Qu’est-ce que l’analyse des écarts ?

L’analyse des écarts, également appelée analyse des flux, compare deux points de données financières. L’objectif est de prendre en compte les coûts réels et de quantifier tout écart par rapport aux projections initiales. Les informations obtenues grâce à une analyse des écarts aident les responsables financiers et leurs équipes à comprendre l’activité de l’entreprise par rapport aux prévisions financières établies. Ce processus peut favoriser une prise de décision éclairée et aider les entreprises à développer des pratiques de budgétisation plus flexible et de planification financière intégrée.

L’analyse des écarts s’inscrit dans le domaine plus large de la planification et de l’analyse financières (FP&A). Le processus évolue également à mesure que les prévisions et les analyses financières basées sur l’intelligence artificielle (IA) deviennent la norme.

L’IA dans la FP&A (planification et analyse financières) réimagine le processus de planification, de budgétisation et de prévision, ce qui amène les équipes financières à effectuer des analyses automatisées des écarts. Les logiciels de prévision financière utilisent les capacités de l’IA grâce à l’intégration des données en temps réel, à l’analyse des données et à la modélisation prédictive, offrant ainsi aux équipes financières les outils nécessaires pour obtenir des informations plus approfondies et améliorer la précision.

L’analyse des écarts joue un rôle crucial en gestion financière, en particulier pour les équipes comptables qui tiennent des données financières historiques précises et suivent la performance financière de l’entreprise. Ces personnes doivent détecter des erreurs ou des lacunes dans les données comptables afin que les données alimentant d’autres analyses au sein de l’entreprise soient fiables.

Par ailleurs, l’analyse des écarts peut être utile pour la détection des fraudes. L’analyse compare les résultats réels aux valeurs attendues, afin que toute activité inhabituelle ou écart majeur puisse être signalée immédiatement et traitée.

Le rôle le plus important de l’analyse des écarts est peut-être la hiérarchisation des ressources. L’analyse peut cibler les domaines clés où l’activité ne se déroule pas comme prévu et prioriser les actions correctives.

Par exemple, grâce à une analyse des écarts, une entreprise proposant cinq produits apprend que les ventes réelles de deux d’entre eux sont inférieures aux ventes prévues. L’équipe comptable peut alors se concentrer sur l’évolution de ces deux produits et prendre des mesures stratégiques.

Une analyse des écarts est généralement effectuée à la fin d’une clôture financière afin de comparer les résultats réels à ceux d’un indice de référence, tel qu’un budget. L’analyse peut être appliquée à n’importe quel niveau d’information financière, qu’il s’agisse d’un état financier ou d’une seule ligne.

L’analyse peut être appliquée aux trois principaux états financiers : le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Elle peut porter sur n’importe quelle composante de chacun de ces états. De plus, les composantes choisies par une entreprise dépendront de ses priorités commerciales.

Il est utile de comprendre plusieurs termes clés utilisés dans l’analyse des écarts :

• Coûts d’achat : montant total nécessaire pour acheter un produit ou un service.

• Coûts indirects : frais d’exploitation nécessaires au fonctionnement, tels que le loyer ou les services publics.

• Écart favorable ou défavorable : un écart favorable se produit lorsque les résultats réels sont meilleurs que les prévisions. Un écart défavorable se produit lorsque les dépenses réelles dépassent les prévisions.

• Variation de prix : variation du coût d’un bien ou d’un service.

• Écart par rapport au budget fixe : différence entre les résultats financiers réels et le budget initial statique.

Il existe plusieurs types d’analyse des écarts, en fonction du contexte et des objectifs de l’organisation. Le choix dépendra également du secteur, des facteurs spécifiques et des indicateurs clés de performance (KPI) prioritaires.

Une analyse de l’écart de revenus mesure la différence entre les revenus réels et les revenus attendus pour la période donnée.

C’est une analyse utile pour comprendre la rentabilité et déterminer dans quelle mesure les performances commerciales réelles d’une entreprise correspondent aux prévisions.

Cette analyse des écarts correspond à la différence entre le coût budgété d’un projet et le coût réel engagé.

L’écart de coût (CV) peut être positif (ce qui signifie que le coût réel est inférieur au budget) ou négatif (cela signifie que le coût réel a dépassé le budget). Un CV peut être utile pour mettre en œuvre des mesures de réduction des coûts et suivre les progrès financiers.

L’écart sur matières premières mesure la différence entre le coût attendu des matières premières et le prix réellement payé.

Les résultats peuvent être décomposés en écart sur prix des matières premières (MVP) et en écart sur quantité de matières premières, ce dernier comparant la consommation réelle à la quantité standard. Cette analyse peut aider les équipes financières à analyser les inefficacités de l’approvisionnement et à décomposer les coûts des matières premières.

Cette analyse des écarts compare le coût de main-d’œuvre prévu au coût de main-d’œuvre réellement engagé.

L’écart de main-d’œuvre compare le taux de salaire horaire réel au taux standard attendu, puis multiplie la différence par le nombre réel d’heures travaillées. Ces chiffres, souvent regroupés dans la catégorie des écarts sur taux de main-d’œuvre, peuvent aider les entreprises à évaluer l’efficacité de leur personnel et le contrôle des coûts salariaux. Les écarts sont répartis en deux catégories : le coût de la main-d’œuvre et le temps de travail.

Un écart d’efficacité mesure la différence entre la quantité réelle d’intrants, comme les heures de travail ou les matériaux utilisés, et la quantité d’intrants attendue pour une unité de production.

Cette approche est similaire à l’écart de main-d’œuvre, car elle utilise le nombre d’heures pour déterminer comment l’efficacité affecte les coûts indirects variables. L’écart d’efficacité peut aider les entreprises à évaluer la productivité, à identifier les domaines où les performances ont été insuffisantes ou à établir si un processus a été plus efficace que prévu.

Cette approche, également appelée écart sur dépenses de frais généraux fixes, correspond à la différence entre le montant budgété pour les coûts indirects fixes et les coûts fixes réellement engagés.

Le but est de déterminer si une entreprise a dépensé plus ou moins que prévu. Par ailleurs, une analyse de l’écart de volume sur coûts indirects fixes peut être réalisée pour mesurer l’utilisation des capacités et le niveau d’activité réel.

Une analyse des écarts nécessite plusieurs étapes de planification et de mise en œuvre. Choisir la bonne analyse des écarts et saisir les formules ne sont que le début.

Les entreprises qui souhaitent obtenir des résultats concrets grâce à l’analyse des écarts doivent analyser ces résultats et passer à l’étape suivante.

Compilez toutes les données nécessaires. Pour commencer, l’analyse nécessite deux jeux de données, les données budgétées et les données réelles, pour la variable analysée.

Les équipes financières peuvent utiliser différentes données financières réelles en fonction de l’élément analysé.

Déterminez quelles analyses des écarts seront les plus bénéfiques pour l’entreprise. D’une manière générale, cela consiste à soustraire le chiffre réel du chiffre prévu. Ces formules révéleront les écarts entre les attentes et la réalité.

Voici quelques exemples de formules d’analyse des écarts :

• Écart de coût = coûts réels − coûts budgétés
• Écart d’efficacité = (intrants réels − intrants budgétés) × taux standard
• Écart de volume = (volume réel des ventes − volume de ventes budgété) × prix de vente budgété
• Écart budgétaire = recettes réelles - recettes budgétisées

Déterminez si l’écart est positif ou négatif. L’analyse ne donne que deux résultats : favorable ou défavorable.

Par exemple, si l’analyse porte sur l’écart de coût, celui-ci est favorable lorsque les coûts réels sont inférieurs aux coûts standard du secteur. Si les coûts réels sont supérieurs, le résultat est considéré comme défavorable.

Déterminez pourquoi cet écart s’est produit. C’est à cette étape que l’IA dans les rapports financiers et l’analyse prédictive peuvent aider à rationaliser le processus d’analyse.

Les outils pilotés par l’IA peuvent analyser les résultats et les chiffres en temps réel à l’aide de données en temps réel afin de fournir des informations détaillées. Il sera essentiel pour les équipes des différents services et les parties prenantes extérieures à l’entreprise de comprendre la cause profonde de ces écarts.

Compilez les résultats des analyses des écarts et créez un rapport contenant tous les détails.

C’est une étape clé car plus il y a de données disponibles, plus l’analyse peut être utile pour les projets à court et à long terme. Un compte rendu détaillé de tous les écarts peut aider à établir une base solide et un cas d’utilisation pour cette approche de l’analyse des écarts.

Réaliser une analyse des écarts peut être bénéfique pour une entreprise en améliorant la gestion des risques, en favorisant des décisions fondées sur les données et en éliminant les incertitudes lors de l’identification des écarts de performance :

• Permet de rationaliser les opérations : une analyse des écarts est un moyen rapide et fiable d’identifier les dépenses excessives et les performances insuffisantes. Elle fournit à la direction les informations fondées sur les données nécessaires pour agir avant que les problèmes ne s’aggravent et pour concentrer les efforts sur les domaines présentant des écarts importants.

• Identifie les écarts : l’analyse des écarts aide les équipes à aller rapidement au cœur du problème et à détecter les anomalies dans les données financières. L’analyse régulière des écarts permet de détecter les erreurs comptables, les omissions ou les fraudes potentielles avant qu’elles ne prennent de l’ampleur.

• Améliore la stratégie commerciale : une approche systématique visant à comprendre pourquoi les résultats réels s’écartent des prévisions favorise une prise de décision plus éclairée. Les résultats de l’analyse des écarts fournissent des informations exploitables qui guident les décisions concernant les services à proposer, les fournisseurs à choisir et les clients à cibler.

• Accroît la responsabilisation : une analyse des écarts favorise la responsabilisation au sein de l’entreprise. L’analyse des écarts alerte les chefs d’équipe en cas de problème et permet de déterminer clairement qui ou quoi est responsable des résultats financiers. De plus, cette approche aligne les KPI et favorise l’efficacité opérationnelle.

L’analyse des écarts peut être bénéfique pour une entreprise en améliorant la gestion des risques, en favorisant des décisions fondées sur les données et en éliminant les incertitudes lors de l’identification des écarts de performance :

• Communiquer les besoins : une analyse des écarts nécessite une collaboration entre les équipes et leur adhésion aux chiffres relatifs aux écarts. Tous les membres de l’équipe doivent savoir comment communiquer leurs conclusions, quels que soient les résultats. Même si l’analyse ne révèle aucun problème, il est important de transmettre systématiquement les résultats et de communiquer les conclusions.

• Activer les logiciels pilotés par l’IA : il existe divers logiciels pilotés par l’IA et outils d’automatisation financière pour faciliter le processus d’analyse des écarts et le rendre plus rapide et plus efficace. Parmi les options les plus connues figurent les progiciels de gestion intégrés (ERP), qui centralisent les données, et les logiciels d’analyse prédictive alimentés par l’IA. Les outils alimentés par l’IA aident les équipes financières à adopter une approche plus stratégique et à mieux exploiter les ressources dont elles disposent.

• Établir des indicateurs de performance clairs : l’analyse des écarts choisie par l’équipe n’aura d’impact que si les résultats peuvent être comparés à une valeur de référence. C’est pourquoi il est important de définir dès le départ des objectifs clairs et des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour l’écart sélectionné. Les résultats de l’analyse des écarts peuvent alors être immédiatement comparés à une valeur de référence, ainsi que dans le cadre de projets à plus long terme.

• Établir des politiques claires : parfois, le plus grand défi pour les entreprises lors de la mise en œuvre d’une analyse des écarts est l’absence de politique définissant quand effectuer ces analyses. Sans directives claires ni calendrier établi, une entreprise pourrait négliger ces analyses, voire les oublier complètement. L’analyse devrait faire partie intégrante du processus de clôture mensuelle et définir des seuils de matérialité permettant de signaler les changements importants.

• Surveiller en continu : outre la réalisation systématique d’analyses des écarts, les équipes devront également en surveiller régulièrement les résultats. Une analyse des écarts est la plus utile lorsque les analyses sont réalisées régulièrement et que les rapports suivent un calendrier établi. Les équipes peuvent ainsi repérer les tendances et les écarts et agir sans hésitation.