di dashboard che visualizzano le tendenze degli acquisti, i pattern di spesa e le prestazioni dei fornitori. Questi insight fruibili aiutano a identificare le opportunità di risparmio sui costi, oltre a ottimizzare la gestione della spesa e a supportare l'approvvigionamento strategico. 

Strumenti di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM): gli strumenti SRM si concentrano sulla gestione e sull'ottimizzazione delle interazioni con i fornitori. Offrono funzioni per monitorare le prestazioni dei fornitori, facilitare le comunicazioni e promuovere la collaborazione. Queste capacità portano a migliori negoziazioni e a una migliore qualità di beni e servizi.

L'implementazione di una strategia di approvvigionamento digitale offre numerosi benefici che aumentano l'efficienza operativa e il valore strategico. Ecco alcuni vantaggi chiave:

Maggiore efficienza: il software di approvvigionamento digitale automatizza le attività ripetitive, riducendo gli errori manuali e accelerando i cicli di approvvigionamento.

Riduzione dei costi: automazione e analytics identificano le opportunità di risparmio sui costi, ottimizzano la spesa e migliorano le trattative con i fornitori.

Relazioni migliori con i fornitori: gli strumenti di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) facilitano una migliore comunicazione e collaborazione, portando a partnership più solide e a una migliore qualità di beni e servizi.

Riduzione dei rischi: il monitoraggio in tempo reale e l'analytics predittiva aiutano a identificare e affrontare potenziali interruzioni della supply chain, contribuendo a garantire la continuità aziendale. Le organizzazioni che hanno ottimizzato l'AI nel purchase-to-pay individuano il 50% in più di fatture fraudolente.⁵

Maggiore trasparenza: le piattaforme digitali centralizzate forniscono una chiara visibilità delle attività di approvvigionamento, migliorando la responsabilità e la conformità.

Scalabilità: le soluzioni di approvvigionamento digitale possono adattarsi facilmente alla crescita del business, adattandosi all'aumento dei volumi di approvvigionamento senza un aumento proporzionale delle risorse.

Processo decisionale basato sui dati: l'accesso a dati e metriche completi consente decisioni strategiche informate, migliorando i risultati degli acquisti e l'efficacia dei costi.

L'implementazione di una strategia di approvvigionamento digitale può migliorare significativamente l'efficienza, i risparmi sui costi e la trasparenza di un'organizzazione. Per contribuire a garantire una transizione di successo, le organizzazioni dovrebbero sviluppare una chiara roadmap per l'implementazione dell'approvvigionamento digitale che includa queste best practice: 

Molte inefficienze negli acquisti derivano da sistemi frammentati che richiedono l'immissione manuale dei dati, con conseguenti errori. Integrando uno stack tecnologico unificato, un'organizzazione di procurement può creare un flusso di informazioni senza interruzioni e ottimizzare l'uso delle applicazioni esistenti. Il collegamento degli strumenti di approvvigionamento con i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) migliora la coerenza dei dati e l'automazione del workflow, oltre a garantire una migliore visibilità. Ad esempio, quando un sistema ERP è integrato con un software di e-procurement, le richieste di acquisto, le approvazioni e la fatturazione possono essere sincronizzate automaticamente. Questa integrazione riduce la duplicazione e la necessità di riconciliazione manuale.

L'uniformità nei workflow di approvvigionamento riduce al minimo i rischi, previene gli errori e migliora l'efficienza. Stabilire processi standardizzati aiuta a garantire che i team di approvvigionamento seguano sempre le stesse fasi strutturate, portando a risultati prevedibili e affidabili. Questo è importante per le attività di approvvigionamento ad alto rischio in cui la conformità e l'accuratezza sono critiche. Ad esempio, un processo standardizzato di onboarding dei fornitori che richieda a ogni nuovo fornitore di sottoporsi a valutazioni del rischio predefinite e all'approvazione dei contratti aiuterà l'organizzazione a ridurre gli errori e le violazioni della conformità.

I team di approvvigionamento agili necessitano di strumenti di automazione flessibili per adattarsi alle interruzioni nella supply chain e nei processi aziendali. L'automazione no-code e low-code consente ai team di modificare i workflow e di automatizzare le attività di routine, senza dipendere dall'IT per ogni modifica. Ciò consente ai professionisti dell'approvvigionamento di reagire rapidamente ai problemi, mantenendo la supervisione dell'IT. Ad esempio, un team di approvvigionamento può utilizzare una piattaforma no-code per creare un workflow di approvazione automatizzato che indirizzi istantaneamente le richieste di acquisto ai relativi responsabili in base a fattori quali i termini del contratto o i requisiti di consegna.

Il 73% dei CPO concorda sul fatto che l'AI non sostituirà le persone, bensì le persone che la utilizzano sostituiranno quelle che non la utilizzano.¹ Anche con i migliori strumenti digitali, il successo del procurement dipende dall'esperienza del team che lo gestisce. Addestra il personale sui nuovi sistemi e processi per facilitarne l'adozione e affrontare eventuali resistenze al cambiamento. Investire nello sviluppo dei talenti aiuta a garantire che le organizzazioni aumentino al massimo il valore delle loro iniziative di approvvigionamento digitale.

I responsabili degli acquisti devono affrontare la complessità con semplicità. Sebbene molti credano che la razionalizzazione dei workflow elimini le inefficienze, la vera semplificazione implica la progettazione di processi facili da comprendere e da eseguire per gli utenti. La vera svolta arriva con la "semplicità progettata", che porta a un aumento del 42% del successo della trasformazione. Seguendo i principi di semplicità progettata, le funzioni di approvvigionamento hanno il 21% in meno di probabilità di affrontare una maggiore complessità, a differenza degli approcci convenzionali, che spesso peggiorano le cose.⁶