Trasformazione dell'approvvigionamento: perché l'eccellenza è importante

La funzione di procurement è solitamente meno visibile per molti stakeholder rispetto a vendite, operazioni o finance, tuttavia l'impatto che gli approvvigionamenti hanno su ogni aspetto aziendale, dai risultati economici alla qualità dei prodotti, fino alla fornitura dei servizi, non dovrebbe essere sottovalutato. Per questo motivo, "l'eccellenza dell'approvvigionamento" è un obiettivo degno di essere perseguito.

L'ottimizzazione della funzione di approvvigionamento può aiutare a ottenere risultati aziendali positivi, tra cui:

• Risparmi del 12-20% nella gestione della domanda e dell'approvvigionamento
• Miglioramento del 95% nella conformità
• Aumento del 30% delle spese direttamente gestite dal procurement
• Riduzione del 35% della perdita di valore del contratto

Se la tua organizzazione non sta ottenendo questi numeri, potrebbe essere un'ottima candidata per la trasformazione. Il primo passo del percorso consiste nel capire dove ti trovi, per poi utilizzare queste informazioni per determinare dove vuoi essere. A volte è difficile trovare il tempo e il ragionamento necessari per stabilire il percorso verso l'eccellenza, soprattutto quando si è concentrati sulle aspettative che gli altri hanno nei confronti della funzione di approvvigionamento in un'organizzazione complessa, il che significa ogni giorno.

La collaborazione con i servizi di consulenza per il procurement può aiutarti a guidare il tuo team verso l'eccellenza negli acquisti, così da contribuire agli obiettivi dell'azienda, ovvero aumentare la redditività, migliorare i risultati dei servizi che possono favorire un aumento del fatturato, aumentare la soddisfazione dei clienti e garantire che i fornitori forniscano beni e servizi di alta qualità.

Uno dei passi più importanti consiste nel rivedere la missione del procurement e il suo attuale ruolo all'interno dell'organizzazione. Una solida valutazione analizza a fondo il ciclo di vita complessivo degli approvvigionamenti.

In che modo il procurement abbina le esigenze degli stakeholder ai fornitori in grado di fornire le corrette funzionalità? Come sono organizzati i team per allinearsi agli obiettivi chiave?

In che modo stanno ottenendo risultati in queste aree:

• Business planning, comunicazioni con gli stakeholder
• Operazioni e analytics del procurement
• Gestione delle prestazioni e conformità dei fornitori
• Operazioni di acquisto, inclusa l'elaborazione delle richieste e altre attività critiche

Le organizzazioni ad alte prestazioni tengono informati regolarmente i dirigenti per dimostrare il valore degli acquisti per l'azienda. Stai fornendo reportistica, ad esempio:

• I fornitori preferiti utilizzano la percentuale, la categoria e una vista organizzativa. Efficacia degli approvvigionamenti, eventi pianificati nei tempi previsti, risparmi ottenuti e nuovi fornitori provenienti da nuovi importanti contratti
• Metriche delle prestazioni del fornitore, tra cui un sommario esecutivo, i primi 10 fornitori (e anche quelli con le prestazioni peggiori)

Obiettivi raggiungibili, basati sui risultati di una valutazione funzionale degli approvvigionamenti, possono fornire una roadmap per il futuro. Un consulente per gli acquisti aiuta a colmare le lacune, che in genere si traduce in un piano per migliorare la gestione delle categorie, sviluppare un modello operativo mirato e far emergere altre opportunità chiave in cui è necessario mobilitare l'azione.

Per IBM, con operazioni in oltre 170 paesi e più di 13.000 fornitori, non è stato un compito facile. Utilizzando il Design Thinking, tra le altre metodologie, il team di approvvigionamento ha potuto definire la visione per il suo stato futuro e scalare una soluzione in grado di funzionare. La trasformazione del procurement con workflow intelligenti ha permesso ai suoi professionisti dell'approvvigionamento di effettuare l'onboarding dei fornitori dieci volte più velocemente e di condurre l'analisi dei prezzi in dieci minuti anziché in due giorni. Ai, automazione, blockchain e altro hanno permesso questa trasformazione.

Di fatto, sempre più organizzazioni di procurement stanno pensando di incorporare l'AI generativa nei loro piani futuri per promuovere un processo decisionale più rapido e accurato, così come per ridurre i costi operativi e migliorare la resilienza.

I fornitori sono uno degli elementi più preziosi dell'azienda, quindi è importante una buona collaborazione. I programmi per i fornitori preferiti, con contratti e prezzi ben negoziati, in sincronia con le più importanti strategie aziendali, possono migliorare la fornitura di beni e servizi e, cosa altrettanto importante, la soddisfazione del cliente.

Un'analisi approfondita dell'intero ecosistema dei fornitori, dalla selezione del fornitore al processo source-to-pay, fino al benchmarking dei prezzi, può fornire insight critici sulla maturità del tuo ecosistema. La misurazione della conformità è un KPI critico per l'attribuzione delle responsabilità. Gli stakeholder interni rispettano le policy o escono dal sistema? I fornitori rispettano i requisiti contrattuali, i livelli di servizio e gli obiettivi di sostenibilità?

Molte aziende monitorano attentamente i propri net promoter score (NPS) per individuare tendenze sia positive che negative. Anche nel settore B2B, i clienti si aspettano che le transazioni siano intuitive, facili da eseguire e conformi alle policy aziendali. Per molti versi, una funzione di approvvigionamento ottimizzata pone le basi per la consegna puntuale e di alta qualità di beni e servizi che superano le aspettative e può generare un miglioramento del 30-50% dell'NPS.

Oltre agli stakeholder esterni, è importante che il team di approvvigionamento costruisca e mantenga relazioni interne. Questo non solo aiuta a comprendere i requisiti, ma aumenta anche la fiducia in tutta l'organizzazione. Un modello che incoraggia una stretta interazione con gli esperti (che spesso desiderano gestire i propri acquisti) può aiutare a gestire l’approvvigionamento e i contratti, oltre a misurare il successo, mantenendo al contempo visibilità, responsabilità e disciplina nelle spese.

In un recente rapporto Expert Insights, "Smart procurement made smarter", l'IBM Institute for Business Value ha scoperto che un modello operativo integrato favorisce le decisioni basate su dati in tempo reale in materia di approvvigionamenti, attraverso analytics e algoritmi predittivi. Le organizzazioni con le migliori prestazioni hanno ottenuto una riduzione del 52% dei costi nelle ordinazioni di materiali e servizi, nonché una riduzione del 60% dei costi per l'elaborazione dei pagamenti ai fornitori e più della metà ha superato significativamente i concorrenti in termini di crescita ed efficacia dei ricavi nell'arco di tre anni.