Apa itu manajemen kapasitas?

Manajemen kapasitas sering dikira manajemen sumber daya. Ini biasanya terjadi karena dua alasan utama. Pertama, kedua istilah tersebut terdengar seolah-olah mereka mungkin menggambarkan jenis hal yang sama, meskipun bukan. Kedua, kedua istilah tersebut menggambarkan aktivitas yang seharusnya terjadi pada awal sejarah perusahaan, selama tahap perencanaan konseptual awal.

Tetapi manajemen kapasitas dan manajemen sumber daya bukanlah frasa yang dapat dipertukarkan. Mereka adalah istilah berurutan dan urutannya penting untuk dipertahankan. Selama tahap perencanaan, manajemen kapasitas merupakan kegiatan perencanaan utama — begitu pentingnya sehingga biasanya harus mendahului sebagian besar pertimbangan lainnya.

Inilah perbedaan antara keduanya:

• Manajemen kapasitas adalah penentuan hasil akhir yang berusaha untuk mengetahui apakah perusahaan yang direncanakan akan dapat menjalankan fungsionalitas bisnis normal sesuai rencana.

• Manajemen sumber daya adalah serangkaian prosedur dan proses yang membantu menetapkan bagaimana sumber daya yang tersedia dikoordinasikan dan berbagai detail yang mengatur kapan dan bagaimana pekerjaan yang diproyeksikan dapat diselesaikan.   

Manajemen kapasitas menyentuh aspek perencanaan sumber daya dan perencanaan proyek, tetapi menyimpulkan kesimpulannya menjadi satu kumpulan metrik pendorong — apakah perusahaan yang direncanakan akan dapat memproses alokasi beban kerja yang diproyeksikan dan melaksanakan persyaratan bisnis.

Tapi itu hanya satu bagian dari manajemen kapasitas — bagian lainnya membutuhkan beberapa penetapan awal dalam bentuk forecasting permintaan masa depan dan bagaimana sistem akan mengakomodasi pertumbuhan tersebut sebelum waktu itu terjadi dan kebutuhan masa depan menjadi tuntutan saat ini.

Sebelum melangkah lebih jauh, ada baiknya untuk menjelaskan arti yang berbeda dari istilah "manajemen kapasitas" untuk menghindari kebingungan yang mungkin terjadi. Sebenarnya ada tiga “pembesaran makna” kata, masing-masing berkaitan dengan pemahaman tertentu tentang skala:

• Pandangan perusahaan: Ini adalah perspektif "makro" dari total keseluruhan operasi bisnis. Ini dipenuhi oleh berbagai proyek klien, semuanya didorong oleh parameter manajemen proyek, kebutuhan, dan jadwal yang unik.

• Pandangan operasional: Dalam pengertian efisiensi operasional, manajemen kapasitas berarti perencanaan sumber daya dan bagaimana personel, material, dan mesin diatur oleh hukum ketersediaan sumber daya dan kapasitas sumber daya yang tidak dapat diubah.

• Pandangan TI: Anggap saja ini adalah pandangan "mikro" dari bisnis. Di sini, manajemen kapasitas berjalan “tersembunyi” untuk memantau sumber daya dan bagaimana mengoordinasikannya dengan layanan TI dan infrastruktur TI untuk mengukur volume data secara efektif.

Untuk tujuan diskusi ini, kami mempertimbangkan ketiga tingkat pembesaran secara bersamaan karena begitulah cara kerja bisnis. Segala sesuatu biasanya terjadi sekaligus dan berbagai perspektif sering kali harus dipertahankan secara bersamaan.

Mengelola kapasitas lebih dari sekadar mengawasi batas kapasitas penyimpanan dan memastikan aset memiliki ruang yang cukup. Menangani masalah kapasitas secara efektif memerlukan penerapan teknik forecasting dan menggunakan data dan kecerdasan buatan (AI) untuk mempelajari proyek-proyek sebelumnya dan merencanakan proyek baru. Berikut adalah langkah-langkah kunci yang terlibat dalam proses manajemen kapasitas:                                   

• Pengukuran: Mempelajari kapasitas sumber daya saat ini dengan mengukur total berbagai sumber daya perusahaan dan bagaimana sumber daya tersebut digunakan.

• Pemantauan: Melacak ketersediaan sumber daya, bagaimana sumber daya saat ini digunakan, dan bagaimana sumber daya tersebut dimanfaatkan pada masa lalu.

• Alokasi: Memprioritaskan beban kerja dan alur kerja serta menentukan alokasi sumber daya, sesuai dengan ketersediaan sumber daya dan tuntutan bisnis yang mendesak.

• Kalibrasi ulang: Menggunakan kembali data historis dari proyek sebelumnya untuk tujuan lain dalam rangka membantu menetapkan ekspektasi proyek untuk proyek saat ini dan masa depan.

• Membuat proyeksi: Memperkirakan kapasitas masa depan dan permintaan sumber daya yang akan datang dalam proyek mendatang adalah bagian penting dari proses manajemen kapasitas.

Organisasi yang berbeda akan mengatasi masalah manajemen kapasitas mereka dengan berbagai metode dan strategi. Strategi berikut mencerminkan berbagai tingkat manajemen kinerja.

Ada beberapa cara Anda dapat memainkan permainan manajemen kapasitas bisnis. Salah satu caranya adalah dengan menerapkan strategi lag, di mana organisasi mengadaptasi lebih banyak postur bisnis yang santai dibandingkan dengan pendekatan yang lebih proaktif. Organisasi yang menggunakan strategi lag menunggu untuk meningkatkan kapasitas mereka sampai permintaan tumbuh dengan memadai.

Dalam strategi ini, perusahaan tidak berusaha untuk terlibat dalam forecasting permintaan dan sebaliknya menunggu angka solid yang menunjukkan peningkatan permintaan. Opsi ini sering dipilih oleh perusahaan dengan basis klien yang solid, tetapi mungkin berurusan dengan kendala anggaran.

Untuk organisasi yang ingin mengejar pendekatan yang lebih terlibat dan proaktif dalam manajemen kapasitas, ada strategi kapasitas utama yang perlu dipertimbangkan. Di sini, sebuah perusahaan akan meningkatkan kapasitas produksinya dengan harapan permintaan pada masa mendatang.

Manfaat yang jelas bagi organisasi adalah bahwa organisasi akan lebih siap untuk memenuhi permintaan mendatang jika permintaan tersebut terwujud seperti yang diharapkan. Contoh strategi kapasitas utama yang umum diikuti dapat ditemukan dalam perusahaan mainan yang menyesuaikan produksi untuk mengantisipasi musim belanja Natal. Pendekatan agresif ini biasanya bergantung pada perkiraan permintaan tingkat lanjut.

Dalam jenis pendekatan hybrid, strategi kapasitas rata-rata berusaha untuk menempati jalan tengah antara pendekatan agresif (strategi kapasitas utama) dan pendekatan reaktif (strategi lag). Oleh karena itu, strategi kapasitas rata-rata berusaha menemukan kapasitas yang sesuai dengan permintaan rata-rata yang diharapkan.

Dalam beberapa hal, hal ini bisa menjadi strategi yang berisiko, meskipun berdasarkan rata-rata secara umum, jenis "tindakan penyeimbangan" dengan kapasitas yang selaras dengan tingkat permintaan yang diharapkan akan berhasil jika estimasi rata-rata perusahaan ternyata dapat diandalkan. Kualitas forecasting organisasi sangat penting.

Strategi kapasitas pencocokan benar-benar merupakan modifikasi dari strategi kapasitas prospek. Perbedaan utamanya adalah investasi.

Dalam strategi kapasitas utama, perusahaan berinvestasi dalam lebih banyak kapasitas untuk mengantisipasi permintaan pada masa depan. Strategi kapasitas pencocokan mencapai sebagian besar tujuan yang sama tanpa mengeluarkan sejumlah besar uang di muka. Sebagai gantinya, perusahaan memilih untuk mengelola secara terperinci data yang masuk tentang permintaan aktual saat ini dan akan menyesuaikan berdasarkan temuan tersebut. Strategi kapasitas pencocokan sangat bergantung pada pengamatan tren pasar yang muncul dan berkembang serta mendasarkan tindakan cepat pada data yang dihasilkan.

Setidaknya ada setengah lusin alasan mengapa organisasi beralih ke strategi dan solusi manajemen kapasitas yang efektif:

• Mengurangi kelelahan karyawan: Manajemen kapasitas membantu membatasi kelelahan anggota staf dengan memberi tahu perusahaan kapan mereka perlu mempekerjakan lebih banyak pekerja.

• Pemanfaatan dan alokasi sumber daya yang lebih baik: Dua metrik utama yang dipantau oleh manajemen kapasitas adalah pemanfaatan sumber daya dan alokasi sumber daya. Melalui mereka, organisasi dapat mengubah kinerja dan meningkatkan penghematan biaya.

• Manajemen inventaris yang lebih lancar: Masalah umum rantai pasokan biasanya dapat diatasi ketika manajemen inventaris yang lebih efektif diberdayakan melalui dukungan bijaksana yang diberikan oleh manajemen kapasitas.

• Pandangan komprehensif tentang sumber daya manusia: Dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen kapasitas, bisnis dapat memperoleh pandangan yang lebih lengkap tentang talenta perusahaan, termasuk kemampuan dan keterbatasan yang diharapkan dari anggota tim.

• Penganggaran dan pengambilan keputusan yang lebih baik: Tujuannya adalah untuk membuat keputusan yang paling cerdas. Manajemen kapasitas mendukung hal ini dengan memungkinkan organisasi untuk membuat keputusan berdasarkan data dan menyusun anggaran yang realistis.

• Meningkatkan efisiensi produksi: Efisiensi akan meningkat secara keseluruhan ketika siklus produksi dijadwalkan sebelumnya dengan perencanaan kapasitas dan manajemen kapasitas.

Manajemen kapasitas yang efektif menemukan cara untuk menghalangi beberapa tantangan terus-menerus yang dapat berdampak negatif pada efisiensi:

• Kemacetan: Seperti kemacetan lalu lintas yang terkunci begitu ketat sehingga tidak ada kendaraan yang dapat bergerak, kemacetan adalah titik kegagalan di mana kapasitas menyusut hingga menetes dan tidak dapat menopang permintaan. Hasilnya adalah keterlambatan dalam pemrosesan dan gangguan pada fungsi. Banyak kemungkinan penyebab yang dapat menjadi akar kemacetan—sebagian besar melibatkan beberapa jenis masalah sinkronisasi. Misalnya, beban kerja masuk lebih cepat daripada yang dapat diserap dengan benar atau beberapa bagian dari proses bekerja lebih cepat dari jadwal dan melampaui apa yang ditentukan selama perencanaan kapasitas. Deteksi kemacetan dicapai dengan memeriksa sumber daya dengan tingkat pemanfaatan kapasitas rendah.

• Kekurangan: Ketika kapasitas operasi sistem tidak dapat mengimbangi permintaan, maka akan terjadi kekurangan. Kekurangan terjadi karena berbagai alasan. Alasan pertama dan terpenting, kemungkinan sistem tidak memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan. Atau mungkin kekurangan tenaga kerja yang memperparah situasi, atau masalah mekanis atau komputer dengan mesin yang biasanya digunakan. Demikian pula, kurangnya bahan produksi mentah atau adanya fluktuasi kualitas dapat memicu kekurangan. Inilah sebabnya mengapa perusahaan berusaha keras untuk membuat rencana manajemen kapasitas dan menerapkan data real-time ke dalam praktik forecasting mereka.

Beberapa alat manajemen kapasitas sedang populer digunakan, termasuk yang berikut:

• Excel: Program basis data andalan Microsoft ini memiliki beberapa alat bantu untuk manajemen kapasitas, seperti multithreading (yang mempersingkat waktu kalkulasi) dan optimalisasi penggunaan memori.

• Float: Float adalah alat bantu perencanaan kapasitas yang menawarkan tampilan ketersediaan staf secara real-time, sehingga tim dapat melakukan optimalisasi beban kerja. Float secara otomatis menghitung ulang perhitungan kapasitas.

• Jira: Tim Agile bergantung pada Jira karena beberapa alasan. Jira mengelola dasbor untuk pengguna individu maupun tim dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki akses ke data tim.

• Kantata: Perangkat Lunak Kantata menyediakan layanan profesional dan manajemen layanan. Basis data perangkat lunak ini memeringkat keterampilan tim dan memberikan saran sumber daya untuk variabel seperti penetapan harga.

• Runn: Runn membantu penggunanya merencanakan proyek dan memelihara sumber daya yang diperlukan untuk memperkirakan permintaan sumber daya, sehingga tingkat layanan yang diharapkan dapat dipertahankan setiap saat.