Alokasi Sumber Daya vs Pemanfaatan Sumber Daya: Apa Bedanya?

Alokasi mengacu pada penjadwalan, penataan, dan penetapan tugas, sedangkan pemanfaatan mengacu pada pengukuran strategis kinerja sumber daya secara keseluruhan.

Alokasi sumber daya adalah ketika perusahaan mengalokasikan sumber daya yang efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Hal ini biasanya melibatkan manajer proyek yang menugaskan tugas tertentu kepada anggota tim atau sumber daya proyek untuk mengalokasikan beban kerja yang diperlukan untuk organisasi proyek dan perencanaan proyek. Mengelola jadwal proyek dan ketergantungan internal atau eksternal proyek dapat secara efektif mencegah pergeseran ruang lingkup dan meningkatkan profitabilitas.

Meskipun banyak perusahaan masih menggunakan alat bantu alokasi sumber daya tradisional untuk forecasting (seperti spreadsheet Excel), Anda memerlukan alat bantu manajemen sumber daya dan perangkat lunak manajemen proyek (PMS) yang canggih untuk mengambil keputusan yang lebih cepat, mendapatkan insight tentang cara terbaik untuk mengurutkan tugas, dan mengalokasikan sumber daya secara efektif di seluruh cakupan proyek.

Pemanfaatan sumber daya berbeda dengan alokasi sumber daya karena ini merupakan KPI yang mengukur efisiensi tim dalam kaitannya dengan cara menggunakan sumber daya yang tersedia. Dengan kata lain, pemanfaatan sumber daya menciptakan KPI yang mengukur kinerja dan upaya atas sejumlah waktu atau kapasitas yang tersedia.

Pemanfaatan sumber daya yang optimal dan alokasi sumber daya cerdas memungkinkan manajer proyek meramalkan ketersediaan sumber daya di berbagai categories. Kesadaran ini memungkinkan tim untuk merencanakan jadwal tenaga kerja mereka secara strategis dan melakukan upaya perbaikan real-time untuk memastikan kesehatan optimal proyek baru.

Baik alokasi sumber daya maupun pemanfaatan sumber daya merupakan area manajemen proyek yang — jika digunakan bersama dan ditambah dengan perangkat lunak manajemen sumber daya — dapat mempertahankan pertumbuhan, meningkatkan keuntungan, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan laba perusahaan.

Alokasi sumber daya saja, meskipun diperlukan untuk setiap proyek baru, tidak memberikan pandangan penuh bahwa manajer proyek perlu proaktif dan strategis dalam pengambilan keputusan mereka. Inilah yang membedakan pemanfaatan sumber daya dan alasan mengapa perannya dalam keberhasilan proyek sangat penting.

Solusi pemanfaatan sumber daya dapat melacak upaya pemanfaatan tim di berbagai tingkatan untuk memberikan pandangan terpadu, real-time, dan komprehensif yang secara strategis mengukur efektivitas sumber daya.

Pemanfaatan sumber daya secara keseluruhan melacak waktu yang dialokasikan aktual terhadap total jam yang tersedia. Kategori lainnya juga dapat dihitung — seperti jam yang dapat ditagih, jam yang tidak dapat ditagih, dan waktu pemanfaatan sumber daya strategis. Semua kategori ini dibagi dengan total kapasitas sumber daya yang tersedia.

Kejelasan yang diperoleh dari pemanfaatan sumber daya tentang jumlah jam kerja aktual versus jumlah jam kerja yang direncanakan di seluruh kategori proyek dan operasional memungkinkan perencanaan kapasitas strategis yang dapat memaksimalkan tenaga kerja, meningkatkan sumber daya yang dapat ditagih, dan mengoptimalkan pemanfaatan tim untuk memberikan hasil yang tepat waktu dan berkualitas.

Memantau pemanfaatan tim dan melacak produktivitas kinerja individu memberi manajer proyek salah satu KPI utama untuk manajemen sumber daya yang efektif. Perhitungan ini membantu menghindari alokasi sumber daya yang berlebihan.

Penjadwalan sumber daya yang tidak tepat dapat menyebabkan jumlah jam kerja yang menyebabkan kelelahan karyawan, dan tidak memiliki sumber daya yang tepat untuk memanfaatkan waktu proyek secara efektif dapat memicu penundaan yang tidak direncanakan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk dapat mengukur pemanfaatan dan penyediaan secara akurat.

Rumus pemanfaatan sumber daya umum dihitung dengan membagi waktu aktual atau yang dialokasikan dengan kapasitas sumber daya. Tingkat pemanfaatan memungkinkan manajer proyek untuk melacak kinerja sumber daya dan membuat laporan pemanfaatan sumber daya. Manajer sumber daya dapat menghitung tugas yang dapat ditagih di seluruh proyek baru dan terlibat dalam perencanaan kapasitas strategis.

Untuk mengoptimalkan kinerja aplikasi dan menghindari kemacetan dan masalah di masa depan, perusahaan perlu memperkirakan kebutuhan sumber daya dengan benar. Namun, abstraksi aplikasi yang kompleks dan berlapis mempersulit pemahaman tentang aplikasi apa saja yang didukung atau diperlambat oleh sumber daya jaringan.

Forecasting melalui metode tradisional di lingkungan dinamis sering kali dapat menyebabkan kelebihan alokasi. Selain itu, alat operasi tradisional dapat menyebabkan sumber daya yang tidak efisien, yang dapat memperlambat proses transformasi digital.

Karena lingkungan digital yang tangkas tumbuh dalam kompleksitas dan infrastruktur terus menghasilkan rekor jumlah data baru, diperlukan manajemen sumber daya yang lebih cerdas.

Pendekatan berbasis AIOps— di mana perusahaan mengalokasikan sumber daya secara cerdas dan dengan visibilitas lengkap di seluruh sistem — memungkinkan perusahaan untuk tetap relevan. Menerapkan solusi yang bekerja di seluruh sistem dapat mengurangi pengeluaran dengan mengatasi masalah sebelum terjadi, menghilangkan masalah sumber daya aplikasi pada masa depan melalui kemampuan menafsirkan pola dan mengisolasi insiden, serta mengubah kinerja aplikasi dengan sedikit upaya.

Turbonomic Application Resource Management menyediakan solusi perangkat lunak didukung AI yang menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan tim memanfaatkan data aplikasi mereka dan menghasilkan tindakan sumber daya otomatis yang cerdas di seluruh keseluruhan lapisan lingkungan hybrid cloud.

Dengan solusi manajemen sumber daya aplikasi cerdas, tim proyek dapat terus mendapatkan tindakan yang direkomendasikan berdasarkan waktu proses aktual dan metrik layanan mikro, memvalidasi tindakan tersebut, dan mengambil bagian dalam otomatisasi pengambilan keputusan yang akan terus bekerja untuk mencapai keberhasilan pemanfaatan sumber daya berdasarkan data aplikasi.

Pelajari bagaimana Turbonomic Application Resource Management for IBM Cloud Paks memantau dan mengoptimalkan aplikasi, mengelola infrastruktur yang kompleks, menghasilkan analitik real-time, dan memberikan aplikasi insight yang diperlukan untuk mengambil tindakan otomatis cerdas.

Mulailah perjalanan Anda untuk memastikan kinerja aplikasi dengan biaya serendah mungkin. Minta demo IBM Turbonomic Anda hari ini.

Pelajari lebih dalam topik manajemen sumber daya yang lebih cerdas, pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan AIOps prediktif.