Cos'è il Source-to-Pay (S2P)?

L'S2P integra queste attività di approvvigionamento interconnesse in un unico processo semplificato, contribuendo a garantire che ogni fase sia gestita in modo efficiente e porti dei risultati. Unificando questi passaggi, l'S2P migliora la trasparenza e il controllo delle attività di approvvigionamento, supportando al contempo una più ampia gestione della supply chain e consentendo un processo decisionale basato sui dati.

Un passaggio importante nel processo S2P è l'approvvigionamento strategico, che prevede l'identificazione dei fornitori giusti, la valutazione delle loro funzionalità e la negoziazione dei contratti. Questo passaggio è essenziale per trovare fornitori in linea con le aspettative di qualità, costi e tempi di consegna dell'organizzazione. Inoltre, utilizza spesso processi RFX, ad esempio le richieste di proposte, per raccogliere informazioni sui fornitori e sulle offerte. Dopo la stipula dei contratti, il processo passa all'approvvigionamento, in cui vengono emessi gli ordini di acquisto, vengono ricevuti i beni o servizi e vengono elaborati i pagamenti.

L'S2P centralizza i dati sugli approvvigionamenti per migliorare la visibilità e il controllo, il che consente alle organizzazioni di prendere decisioni informate e adattarsi ai cambiamenti del mercato. Il processo S2P può anche rafforzare le relazioni con i fornitori promuovendo una comunicazione chiara e consentendo valutazioni delle prestazioni. In definitiva, l'S2P è uno strumento essenziale per modernizzare la strategia di approvvigionamento di un'organizzazione e migliorare l'ottimizzazione e la resilienza della supply chain.

La tecnologia svolge un ruolo chiave nel moderno S2P, automatizzando le attività ripetitive e fornendo insight in tempo reale sui costi e sulle prestazioni dei fornitori. Le soluzioni Source-to-Pay avanzate offerte dai fornitori più importanti utilizzano analytics dei dati, intelligenza artificiale (AI) e automazione della supply chain per ottimizzare la scelta dei fornitori, prevedere la domanda e identificare opportunità di risparmio sui costi. Integrando gli strumenti di approvvigionamento con i sistemi finanziari, queste piattaforme consentono un monitoraggio continuo delle spese, garantiscono il rispetto dei contratti e migliorano l'efficienza operativa.

L'S2P viene a volte confuso con il Procure-to-Pay (P2P). Le differenze tra questi processi risiedono nella loro portata all'interno del ciclo di approvvigionamento.

L'S2P è un processo end-to-end più ampio che parte dalla ricerca (identificazione, valutazione e selezione dei fornitori) e procede attraverso l'approvvigionamento, l'elaborazione delle fatture e il pagamento. Si concentra soprattutto sull'approvvigionamento strategico, sulla selezione dei fornitori e sulla gestione dei contratti, il che lo rende ideale per le organizzazioni che cercano di ottimizzare le proprie iniziative di approvvigionamento e le relazioni con i fornitori. Di fatto, l'S2P integra le decisioni strategiche con l'aspetto transazionale degli acquisti, con l'obiettivo di ottimizzare la strategia di approvvigionamento, ottenere risparmi sui costi e gestire l'intero ciclo di vita dei fornitori.

Il P2P è un sottoinsieme di S2P e si concentra esclusivamente sugli aspetti operativi degli acquisti. L'obiettivo del processo Procure-to-Pay è quello di gestire in modo efficiente il flusso di beni o servizi dai fornitori e garantire un pagamento puntuale. Il processo inizia con la creazione delle richieste di acquisto e degli ordini di acquisto, prosegue con il ricevimento di beni o servizi e termina con l'approvazione e il pagamento delle fatture. Il P2P ha una natura più transazionale e operativa, basata sull'acquisto e sulla gestione efficiente dei pagamenti.

In breve, il P2P gestisce il lato delle transazioni e dei pagamenti degli acquisti, mentre l'S2P copre l'intero ciclo di vita degli acquisti, compresa la ricerca dei fornitori e la gestione delle relazioni. Ciò rende l'S2P un processo più completo che integra tutte le funzioni di approvvigionamento per supportare la strategia di un'organizzazione nel lungo periodo.

Il processo Source-to-Pay è costituito da diverse fasi interconnesse, ciascuna volta a semplificare gli acquisti e a garantire valore durante il loro intero ciclo di vita. Possono esistere lievi variazioni nella sequenza o nell'enfasi tra le organizzazioni o le piattaforme, tuttavia il framework di base rimane costante, poiché il processo Source-to-Contract funge da componente fondamentale del processo S2P.

Il processo S2P inizia in genere con l'analisi della spesa, un'attività fondamentale per comprendere le abitudini di acquisto di un'organizzazione e promuovere una gestione efficace della spesa. Questo passaggio risponde a domande quali: Chi sono i fornitori dell'organizzazione? Quali beni o servizi vengono acquistati? In quali quantità? A quali prezzi? Analizzando i dati delle spese e confrontandoli con i benchmark del settore, i team addetti agli approvvigionamenti possono scoprire pattern, inefficienze e opportunità di risparmio oppure migliori condizioni di acquisto. Questa attività continuativa informa le decisioni strategiche sugli approvvigionamenti e aiuta ad allineare le iniziative con obiettivi organizzativi più ampi.

In questa fase, le organizzazioni identificano, valutano e selezionano potenziali fornitori in grado di soddisfare efficacemente le loro esigenze. Il processo spesso comporta l'emissione di richieste di proposta (RFP), l'analisi delle informazioni riguardanti i fornitori e le loro offerte e la negoziazione dei termini. Il software Advanced S2P aiuta ad automatizzare questa fase, fornendo insight basati sui dati e market intelligence per una selezione ottimale dei fornitori. Una ricerca ben gestita è fondamentale per garantire l'accesso a fornitori affidabili e con un buon rapporto qualità-prezzo

Una volta selezionati i fornitori, si creano, discutono e finalizzano i contratti. Questa fase definisce i prezzi, i termini di consegna, i requisiti di conformità e le metriche di gestione delle prestazioni che regolano le relazioni con i fornitori. Una gestione efficiente dei contratti aiuta a garantire le protezioni legali, riduce i rischi e centralizza gli accordi per un facile accesso e monitoraggio, a beneficio di tutti gli stakeholder. Gli strumenti di automazione svolgono un ruolo chiave nella standardizzazione e nello snellimento di questo processo.

La fase di approvvigionamento prevede la creazione di richieste di acquisto, l'emissione di ordini di acquisto (PO) e la gestione della fornitura di beni o servizi. Le richieste devono essere approvate prima di essere convertite in PO e gli ordini vengono monitorati per garantire che siano in linea con i termini del contratto. I sistemi di e-procurement si integrano in modo ottimale con le soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), semplificando questi processi. Questa integrazione aiuta a garantire l'efficienza e il rispetto dei requisiti a livello di budget e policy.

In questa fase, le fatture dei fornitori vengono ricevute, verificate e abbinate agli ordini di acquisto e alle ricevute attraverso un processo di abbinamento a tre vie. Questo processo garantisce l'accuratezza e previene discrepanze o ritardi nei pagamenti. Gli strumenti di automazione semplificano la convalida delle fatture, segnalano le discrepanze ai fini della risoluzione e preparano per il pagamento le fatture approvate. Si tratta di un passaggio critico per evitare errori e ottimizzare i workflow della contabilità fornitori.

L'elaborazione dei pagamenti è la fase finale, nella quale le fatture vengono pagate secondo i termini concordati. I moderni sistemi S2P si integrano con gli strumenti finanziari per garantire pagamenti sicuri e tempestivi, fornendo al contempo visibilità sul flusso di cassa e sulle spese. La puntualità nei pagamenti consolida i rapporti con i fornitori.

Le piattaforme S2P sono soluzioni digitali complete, progettate per unificare e semplificare ogni fase del ciclo S2P in un'unica piattaforma, trasformando l'approvvigionamento in un processo semplice e basato sui dati. Ad esempio, piattaforme come SAP Ariba e Oracle Fusion Cloud Procurement utilizzano tecnologie avanzate tra cui AI, AI generativa, elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e automazione per migliorare l'efficienza, la trasparenza e il controllo. 

I CEO stanno investendo rapidamente nell'AI generativa per automatizzare e ottimizzare le loro supply chain. In uno studio, l'89% dei dirigenti ha riferito che gli investimenti chiave nell'automazione includeranno funzionalità di AI generativa (il 19% ha dichiarato che l'AI generativa sarà di vitale importanza per il futuro dell'automazione della supply chain). Alla domanda su dove si aspettano che l'AI generativa influisca sui processi della supply chain, più della metà degli intervistati ha scelto di fornire funzionalità self-service ai clienti. Altre aree di impatto previste includono l'analisi e l'elaborazione degli ordini, il forecasting e l'analisi e l'ottimizzazione dell'inventario.¹

Alcuni esempi di come l'AI e la tecnologia sono utilizzate in fasi specifiche del processo S2P includono:

Analisi della spesa: le moderne piattaforme S2P utilizzano l'analytics basata sull'AI per fornire insight sulla la spesa organizzativa. Questi strumenti aggregano e classificano i dati di spesa tra i reparti, identificano i pattern ed evidenziano le aree in cui ci sono opportunità di risparmio. Gli algoritmi di AI possono prevedere le tendenze future della spesa, aiutando i team addetti agli approvvigionamenti a prendere decisioni migliori sull'allocazione del budget e sulle trattative con i fornitori.

Ricerca dei fornitori: tra tutte le attività dell'approvvigionamento, la maggior parte delle organizzazioni utilizza l'AI per la ricerca dei fornitori. In uno studio, il 59% dei rispondenti ha implementato l'AI per "fornire la governance del sourcing ed eseguire la gestione delle categories" o "sviluppare strategie di approvvigionamento e gestione delle categories" o quale parte dell'implementazione end-to-end nei processi di approvvigionamento.² AI e NLP migliorano il processo di approvvigionamento analizzando i dati dei fornitori, automatizzando il punteggio dei fornitori e raccomandando fornitori ottimali in base a criteri predefiniti come prezzo, qualità, rischio e pratiche di sostenibilità. Le funzionalità NLP riducono lo sforzo manuale consentendo alla piattaforma di scansionare e interpretare la documentazione dei fornitori, come certificazioni o registri di conformità.

Gestione dei contratti: gli strumenti di gestione dei contratti basati sull'AI all'interno delle piattaforme S2P semplificano la creazione, la negoziazione e il monitoraggio dei contratti. L'NLP viene utilizzato per analizzare il linguaggio dei contratti, segnalare le incongruenze e garantire la conformità alle policy legali e organizzative. L'automazione consente alle aziende di tenere traccia delle fasi dei contratti, gestire i rinnovi e ridurre i rischi associati alla non conformità o alle scadenze non rispettate.

Approvvigionamenti: un recente studio ha rilevato che l'utilizzo dell'AI in questa fase ha comportato una riduzione del costo totale annuo del 28% per l'esecuzione dei processi di approvvigionamento come percentuale della spesa.² Le piattaforme S2P basate su AI automatizzano le richieste di acquisto, i PO e i workflow di approvazione. L'AI è anche alla base della Robotic Process Automation (RPA), che elimina le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, velocizzando l'elaborazione degli ordini e riducendo gli errori. Gli algoritmi intelligenti aiutano anche a garantire che gli acquisti siano in linea con i contratti negoziati e con gli accordi con i fornitori.

Elaborazione di fatture e pagamenti: le piattaforme S2P utilizzano l'AI per abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute di consegna e segnalare le discrepanze. Questa automazione riduce i tempi di elaborazione e aiuta a garantire pagamenti corretti e puntuali. Queste piattaforme aiutano inoltre le organizzazioni a mantenere la conformità ai requisiti fiscali e normativi, semplificando ulteriormente le operazioni finanziarie.

Gestione del rischio e conformità: l'AI consente il monitoraggio continuo delle prestazioni dei fornitori e dei potenziali rischi. Di fatto, l'80% dei dirigenti si aspetta che l'AI generativa migliori la gestione analizzando tutte le metriche rilevanti delle prestazioni dei fornitori.¹ Analizzando l'affidabilità, la stabilità finanziaria e le condizioni del mercato, la piattaforma può segnalare in modo proattivo rischi come interruzioni della supply chain o non conformità. La tecnologia NLP aiuta nella scansione dei documenti normativi per garantire che le pratiche dei fornitori siano in linea con gli standard del settore.

Il processo S2P offre un approccio strutturato alla gestione degli approvvigionamenti. Di seguito sono riportati i vantaggi fondamentali dell'implementazione dell'S2P come processo:

L'S2P integra tutte le attività di approvvigionamento in un processo coeso, dall'identificazione dei fornitori ai pagamenti, allineandole ai processi aziendali più ampi. Questa semplificazione elimina la ridondanza e garantisce passaggi fluidi tra le funzioni di approvvigionamento, acquisto e pagamento, migliorando l'efficienza operativa.

L'approvvigionamento strategico all'inizio del processo identifica fornitori di alta qualità e con un buon rapporto qualità -prezzo. Questo approccio, unito a una rigorosa negoziazione dei contratti, aiuta a garantire prezzi e condizioni migliori.

Il processo S2P offre una migliore visibilità dei dati di spesa e allinea le decisioni sugli approvvigionamenti agli obiettivi di budget. La gestione del processo end-to-end aiuta a garantire il controllo dei costi, il rispetto dei contratti e l'eliminazione di acquisti non necessari o non autorizzati.

L'S2P favorisce un processo di approvvigionamento chiaro e coerente, in cui ogni fase è documentata e allineata. Questa trasparenza supporta gli audit, i requisiti di conformità e le responsabilità all'interno dell'organizzazione.

Formalizzando la valutazione, la selezione e la gestione dei fornitori, l'S2P crea un approccio strutturato e migliora l'esperienza degli utenti attraverso workflow semplificati e strumenti di collaborazione avanzati. La comunicazione coerente e il monitoraggio delle prestazioni favoriscono la fiducia e la collaborazione, il che può portare a prezzi, servizi e innovazioni migliori da parte dei fornitori.

L'S2P fornisce un approccio sistematico alla valutazione dei fornitori e alla gestione dei contratti, aiutando a ridurre il rischio di lavorare con fornitori inaffidabili o di affrontare controversie legali. Il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori riduce al minimo anche le interruzioni nella supply chain.