¿Qué es la programación de mantenimiento?

La programación del mantenimiento es una función intermedia importante en la gestión del mantenimiento, que sirve de puente entre la planificación del mantenimiento (el proceso de determinar qué trabajos hay que realizar) y la ejecución de dichas tareas. El objetivo de la planificación del mantenimiento es establecer un calendario viable en el que se puedan llevar a cabo todas las tareas de mantenimiento necesarias con un tiempo de inactividad mínimo. 

Además de ofrecer un producto de calidad y crear un entorno de trabajo seguro, evitar el tiempo de inactividad es una de las preocupaciones más apremiantes para cualquier operación de fabricación industrial. Sin embargo, un informe de Forbes reveló que el fabricante promedio incurre en 800 horas de tiempo de inactividad de sus equipos por año. Esas horas perdidas se traducen en importantes pérdidas financieras, de hasta 50 000 millones de dólares al año. 

Aunque la mayoría de las operaciones de fabricación no funcionan las 24 horas del día, algunas sí, y cualquier tiempo de inactividad de la máquina puede provocar una pérdida de ingresos. Las interrupciones no planificadas, a menudo causadas por averías o accidentes, son costosas. Una planificación adecuada del mantenimiento puede ayudar a prevenir estas interrupciones.

Aunque algunas tareas de mantenimiento no requieren detener el equipo, muchas sí lo hacen. Aunque las organizaciones buscan minimizar el tiempo de inactividad, programar los tiempos de inactividad planificados puede ser beneficioso porque crea oportunidades de mantenimiento que pueden evitar cortes no planificados posteriormente.

Una planificación eficaz del mantenimiento optimiza las tareas de mantenimiento teniendo en cuenta factores críticos, como las demandas de producción, los calendarios de entrega, la disponibilidad de recursos y el estado del propio equipo.  

Para la mayoría de las organizaciones industriales y de fabricación, la programación del mantenimiento es la base de las operaciones de mantenimiento diarias. Un programa de mantenimiento bien planificado ayuda a los equipos de mantenimiento a completar el trabajo planificado a tiempo, reduce la frecuencia de las reparaciones de emergencia y mantiene los activos críticos en funcionamiento.

Por el contrario, una planificación de mantenimiento subóptima puede dejar a los equipos de mantenimiento sin preparación y con dificultades para responder. Este enfoque, conocido como mantenimiento reactivo, obliga a los técnicos de mantenimiento a dedicar la mayor parte del tiempo a responder a las órdenes de trabajo de emergencia en lugar de evitarlas.

La programación del mantenimiento también es una función fundamental de las iniciativas más amplias de mantenimiento y gestión de activos. Tanto si una organización se basa en un programa de mantenimiento preventivo en una hoja de cálculo como en un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO), el objetivo suele ser el mismo: realizar el trabajo adecuado en el momento oportuno con la menor interrupción posible de las operaciones.

Aunque la planificación y la programación del mantenimiento están estrechamente relacionadas y a menudo se tratan conjuntamente, se trata de funciones distintas dentro de la gestión global de activos.

• La planificación del mantenimiento se centra en determinar qué trabajo se necesita, por qué se necesita y cómo se realizará. Un planificador de mantenimiento revisa las solicitudes de trabajo entrantes y crea planes de trabajo. Estos planes describen las tareas involucradas, las habilidades y herramientas necesarias, las horas de mano de obra estimadas, las precauciones de seguridad y cualquier pieza de repuesto que deberá estar disponible antes de que pueda comenzar el trabajo.
• La programación del mantenimiento se centra en cuándo se realiza el mantenimiento y quién lo realiza. Una vez planificadas las órdenes de trabajo, el planificador, que en muchas organizaciones también es el planificador de mantenimiento, asigna el trabajo a los turnos de día, turnos y técnicos en función de la prioridad, la capacidad laboral y las ventanas de producción. En la práctica, esto significa coordinar con los equipos de operaciones el acceso a los equipos, confirmar que las piezas han llegado y equilibrar el trabajo planificado con el trabajo de emergencia que inevitablemente surgirá a lo largo de la semana.

Planificar con antelación hace que los horarios sean más realistas, mientras que una programación cuidadosa ayuda a garantizar que los esfuerzos de planificación no se desperdicien. Juntos, la planificación y programación del mantenimiento forman la columna vertebral de las estrategias de mantenimiento más efectivas.

El beneficio más evidente de la programación de mantenimiento es reducir los tiempos de inactividad no planificados. Cuando un activo crítico falla inesperadamente, las líneas de producción se estancan, los compromisos de entrega se retrasan, los costes de horas extra aumentan y los técnicos se ven apartados de otros trabajos. El mantenimiento no planificado es casi siempre más caro que el mantenimiento planificado, tanto en costes directos de reparación como en pérdidas de producción.

Algunos de los principales beneficios de una programación de mantenimiento eficaz incluyen los siguientes beneficios operativos:

• Reducción del tiempo de inactividad de los equipos: programar el trabajo durante las ventanas de producción o paradas planificadas minimiza las interrupciones y ayuda a detectar los problemas antes de que se conviertan en fallos.
• Menores costes de mantenimiento: el trabajo planificado es más rápido y económico que las reparaciones de emergencia, que suelen implicar el envío urgente de piezas, horas extras de mano de obra y daños secundarios.
• Mayor vida útil de los activos: el mantenimiento rutinario (como la lubricación, las inspecciones y la calibración) ayuda a reducir el desgaste y a prolongar la vida útil de los equipos.
• Mejora del rendimiento de los equipos: los activos a los que se les realiza un mantenimiento según un calendario regular tienen más probabilidades de funcionar a la velocidad, calidad y eficiencia previstas.
• Mejor asignación de recursos: un cronograma claro permite a los supervisores de mantenimiento visualizar dónde hay exceso de mano de obra y dónde hay capacidad disponible, lo que mejora la asignación de recursos.
• Reducción de los riesgos de seguridad: los fallos inesperados pueden crear condiciones peligrosas, y los trabajos de emergencia apresurados pueden aumentar la probabilidad de atajos y accidentes, lo que aumenta los riesgos de seguridad generales.
• Cumplimiento de la normativa: muchos sectores exigen inspecciones documentadas a intervalos definidos y un calendario fiable y un historial de mantenimiento completo facilitan mucho la gestión de las auditorías y mejoran el cumplimiento normativo general.

Cuando los equipos de mantenimiento y operaciones trabajan con el mismo horario, también resulta más fácil coordinar los planes de producción, el inventario y la dotación de personal en torno a las necesidades reales de los equipos, lo que mejora la eficiencia operativa en toda la organización.

La programación del mantenimiento depende en gran medida del tipo de mantenimiento que se lleve a cabo. La mayoría de las organizaciones utilizan una combinación de enfoques, aplicándolos a diferentes activos según la criticidad, el coste y el riesgo de fallo.

Para una visión general más amplia, consulte la guía de IBM sobre la estrategia de mantenimiento.

El mantenimiento preventivo es un mantenimiento programado que se realiza con regularidad para reducir la probabilidad de fallo. Es una de las formas más comunes de mantenimiento planificado y suele ser la base de un programa de programación de mantenimiento. El mantenimiento preventivo se puede programar de dos formas principales:

• -Basado en el tiempo: los equipos de mantenimiento realizan las tareas de mantenimiento a intervalos fijos del calendario, como mensualmente o anualmente, independientemente del uso que se haya dado al equipo.
• Basado en el uso: los equipos de mantenimiento programan las tareas de mantenimiento en función del uso real, como las horas de funcionamiento, los ciclos de producción o las millas recorridas.

Un programa de mantenimiento preventivo suele incluir una lista de comprobación de mantenimiento preventivo para cada activo, en la que se detallan los puntos de inspección, las tareas y los límites de tolerancia que los técnicos deben revisar. Con el tiempo, los técnicos pueden perfeccionar estas listas de comprobación basándose en lo que observan sobre el terreno.

Los programas de mantenimiento basados en el estado se basan en el estado real del activo. Los sensores o inspecciones monitorizan indicadores como la vibración, la temperatura o la calidad del aceite, y el mantenimiento se programa cuando esos indicadores caen fuera de un rango aceptable.

Este enfoque ayuda a evitar tanto el mantenimiento excesivo como el mantenimiento insuficiente, aunque hace que la programación sea un poco menos predecible.

El mantenimiento predictivo lleva el mantenimiento basado en el estado un paso más allá, ya que aprovecha los datos en tiempo real de los sensores del Internet de las cosas (IoT), los datos históricos y los modelos de IA para prever cuándo es probable que un activo falle.

Para los planificadores de mantenimiento, el valor principal es el tiempo de entrega. Si un modelo indica que es probable que un rodamiento falle en unas pocas semanas, el planificador tiene tiempo para pedir piezas y programar la reparación. Este enfoque permite a los equipos de mantenimiento realizar el trabajo durante un intervalo de producción programado, en lugar de tener que actuar con prisas tras producirse una avería. Los enfoques predictivo y preventivo se consideran formas de mantenimiento proactivo.

El mantenimiento reactivo se produce después de que falle el equipo. Aunque se considera el enfoque menos eficiente, puede ser razonable para los activos no críticos y de bajo coste, cuando los trabajos preventivos costarían más que reemplazar la pieza.

El mantenimiento correctivo es el trabajo que se realiza para corregir un defecto conocido, a menudo detectado durante una inspección preventiva. A diferencia de las reparaciones de emergencia, normalmente se puede planificar y programar. Incluso las organizaciones de mantenimiento más consolidadas se enfrentan a algún tipo de mantenimiento no planificado, por lo que el objetivo realista es reducir el trabajo reactivo a una parte manejable de la carga de trabajo y dejar suficiente flexibilidad en la programación para absorberlo.

Los programas de mantenimiento más eficaces comparten varios elementos comunes:

• Órdenes de trabajo: cada orden de trabajo documenta el activo, la tarea, la prioridad, el técnico asignado, las piezas necesarias y la duración prevista.
• Planes de trabajo: los planes de trabajo detallados definen los pasos, las herramientas, las habilidades y los materiales necesarios para cada tarea y ayudan a que las estimaciones de tiempo sean más precisas.
• Clasificaciones de criticidad de los activos: clasificar los activos críticos por su impacto en la seguridad, la producción y el coste ayuda a los programadores a decidir qué es lo primero cuando los recursos son limitados.
• Repuestos y materiales: una estrecha coordinación con la gestión de inventario ayuda a confirmar que las piezas están disponibles antes de programar el trabajo. Las prácticas eficaces de inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) desempeñan un papel importante aquí.
• Ventanas de producción: gran parte del trabajo de mantenimiento requiere desconectar el equipo, por lo que programar en torno a la producción ayuda a minimizar las interrupciones.
• Backlog: el backlog es la cantidad total de trabajo aprobado que aún no se ha completado. Una cartera de pedidos demasiado grande puede indicar que el equipo no cuenta con suficiente personal, mientras que una demasiado pequeña puede dificultar la gestión de los horarios de los técnicos de forma productiva.

El proceso de programación del mantenimiento suele seguir un ciclo coherente:

1. Identificar el trabajo: las solicitudes provienen de programas de mantenimiento preventivo, alertas de monitorización de condiciones, modelos predictivos, informes de operadores e inspecciones.
2. Priorice el trabajo: los planificadores de mantenimiento clasifican las solicitudes en función de la criticidad de los activos, la seguridad, los requisitos reglamentarios y el impacto en la producción
3. Planificar el trabajo: el planificador de mantenimiento crea planes de trabajo, estima las horas de mano de obra e identifica las piezas, herramientas y permisos necesarios.
4. Programar el trabajo: una vez que se confirma el acceso a los materiales y al equipo, los programadores asignan las órdenes de trabajo a fechas, turnos y técnicos específicos, normalmente como un programa semanal dividido en tareas diarias.
5. Ejecutar el trabajo: los técnicos completan las tareas asignadas, registrando el tiempo de mano de obra, las piezas utilizadas y cualquier seguimiento necesario.
6. Cierre y revisión: las órdenes de trabajo completadas se cierran y los datos se utilizan para actualizar el historial de mantenimiento y refinar los horarios futuros.

Este último paso es fácil de pasar por alto, pero es de donde proviene gran parte del valor a largo plazo. Proporciona a los equipos de mantenimiento los datos que necesitan para la mejora continua.

Algunas de las métricas más utilizadas para medir la efectividad de la programación incluyen los siguientes indicadores:

• Cumplimiento del cronograma: el porcentaje de trabajo programado completado según lo planeado dentro del plazo programado. El bajo cumplimiento del cronograma puede indicar una mala planificación, piezas faltantes o demasiado trabajo de emergencia.
• Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP): la proporción del trabajo total de mantenimiento que se había planificado. Un porcentaje más alto generalmente indica una organización más proactiva.
• Tamaño del backlog: a menudo medido en semanas de mano de obra disponible, el backlog muestra si el equipo tiene la cantidad adecuada de trabajo en relación con su capacidad.
• Tiempo medio entre fallos (MTBF): el MTBF mide el tiempo medio de funcionamiento entre fallos en equipos reparables. Un MTBF cada vez mayor indica que los esfuerzos de mantenimiento están dando sus frutos.
• Costes de mantenimiento: el seguimiento de los costes de mano de obra, piezas y contratistas, junto con la relación entre los costes planificados y los no planificados, muestra el impacto financiero de las prácticas de programación.

Un sistema informatizado de gestión de mantenimiento (GMAO) centraliza la información de mantenimiento y automatiza gran parte del trabajo implicado en la planificación, programación y seguimiento del mantenimiento. El software GMAO y otros programas de mantenimiento suelen admitir las siguientes capacidades:

• Generación automática de órdenes de trabajo en función de criterios relacionados con el tiempo, el uso o el estado
• Almacenamiento de registros de activos, historial de mantenimiento, planes de trabajo y listas de comprobación en un único lugar
• Seguimiento de piezas de recambio e integración con la gestión de inventario
• Visualización de la carga de trabajo de los técnicos para facilitar la toma de decisiones sobre la planificación
• Suministro de acceso móvil para que los técnicos puedan actualizar y cerrar las órdenes de trabajo desde el terreno
• Informes sobre el cumplimiento de horarios, el retraso, los costes de MTBF y mantenimiento

El software de mantenimiento preventivo suele ser un componente fundamental de las soluciones GMAO, ya que permite a las organizaciones gestionar los calendarios de mantenimiento preventivo de miles de activos sin tener que realizar un seguimiento manual de cada intervalo.

Para organizaciones más grandes y intensivas en activos, un sistema de gestión de activos empresariales (EAM) puede ampliar estas capacidades para cubrir todo el ciclo de vida del activo, desde la adquisición hasta la operación, el mantenimiento y la disposición. Muchas plataformas modernas de EAM y GMAO también incorporan IA, datos IoT y análisis predictivo, ayudando a los planificadores de mantenimiento a orientar más su carga de trabajo hacia el mantenimiento predictivo y basado en condiciones.

Las organizaciones que programan bien el mantenimiento tienden a seguir algunas prácticas habituales:

• Planificar antes de programar: contar con planes de trabajo, piezas y permisos antes de programar el trabajo hace que los horarios sean mucho más fiables.
• Priorizar en función de la criticidad: centre los esfuerzos preventivos y predictivos donde el fallo tendría el mayor impacto.
• Programar según la capacidad disponible: cree horarios en torno a las horas de trabajo reales y deje espacio para el trabajo de emergencia.
• Colaborar con el departamento de operaciones: con antelación los horarios de acceso al equipo, en lugar de hacerlo a última hora.
• Utilizar los datos para refinar los intervalos: utilice el historial de mantenimiento y los datos de estado para ajustar la frecuencia con la que se revisan los activos.
• Realizar un seguimiento y revisar el rendimiento: revise periódicamente métricas como el cumplimiento de la programación para respaldar la mejora continua.

La mayoría de los programas de mantenimiento no son perfectos y realmente no tienen por qué serlo. Lo que importa más es contar con un proceso fiable y repetible que ayude a los equipos de mantenimiento a adelantarse a los problemas con el equipo. Cuando ese proceso es eficaz, puede ayudar a las organizaciones a reducir el tiempo de inactividad no planificado, controlar los costes de mantenimiento, prolongar la vida útil de los activos y mantener las operaciones funcionando según lo previsto.