Cos'è il Procure-to-Pay (P2P)?

Una gestione efficace degli acquisti è fondamentale per le organizzazioni per acquisire risorse essenziali, mantenere il controllo dei costi e costruire relazioni positive con i fornitori. Il procure to pay è un processo aziendale completo che comprende l'intero ciclo di vita dell'acquisizione di beni e servizi, dalla richiesta iniziale al pagamento finale al fornitore. Questo flusso di processo integra varie funzioni, tra cui i sistemi di approvvigionamento, finanza e contabilità fornitori, con l'obiettivo di creare un workflow senza interruzioni che migliori l'efficienza e l'accuratezza operativa. Sebbene sia spesso abbreviato in P2P, il procure to pay non deve essere confuso con la tecnologia di rete peer-to-peer, anch'essa chiamata P2P. Il processo procure to pay viene talvolta definito anche purchase to pay.

Il P2P è un processo, non una tecnologia. Può essere un processo automatizzato che utilizza la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e altre soluzioni software per semplificare e integrare le varie fasi. L'automazione nel P2P migliora l'efficienza riducendo le attività manuali, minimizzando gli errori, garantendo la conformità alle politiche e fornendo visibilità in tempo reale sulle attività di approvvigionamento. Sebbene molte organizzazioni implementino sistemi P2P automatizzati per ottimizzare le proprie operazioni, il grado di automazione varia a seconda degli strumenti e delle pratiche specifiche in atto. Gestendo attentamente ogni fase del ciclo procure to pay, le organizzazioni possono individuare le opportunità di ottimizzazione. In definitiva, questa supervisione contribuisce alla salute generale e alla competitività delle aziende, sostenendo il processo decisionale strategico e promuovendo operazioni di supply chain sostenibili.

Il processo P2P inizia con l'identificazione della necessità di beni o servizi all'interno dell'organizzazione. Questa esigenza è formalizzata tramite una richiesta di acquisto, che viene sottoposta a un processo di approvazione da parte degli stakeholder. Dopo l'approvazione, inizia il sourcing, che prevede la selezione di fornitori appropriati e l'ottenimento di preventivi o offerte. Viene emesso un ordine di acquisto (PO) al fornitore selezionato.

Al momento della consegna, il dipartimento che si occupa della ricezione verifica che l'ordine e la ricevuta della merce corrispondano all'ordine di acquisto. Il fornitore invia una fattura per i beni o i servizi consegnati, che corrisponde all'ordine di acquisto e al rapporto di ricezione. Dopo la verifica, la fattura viene approvata per il pagamento e il pagamento viene effettuato al fornitore, completando la transazione.

L'intero processo del P2P è progettato per semplificare le attività di approvvigionamento, ridurre gli errori e garantire la conformità alle politiche dell'organizzazione. Automatizzando e integrando le varie fasi dell'approvvigionamento, le organizzazioni possono migliorare l'efficienza, ridurre i costi e mantenere un migliore controllo sulle attività di approvvigionamento.

Il procure to pay è fondamentale perché fornisce un approccio strutturato e integrato alla gestione dei processi finanziari e di approvvigionamento. Il processo consente alle organizzazioni di acquisire in modo efficiente i beni e i servizi necessari mantenendo uno stretto controllo sulle spese. Questo approccio strutturato aiuta a prevenire spese non autorizzate, riduce il rischio di discrepanze finanziarie e aiuta a garantire che tutti gli acquisti siano necessari e in linea con il budget e le politiche dell'organizzazione. Centralizzando i dati di approvvigionamento, le aziende possono analizzare i modelli di spesa, negoziare condizioni migliori con i fornitori e identificare opportunità di risparmio sui costi.

Il P2P elimina anche le inefficienze operative, automatizzando e standardizzando varie fasi, come la creazione degli ordini di acquisto, la corrispondenza delle fatture e l'elaborazione dei pagamenti. Questa automazione accelera il ciclo di approvvigionamento e riduce al minimo l'errore umano, consentendo transazioni più accurate e affidabili. Pagamenti puntuali e precisi, agevolati da un processo P2P ben gestito, migliorano le relazioni con i fornitori, garantendo livelli di servizio più elevati e una gestione efficace della supply chain. In tutti questi processi, gli indicatori di prestazione chiave (KPI) misurano l'efficienza, l'accuratezza e le prestazioni. Nel complesso, il P2P favorisce una migliore gestione finanziaria e il reporting, offrendo una visibilità in tempo reale sugli impegni finanziari e aiutando a prendere decisioni più informate.

Le organizzazioni adattano i loro processi di approvvigionamento in base a vari fattori, come il costo, la disponibilità, la sostenibilità e altre esigenze specifiche. Ogni organizzazione elabora una strategia di approvvigionamento unica, allineata agli obiettivi aziendali. Le fasi comuni del processo procure-to-pay sono:

Il P2P semplifica e migliora i processi finanziari e di approvvigionamento all'interno di un'organizzazione. Questo approccio completo aiuta a garantire che ogni fase, dalla richiesta al pagamento, sia gestita e integrata in modo efficiente, con diversi vantaggi:

Modellazione predittiva avanzata: I sistemi P2P utilizzano l'analisi dei dati, il process mining e altri strumenti digitali per identificare potenziali problemi e opportunità. Le piattaforme avanzate possono modellare le modifiche prima dell'implementazione per garantire che non ci siano conseguenze impreviste, migliorando ulteriormente l'efficienza del processo.

Migliore gestione e rendicontazione finanziaria: integrando gli acquisti con i sistemi finanziari, le organizzazioni possono ottenere visibilità in tempo reale sui propri obblighi e passività finanziarie. Questa integrazione supporta previsioni finanziarie e budgeting accurati e un processo decisionale più informato. Un processo P2P ben implementato fornisce anche tracce di controllo complete, rendendo più facile tracciare le transazioni e garantire la responsabilità.

Risparmio sui costi: il processo P2P consente alle organizzazioni di adottare procedure più efficienti dal punto di vista dei costi, che consentono di migliorare i profitti. Le aziende possono costruire solide relazioni con i fornitori preferiti, negoziare prezzi migliori e migliorare la gestione degli ordini, la gestione dei fornitori, la gestione dell'inventario  e la gestione delle spese. Le soluzioni di automazione e software consentono di risparmiare tempo, migliorare le previsioni ed evitare costosi acquisti spot innescati da improvvise richieste di produzione.

Maggiore efficienza operativa: l'automazione e la standardizzazione dei processi riducono il tempo e gli sforzi necessari per completare attività come la creazione di ordini di acquisto, la verifica delle fatture e l'elaborazione dei pagamenti. Questa efficienza non solo accelera il ciclo di approvvigionamento, ma riduce anche al minimo l'errore umano, consentendo transazioni più accurate e affidabili. I workflow automatizzati sono in grado di garantire la conformità alle politiche aziendali e ai requisiti normativi, riducendo il rischio di non conformità.

Maggiore visibilità: le soluzioni P2P offrono una visibilità completa e un controllo interno sull'intero ciclo di approvvigionamento, dando alle organizzazioni una visione completa del flusso di cassa e degli obblighi finanziari. Acquisendo i record di tutte le transazioni, questi sistemi semplificano il monitoraggio delle attività e l'identificazione delle opportunità di ottimizzazione.

Maggiore efficienza: la centralizzazione dei processi di approvvigionamento, della supply chain e della contabilità passiva riduce al minimo l'errore umano e le operazioni in silo. I sistemi P2P aiutano a semplificare i workflow, velocizzare l'elaborazione delle fatture e identificare le aree di miglioramento continuo.

Maggiore velocità: le soluzioni di e-procurement, sistemi elettronici che automatizzano il processo di approvvigionamento, consentono alle aziende di modernizzare i processi manuali che richiedono molto tempo. Con un processo di approvvigionamento semplificato, le organizzazioni possono rispondere rapidamente alle interruzioni della supply chain. In questo modo si risparmiano tempo e risorse e si accelera l'approvazione di nuovi fornitori.

Prevenzione efficace delle frodi: un solido sistema P2P include una rigorosa verifica delle fatture e molteplici fasi di controllo, che proteggono da frodi e favoritismi. Queste fasi migliorano la gestione dei contratti e dei fornitori, assicurando che i contratti siano concessi a fornitori qualificati e che gli acquisti siano conformi ai prezzi concordati, riducendo il rischio di pratiche non etiche.

Relazioni più solide con i fornitori: i sistemi P2P favoriscono relazioni più solide con i fornitori garantendo pagamenti puntuali e accurati e fornendo visibilità sullo stato delle fatture. Questa affidabilità contribuisce a mantenere l'alta qualità e la puntualità delle consegne dei prodotti e aumenta la probabilità che i fornitori vadano oltre le aspettative nei momenti critici.

Controllo più rigoroso sugli acquisti e sulle spese: il P2P aiuta le organizzazioni a mantenere il controllo sulle attività di approvvigionamento e sulle spese. Avendo un processo strutturato, le aziende possono garantire che tutti gli acquisti siano necessari, approvati e rientrino nel budget. Questa supervisione aiuta a prevenire spese non autorizzate e riduce il rischio di discrepanze finanziarie. Centralizzando i dati di approvvigionamento, le organizzazioni possono anche analizzare i modelli di spesa, negoziare condizioni migliori con i fornitori e identificare le opportunità di risparmio sui costi.

In origine, il procure to pay era un processo manuale cartaceo che ha visto l'integrazione manuale dell'automazione nel corso degli ultimi decenni. Data la complessità del processo P2P in numerose organizzazioni, non sorprende che alcuni fornitori di software procurement to pay offrano quelle che descrivono come soluzioni complete per automatizzare e integrare ogni fase.

Le soluzioni procure-to-pay utilizzano vari software e piattaforme per la gestione del processo P2P, ognuno dei quali offre funzionalità distinte per semplificare le operazioni finanziarie e di approvvigionamento. I sistemi ERP come SAP e Oracle ERP integrano l'approvvigionamento con altri processi aziendali, mentre i software di approvvigionamento dedicati come Coupa e SAP Ariba si concentrano sull'automazione delle attività di approvvigionamento. Le soluzioni di automazione delle fatture da pagare, ad esempio Tipalti e AvidXchange, offrono servizi come la fatturazione elettronica per semplificare i processi di fatturazione e pagamento. Le piattaforme di e-procurement come Procurify offrono soluzioni basate sul cloud per l'intero ciclo P2P. I software di gestione delle spese come Spendesk aiutano a controllare e ottimizzare le spese dell'organizzazione. Queste piattaforme sono spesso composte da più moduli che possono includere moduli di gestione delle relazioni con i fornitori, di gestione delle fatture e di approvvigionamento, che migliorano ulteriormente la collaborazione con i fornitori e l'elaborazione delle fatture, garantendo pagamenti accurati e tempestivi.

Nella scelta di una soluzione procure-to-pay (P2P), un'organizzazione deve identificare attentamente le caratteristiche e le funzioni chiave richieste, come le capacità di automazione, l'integrazione con i sistemi ERP e finanziari esistenti e il supporto per visibilità e analisi in tempo reale. È importante scegliere una soluzione che offra moduli completi per l'intero ciclo P2P, garantendo un workflow senza interruzioni dalla richiesta al pagamento. L'organizzazione dovrebbe anche considerare la facilità d'uso, la scalabilità e le opzioni di personalizzazione della piattaforma per garantire che possa adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali. Per un'implementazione di successo e un funzionamento continuativo è fondamentale valutare i precedenti del fornitore, l'assistenza clienti e le risorse di formazione. Inoltre, la valutazione del costo totale di proprietà, compresi i costi di configurazione iniziale, licenza e manutenzione, aiuterà a determinare l'efficacia in termini di costi e il potenziale ritorno sull'investimento della soluzione.