¿Qué es la gestión de mantenimiento?

Las estrategias de mantenimiento se basan en diferentes tipos de actividades de mantenimiento para lograr sus objetivos, entre ellos evitar el tiempo de inactividad de los equipos y generar ahorros de costes.

En cierto modo, la gestión del mantenimiento es un tipo de gestión de activos empresariales (EAM) porque implica directamente el mantenimiento de activos físicos como las instalaciones.

Sin embargo, hay una diferencia. EAM realiza un seguimiento del rendimiento de los activos a lo largo de todo el ciclo de vida de los activos, incluido su historial inicial, como la adquisición. Un programa de gestión del mantenimiento se centra más en las etapas posteriores del recorrido vital de ese activo. Un aspecto importante es decidir qué se necesita para extender efectivamente la longevidad de las instalaciones y el rendimiento del equipo durante esos períodos.

Si no se mantienen adecuadamente, activos como las instalaciones pueden devaluarse rápido. Este aspecto es una de las razones por las que la gestión del mantenimiento es un negocio enorme.

Cada año, cuando los contables de la empresa calculan las finanzas durante las auditorías corporativas anuales, los activos totales de una organización se incluyen en esos cálculos. Las empresas que poseen activos físicos sienten una presión económica considerable para mantener los activos en buenas condiciones, de modo que esos activos puedan registrarse como de mayor valor posible.

Es difícil obtener una estimación completa de lo que las empresas y los particulares gastan en la gestión del mantenimiento en todo el mundo. Sin embargo, las estimaciones "aproximadas" suelen sostener que las empresas estadounidenses invierten cada año entre 10 USD y 25 USD por pie cuadrado en el mantenimiento de los espacios inmobiliarios comerciales que han construido o alquilado. Si extrapolamos esa cifra matemáticamente, son cientos de miles de millones los que se gastan cada año en costes de mantenimiento de edificios comerciales en Estados Unidos.

La palabra “mantenimiento” es una frase que casi todo el mundo entiende instintivamente, aunque es un término general que la gente usa para describir una amplia variedad de tareas de mantenimiento. Esta es una lista de las actividades de mantenimiento más comunes: 

• Limpieza general de interiores
• Reparaciones correctivas de edificios
• Limpieza profunda de suelos
• Recogida de basura
• Iniciativas de reciclaje y sostenibilidad
• Lavado de ventanas
• Servicio de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)
• Mantenimiento de fontanería
• Mantenimiento del sistema eléctrico
• Reparaciones de la red eléctrica
• Medidas de seguridad contra incendios
• Protección de seguridad del sitio
• Paisajismo y diseño del emplazamiento
• Rutinas de mantenimiento del terreno
• Gestión de aguas residuales

Además, aunque la ciberseguridad puede no parecer una adición obvia a esta lista, funciona como una forma crítica de mantenimiento proactivo que evita resultados desastrosos.

En muchos aspectos, se podría argumentar que la ciberseguridad debería tener una prioridad mayor que todas las demás actividades citadas, especialmente cuando se piensa en aspectos como: 

• Las vulneraciones de datos pueden empañar la reputación de una empresa de una manera que nunca se puede limpiar por completo.
• Los ciberrescates pueden acabar con los resultados de una organización más rápido que un incendio en las instalaciones.
• Los ciberataques pueden atacar el sistema eléctrico de una instalación y poner en peligro el acceso a las redes eléctricas.

Cada una de esas razones puede ser un cambio radical para cualquier organización, por lo que la ciberseguridad seguirá siendo un tema de suma importancia en la gestión de instalaciones. En conjunto, estas razones articulan por qué abordar las necesidades de ciberseguridad es obligatorio para cualquier empresa moderna.

Así como existen más tareas de mantenimiento de las que podríamos darnos cuenta a primera vista, lo mismo ocurre con los tipos de gestión del mantenimiento, que incluyen:

El mantenimiento planificado, una estrategia de mantenimiento proactivo diseñada para evitar fallos en los equipos y prevenir averías en los sistemas, trata de adelantarse a los problemas de rendimiento. Esta estrategia lo consigue realizando todos los procesos de mantenimiento recomendados por el fabricante y ejecutando los programas de mantenimiento según lo sugerido.

El mantenimiento planificado, también conocido como “mantenimiento preventivo”, requiere una considerable reflexión previa y actividades de priorización.

Ejemplo: una empresa que utiliza el mantenimiento planificado suele prever sus actividades de mantenimiento para todo el año. Luego, planificaría la adquisición de piezas de recambio que se utilizarían durante las reparaciones de ese año. Este proceso se realiza incluso si la compra real de esas piezas se produce más adelante en el año natural.

En marcado contraste con el mantenimiento planificado, el mantenimiento reactivo bien podría denominarse una propuesta de "esperar a ver qué se rompe". El mantenimiento reactivo tiene varios alias, entre ellos “mantenimiento no planificado” y “mantenimiento de averías”.

Entre los planes de mantenimiento, este enfoque es el que requiere menos coordinación y planificación. Por desgracia, este enfoque también produce las mayores cantidades de tiempo de inactividad no planificado. Esta interrupción se produce porque las reparaciones de emergencia que se realizan no se prevén, y es probable que las piezas de repuesto (si son necesarias) tengan que adquirirse con urgencia a precios elevados.

Además, cuando un sistema físico falla, puede afectar a otros sistemas de las instalaciones.

Ejemplo: los problemas de fugas en las tuberías pueden instruir problemas de moho que requieren una mitigación profesional por parte de especialistas en HVAC.

El mantenimiento basado en la condición (CBM) es una forma de gestión de mantenimiento predictivo que aprovecha al máximo las metodologías avanzadas. Además, se basa en el uso de sensores colocados sobre o en piezas clave del equipo para monitorizar la fiabilidad del activo y su viabilidad continua.

Los datos de mantenimiento que generan los sensores CBM capturan métricas significativas sobre la eficacia operativa, que se comparan con métricas de referencia establecidas para detectar desviaciones del rendimiento esperado. Basándose en lo que sugieren los patrones, una empresa puede obtener un aviso avanzado de que un equipo o sistema fallará pronto.

Con la información de los sensores y decisiones basadas en datos, se pueden realizar reparaciones de emergencia rentables antes de que expire el valioso tiempo de actividad.

Ejemplo: el análisis de vibraciones puede revelar cuándo los ejes metálicos se han doblado o los rodamientos de bolas están a punto de quemarse.

Mantenimiento predictivo (PdM) mira una bola de cristal y predice con precisión cuándo se averiará un equipo. Esto significa que las reparaciones se pueden realizar antes de ese tiempo y cualquier posible tiempo de inactividad se puede minimizar de antemano.

PdM logra este truco empleando algoritmos avanzados y estudiando datos históricos. Aunque PdM parece similar a CBM, cada uno persigue su misión de manera diferente. El CBM utiliza datos en tiempo real para detectar aberraciones en el rendimiento del equipo, mientras que el PdM depende de técnicas más evolucionadas (basadas en IA y machine learning) para predecir los fallos del equipo.

Ejemplo: un motor industrial clave de una planta de fabricación depende de la vitalidad de su aceite. PdM utiliza sensores y la IA para proporcionar un análisis exhaustivo del aceite y estimaciones sobre su longevidad prevista.

Otra forma proactiva de programa de mantenimiento de instalaciones, el mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM), adopta un enfoque preventivo para los equipos operativos vitales, estudiando qué ocurre cuando falla el equipo. Busca las causas raíz de los fallos y cómo pueden afectar a la capacidad del equipo para ejecutar las funciones principales.

RCM requiere la participación multifuncional de los miembros del equipo de mantenimiento y puede implicar la gestión del inventario de piezas de repuesto para el próximo servicio. Un proceso organizado para mejorar la toma de decisiones, RCM ayuda a las organizaciones a tomar decisiones plenamente informadas.

Ejemplo: una bomba de agua funciona sin incidentes durante años. Sobre la base de una comprensión de la vida útil de la bomba, se programa el mantenimiento preventivo antes de que la bomba falle. 

La forma en la que un departamento de mantenimiento ejecuta la gestión de mantenimiento depende de factores como el tipo de gestión de mantenimiento que elija utilizar y con qué fines exactamente. Pero normalmente entran en juego algunas herramientas y prácticas comunes de gestión del mantenimiento.

La primera es la gestión de ordenes de trabajo, que proporciona un método estandarizado para gestionar las tareas de mantenimiento de principio a fin. Las órdenes de trabajo reúnen los diversos pasos que implica una tarea de mantenimiento, para que los departamentos de mantenimiento tengan una idea clara de lo que se espera de ellos durante cada parte de ese proceso.

Los equipos adjuntan listas de comprobación a las órdenes de trabajo para ayudar a detallar esos pasos.

Las hojas de cálculo también entran en juego como forma relativamente barata de gestionar información como calendarios y órdenes de trabajo. Los equipos trabajan a menudo para asegurarse de que las hojas de cálculo estén automatizadas y sean capaces de realizar los cálculos pertinentes.

Sin embargo, en algunos aspectos notables, las hojas de cálculo siguen siendo bastante limitadas en lo que pueden hacer. Por ejemplo, intentar ver hojas de cálculo en un dispositivo móvil sigue siendo un desafío visualmente confuso. Además, el uso de hojas de cálculo a menudo atrae errores manuales por parte de sus usuarios.

En cambio, los paneles de control resultan considerablemente más beneficiosos. Proporcionan una interfaz visual que centraliza varias entradas en una sola pantalla, transmitiendo mucha información de rendimiento (incluidas métricas relacionadas) y mostrando cómo progresan las diferentes órdenes de trabajo.

Del mismo modo, si es necesario reparar algún equipo, un panel de control puede alertar a los miembros del equipo sobre el tiempo de inactividad previsto y si necesitan disponer de equipos alternativos. Además de toda esta información, los paneles de control sitúan a todos en la misma página y proporcionan a todos los miembros del equipo una visión única y constantemente actualizada de lo que está sucediendo.

Un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) tiene el poder de ser aún más impresionante. El software GMAO gestiona con capacidad todas las fases de la gestión de las operaciones de mantenimiento de una instalación y agiliza tanto las tareas como los flujos de trabajo.

Otros beneficios del uso del software de gestión de mantenimiento incluyen su capacidad para optimizar los programas de mantenimiento y automatizar las tareas de mantenimiento. Con el software GMAO, una organización puede estudiar indicadores clave de rendimiento (KPI) como el tiempo medio entre fallos (MTBF) y los costes de mantenimiento.

El software GMAO también apoya el concepto de mejora continua. Marca de forma permanente el punto en el que el mantenimiento pasa de tener una postura puramente reactiva a implicarse plenamente con un enfoque proactivo impulsado por datos de rendimiento y impulsado por las últimas mejoras de IA.