Una guida all'automazione dell'approvvigionamento

L'automazione dell'approvvigionamento implica l'utilizzo della tecnologia per semplificare e migliorare i processi, mitigare le inefficienze e ridurre i costi. Le aziende di oggi utilizzano piattaforme e strumenti di automazione in tutto il processo procure-to-pay, con vari livelli di complessità. Alcune possono implementare l'automazione dei processi per dedicare meno tempo a lunghi processi manuali, come l'inserimento dei dati. Altre utilizzano l'automazione insieme a tecnologie come AI e l'analytics dei big data per la gestione delle spese e la previsione dei rischi dei fornitori, aumentando la resilienza dei processi aziendali.

L'automazione dei processi nell'approvvigionamento, in particolare se implementata in tandem con strumenti e piattaforme collaborative, migliora notevolmente il rapporto tra azienda e fornitore. Secondo la società di consulenza manageriale McKinsey, le aziende con sofisticate funzionalità di gestione delle relazioni con i fornitori superano i loro colleghi di un impressionante due a uno.¹

E, poiché le supply chain sono diventate sempre più complicate e potenzialmente volatili, le piattaforme di automazione hanno fornito alle aziende gli strumenti giusti per adattarsi rapidamente a eventi imprevisti. Le piattaforme di automazione odierne e i dashboard dedicati possono facilitare la visibilità e gli insight in tempo reale, consentendo una risposta rapida alle sfide della supply chain. Questi strumenti sono anche sempre più popolari come un modo per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità durante il processo di approvvigionamento e acquisto. 

I team di approvvigionamento da sempre gestiscono grandi quantità di dati raccolti sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione: modelli di spesa, insight di mercato, dati sui fornitori, normative esterne e specifiche interne, solo per citarne alcuni. Questo modello ha reso i workflow di approvvigionamento particolarmente soggetti a errori umani e le attività di approvvigionamento mature per la trasformazione digitale.

Le prime pratiche di automazione degli acquisti hanno aumentato o sostituito l'inserimento manuale dei dati, come le informazioni dei fogli di calcolo. I reparti di approvvigionamento potrebbero anche utilizzare il Robotic Process Automation (RPA) per automatizzare una serie di attività precedentemente manuali come la generazione e l'approvazione delle fatture. A questo livello di automazione, processi come la gestione dei contratti o la negoziazione dei prezzi potrebbero essere potenziati da software e strumenti separati.

In anni più recenti, man mano che machine learning (ML) e AI diventavano più potenti, le organizzazioni leader hanno iniziato a utilizzare tecnologie avanzate di approvvigionamento combinate con automazione e AI per creare workflow veramente intelligenti e centralizzati. La crescente popolarità dei processi di automazione dell'approvvigionamento ha fatto seguito a sfide significative per la supply chain durante e dopo la pandemia da COVID-19, insieme a fattori di stress come l'inflazione.

Nel sondaggio del 2022 condotto su 1.500 Chief Supply Chain Officer e Chief Operating Officer, l'IBM Institute for Business Value (IBV) ha rilevato un forte aumento del numero di aziende che hanno introdotto nuove tecnologie di automazione nei due anni precedenti, nonché del numero di organizzazioni che utilizzano l'AI per monitorare le prestazioni.

I reparti di approvvigionamento con attività di approvvigionamento precedentemente isolate sono sempre più in grado di gestire l'intero processo di approvvigionamento, dall'end-to-end, in un repository centrale, consentendo analytics avanzate dei dati e visibilità in tempo reale sui modelli di spesa e sulle dinamiche dei fornitori. Questi workflow di approvvigionamento unificati, potenziati da tecnologie chiave, riducono l'attrito e offrono migliori esperienze sia per i professionisti dell'approvvigionamento che per i loro partner. 

Che sia distribuita come una serie di automazioni chiave o come sistema di approvvigionamento automatizzato olistico, l'automazione nel processo di approvvigionamento elimina i colli di bottiglia, aumenta la velocità del processo di approvazione e riduce il tempo del ciclo di ordine. Alcuni vantaggi fondamentali delle iniziative di automazione degli acquisti includono:

• Maggiore efficienza

• Riduzione dei costi

• Conformità migliorata

• Visibilità migliorata

• Relazioni più solide con i fornitori

• Processo decisionale basato sui dati

• Scalabilità rapida

L'automazione di attività ripetitive come l'elaborazione degli ordini e la gestione delle fatture accelera notevolmente il ciclo di approvvigionamento, riducendo gli sprechi e consentendo alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle nuove condizioni. Le tecnologie di automazione facilitano anche l'onboarding e l'analisi più rapidi: utilizzando le automazioni chiave, i professionisti dell'approvvigionamento di IBM attualmente effettuano l'onboarding dei fornitori dieci volte più velocemente e conducono l'analisi dei prezzi in dieci minuti anziché nel corso di due giorni. 

Riducendo al minimo gli errori manuali e ottimizzando le trattative con i fornitori, le organizzazioni possono ottenere risparmi sostanziali. L'automazione consente il confronto rapido e accurato dei prezzi dei fornitori insieme a una maggiore capacità per le attività di approvvigionamento man mano che un'organizzazione cresce. 

I sistemi automatizzati possono imporre l'aderenza alle politiche aziendali e ai requisiti normativi, riducendo il rischio di frode e promuovendo una rendicontazione accurata. Gli strumenti di automazione degli acquisti odierni possono filtrare i fornitori senza soluzione di continuità e accurato in base alle normative locali, alle metriche di sostenibilità o ad altri fattori per facilitare gli obiettivi più ampi di un organizzazione. 

Il monitoraggio dei dati in tempo reale consente di ottenere insight più dettagliati sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sui livelli di inventario. Utilizzando queste soluzioni di approvvigionamento, le organizzazioni possono adattarsi rapidamente ai nuovi punti dati e controllare in modo più efficace l'intero processo di approvvigionamento per ottenere risultati migliori. 

Una migliore comunicazione e trasparenza portano a una maggiore collaborazione con i fornitori, favorendo partnership a lungo termine. Gli strumenti di collaborazione per le relazioni con i fornitori, potenziati dall'automazione, semplificano il processo sia per i fornitori che per le aziende, migliorando l'esperienza complessiva per entrambe le parti. 

L'accesso a un'analytics completa consente un processo decisionale informato e basato sui dati e sulla base di informazioni accurate. Ciò è particolarmente vero nel processo di approvvigionamento, che coinvolge grandi quantità di dati raccolti da più fonti interne ed esterne. I sistemi di approvvigionamento automatizzati, potenziati con AI, possono aiutare a identificare i punti deboli e prevedere potenziali problemi futuri. 

Con i sistemi di approvvigionamento automatizzati, le organizzazioni si trovano di fronte a meno ostacoli quando è il momento di scalare il business. Il software supervisionato dai dipendenti richiede meno spese generali per svolgere più lavoro e semplifica l'onboarding di nuovi fornitori. 

È noto che le richieste di acquisto, conosciute anche come richieste di acquisto, si spostano lentamente attraverso il processo di approvazione. L'automazione di questo processo può accelerare le approvazioni e migliorare la visibilità dei modelli di spesa, oltre a consentire agli esperti degli acquisti di lavorare in modo più efficiente. L'automazione di questo processo può comportare la fornitura di modelli facili da navigare per i dipendenti e di notifiche immediate agli approvatori e agli stakeholder di tutti i reparti in merito a una richiesta. Una volta approvata la richiesta, un sistema automatizzato genera un ordine di acquisto digitale relativo alla transazione, salvaguardando la trasparenza della spesa e riducendo i casi di errore umano. 

I workflow automatizzati di abbinamento e approvazione delle fatture migliorano l'accuratezza e l'efficienza dei pagamenti. Un sistema automatizzato in genere digitalizza e centralizza i dati relativi alle fatture, le incrocia automaticamente con i database chiave e le archivia per un facile accesso interdipartimentale. Il software di automazione elabora anche i pagamenti in modo rapido e accurato dalla contabilità fornitori e fornisce una registrazione della transazione. Questi sistemi possono ridurre i mancati pagamenti e le ridondanze, oltre a favorire la visibilità in tutta l'organizzazione, dal reparto acquisti al team finanziario. 

I database centralizzati e i sistemi automatizzati facilitano un migliore monitoraggio delle qualifiche dei fornitori, delle metriche delle prestazioni e della conformità. I sistemi di gestione automatizzati dei fornitori forniscono agli specialisti dell'approvvigionamento l'accesso immediato ai dati storici, nonché alle informazioni chiave sulla posizione di un fornitore, sulle pratiche ESG, sui costi e su altre metriche.

Utilizzando questi strumenti, i reparti di approvvigionamento possono filtrare in modo più efficace i potenziali fornitori, confrontare le offerte e richiedere rapidamente preventivi o altre informazioni. Alcuni sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), come SAP, forniscono strumenti di collaborazione a fornitori e acquirenti per connettersi e negoziare all'interno di un'unica piattaforma condivisa. 

L'automazione semplifica la creazione, il monitoraggio e l'evasione degli ordini, riducendo i tempi di consegna e gli errori. Questi sistemi forniscono notifiche automatiche ai reparti chiave in merito alla creazione e all'evasione degli ordini, tracciano lo spostamento delle merci utilizzando la tecnologia Internet of Things (IoT) e aggiornano automaticamente i tempi di consegna in base alle condizioni meteorologiche e ad altre dinamiche. 

I sistemi automatizzati gestiscono gli eventi del ciclo di vita del contratto, stabilendo rinnovi tempestivi e il rispetto dei termini. Questi strumenti di gestione creano un archivio centralizzato e ricercabile, promuovendo la trasparenza interna del processo contrattuale. In genere, questi sistemi automatizzati notificano e aggiornano automaticamente gli stakeholder sulle scadenze imminenti relative ai termini contrattuali, favorendo la conformità e lasciando il tempo di rinnovare o rinegoziare gli accordi che stanno per scadere.  

Gli strumenti di automazione analizzano i dati di spesa, evidenziando le opportunità di risparmio sui costi e gli insight sulle prestazioni dei fornitori. Data la quantità di dati gestiti dai reparti di approvvigionamento, l'analisi della spesa e il forecasting possono essere uno strumento critico per il successo di un'azienda. Alcuni sistemi di approvvigionamento automatizzati e sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) possono fornire un avviso preventivo in caso di fornitori con prestazioni scadenti o di accordi contrattuali non ottimali. 

Indipendentemente dalla particolare strategia di approvvigionamento di un'organizzazione e dalle soluzioni di automazione che sceglie di implementare, alcune best practice comuni includono:

• Definizione di obiettivi chiari

• Scelta della tecnologia giusta

• Coinvolgimento degli stakeholder chiave

• Standardizzazione dei processi

• Formazione e qualificazione dei dipendenti

• Monitoraggio e ottimizzazione

• Garantire la governance e la sicurezza dei dati

Definizione di obiettivi specifici per l'automazione, come la riduzione dei tempi di elaborazione o il miglioramento del coinvolgimento dei fornitori. 

Scegli un software di approvvigionamento che sia in linea con le esigenze della tua Organizzazione e che si integri senza soluzione di continuità nei sistemi esistenti. Pensa in modo critico all'esperienza dell'utente finale, per garantire che la tecnologia sia perfetta per gli utenti che interagiranno maggiormente con essa. 

Coinvolgi i reparti e gli utenti interessati nel processo di pianificazione e implementazione, per far sì che la soluzione soddisfi i loro requisiti. 

Sviluppa processi di approvvigionamento standardizzati per promuovere la coerenza e migliorare l'adozione da parte degli utenti. 

Fornisci una formazione completa agli utenti per massimizzare i benefici del nuovo sistema automatizzato e migliorare le competenze dei dipendenti addetti agli acquisti per prepararli ai loro ruoli aumentati.

Valuta continuamente le prestazioni dei processi automatizzati e apporta modifiche in base al feedback e all'evoluzione delle esigenze.

Assicurati che i dati utilizzati in un sistema di automazione degli acquisti siano puliti, accurati e memorizzati in formati accessibili. Implementa solide misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili sugli acquisti e rispettare le normative. 

Combinando le tecnologie di automazione e AI con l'infrastruttura cloud, le organizzazioni hanno il potenziale per aumentare radicalmente l'efficienza. Ad esempio: un'agenzia governativa degli Stati Uniti che utilizza questi strumenti ha ridotto il tempo medio di elaborazione dei reclami da oltre 15 giorni a cinque minuti. In genere, l'automazione negli acquisti crea il valore maggiore quando viene integrata in più sistemi o workflow. Come ha scoperto l'IBM Institute for Business Value (IBV), le cinque aree in cui queste tecnologie hanno il maggiore impatto includono:

• Processi in tempo reale, automatizzati e senza attriti

• Approvvigionamento etico e sostenibile per la gestione del rischio

• Collaborazione per il valore esponenziale di terze parti

• Modelli operativi agili

• Miglioramento della produttività della forza lavoro 

Rimuovere gli attriti dai processi di un reparto acquisti può avere risultati rapidi e tangibili: accelerare la velocità con cui gli acquirenti acquistano servizi o beni e offrire una varietà di canali attraverso i quali possono interagire con un'azienda sono tra i principali benefici dell'approvvigionamento automatizzato. Un istituto finanziario dell'Asia Pacifico, che voleva migliorare le sue pratiche di conformità e prestazioni, ha automatizzato il processo dei servizi source-to-pay. Digitalizzando e standardizzando questi workflow, l'organizzazione ha risparmiato 20 milioni di dollari in costi operativi e ha evitato la perdita di oltre 70 milioni di dollari in pagamenti duplicati o errati. 

Poiché i consumatori richiedono maggiore trasparenza nel modo in cui i brand acquistano i beni e le organizzazioni leader si impegnano per raggiungere l'obiettivo delle emissioni zero, le pratiche di approvvigionamento sostenibili sono diventate fondamentali per il successo di un'azienda. L'automazione e i workflow intelligenti apportano maggiore trasparenza al processo di approvvigionamento e possono consentire ai responsabili degli acquisti di controllare senza problemi le metriche ESG come la riduzione delle emissioni. Il gruppo RCS Global, una piattaforma per l'approvvigionamento responsabile dei dati, ha recentemente utilizzato una blockchain platform per assicurare agli acquirenti che i materiali utilizzati per creare le batterie dei veicoli elettrici fossero prodotti eticamente. Innovazioni come queste aumentano la fiducia degli acquirenti e semplificano il lavoro sempre più cruciale di approvvigionamento responsabile. 

Un terzo dei Chief Supply Chain Officer intervistati di recente ha dichiarato di aver lavorato con fornitori in nuove regioni negli ultimi tre anni. In un contesto aziendale sempre più globale, la collaborazione e la risoluzione dei problemi sono fondamentali. Gli ecosistemi interconnessi di fornitori di servizi che implementano analytics, AI e automazione hanno l'opportunità di collaborare in modo più rapido ed efficace, adattandosi al panorama emergente. 

Le moderne operazioni di approvvigionamento sono composte da team multidisciplinari che si concentrano sui risultati chiave piuttosto che su singoli progetti isolati. Utilizzando automazione, analytics e AI, le organizzazioni hanno l'opportunità di prendere decisioni chiave in materia di approvvigionamento basate su dati in tempo reale, accessibili in tutta l'azienda. Potenziare i dipendenti dell'approvvigionamento con questi dati si traduce in modelli operativi più agili e consente alle organizzazione di scalare in modo più efficiente. Secondo una ricerca IBV, il 54% in più delle aziende con un team di approvvigionamento e contabilità fornitori integrato supera significativamente i concorrenti in termini di crescita ed efficacia dei ricavi. E un'azienda chimica globale, utilizzando l'automazione e analytics, ha migliorato le proprie operazioni in sei aree, guadagnando di conseguenza 50 milioni di dollari di flusso di cassa.

Come in altre aree aziendali, l'automazione e l'AI sono impiegate al meglio quando aumentano il lavoro umano e consentire ai dipendenti di concentrarsi su attività creative e ad alta intensità relazionale. Nell'approvvigionamento, l'automazione potrebbe ispirare un'organizzazione a ripensare completamente i ruoli dei dipendenti, sbloccandone drasticamente il potenziale. Piuttosto che reagire a problemi minori, l'automazione negli acquisti consente alla forza lavoro di agire in modo proattivo, aprendo la strada all'innovazione a livello aziendale e aumentando il valore aziendale su tutta la linea.