¿Qué es el mantenimiento rutinario?

El mantenimiento rutinario abarca una serie de tareas de mantenimiento continuo que ayudan a mantener los activos en buenas condiciones de funcionamiento para evitar fallos inesperados.Algunos ejemplos de estas tareas son las inspecciones de equipos, los cambios de aceite y la retirada de basura. Estas actividades de mantenimiento ayudan a las empresas a evitar costosas reparaciones de emergencia, reducir las averías de los equipos y aumentar la seguridad, la eficiencia y la fiabilidad de los sistemas y activos.

Aunque el mantenimiento rutinario suele asociarse al mantenimiento de las instalaciones, la maquinaria y otros activos de la empresa, como los vehículos y equipos de reparto, también puede aplicarse a la tecnología de la información (TI). El mantenimiento rutinario en TI implica tareas y procedimientos regulares destinados a gestionar el buen funcionamiento de la infraestructura informática de una organización, incluidas las actualizaciones de software, las comprobaciones de hardware, la gestión de copias de seguridad y la monitorización de la red. 

Las tareas de mantenimiento rutinario son sencillas y requieren un tiempo de inactividad mínimo del equipo o habilidades especializadas por parte de los miembros del equipo de mantenimiento. Estas tareas ayudan a mantener la eficiencia operativa diaria, evitar que problemas menores se intensifiquen y crear lugares de trabajo más seguros.

Las tareas de mantenimiento rutinario necesarias para mantener los equipos y sistemas en buen estado suelen incluirse en una lista de control de mantenimiento. Entre los tipos habituales de tareas de mantenimiento rutinario se incluyen:

• Sustitución del filtro de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)
• Inspecciones de sistemas eléctricos
• Cambios de bombilla
• Retirada de basura
• Lubricación de equipos
• Cambios de aceite
• Rotación de neumáticos

Los flujos de trabajo de mantenimiento rutinario se producen a intervalos regulares (diarios, semanales o mensuales) en función de las recomendaciones del fabricante o de las necesidades operativas. Hay tres tipos principales de mantenimiento de rutina que pueden ayudar a una organización a determinar su programa de mantenimiento, entre ellos:

• Mantenimiento basado en el uso
• Mantenimiento basado en el tiempo
• Mantenimiento basado en el estado (CBM)

El mantenimiento basado en el uso se produce cuando las métricas de uso de un activo determinan el programa de mantenimiento. Este tipo de mantenimiento utiliza el uso medio de un activo o su exposición a las condiciones ambientales para prever una fecha de vencimiento para una futura inspección o trabajo por parte del departamento de mantenimiento. Por ejemplo, un vehículo de reparto tiene programado un cambio de aceite por cada mil kilómetros recorridos.

El mantenimiento preventivo basado en el calendario o en el tiempo se realiza a intervalos de tiempo programados. Para las organizaciones que utilizan este tipo de mantenimiento, se establece una orden de trabajo para la tarea rutinaria con una fecha de vencimiento determinada por adelantado. Por ejemplo, una fábrica puede programar que un técnico de mantenimiento realice semanalmente el mantenimiento de la cinta para que la maquinaria funcione al máximo nivel de producción.

Mantenimiento basado en el estado (CBM) es una estrategia de mantenimiento preventivo que depende de la monitorización de recursos o equipos para determinar cuándo es necesario el trabajo de mantenimiento. CBM implica el uso de sensores y otros equipos de monitorización para recopilar datos sobre el rendimiento del equipo. Mediante el uso de algoritmos, machine learning e inteligencia artificial, los datos recopilados se analizan para identificar patrones y anomalías que puedan indicar un problema de mantenimiento o un fallo del equipo.

Un plan de mantenimiento rutinario ofrece varios beneficios en todos los sectores y aplicaciones, entre ellos:

• Ahorro de costes
• Reducción del tiempo de inactividad
• Mejora de la seguridad
• Fiabilidad  
• Eficiencia mejorada

Un programa de mantenimiento rutinario requiere una inversión regular, pero a menudo resulta menos costoso que una estrategia de mantenimiento reactivo o de urgencia. Las reparaciones de emergencia pueden ser costosas y a veces implican el envío urgente de piezas o la realización de horas extras. El mantenimiento regular y la detección precoz de problemas permiten reparaciones más rentables y evitan daños mayores.

El mantenimiento constante también ayuda a garantizar que los recursos funcionen sin problemas, lo que se traduce en menos interrupciones operativas. Menos tiempo de inactividad ayuda a las empresas a mantener la productividad y reducir el costoso tiempo de inactividad de los equipos.

La inspección y el mantenimiento regulares ayudan a identificar posibles riesgos de seguridad. Esta estructura protege a los trabajadores, operadores de máquinas y usuarios de accidentes y lesiones que podrían resultar de un equipo defectuoso o fallos del sistema. 

Los recursos que se mantienen de forma constante son más fiables y proporcionan un rendimiento estable con menos preocupación por un mal funcionamiento repentino. La fiabilidad es crítica en los sectores donde el tiempo de inactividad o los fallos no planificados pueden provocar importantes interrupciones operativas o pérdidas financieras. La fiabilidad en los negocios también mejora la calidad de los productos y aumenta la satisfacción y la retención de los clientes.

Los equipos y sistemas bien mantenidos tienden a funcionar con la máxima eficiencia.Los sistemas limpios y que funcionan correctamente reducen los costes operativos, utilizan menos energía y consumen menos combustible, y tienen una vida útil más larga y un mayor valor de reventa.

El mantenimiento rutinario es una estrategia de mantenimiento proactivo, que es cuando una organización realiza el mantenimiento de los activos antes de que se rompan. Otras estrategias de mantenimiento proactivo son el mantenimiento planificado, el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo y el mantenimiento centrado en la fiabilidad. Estas estrategias son similares pero distintas del mantenimiento rutinario:

Mantenimiento planificado consiste en identificar y delimitar las tareas de mantenimiento y los recursos, como herramientas y piezas de repuesto, necesarios para la conservación, reparación o sustitución de un activo.Las tareas de mantenimiento planificadas son potencialmente más complejas que las tareas de mantenimiento rutinarias y pueden requerir más tiempo de inactividad, habilidades especializadas o inspecciones detalladas.Aunque las tareas se planifican en función de las recomendaciones del fabricante, la antigüedad del equipo, los patrones de uso o el análisis de datos, el calendario puede ser poco frecuente.

El mantenimiento preventivo o preventativo es el acto de completar actividades de mantenimiento programadas regularmente para ayudar a prevenir averías inesperadas en el futuro. Aunque el mantenimiento rutinario consiste en garantizar que las cosas funcionen sin problemas, el mantenimiento preventivo implica anticipar y dirigirse a problemas potenciales antes de que provoquen fallos.

El mantenimiento predictivo se basa en el mantenimiento basado en el estado para optimizar el rendimiento y la vida útil de los equipos mediante la evaluación continua de su estado en tiempo real. En lugar de seguir un cronograma fijo, el mantenimiento predictivo se basa en los datos y análisis para anticipar cuándo debe completarse el mantenimiento. Por el contrario, el mantenimiento rutinario consiste en tareas regulares y programadas que no tienen necesariamente en cuenta el estado actual.

El mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM) es un proceso de mantenimiento personalizado con el objetivo de maximizar el tiempo de actividad de los equipos y, al mismo tiempo, reducir la necesidad de sustituir activos, lo que disminuye los costes de mantenimiento. Mientras que el mantenimiento rutinario se trata de mantenimiento regular, el RCM consiste en optimizar las estrategias de mantenimiento basadas en el análisis de fiabilidad y la criticidad de los fallos de los equipos.

Muchas empresas utilizan un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (GMAO) para administrar sus estrategias de mantenimiento, incluido el mantenimiento de rutina.

Un GMAO es un software que centraliza los datos y la información de mantenimiento y ayuda a agilizar los procesos de las operaciones de mantenimiento. El objetivo principal del software GMAO es programar tareas de mantenimiento y gestionar el mantenimiento de forma proactiva, incluidas funciones como la gestión de pedidos, la monitorización de recursos y mano de obra, y la elaboración de informes, análisis y auditoría.

Un GMAO forma parte de la gestión de activos empresariales (EAM) de una organización. La EAM es la combinación de software, sistemas y servicios que mantienen y controlan los activos y equipos operativos. El objetivo de la EAM es optimizar la calidad de los activos a lo largo de su ciclo de vida, aumentar el tiempo de actividad productiva y reducir los costes operativos.