¿Qué es un sistema GMAO?

Un GMAO ayuda a optimizar el uso y la disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de planta y otros activos. También conocidos como CMMIS o sistema de información de gestión de mantenimiento computarizado, los sistemas GMAO cumplen un papel crucial en diversos sectores. Entre estos sectores se incluyen la fabricación, la producción de petróleo y gas, la generación de energía, la construcción, el transporte y otras industrias, donde la infraestructura física es fundamental.

El núcleo de un GMAO es su base de datos. Dispone de un modelo de datos que organiza la información sobre los activos que una organización de mantenimiento debe mantener, incluidos los equipos, materiales y otros recursos para hacerlo.

La información de una base de datos GMAO admite varias funciones del sistema, que permiten varias capacidades:

Realice un seguimiento de los empleados disponibles y de las certificaciones de los equipos. Asigne tareas específicas y reúna a los equipos. Organice los turnos y gestione las tasas salariales.

Almacene, acceda y comparta información de activos como:

• Fabricante, modelo, número de serie y clase y tipo de equipo
• Costes y códigos asociados
• Localización y posición
• Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad
• Documentación asociada, vídeo e imágenes como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías
• Disponibilidad de contadores, sensores e instrumentación del Internet de las Cosas (IoT)

Típicamente vista como la función principal de GMAO, la gestión de órdenes de trabajo incluye información como:

• Número de la orden de trabajo
• Descripción y prioridad
• Tipo de pedido (reparación, sustitución, planificado)
• Códigos de causa y solución
• Personal asignado y materiales utilizados

La gestión de órdenes de trabajo también incluye capacidades para:

• Automatizar la generación de órdenes de trabajo
• Reservar materiales y equipos
• Planificar y asignar empleados, cuadrillas y turnos
• Revisar el estado y realizar un seguimiento del tiempo de inactividad
• Registrar los costes previstos y reales
• Adjuntar documentación asociada, reparación y medios de seguridad

Automatice el inicio de órdenes de trabajo en función del tiempo, el uso o los eventos desencadenados. Utilice el mantenimiento preventivo para organizar y asociar los activos en varios pedidos. Secuencie y programe las órdenes de trabajo preventivo.

Haga inventario, distribuya y recupere equipos y materiales de operaciones de mantenimiento y reparación (MRO) en áreas de almacenamiento, centros de distribución e instalaciones. Gestione proveedores, haga un seguimiento de los costes de inventario y automatice el reabastecimiento.

Genere informes a través de las categorías de mantenimiento, como la disponibilidad de los activos, el uso de materiales, los costes de mano de obra y materiales, las evaluaciones de los proveedores y más. Analice la información para comprender la disponibilidad de los activos, las tendencias de rendimiento, la optimización del inventario de MRO y otra información para apoyar las decisiones empresariales y recopilar y organizar la información para las auditorías¹.

Antes del GMAO, obtener una visibilidad centralizada y dinámica y una gestión automatizada era poco práctico porque los archivos en papel ocultaban la información de mantenimiento y, más tarde, las hojas de cálculo la distribuían.

Las grandes empresas comenzaron a utilizar las primeras versiones de GMAO en la década de 1960. Los técnicos utilizaban tarjetas perforadas y ordenadores centrales de IBM para elaborar registros informatizados y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento. En los años 70, las tarjetas perforadas dieron paso a las listas de comprobación introducidas en los sistemas GMAO por los técnicos al final de sus turnos.

Los GMAO fueron ganando terreno entre las pequeñas y medianas empresas en los años 80 y 90, a medida que los ordenadores se hacían más pequeños, más asequibles, más distribuidos y más conectados. En la década de 1990, los GMAO empezaron a compartir información a través de redes de área local.

La década de los 2000 fue testigo de la aparición de las intranets y la conectividad basada en la web, las cuales ampliaron las capacidades de GMAO a una serie de dispositivos móviles, aplicaciones de campo y centros de operaciones.

La última generación de GMAO está basada en la nube y dotada de una gran movilidad. Ofrece una mayor funcionalidad con una implementación más rápida, un mantenimiento más sencillo y una mayor seguridad de datos².

El término GMAO a menudo se confunde o se utiliza indistintamente con la gestión de activos empresariales (EAM). Los dos comparten funciones y objetivos similares, pero son esencialmente diferentes. Para discernir las diferencias clave entre GMAO y EAM, es útil echar un breve vistazo a la historia de los GMAO y la relación entre GMAO, EAM y la gestión del rendimiento de los activos.

A medida que el GMAO evolucionó, sentó las bases para EAM. Esencialmente, EAM contiene la funcionalidad de GMAO,³ y sus funciones pueden solaparse. Lo que EAM aporta a los GMAO, debido en parte a una mayor conectividad e intercambio de información, es la capacidad de abarcar los sitios, fomentar la colaboración entre los departamentos y ofrecer una integración más profunda con otros sistemas, como la planificación de recursos empresariales.

Estas capacidades dotan a los sistemas EAM de un contexto empresarial más amplio que tiene en cuenta el ciclo de vida global de los activos y su impacto en el análisis financiero, las adquisiciones, la gestión de procesos, el riesgo y el cumplimiento, la eliminación de activos y mucho más. Los sistemas GMAO suelen centrarse en la disponibilidad y el tiempo de actividad de los activos fijos mediante la automatización de las órdenes de trabajo y los flujos de trabajo, la programación de la mano de obra, la gestión de los materiales y la prestación de informes y auditorías sobre esas tareas.

GMAO y EAM son esenciales porque facilitan y hacen más eficaz que los gestores y departamentos de mantenimiento cumplan su objetivo principal: un tiempo de actividad fiable.

Cuanto más tiempo mantengan y gestionen los activos y equipos físicos las empresas, mayor será el valor que aporten. La bloguera de IBM Sarah Dudley señala: "Cuanto más tiempo podamos mantener un equipo en funcionamiento sin reparaciones importantes, más dinero ahorraremos a largo plazo".²

Ofrecer un tiempo de actividad fiable significa que las empresas pueden aceptar y cumplir los pedidos, satisfacer las demandas de los clientes, dar forma a las experiencias de los clientes y tomar con confianza una serie de decisiones que dependen de los activos. IBM informa de que una encuesta a gestores de activos reveló que el 75 % de los gestores citan la fiabilidad del sistema como la principal razón para invertir en EAM.

Los beneficios de un GMAO incluyen:

La información centralizada de la base de datos del CMMS permite a los directores y equipos de mantenimiento acceder casi al instante a los datos de los activos. Estos datos incluyen detalles como las fechas de compra de activos, los registros de mantenimiento, la frecuencia de las averías, las piezas utilizadas, los índices de eficiencia y más.

Los técnicos y otros cargos pueden personalizar los paneles de control y las visualizaciones para evaluar el estado y el progreso prácticamente en tiempo real. Los equipos de mantenimiento pueden descubrir rápidamente dónde se encuentra un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo.

La automatización de tareas como el pedido de piezas, la reposición del inventario de MRO, la programación de turnos, la recopilación de información para auditorías y otras tareas administrativas ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la productividad. Este enfoque permite a los equipos centrarse en las tareas de mantenimiento en lugar de en las tareas administrativas.

Todas las partes involucradas pueden ver y rastrear las órdenes de trabajo. Los equipos pueden compartir detalles a través de dispositivos móviles para coordinar el trabajo sobre el terreno con los centros de operaciones. La distribución y el uso de materiales y recursos se pueden priorizar y optimizar.

La gestión del personal de campo interno y externo puede ser compleja y costosa. Las capacidades del GMAO y EAM pueden unificar e implementar de forma rentable equipos internos y asociaciones externas. Los últimos sistemas de gestión de activos empresariales ofrecen avances en conectividad, movilidad, realidad aumentada y blockchain para transformar las operaciones sobre el terreno.

Los datos del GMAO permiten que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a uno proactivo, lo que posibilita el desarrollo de una estrategia avanzada de mantenimiento de activos. Los datos obtenidos de las actividades diarias, sensores, medidores e instrumentación IoT pueden proporcionar información sobre procesos y activos, informar sobre medidas preventivas y activar alertas antes de que los activos fallen o funcionen por debajo de lo esperado.

El GMAO puede almacenar documentación, manuales de reparación y medios que capturan los procedimientos de mantenimiento y los vinculan a los activos relevantes. Este almacenamiento y gestión de la información conduce a procedimientos y mano de obra coherentes. También garantiza la conservación y transferencia de estos conocimientos a los nuevos técnicos, en lugar de perderlos cuando los empleados se marchan.

Las auditorías de cumplimiento pueden ser perjudiciales para las operaciones de mantenimiento y las empresas con un uso intensivo de activos en su conjunto. Los datos del GMAO facilitan exponencialmente una auditoría, ya que generan respuestas e informes adaptados a las exigencias de una auditoría.

En línea con la gestión del cumplimiento, GMAO y EAM ofrecen informes centralizados para cuestiones de seguridad, salud y medio ambiente. Los objetivos son reducir el riesgo y mantener un entorno operativo seguro. Los sistemas de GMAO y EAM pueden facilitar investigaciones destinadas a analizar incidencias o defectos recurrentes, la trazabilidad de incidencias y las correspondientes acciones correctivas, así como la gestión del cambio en los procesos.

La selección e implantación de un GMAO eficaz requiere la consideración de factores funcionales y tecnológicos. Los proveedores y los adoptantes podrían utilizar los términos GMAO y EAM indistintamente en este contexto, lo que es aceptable debido al solapamiento de sus capacidades.

Una de las consideraciones funcionales centrales, según el analista de TI IDC, es el manejo de cantidades cada vez mayores de datos: "A medida que aumenta el número de fuentes de datos disponibles para el gestor de activos (como sensores, datos espaciales y datos visuales), gestionar, fusionar y analizar estos conjuntos de datos a gran velocidad supondrá un enorme reto para los profesionales de EAM en los próximos cinco años".

IDC también señala que alinear los recursos de personal y desarrollo con la gestión de activos puede ser fundamental: "La función suele estar infradotada de recursos en términos de personal, formación y desarrollo. Esta falta de recursos erosiona la motivación y crea una cultura contraproducente entre el personal".

Por último, IDC afirma que la modernización de las funciones de GMAO y EAM es importante y que "algunas organizaciones aún no han superado los sistemas heredados y las hojas de cálculo para funciones EAM críticas como la gestión de órdenes de reparación, la programación del trabajo y las decisiones de reemplazo o reparación".

Las plataformas CMMS y EAM manejan los desafíos funcionales de varias maneras. Uno de los enfoques tecnológicos clave es implementar soluciones de gestión de activos empresariales y soluciones GMAO alojadas en la nube como software como servicio (SaaS).

Según IBM, «A la hora de elegir el software de gestión de activos, las organizaciones se decantan cada vez más por el SaaS, un modelo de entrega basado en la nube en el que un proveedor aloja el software de forma centralizada y está disponible bajo demanda».

SaaS, como enfoque tecnológico, aborda algunos factores funcionales primordiales:

• Alojado en la nube, el GMAO SaaS ofrece la flexibilidad de expandirse y contraerse según la demanda de datos. Los usuarios obtienen un beneficio pagando solo por los Recursos que necesitan, en lugar de comprometer grandes inversiones iniciales. Este enfoque garantiza que haya capacidad para gestionar la creciente afluencia de datos de la instrumentación IoT, eliminando prácticamente los costes de hardware.
• SaaS puede ayudar con los retos de personal y recursos porque requiere mucha menos intervención y apoyo de TI que las implementaciones en local. Los ingenieros y administradores de GMAO y los equipos técnicos sobre el terreno pueden gestionar el sistema prácticamente solos. Este enfoque permite convertir los gastos de capital relacionados con TI en gastos y recursos operativos.
• Los sistemas heredados, la modernización y el uso de las últimas tecnologías para seguir el ritmo del mantenimiento y las presiones operativas también son áreas en las que SaaS puede servir de ayuda. Los proveedores de servicios realizan actualizaciones en la nube y aplican constantemente las últimas versiones y funcionalidades. Además, el SaaS también integra nuevas tecnologías más rápidamente y con menos riesgos.