L'équipe chargée de la gestion des événements au sein du groupe Enterprise Learning Operations and Administration (ELOA) d'IBM HR assure un soutien de bout en bout pour les missions de formation interne d'IBM qui soutiennent le développement des employés IBM dans le monde entier. « Au sein des services RH, nous nous concentrons sur la gestion des événements, c'est-à-dire sur l'optimisation de la planification, de la programmation et de la mise en œuvre des événements de formation qui contribuent au renforcement des compétences de milliers d'employés d'IBM chaque année », explique Adrienn Bokor, responsable de la stratégie et de la transformation des services RH, ELOA, chez IBM. Les cours proposés par l'équipe couvrent un large éventail de sujets, notamment l'inclusion, l'innovation et des responsables plus influents. Au cours du seul premier semestre 2023, l'équipe a organisé 8 000 événements.
« Historiquement, les processus de promotion des événements, d'inscription et de suivi des participants étaient très complexes et exécutés manuellement. Lorsqu'ils étaient répétés pour des milliers d'événements chaque mois, ces processus manuels devenaient naturellement sources d'erreurs », note Hema Nanthini Selvam, responsable de la transformation, services RH, ELOA, chez IBM. C'est pourquoi l'équipe a choisi de concevoir un assistant IA alimenté par la solution IBM® watsonx™ Orchestrate.
« À première vue, des tâches telles que le suivi des participants sont simples. Mais en y regardant de plus près, on s'aperçoit qu'elles prennent énormément de temps aux gestionnaires d'événements : télécharger le rapport des participants, le parcourir ligne par ligne pour voir quand quelqu'un est arrivé et quand il est parti, enregistrer ces données dans le système de suivi approprié. Cela n'est tout simplement pas extensible aux milliers d'événements que nous gérons chaque mois », explique Hema.
En utilisant Watsonx Orchestrate, Hema et son équipe ont développé un assistant IA pour les organisateurs d'événements et l'ont appelé cHaRlie : Cognitive Human Resource Learning EM Assistant. CHaRlie assiste les gestionnaires d'événements dans toute une série de tâches essentielles mais répétitives et sources d'erreurs, telles que le suivi des inscriptions aux cours, les alertes en cas d'événements nécessitant un suivi en raison du faible nombre d'inscriptions, la gestion de la promotion personnalisée des événements, le déploiement de communications préalables aux événements et l'enregistrement de la participation aux classes virtuelles.
Au cours des six premiers mois qui ont suivi son lancement au début de l'année 2023, cHaRlie a eu un impact significatif sur l'équipe de gestion des événements et sur ses clients, les employés d'IBM. Toute l'équipe d'ELOA a observé une hausse de 15 % de la satisfaction des employés (telle que mesurée par les enquêtes de score de promoteur net après l'événement) après la mise en œuvre de cHaRlie. En outre, l'équipe a atteint une précision de 100 % dans la saisie des présences des apprenants et a amélioré d'au moins 91 % le délai de mise à jour des listes de présences pour les événements virtuels effectués.
« Notre vision, notre objectif final, est de faire en sorte que nos gestionnaires d'événements ne s'enlisent pas dans des tâches très administratives, manuelles et redondantes. Ils devraient plutôt consacrer leur temps et leurs efforts à renforcer leurs relations avec leurs clients. La création de cet assistant IA, alimenté par watsonx Orchestrate, pour prendre en charge ces tâches redondantes est un grand pas en avant pour nous dans la réalisation de cette vision », déclare Hema Nanthini Selvam.
L'équipe IBM HR ELOA est chargée de gérer et d'optimiser l'expérience d'apprentissage de milliers d'employés IBM dans le monde entier. L'équipe de gestion des événements au sein d'ELOA fournit un soutien logistique pour l'organisation d'événements au sein d'IBM Consulting et d'IBM Learning.
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