Apa itu chargeback?

Pendekatan ini berbeda dari model penyebaran sederhana, yang mengalokasikan bagian sumber daya yang tetap ke BU (seperti pemasaran, SDM, layanan pelanggan, keuangan, atau R&D) sebelumnya, seringkali berdasarkan jumlah karyawan atau pendapatan yang mereka hasilkan.

Pendekatan ketiga, yang dikenal sebagai strategi showback, dapat dianggap sebagai kompromi antara chargeback dan spread sederhana. Sistem ini melacak pengeluaran TI di seluruh BU dan mengirimkan laporan penggunaan yang komprehensif kepada setiap departemen tanpa membebankan biaya kepada mereka atas pengeluaran yang mereka keluarkan. Strategi ini bertujuan untuk meminta pertanggungjawaban departemen atas penggunaan sumber daya mereka tanpa gangguan pemulihan biaya.

Organisasi mungkin menggabungkan model tolak bayar karena beberapa alasan, termasuk untuk mendorong budaya pengeluaran infrastruktur dan optimalisasi biaya yang efisien di seluruh perusahaan. Karena departemen bertanggung jawab langsung atas energi dan biaya TI mereka sendiri, masing-masing termotivasi untuk membuat keputusan penggunaan yang strategis dan mengurangi perilaku boros. Chargeback juga dapat berkontribusi pada rasa keadilan di seluruh perusahaan, memberdayakan tim individu untuk mengalokasikan sumber daya dengan persyaratan mereka sendiri.

Manajemen chargeback mungkin berada di bawah program manajemen risiko organisasi, dengan TI dan keuangan menangani pelacakan, penagihan, dan penegakan hukum secara kolaboratif. Seorang chief information officer (CIO) sering ditugaskan untuk mengawasi strategi.

Pendekatan chargeback sering kali sesuai dengan FinOps (atau FinOps cloud) perusahaan yang lebih besar dan strategi manajemen bisnis teknologi (TBM). FinOps menekankan kolaborasi lintas fungsi antara tim TI, keuangan, dan bisnis untuk memaksimalkan nilai bisnis dari investasi cloud dan infrastruktur di seluruh lingkungan hybrid cloud dan multicloud.

Chargeback mendukung prinsip-prinsip utama FinOps dengan mempromosikan akuntabilitas (tim memiliki penggunaan dan biaya mereka sendiri), optimalisasi (visibilitas memungkinkan keputusan yang lebih cerdas) dan tata kelola (kebijakan memandu konsumsi yang bertanggung jawab). Model-model ini membantu organisasi beralih dari pengendalian biaya reaktif ke operasi keuangan proaktif, sebuah langkah yang semakin penting karena pengeluaran TI diperkirakan akan mencapai USD 5,74 triliun pada tahun 2025, naik 9,3% dari tahun 2024, menurut Gartner.

Tetapi strategi chargeback mungkin tidak sesuai untuk setiap bisnis. Hal ini lebih kompleks secara operasional karena memerlukan pelacakan terperinci atas konsumsi sumber daya di berbagai divisi, yang banyak di antaranya mengandalkan layanan dan metodologi yang berbeda. Strategi chargeback juga dapat menimbulkan permusuhan antara tim TI dan BU, yang mungkin merasa terbebani secara tidak adil oleh penggunaan sumber daya yang tidak mereka kendalikan. Ini juga membebani departemen dengan lebih banyak tanggung jawab keuangan, termasuk perkiraan, atau proses mengantisipasi peristiwa masa depan berdasarkan data dan tren saat ini.

Perusahaan dapat mengatur pengeluaran TI mereka dengan berbagai cara, dengan beberapa pendekatan yang memprioritaskan akuntabilitas dan otonomi tim, sementara pendekatan lainnya berfokus pada efisiensi dan kesederhanaan.

Penyebaran sederhana merupakan salah satu pendekatan manajemen keuangan TI yang paling umum, terutama bagi perusahaan kecil. Seperti tersirat dalam namanya, metode ini mendistribusikan biaya TI sebagai tarif tetap di seluruh BU. Varian umum meliputi:

• Penyebaran yang merata: Departemen dibebankan biaya yang sama, terlepas dari jumlah sumber daya TI yang mereka gunakan. Masing-masing bertanggung jawab untuk membayar bagian yang sama dari total anggaran TI.
  
  
• Fraksi jumlah karyawan: Departemen dibebankan berdasarkan jumlah karyawan, dengan BU yang lebih besar membayar lebih banyak daripada BU yang lebih kecil. Sebagai contoh, jika perusahaan dengan 100 karyawan menghabiskan USD 100.000 untuk TI, departemen dengan 10 karyawan akan dikenakan biaya USD 10.000, atau sepersepuluh dari total biaya.
  
  
• Fraksi pendapatan: Departemen dibebankan berdasarkan pendapatan. Divisi yang menghasilkan pendapatan lebih tinggi bertanggung jawab atas bagian yang lebih besar dari pengeluaran TI.

Salah satu alasan umum bahwa perusahaan mungkin memilih metode alokasi spread sederhana adalah bahwa dibutuhkan sumber daya yang relatif sedikit untuk menerapkan strategi alokasi ini. Organisasi tidak harus mengumpulkan dan meneliti kumpulan data yang kompleks untuk menentukan bagaimana setiap departemen harus dikenakan biaya. Sebaliknya, ia membagi total biaya TI dengan jumlah BU atau memecah biaya berdasarkan jumlah karyawan atau pendapatan.

Selain itu, pendekatan penyebaran yang sederhana dapat mengurangi gesekan antara tim TI dan BU karena tim mengetahui jauh sebelumnya apa yang perlu mereka kontribusikan pada biaya TI setiap bulan atau kuartal. Rincian biaya sederhana dan lebih mudah dipahami, sehingga mengurangi perselisihan transaksi antara departemen dan pimpinan TI.

Namun, sistem penyebaran sederhana sering dianggap kurang adil karena beberapa departemen pasti membayar lebih banyak sumber daya daripada yang mereka gunakan, sementara yang lain membayar lebih sedikit. Juga, di bawah kerangka kerja sederhana, departemen memiliki sedikit alasan untuk memoderasi penggunaan energi mereka dengan hati-hati karena mereka dikenakan jumlah yang sama terlepas dari kebiasaan pengeluaran mereka.

Mereka mungkin tidak sadar akan konsumsi mereka setiap bulannya, memberikan kesan bahwa mereka memiliki sumber daya yang hampir tak terbatas. Pola pikir ini, pada gilirannya, dapat menambah tekanan pada tim TI karena mereka berjuang untuk mengakomodasi tuntutan kapasitas departemen sambil mematuhi batasan anggaran.

Showback TI menggabungkan elemen-elemen alokasi penyebaran sederhana dan chargeback, yang memberikan keseimbangan antara fleksibilitas dan transparansi biaya. Seperti chargeback, mereka menunjukkan kepada BU rincian biaya energi dan sumber daya mereka. Showback sering mengambil bentuk tagihan TI—dokumen yang menyerupai tagihan utilitas. Tetapi tidak seperti chargeback, mereka tidak membebankan biaya departemen berdasarkan penggunaannya. 

Tagihan TI showback memberikan rincian biaya untuk sumber daya seperti penyimpanan cloud, lisensi perangkat lunak, pemeliharaan perangkat keras, keamanan siber, infrastruktur basis data, dan banyak lagi. Seperti tagihan utilitas, tagihan TI yang efektif juga mencakup pedoman tentang bagaimana divisi bisnis dapat mengurangi konsumsi energi mereka dan menerapkan alur kerja yang lebih efisien.

Misalnya, jika departemen TI menyadari bahwa unit tertentu menggunakan dua layanan berbeda untuk melakukan tugas serupa, departemen tersebut mungkin menyarankan untuk memilih satu saja dan menghentikan yang lain. Atau, jika suatu departemen membayar tingkat tertinggi untuk langganan cloud storage tetapi hanya menggunakan setengah dari kapasitas penyimpanan, tim TI mungkin menyarankan untuk beralih ke tingkat yang lebih rendah.

Organisasi sering menggunakan strategi showback untuk memudahkan transisi dari penyebaran sederhana ke chargeback. Hal ini memungkinkan departemen untuk menantang ketidakakuratan dalam tagihan TI mereka dengan taruhan yang relatif rendah karena mereka belum bertanggung jawab untuk menanggung biaya TI sendiri. Setelah transisi selesai, departemen tidak terkejut dengan tagihan mereka karena tagihan tersebut sangat mirip dengan tagihan yang mereka terima selama fase showback.

Showback menambahkan transparansi pada proses TI, membantu departemen memahami bagaimana penggunaan sumber daya mereka mempengaruhi pengeluaran bisnis secara keseluruhan. Sebagai contoh, sebuah unit mungkin merasa berkewajiban untuk menghapus data yang sudah usang jika mereka menyadari bahwa mereka memiliki tagihan penyimpanan dua kali lebih tinggi daripada departemen lain. Pada saat yang sama, strategi showback cenderung lebih lunak dan memaafkan karena tim tidak harus secara langsung menanggung tagihan jika mereka secara tidak sengaja mengeluarkan biaya berlebihan atau melebihi persyaratan kapasitas. Sebaliknya, biaya tambahan didistribusikan ke seluruh perusahaan.

Potensi kerugiannya adalah meskipun alokasi spread sederhana dapat dihitung dengan cepat dan mudah, showback menambah kompleksitas baru pada sistem akuntansi TI, yang membutuhkan metrik dan metode pelaporan yang lebih kompleks. Selain itu, meskipun departemen diperlihatkan biaya TI mereka setiap periode, tidak ada mekanisme penegakan hukum yang memaksa mereka untuk bertindak berdasarkan informasi ini. Tim TI harus bergantung pada kesediaan departemen sendiri untuk berkontribusi pada tujuan efisiensi perusahaan.

Dalam model chargeback, tim TI secara efektif menjadi pemasok komersial untuk BU, dengan BU menjadi pelanggan internal TI. Mencerminkan dunia bisnis, BU dapat memutuskan apakah akan membeli kebutuhan infrastrukturnya dari departemen TI atau pemasok pihak ketiga yang menawarkan produk dan layanan yang lebih baik dengan harga yang lebih rendah.

Dalam model chargeback, tim TI mengirimkan tagihan ke departemen berdasarkan pada berapa banyak sumber daya yang telah mereka gunakan, seperti strategi showback. Namun, chargeback melangkah lebih jauh dengan memaksa departemen untuk membayar tagihan TI mereka, sama seperti mereka membayar biaya lainnya. RUU tersebut mungkin juga mencakup analisis mendalam, yang membantu tim memahami pendorong biaya dan cara yang dapat mereka gunakan untuk mengurangi biaya. Dengan model chargeback, BU juga dapat melacak tren penggunaan secara internal, termasuk dengan menganalisis pengeluaran bulan sebelumnya, sehingga mereka dapat memperkirakan dan mempersiapkan tagihan mendatang secara akurat.

Chargeback berbasis biaya, yang juga disebut chargeback impas, mengharuskan tim membayar kembali biaya sumber daya dan layanan yang mereka gunakan. Meskipun relatif mudah, TI mungkin perlu menanggung beban biaya tambahan (misalnya, biaya lisensi tak terduga atau penggantian perangkat keras) untuk mencapai titik impas setiap kuartal.

Strategi biaya plus mengharuskan tim membayar sumber daya yang mereka gunakan, ditambah biaya tetap untuk menutupi biaya tak terduga. Biaya umumnya berkisar antara 2–3% di atas biaya dasar. Jika ada sisa dana pada akhir kuartal, departemen dapat memperoleh penggantian biaya chargeback ini.

Chargeback dengan penetapan harga, juga disebut strategi harga, menambah lapisan kompleksitas lain dengan memungkinkan departemen TI untuk menetapkan harga sesuai dengan strategi dan peta jalan jangka panjangnya sendiri. Dengan menetapkan tarif khusus untuk layanan yang berbeda, ia memiliki kekuatan untuk mempengaruhi kekuatan pasar secara artifisial agar sesuai dengan kebutuhannya.

Misalnya, tim TI mungkin ingin mempercepat adopsi layanan keamanan data baru sehingga dapat menghentikan layanan lama. Untuk memfasilitasi transisi ini, ia dapat menilai permintaan, sensitivitas harga, dan alternatif pasar. Selanjutnya, ini dapat menetapkan tarif yang memotivasi departemen untuk berhenti menerapkan layanan yang sudah ketinggalan zaman dan dengan cepat mengadopsi layanan yang baru. Tim TI bahkan dapat menyediakan layanan internal tertentu tanpa biaya untuk menyelaraskan organisasi dengan alur kerja tertentu.

Sistem chargeback TI membuat departemen bertanggung jawab secara langsung atas penggunaan energi dan infrastruktur mereka, menyelaraskan perusahaan dengan efisiensi bersama dan langkah-langkah pemangkasan biaya. Strategi ini juga memungkinkan berbagai departemen untuk memilih layanan TI dan solusi data yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka, daripada terbatas pada pilihan layanan departemen TI.

Jika sebuah unit membutuhkan lebih banyak kapasitas data, ia dapat dengan lancar memasukkan biaya tambahan ke dalam anggarannya alih-alih bernegosiasi dengan tim infrastruktur. Pada gilirannya, organisasi TI memiliki insentif untuk menawarkan layanan berkualitas tinggi, karena mengetahui bahwa BU dapat mencari di tempat lain jika mereka tidak puas dengan penawarannya.

Chargeback juga memungkinkan pembandingan internal, yang memungkinkan departemen membandingkan efisiensi dan efektivitas biaya mereka. Pendekatan ini dapat mendorong persaingan yang sehat dan mendorong inovasi dalam cara tim menggunakan sumber daya TI.

Namun, model chargeback TI dapat memicu ketegangan antara tim TI dan pemangku kepentingan lainnya, yang mungkin melihat pendekatan ini tidak adil. Misalnya, tim pengembangan mungkin merasa tidak masuk akal bahwa ia membayar tagihan yang lebih tinggi setiap bulan dibandingkan dengan divisi seperti SDM atau penjualan, meskipun tim secara inheren membutuhkan lebih banyak sumber daya komputasi untuk melaksanakan tanggung jawabnya. BU juga mungkin merasa kurang termotivasi untuk bereksperimen dan berinovasi karena khawatir menggunakan lebih banyak sumber daya akan terlalu mahal.

Chargeback TI tidak boleh disamakan dengan chargeback kartu kredit, ketika pelanggan mempermasalahkan suatu transaksi, sehingga bank mereka (bank penerbit) mengeluarkan pengembalian dana ke rekening pemegang kartu. Proses sengketa biasanya dimulai dengan lembaga keuangan nasabah yang mengajukan penagihan balik kepada bank merchant (bank pengakuisisi atau acquirer). Chargeback biasanya menyertakan kode alasan chargeback, sebuah pengenal khusus yang menjelaskan alasan klaim. Bank juga untuk sementara mengembalikan uang yang disengketakan kepada pemegang kartu selama proses arbitrase.

Bank penerbit mungkin memulai proses ini setelah layanan deteksi penipuan menandai transaksi yang mencurigakan—atau setelah pelanggan menyadari bahwa situs e-commerce, pemroses pembayaran (seperti PayPal atau Stripe) atau akun merchant menagih mereka secara keliru. Merchant kemudian mempunyai kesempatan untuk membantah klaim pelanggan dengan memberikan bukti kuat bahwa mereka telah dikenai biaya yang sah, sebuah proses yang dikenal sebagai representasi. Merchant mungkin mengandalkan sistem pemrosesan transaksi (TPS) untuk menampilkan data terkait transaksi.

Jika sengketa chargeback (juga dikenal sebagai sengketa pembayaran) tetap tidak terselesaikan, chargeback dapat masuk ke arbitrase, ketika penerbit kartu atau jaringan kartu (seperti Mastercard, Visa, atau American Express) meninjau dan membuat keputusan akhir, yang berujung pada penyelesaian sengketa.

Merchant sering mendedikasikan sumber daya yang signifikan untuk manajemen sengketa dan pencegahan chargeback. Kedua strategi berusaha untuk membatasi transaksi penipuan dan mendeteksi penipuan ramah, ketika pelanggan membantah tagihan pada laporan kartu kredit mereka meskipun melakukan pembelian, secara sadar atau tidak sadar. Jika rasio chargeback (atau tingkat chargeback) merchant menjadi terlalu tinggi, perusahaan kartu pembayaran pada akhirnya akan memilih untuk memutuskan hubungan dengan merchant tersebut. Organisasi sering kali menilai rasio chargeback mereka sambil memodernisasi sistem pembayaran mereka dengan deteksi penipuan yang didukung AI, deteksi anomali, dan kemampuan canggih lainnya.

Dengan kata lain, meskipun chargeback TI dan chargeback kartu kredit melibatkan pemulihan biaya, chargeback TI merupakan strategi organisasi internal, sedangkan chargeback kartu kredit melibatkan lembaga keuangan untuk mendapatkan kembali transaksi kartu kredit yang salah dan mengembalikan jumlah yang dipermasalahkan ke rekening bank pelanggan.

Jika diterapkan secara sembarangan, strategi chargeback dapat memicu ketegangan antar tim. Tetapi kebijakan yang mempromosikan komunikasi, transparansi dan akuntabilitas dapat membantu mengurangi risiko ini.

Chargeback mengharuskan tim TI untuk mengambil tanggung jawab baru, termasuk memodelkan biaya produk dan layanan, menetapkan tarif, dan menghitung tagihan, semuanya untuk memulihkan biaya. Tim TI sering kali menerapkan chargeback secara bertahap sehingga mereka memiliki waktu untuk memecahkan masalah akuntansi tanpa merasa kewalahan. Mereka mungkin memulai dengan sistem showback, transisi ke struktur berbasis biaya dan akhirnya mengadopsi pendekatan cost-plus atau penetapan harga strategis yang lebih maju.

Departemen TI harus memutuskan seberapa sering menilai ulang nilai layanan yang berbeda dan bagaimana membebankan biaya kepada BU untuk penggunaannya. Misalnya, departemen TI mungkin membebankan biaya kepada tim untuk konsumsi sumber daya rata-rata selama tiga bulan terakhir. Pendekatan ini membantu memastikan bahwa tim tidak dihukum untuk bulan outlier. Departemen TI juga dapat membuat buku pedoman terperinci tentang cara mengatasi perselisihan dan rekonsiliasi keuangan.

Tagihan TI yang membingungkan, tidak jelas, atau tidak akurat dapat dengan cepat mengikis kepercayaan seputar proses chargeback. Tim TI dapat membangun kepercayaan pada model mereka dengan tagihan TI yang secara konsisten mencerminkan penggunaan sumber daya masing-masing tim melalui pengukuran, otomatisasi, machine learning, dan alat bantu lainnya.

Tim TI juga dapat menumbuhkan rasa keadilan melalui audit yang ketat dan terjadwal secara teratur. Tanpa kepercayaan, tim mungkin mulai bertindak di luar sistem TI resmi, termasuk dengan menggunakan layanan eksternal tanpa memberi tahu tim TI, sebuah fenomena yang dikenal sebagai TI bayangan.

Atribusi biaya yang akurat sangat bergantung pada praktik penandaan dan metadata yang konsisten. Penandaan yang tidak lengkap atau tidak konsisten dapat menyebabkan biaya yang salah alokasi, perselisihan, dan berkurangnya kepercayaan pada sistem. Tim TI harus membuat kebijakan penandaan yang jelas, menegakkan kepatuhan, dan mengaudit kebersihan penandaan secara teratur untuk membantu memastikan pelaporan yang andal.

Tim TI dapat meningkatkan transparansi dengan membagikan cara mereka menentukan nilai layanan yang berbeda melalui katalog layanan perusahaan (titik masuk yang digunakan karyawan untuk mengakses aplikasi yang disetujui perusahaan). TI juga dapat membawa pemangku kepentingan ke dalam proses pengambilan keputusan sehingga pendapat mereka tercermin dalam kebijakan pelaporan dan penegakan hukum.

Program pelatihan dan webinar mungkin juga menjadi bagian penting dari model chargeback, membantu memastikan bahwa setiap tim tahu bagaimana menafsirkan metrik yang relevan dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang sesuai. Jika tidak, tim mungkin mengalami kesulitan menentukan perilaku mana yang berkontribusi pada tagihan yang lebih tinggi atau lebih rendah.

Perusahaan dapat melakukan investasi TI yang ditargetkan, seperti meningkatkan infrastruktur cloud, untuk memberikan penghematan biaya di seluruh perusahaan. Investasi strategis dapat memberikan kontribusi pada perasaan bahwa seluruh perusahaan dan bukan hanya tim individu yang berkomitmen pada manajemen biaya dan efisiensi, sehingga menghasilkan dukungan dari para pemangku kepentingan.

Para pemangku kepentingan mungkin akan lebih cenderung mendukung strategi chargeback jika mereka dapat melihat bagaimana strategi ini memberikan manfaat bagi perusahaan. Tim TI dapat melacak bagaimana kebiasaan pengeluaran dan penggunaan telah berevolusi dari waktu ke waktu dan menyoroti keberhasilan bersama, seperti memotong penggunaan energi tahunan sebesar 25% atau memulihkan pendapatan yang hilang sebesar 100.000 USD karena langkah-langkah pemangkasan biaya yang baru.