Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado o CMMS es un software que centraliza la información de mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento. Ayuda a optimizar la utilización y la disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de planta y otros activos. Los sistemas CMMS, también conocidos como CMMIS o sistema de información de gestión de mantenimiento computarizado, se encuentran en la fabricación, la producción de petróleo y gas, la generación de energía, la construcción, el transporte y otros sectores en los cuales la infraestructura física es fundamental.
El núcleo de un CMMS es su base de datos. Cuenta con un modelo de datos que organiza la información sobre los activos que una organización de mantenimiento se encarga de mantener, así como el equipo, los materiales y otros recursos para hacerlo.
La información que reside en una base de datos CMMS da soporte a varias funciones del sistema, lo que habilita las siguientes prestaciones:
Gestión de recursos y mano de obra: consiste en realizar un seguimiento de las certificaciones de empleados y equipos disponibles, asignar tareas específicas y montar equipos, organizar turnos y gestionar tarifas de pago.
Registro de activos: almacenar, acceder y compartir información de activos como:
- Fabricante, modelo, número de serie y clase y tipo de equipo
- Costes y códigos asociados
- Ubicación y posición
- Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad
- Documentación, vídeo e imágenes asociadas, como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías
- Disponibilidad de medidores, sensores e instrumentación del Internet de las cosas (IoT)
Gestión de órdenes de trabajo: normalmente considerada la función principal de CMMS, la gestión de órdenes de trabajo incluye información como:
- Número de orden de trabajo
- Descripción y prioridad
- Tipo de orden (reparación, sustitución, planificada)
- Códigos de causa y solución
- Personal asignado y materiales utilizados
La gestión de órdenes de trabajo también incluye prestaciones para:
- Automatizar la generación de órdenes de trabajo
- Reservar materiales y equipos
- Planificar y asignar empleados, equipos y turnos
- Revisar el estado y realizar un seguimiento del tiempo de inactividad
- Registrar costes reales y planificados
- Adjuntar documentación, medios de seguridad y reparación asociados
Mantenimiento preventivo: incluye automatizar la iniciación de órdenes de trabajo en función del tiempo, el uso o sucesos desencadenantes. Se puede utilizar el mantenimiento preventivo para organizar y asociar activos en varias órdenes, así como secuenciar y planificar las órdenes de trabajo preventivas.
Gestión de materiales e inventarios: elaboración de inventarios, distribución y reclamación de equipos y materiales de operaciones de mantenimiento y reparación (MRO) en áreas de almacenamiento, centros de distribución e instalaciones. También engloba la gestión de proveedores, el seguimiento de los costes de inventario y la automatización del reabastecimiento.
Creación de informes, análisis y auditoría: informes de las distintas categorías de mantenimiento como disponibilidad de activos, uso de materiales, costes de mano de obra y materiales, evaluaciones de proveedores y más. También incluye analizar la información para comprender la disponibilidad de los activos, las tendencias de rendimiento, la optimización de inventario de MRO y otra información para dar soporte a las decisiones de negocio, y recopilar y organizar la información para auditorias.¹
Antes de CMMS, obtener una visibilidad dinámica y centralizada y una gestión automatizada era inviable porque la información de mantenimiento quedaba enterrada en archivos de papel, y posteriormente, esparcida en hojas de cálculo.
Las primeras versiones de CMMS aparecieron en la década de 1960 y solían ser utilizadas por grandes empresas. Los técnicos utilizaban tarjetas de perforación y mainframes de IBM para informar a los registros computarizados y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento. En la década de 1970, las tarjetas de perforación dieron paso a las listas de comprobación, que los técnicos introducían en los sistemas CMMS al final de sus turnos.
Los CMMS obtuvieron mayor prevalencia entre pequeñas y medianas empresas en los años 80 y 90 a medida que los ordenadores se volvieron más pequeños, asequibles, distribuidos y conectados. En la década de 1990, CMMS empezó a compartir información a través de redes de área local o LAN.
En la década de 2000, aparecieron las intranets y la conectividad basada en web, que ampliaron las prestaciones de CMMS a una gama de dispositivos móviles, aplicaciones de campo y sitios operativos.
La última generación de CMMS está basada en cloud y es altamente móvil. Ofrece una mayor funcionalidad con una implementación más rápida, un mantenimiento más fácil y mayor seguridad de datos.²
El término CMMS se suele confundir o utilizar indistintamente por EAM o gestión de activos empresariales. Los dos comparten funciones y objetivos muy similares, pero son esencialmente diferentes. Para discernir las diferencias principales entre CMMS y EAM, resulta útil realizar un breve vistazo a la historia de CMMS y a la relación entre CMMS, EAM y APM.
A medida que el CMMS evolucionó, estableció una base para EAM. Básicamente, EAM contiene la funcionalidad de CMMS³ y sus funciones se pueden solapar. Lo que EAM aporta a CMMS, gracias en parte a una mayor conectividad y al uso compartido de información, es la capacidad de extenderse a sitios, fomentar la colaboración entre departamentos y proporcionar una integración más profunda con otros sistemas como la planificación de recursos empresariales (ERP).⁴
Estas prestaciones proporcionan a las soluciones de EAM un contexto empresarial más amplio que tiene en cuenta el ciclo de vida de los activos global y su impacto sobre el análisis financiero, la adquisición, la gestión de procesos, el riesgo y la conformidad, la eliminación de activos y más. Las soluciones de CMMS tienden a centrarse en la disponibilidad de activos fijos y el tiempo de actividad mediante la automatización de órdenes de trabajo y los flujos de trabajo, la planificación de la mano de obra, la gestión de materiales y la elaboración de informes y auditorías sobre dichas tareas.
Lea: El impacto y el valor de EAM (PDF, 798 KB)
¿Por qué es tan importante el tiempo de funcionamiento?
CMMS y EAM son fundamentales porque facilitan a los departamentos y a los gestores de mantenimiento cumplir con su objetivo principal: un tiempo de actividad fiable.
Cuanto más tiempo estén en funcionamiento los activos y los equipos físicos, mayor es el valor que generan. En su publicación, "The complete guide to the benefits of CMMS", Sarah Dudley, editora de blog de IBM señala: "Cuanto más tiempo podamos mantener un equipo en ejecución sin grandes reparaciones, más dinero estaremos ahorrando a la larga".
Ofrecer tiempo de funcionamiento de forma fiable significa que las empresas pueden aceptar y completar órdenes, satisfacer las demandas de los clientes, dar forma a las experiencias de los clientes y tomar una serie de decisiones que dependen de los activos con total confianza. Una encuesta de gestores de activos realizada por IBM concluyó que el 75 % cita la fiabilidad del sistema como principal motivo para invertir en EAM.
Entre los beneficios de CMMS se incluyen:
Visibilidad sobre los activos: la información centralizada en la base de datos de CMMS permite a los gestores y equipos de mantenimiento realizar una llamada casi instantánea cuando se ha comprado un activo, cuando se ha realizado el mantenimiento, la frecuencia de averías, piezas utilizadas, evaluaciones de eficiencia y más.
Visibilidad sobre el flujo de trabajo: los paneles de control y las visualizaciones se pueden ajustar al técnico y otros roles para evaluar el estado y el progreso prácticamente en tiempo real. Los equipos de mantenimiento pueden identificar rápidamente dónde está un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo.
Automatización: automatizar tareas manuales tales como realizar pedidos de piezas, reponer el inventario de MRO, planificar turnos, compilar información para auditorías y otras tareas administrativas ayuda a ahorrar tiempo, reducir el número de errores, mejorar la productividad y centrar a los equipos en tareas de mantenimiento, no administrativas.
Procesos agilizados: todas las partes implicadas pueden visualizar y realizar el seguimiento de las órdenes de trabajo. Los detalles se pueden compartir entre dispositivos móviles para coordinar el trabajo en el campo con los centros operativos. La distribución y la utilización de materiales y recursos se pueden priorizar y optimizar.
Gestión de los trabajadores de campo: la gestión de los trabajadores de campo internos y externos puede resultar compleja y costosa. Las prestaciones de CMMS y EAM pueden unificar y desplegar de forma rentable equipos internos y asociaciones externas. Las últimas soluciones de EAM ofrecen avances en conectividad, movilidad, realidad aumentada y blockchain para transformar las operaciones sobre el terreno.
Mantenimiento preventivo: los datos de CMMS permiten aplicar un enfoque proactivo a las operaciones de mantenimiento, en lugar de un enfoque reactivo, por lo que se puede desarrollar una estrategia de mantenimiento de activos avanzada. Los datos extraídos de las actividades diarias, así como de sensores, medidores y otros instrumentos de IoT, pueden proporcionar información de valor sobre los procesos y activos, informar sobre medidas preventivas y activar alertas antes de que los activos fallen o presenten un rendimiento inferior.
Coherencia y transferencia de conocimientos: la documentación, los manuales de reparación y los medios que recogen los procedimientos de mantenimiento se pueden almacenar en CMMS y asociarse a los activos correspondientes. Capturar y mantener este conocimiento facilita la coherencia en procedimientos y trabajos. También garantiza que el conocimiento sea transferido a los nuevos técnicos, en lugar de desaparecer con el personal que se va.
Gestión de la conformidad: las auditorías de conformidad pueden causar interrupciones en las operaciones de mantenimiento y en las empresas con un gran volumen de activos. Los datos de CMMS facilitan exponencialmente una auditoría generando respuestas e informes adaptados a las demandas de una auditoría.
Salud, seguridad y medio ambiente: en línea con la gestión de la conformidad, CMMS y EAM ofrecen informes centrales para cuestiones de seguridad, salud y medio ambiente. Los objetivos son reducir el riesgo y mantener un entorno operativo seguro. CMMS y EAM pueden ayudar en las investigaciones con el análisis de incidentes o defectos recurrentes, la rastreabilidad de incidentes y medidas correctivas y la gestión de cambios de procesos.
Seleccionar e implementar un CMMS efectivo implica tener en cuenta factores funcionales y tecnológicos. Proveedores y adoptantes pueden utilizar los términos de CMMS y EAM indistintamente en este contexto, lo cual resulta conveniente debido al solapamiento en sus prestaciones.
Una de las consideraciones funcionales centrales, de acuerdo con el analista de TI de IDC, es gestionar las crecientes cantidades de datos: "Mientras el número de orígenes de datos disponibles para el gestor de activos siga creciendo (sensores, datos espaciales, datos visuales, etc.), la gestión, la fusión y el análisis de estas agrupaciones de datos a velocidad supondrá un gran desafío para los profesionales de EAM en los próximos cinco años".
IDC también señala que la alineación de los recursos de personal y desarrollo con la gestión de activos puede ser crucial: "La función a menudo se encuentra sin recursos suficientes en términos de personal, formación y desarrollo. Esta falta de recursos erosiona la motivación y origina una cultura contraproducente entre el personal".
Por último, IDC afirma que la modernización de las funciones de CMMS y EAM es importante y que "algunas organizaciones aún tienen que trasladar sistemas y hojas de cálculo antiguos para funciones esenciales de EAM, como la gestión de órdenes de reparación, la planificación del trabajo y las decisiones de sustitución/reparación".
Las soluciones de CMMS y EAM abordan retos funcionales de varias maneras, pero uno de los enfoques tecnológicos principales es implementar soluciones de CMMS y EAM hospedadas en la nube como software como servicio (SaaS).
De acuerdo con IBM, "al elegir un software de gestión de activos, las empresas están recurriendo cada vez más al software como servicio (SaaS): un modelo de entrega basado en la nube en el que el software está hospedado de forma centralizada por un proveedor y disponible bajo demanda".
SaaS, como enfoque tecnológico, aborda algunos factores funcionales principales:
- Hospedado en la nube, SaaS CMMS ofrece la flexibilidad de ampliar y contratar en función de las demandas de datos. Los usuarios se benefician pagando solo por los recursos de datos que necesitan, en lugar de realizar grandes inversiones iniciales para garantizar que tengan capacidad suficiente para gestionar la creciente entrada de datos de instrumentos de IoT, lo que prácticamente elimina los costos de hardware.
- SaaS puede ayudar a resolver los retos relacionados con el personal y los recursos, ya que requiere mucha menos intervención y soporte de TI que las implementaciones en las instalaciones. Los ingenieros de CMMS, los administradores de CMMS y los equipos técnicos en el campo pueden gestionar el sistema en gran medida por su cuenta. Como resultado, los gastos de capital relacionados con TI se pueden convertir en gastos y recursos operacionales.
- Los sistemas heredados, la modernización y el uso de las últimas tecnologías para mantenerse al día con las presiones operativas y de mantenimiento son también áreas en las que SaaS puede ayudar. Los proveedores de servicios en la nube son los encargados de realizar las actualizaciones, por lo que siempre se aplican las últimas versiones y funciones. Además, SaaS también integra nuevas tecnologías de forma más rápida y con menos riesgos. De acuerdo con IBM, PDF (478 KB), "permite a las empresas probar nuevos enfoques y soluciones para sus negocios con gran cantidad de activos, así como descubrir nuevos insights y modelos operacionales para obtener una ventaja competitiva".
Para garantizar el correcto funcionamiento de los costosos equipos de laboratorio, Pacific Northwest National Laboratory adoptó Maximo como enfoque automatizado e integrado para la gestión de activos, ayudando a los equipos a coordinar los recursos y a mantener los activos.
Sodexo está utilizando la tecnología para gestionar activos e infraestructuras en diversos tipos de instalaciones. Transfiere 24 000 edificios y 1,2 millones de activos al cloud con una solución SaaS de EAM y reduce el coste total de propiedad en un 20 %.
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Siete preguntas a tener en cuenta antes de elegir la solución que más le convenga.
Fuentes
1. El papel del CMMS (PDF, 151 KB) (enlace externo a ibm.com)
2. ¿Qué es un CMMS? Todo lo que necesita saber
3. The real difference between CMMS and EAM (enlace externo a ibm.com)
4. MRO Inventory Rationalization and Optimization (enlace externo a ibm.com)