Que sont les RH numériques ?

Les RH numériques désignent l’évolution des RH passant de processus et de systèmes manuels basés sur le papier à des approches axées sur la technologie. Souvent mises en place parallèlement à une transformation numérique à l’échelle de l’entreprise, les pratiques RH numériques permettent d’accroître l’efficacité, d’améliorer la prise de décision et de créer une meilleure expérience pour les employés.

Les professionnels des RH reçoivent généralement de grandes quantités de données provenant de différents canaux, y compris des communications internes concernant les employés et des informations externes sur les candidats. Les réglementations locales en matière de personnel régissent de nombreuses fonctions RH, ce qui complique la conformité des entreprises internationales. En numérisant et en unifiant les fonctions RH multiplateformes, les entreprises réduisent ces efforts manuels et augmentent la productivité dans l’ensemble de leur organisation.

Mais une telle transformation numérique, bien conçue et basée sur le déploiement de technologies clés, peut également engendrer de nouveaux paradigmes pour les services RH. Plutôt que de simplement numériser les processus, la transformation numérique repense le fonctionnement des RH en utilisant des outils tels que les plateformes cloud, l’intelligence artificielle (IA), l’analyse et l’automatisation.

Les services RH, habilités à prendre des décisions basées sur les données et à consacrer plus de temps à des tâches créatives ou intimes, peuvent devenir le moteur d’une culture d’entreprise positive. Dans ce contexte, les RH numériques représentent plus qu’une mise à niveau technologique ; ils modifient fondamentalement la façon dont les organisations attirent, développent, engagent et déploient les talents pour créer de la valeur métier. Les processus RH numériques peuvent également jouer un rôle essentiel dans le processus de gestion du changement, en créant des organisations plus agiles, capables d’absorber rapidement de nouveaux processus.

Ces dernières années, les nouvelles technologies telles que l’IA agentique et l’IA générative ont largement augmenté la capacité des services à offrir des expériences évolutives et hautement personnalisées, ouvrant ainsi l’ère des RH axées sur l’humain et l’expérience. De plus en plus, les technologies RH contribuent à un avenir dans lequel les responsables du personnel passent du statut de prestataires de services à celui d’architectes de l’expérience des employés. En effet, ils peuvent améliorer le potentiel de l’organisation de manière holistique en travaillant en synergie avec la technologie.

La refonte des fonctions RH à l’aide de solutions numériques rend les employés plus fidèles et plus engagés, ce qui se traduit par une augmentation des bénéfices. Selon une étude de l’IBM® Institute for Business Value, les entreprises qui offrent une expérience de qualité à leurs employés affichent des résultats supérieurs de 31 % à ceux des autres entreprises. La mise en œuvre d’un processus RH numérique présente de nombreux avantages.

En adoptant des intégrations technologiques clés, les services RH peuvent créer des expériences transparentes et personnalisées pour leurs employés tout au long de leur parcours au sein de l’entreprise. Les portails en libre-service et les assistants d’IA donnent aux employés les moyens de gérer leurs propres demandes d’information et leurs besoins administratifs sans être tributaires du personnel RH. Les problèmes sont alors résolus plus rapidement et les responsables RH peuvent se concentrer sur des tâches plus centrées sur l’humain.

Grâce aux agents d’IA spécifiques aux RH, les employés peuvent recevoir des communications proactives et hyperpersonnalisées liées aux événements majeurs de la vie ou aux objectifs de carrière. Ces agents contribuent à rationaliser les communications avec les employés au sein de l’entreprise et leur fournissent exactement les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. 

L’automatisation des tâches administratives réduit considérablement le temps que les équipes RH consacrent aux activités de routine. Par exemple, les workflows numériques rationalisent les processus tels que les approbations de congés payés, qui nécessitaient auparavant plusieurs interventions manuelles. La documentation numérique centralisée élimine les dossiers papier, ce qui réduit les coûts et améliore l’accessibilité dans l’ensemble de l’entreprise.

Par exemple, dans un projet pilote, IBM a créé un travailleur numérique pour aider son propre service RH à effectuer des tâches de collecte et de saisie de données auparavant manuelles. Ce processus a permis d’économiser 12 000 heures sur un seul trimestre.

Les plateformes et tableaux de bord RH numériques offrent des analyses complètes sur la main-d’œuvre, éclairant ainsi les décisions stratégiques en matière de gestion des talents et d’allocation des ressources. Par exemple, les mécanismes de présélection basés sur l’IA épaulent les responsables RH afin d’identifier et de classer de manière proactive les candidats potentiels en fonction d’indicateurs prédéfinis, tandis que les outils d’analyse internes aident les services à gérer les promotions de manière équitable. Ces systèmes d’analyse sophistiqués fournissent aux dirigeants des informations actualisées, améliorant ainsi la prise de décision au quotidien et permettant la mise en place de structures organisationnelles plus agiles. 

La transformation numérique et l’unification des données entre les services qui en découle souvent permet aux RH de contribuer plus directement aux objectifs de l’entreprise. Il peut s’agit par exemple de collaborer en vue de planifier plus précisément les besoins en personnel ou de participer à l’élaboration de programmes de formation sur la base des données RH. En utilisant la technologie au sein de leurs opérations, les services RH peuvent passer du statut d’entité administrative à celui de partenaire stratégique de l’entreprise, augmentant ainsi la productivité et l’innovation de manière globale. 

Les services RH numériques permettent aux entreprises de s’adapter rapidement à l’évolution des conditions métier et aux perturbations du marché. Étant donné que les systèmes numériques sont souvent basés sur le cloud et peuvent être dimensionnés à la hausse ou à la baisse, ils sont plus agiles que les modèles RH traditionnels. Cette flexibilité réduit les coûts d’expansion et confère à l’entreprise une plus grande résilience. 

Les systèmes RH numériques améliorent la sécurité des données et la conformité réglementaire par rapport aux systèmes fragmentés et basés sur le papier. Les workflows de conformité automatisés signalent les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent, réduisant ainsi les risques relatifs aux lois sur l’emploi et la confidentialité des données. Pour les entreprises internationales, les plateformes RH numériques peuvent appliquer automatiquement des règles appropriées en fonction de la localisation des employés, ce qui contribue à garantir la conformité avec les diverses réglementations locales.

En outre, la centralisation des dossiers des employés permet de s’assurer que les informations sensibles sont accessibles uniquement aux parties prenantes autorisées. Enfin, les plateformes basées dans le cloud garantissent des pratiques de chiffrement supérieures, évitant ainsi les violations de la sécurité.

Les outils numériques peuvent transformer le processus de recrutement, en allégeant la charge que représente le passage au crible de milliers de CV et la mise en relation des candidats avec le poste le plus approprié. Par exemple, les outils de sourcing intelligents analysent les exigences des postes et identifient automatiquement les candidats potentiels, tandis que les technologies de présélection alimentées par l’IA évaluent les candidatures en fonction d’une série de critères.

Ces tactiques permettent de réduire les biais tout en identifiant les candidats les plus susceptibles de réussir. Par ailleurs, les technologies d’IA et d’automatisation peuvent prendre en charge des tâches de routine telles que la planification des entretiens et la synthèse des réunions. Ces fonctionnalités fournissent aux responsables RH des données essentielles et leur permettent de se concentrer davantage sur les aspects humains de l’expérience candidat.

De même, l’intégration numérique réduit considérablement les frictions et améliore l’expérience des employés dès le premier jour de travail. Les outils alimentés par l’IA guident les nouveaux employés à travers la paperasserie, la configuration de leur compte et les documents d’orientation à leur propre rythme. Des parcours d’apprentissage personnalisés leur fournissent des informations spécifiques en fonction du poste et des antécédents de chacun. Grâce à l’analyse de l’intégration, les entreprises peuvent suivre l’implication et les progrès, et d’intervenir en cas de problème.

Les plateformes RH numériques et alimentées par l’IA permettent de développer les performances des employés en temps réel, en continu et de manière proactive, et ce simultanément pour l’ensemble de la main d’œuvre. Par exemple, les systèmes de gestion des objectifs en temps réel permettent de créer et de suivre les objectifs au fil du temps, tandis que les outils de retour d’information recueillent les points de vue d’un éventail de parties prenantes afin de fournir des informations complètes sur les performances.

Simultanément, l’analyse avancée des collaborateurs permet d’identifier les schémas de performance au sein des équipes et des services, et de proposer des suggestions pour améliorer les résultats. Le traitement automatique du langage naturel (TALN), ainsi que les outils d’analyse de sentiments, peuvent révéler des thèmes généraux et des idées qui pourraient ne pas être perçus clairement par les différents responsables. Ces données sur les performances peuvent être intégrées aux systèmes de rémunération et de développement en vue de mettre en place un processus de gestion des talents cohérent et spécifique à l’entreprise.

Les plateformes d’apprentissage actuelles permettent de concevoir des formations et des contenus personnalisés en fonction du rôle, des objectifs de carrière et des préférences d’apprentissage de chacun. Elles peuvent même analyser de manière proactive les communications des employés sur les réseaux sociaux, LinkedIn par exemple, afin d’identifier les opportunités internes et de recommander des formations. 

Dans certaines applications, des simulations personnalisées générées par l’IA facilitent les possibilités d’apprentissage pratique, les employés mettant en pratique de nouvelles compétences ou interagissant avec des clients fictifs. Et en intégrant les systèmes d’apprentissage, de performance et de planification de la main-d’œuvre, les entreprises peuvent élaborer de manière proactive des plans de formation individuels pour mieux s’aligner sur les stratégies métier plus larges. 

Les stratégies d’engagement numérique permettent de mesurer, d’analyser et d’améliorer en permanence l’expérience des employés. Ces initiatives, qui associent communication proactive et analyse interne, rationalisent les tâches administratives et augmentent la satisfaction des employés en réduisant les frictions au sein de l’entreprise. Elles permettent également aux responsables des RH de consacrer plus de temps à l’élaboration d’initiatives d’engagement créatives. Ces dernières peuvent également fournir aux chefs d’entreprise les outils nécessaires pour détecter les obstacles potentiels avant qu’ils ne surviennent.

L’analyse des sentiments des communications numériques permet d’identifier les problèmes d’engagement potentiels avant qu’ils n’apparaissent dans des valeurs plus formelles, tandis que les outils de collaboration numérique renforcent les liens entre collègues malgré la distance physique.

Les outils de bien-être numériques soutiennent la santé globale des employés grâce au suivi de l’activité et à des recommandations personnalisées, tandis que les plateformes de reconnaissance améliorent la culture d’entreprise, quelle que soit la localisation des employés.

En exploitant les outils d’analyse intelligents intégrés aux systèmes RH, les entreprises peuvent identifier les facteurs qui stimulent l’engagement des différents segments d’employés, de manière à personnaliser et à cibler les interventions plutôt que de procéder selon une approche unique. 

Les assistants d’IA, une forme plus intelligente et sophistiquée de chatbot, comprennent les commandes en langage naturel et utilisent une interface d’IA conversationnelle afin d’accomplir des tâches. Ils peuvent être intégrés aux solutions RH numériques en vue de retrouver rapidement des informations spécifiques sur l’entreprise pour un employé, de répondre à des questions sur des politiques précises ou de compléter des demandes administratives basées sur le langage naturel.

Les agents d’IA, des systèmes proactifs qui fonctionnent de manière autonome en vue d’atteindre des objectifs précis, renforcent le processus RH de nombreuses façons. Par exemple, ils peuvent gérer les processus de congés et de paie, administrer les avantages sociaux tels que les soins de santé, concevoir des offres et fournir des conseils sur mesure lors de l’intégration des employés. L’assistant numérique AskHR d’IBM automatise plus de 100 processus au sein de l’entreprise et traite plus de 1,5 million de conversations avec les employés chaque année. 

L’IA générative est utilisée dans les systèmes RH numériques pour créer de nouveaux contenus et générer des informations exploitables. Des modèles linguistiques avancés participent à l’élaboration de descriptions de postes et de communications personnalisées destinées aux candidats. Concernant les communications avec les employés, l’IA générative peut rédiger des annonces, des politiques et des contenus d’apprentissage en adoptant un ton cohérent. Il arrive souvent qu’elle soit intégrée à d’autres plateformes ou systèmes afin de mettre en place des workflows robustes axés sur les RH. 

Les systèmes d’information sur les ressources humaines, une technologie RH clé, servent de base numérique pour la gestion des données des employés, fournissant une source d’information unique sur le lieu de travail. Généralement basées dans le cloud, ces plateformes offrent des capacités d’évolution et une accessibilité depuis n’importe où, réduisant ainsi les coûts de maintenance des systèmes sur site. De nombreuses solutions intègrent des capacités d’intégration complètes, permettant un échange de données transparent avec d’autres systèmes d’entreprise.

Les plateformes d’analyse transforment les données du lieu de travail en informations exploitables grâce à la reconnaissance des schémas et à la modélisation prédictive. L’analyse de sentiments des données d’enquête et des communications numériques fournit des alertes précoces sur les problèmes d’engagement ou les goulets d’étranglement au sein des workflows. Parallèlement, le TALN permet d’extraire des informations à partir de sources de données non structurées, notamment les évaluations de performances et les entretiens de départ. 

Les outils de présélection des candidats alimentés par l’IA évaluent les CV en fonction des exigences des postes, identifiant les candidats prometteurs à partir de vastes réserves de postulants ou de sources externes telles que LinkedIn. Les systèmes de gestion des relations avec les candidats soutiennent les responsables RH dans l’entretien des relations avec les recrues potentielles, contribuent au respect des réglementations et aident les services à gérer efficacement les données des candidats.

Par exemple, le fabricant de céramique et de verre Corning a récemment intégré SAP SuccessFactors dans le but d’attirer de nouveaux talents et de réduire les coûts pour une main-d’œuvre répartie dans 22 pays et parlant 12 langues. L’entreprise a rapidement été en mesure de publier 1 000 offres d’emploi et a attiré 80 000 candidats dans le monde entier. 

Les systèmes de gestion continue des performances permettent d’obtenir un retour d’information régulier, d’assurer le suivi des objectifs et de planifier le développement. Par ailleurs, les systèmes de coaching numérique, souvent basés sur des technologies d’IA, mettent les employés en contact avec des ressources qui correspondent à leurs besoins de développement et à leurs aspirations professionnelles.

Les plateformes de gestion des compétences suivent les capacités et les compétences de l’ensemble du personnel, en identifiant les opportunités de mobilité interne et de développement ciblé. Les plateformes d’apprentissage rassemblent des contenus de développement personnalisés provenant de nombreuses sources, en fonction des besoins et des préférences de chacun.

Dans un cas récent, l’équipe de gestion des événements d’IBM chargée de l’apprentissage en entreprise a utilisé des solutions RH numériques pour optimiser la planification, la programmation et la livraison des événements d’apprentissage. Cette initiative a permis de créer 8 000 opportunités d’apprentissage discrètes pour le personnel sur une période de seulement six mois. 

Les solutions numériques dédiées au lieu de travail permettent de mettre en place une série d’expériences unifiées pour les employés à travers les communications RH. Les portails en libre-service fournissent des interfaces intuitives et accessibles en continu pour accéder aux informations et aux services RH. Les moteurs de personnalisation, qui s’appuient sur l’IA et le machine learning, délivrent des communications ciblées en fonction des profils et des comportements des employés. 

Pour concevoir et déployer efficacement une stratégie RH numérique, il est souvent judicieux de commencer par une évaluation complète des processus RH en place aux côtés des objectifs stratégiques de la transformation.

Cela peut inclure l’élaboration d’une vision claire pour les RH numériques qui articule la façon dont la technologie transforme l’expérience des employés et l’efficacité opérationnelle. Il peut également être nécessaire de créer une feuille de route à long terme sur la façon dont la transformation numérique des RH s’aligne sur les objectifs métier plus larges.

En règle générale, les entreprises qui abordent les RH numériques comme une série d’implémentations ciblées et isolées génèrent moins de valeur que celles qui intègrent les solutions de manière holistique dans l’ensemble d’un service. 

Des processus RH numériques bien conçus renforcent et complètent les fonctions RH humaines et répondent aux besoins spécifiques des utilisateurs plutôt qu’aux capacités du système. Essentiellement, la réussite des initiatives RH numériques s’articulent autour d’expériences utilisateur agréables. C’est l’utilisateur, et non la technologie, qui doit primer.

Avant de planifier la transformation des RH, il est important de mener des recherches approfondies auprès des employés afin de comprendre leurs attentes, leurs difficultés et leurs préférences à l’égard des interactions RH. Les entreprises qui se concentrent exclusivement sur l’efficacité courent le risque de faire gagner du temps aux RH, mais de créer en contrepartie de la frustration chez les employés et les dirigeants. L’implication précoce des employés dans le processus de conception incite ces derniers à participer de façon volontaire et à défendre les initiatives de transformation numérique à l’avenir.

Une transformation numérique est une bonne occasion de repenser en profondeur la façon dont les RH fournissent des services au sein d’une entreprise. La conception d’un tel système implique souvent de redéfinir les rôles afin de diriger les efforts sur l’analyse des données, la conception de l’expérience des employés et la technologie plutôt que sur le traitement administratif.

Il peut également être utile de créer des équipes transversales qui réunissent les RH, l’informatique et les dirigeants afin d’aborder l’expérience des employés de manière globale. Le fait d’utiliser les capacités numériques comme une opportunité pour repenser les modèles opérationnels systémiques permet de consolider les processus fragmentés et, en fin de compte, d’augmenter la valeur des RH au sein de l’entreprise.

Par nécessité, la refonte du modèle opérationnel de l’entreprise passe souvent par l’amélioration des compétences et la requalification des professionnels RH, ainsi que par le développement de nouvelles capacités en matière d’habileté numérique, de gestion du changement et d’analyse.

Au cours d’une transformation numérique des RH, les dirigeants d’entreprise doivent exploiter leur pensée critique pour aborder la manière d’introduire de nouveaux outils auprès de leur personnel et créer une feuille de route pour développer la culture numérique. Cette initiative peut inclure des opportunités d’apprentissage dédiées qui aident les professionnels des RH à comprendre la meilleure façon de travailler aux côtés des travailleurs numériques et à s’emparer des aspects les plus créatifs de leur travail.

Des données fiables, bien organisées et collectées de manière transparente sont un élément essentiel dans la transformation numérique des RH. La réussite passe par la mise en place d’une stratégie de données complète qui vise à recueillir des informations spécifiques à l’entreprise et à la fonction.

Les outils d’IA entraînés sur des données propres et ciblées surpassent largement les modèles génériques. Pour les outils qui pourraient nécessiter des jeux de données tiers afin d’accomplir le rôle prévu, par exemple les agents d’IA, les entreprises devraient également examiner attentivement les intégrations en vue d’en garantir le bon fonctionnement et la cohérence.

Comme pour toute initiative numérique, il est essentiel d’élaborer un plan de gouvernance des données efficace et fiable. Cette stratégie consiste à établir des politiques claires concernant la propriété des données, les droits d’accès et les périodes de conservation. Souvent, la transformation numérique des RH nécessite d’investir dans une infrastructure de cybersécurité capable à la fois d’héberger et de sécuriser les données sensibles des employés.

La mise en place de protocoles de sécurité robustes protègent les données sensibles des employés et préservent la conformité tout en permettant un accès approprié. Les normes de qualité des données et les mises à jour régulières permettent de s’assurer que les outils d’analyse et d’IA reposent sur des informations exactes et cohérentes. Les pratiques de transparence éclairent les employés sur les données collectées à leur sujet et sur la manière dont elles sont utilisées, tout en maintenant la conformité aux réglementations en constante évolution.