¿Qué es el mantenimiento de urgencia?

Las solicitudes de mantenimiento de urgencia suelen eludir la programación regular, puesto que las organizaciones dan prioridad a una respuesta rápida para restablecer la seguridad, el funcionamiento o la integridad de los equipos, instalaciones o sistemas. Debido a la prioridad que se da a la reparación de un equipo con trabajos de mantenimiento de urgencia, es habitual que esta estrategia provoque interrupciones y retrasos.

Este tipo de mantenimiento es necesario durante situaciones en las que existen riesgos de seguridad, fallas en el equipo o daños a la propiedad. Algunos ejemplos comunes de problemas de mantenimiento de urgencia incluyen:

• Fugas de gas natural
• Fugas de agua
• Daños por incendio
• Cables eléctricos expuestos
• Tuberías rotas
• Fallo del sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)
• Rotura de tuberías de agua

El mantenimiento de urgencia puede ser costoso e ineficiente. La mejor manera de evitar el mantenimiento de urgencia es a través del mantenimiento proactivo. Una organización con una estrategia de mantenimiento proactivo utiliza capacidades de mantenimiento preventivo y predictivo como el machine learning, el análisis de datos y la monitorización del estado de los activos para realizar un mantenimiento planificado de los activos antes de que se rompan. 

Sin embargo, incluso con una estrategia integral de mantenimiento proactivo, es probable que todavía se produzcan mantenimientos de emergencia. Los equipos y sistemas pueden fallar inesperadamente debido a diversos factores, como el uso excesivo, las condiciones ambientales o el error humano. Estar preparado para el mantenimiento de urgencia ayuda a las organizaciones a reaccionar y abordar estos fallos imprevistos, tanto en instalaciones como en equipos.

El mantenimiento de urgencia es una estrategia de mantenimiento reactivo. El mantenimiento reactivo, a veces llamado mantenimiento correctivo o mantenimiento por avería, se refiere a una estrategia de mantenimiento de equipos en la que el mantenimiento se realiza después de que un activo haya fallado. Por ejemplo, si un calentador de agua caliente falla en pleno invierno, se llama a un fontanero para que lo arregle lo antes posible para restaurar un entorno confortable.

Las estrategias de mantenimiento reactivo pueden parecer más baratas al principio, pero se consideran menos rentables con el tiempo. Solucionar los problemas a medida que surgen puede aumentar los costes debido a tiempos de inactividad no planificados, reparaciones más extensas y posibles daños a otros equipos o sistemas.

El mantenimiento proactivo, también llamado mantenimiento rutinario o mantenimiento planificado, contrasta con el mantenimiento reactivo. Como su nombre indica, el mantenimiento planificado implica el uso de registros de mantenimiento de listas de verificación, órdenes de trabajo y métricas de rendimiento para ayudar a los técnicos a detectar oportunidades para realizar el mantenimiento planificado en los activos antes de que se rompan. Las estrategias de mantenimiento planificado también pueden utilizar los datos para anticiparse mejor y abordar de forma proactiva la degradación o el mal funcionamiento de los activos. Algunas estrategias comunes de mantenimiento proactivo incluyen:

• Mantenimiento preventivo: un programa de mantenimiento preventivo o preventivo es el acto de completar actividades de mantenimiento programadas regularmente para evitar fallos inesperados en el futuro. Más información.
  
• Mantenimiento predictivo: el mantenimiento predictivo se basa en la monitorización basada en el estado para optimizar el rendimiento y la vida útil de los equipos mediante la evaluación continua de su estado en tiempo real. Más información.
  
• Mantenimiento centrado en la fiabilidad: el mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM) es un proceso de mantenimiento personalizado con el objetivo de maximizar el tiempo de actividad del equipo y reducir la necesidad de reemplazar activos, reduciendo así los costes de mantenimiento. Más información.

El software de mantenimiento desempeña un papel importante en el éxito de las estrategias de mantenimiento proactivo y reactivo. Por ejemplo, las organizaciones pueden utilizar un sistema de gestión de mantenimiento informatizado (GMAO), que centraliza las tareas y la información de mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento.

La gestión de pedidos suele considerarse la función principal de un GMAO. Puede tener capacidades como la generación automatizada de órdenes de trabajo, la programación y la asignación de personal, el seguimiento del estado y el tiempo de inactividad, las reservas de materiales y equipos, etc.

Una vez que se aborda la orden de trabajo, el equipo de mantenimiento puede realizar un análisis de causa raíz. Un análisis de la causa raíz ayuda a identificar qué causó el fallo y a tener en cuenta cualquier circunstancia atenuante que haya acelerado el plazo o las circunstancias del fallo.

Un GMAO puede ayudar a los equipos de mantenimiento o a las empresas de gestión inmobiliaria a realizar análisis de la causa raíz. El núcleo de un GMAO es su base de datos, que contiene información sobre los activos, como las métricas de rendimiento y la disponibilidad de los activos. Tiene la capacidad de generar informes, organizar la información y realizar análisis.

El mantenimiento de urgencia puede ser beneficioso para abordar los problemas urgentes con rapidez, pero es mejor usarlo como complemento de un plan de mantenimiento proactivo sólido. Equilibrar ambas estrategias puede ayudar a mitigar cualquier inconveniente del mantenimiento de urgencia y, al mismo tiempo, maximizar sus beneficios.

• Flexibilidad: estar preparado para el mantenimiento de urgencia permite a las empresas adaptarse a situaciones inesperadas, abordando los problemas urgentes a medida que surgen sin estar atados a un estricto programa de mantenimiento.

• Evaluación en tiempo real: un enfoque de urgencia permite la evaluación en tiempo real de las necesidades del equipo y las preocupaciones de mantenimiento, lo que puede proporcionar conocimientos sobre las áreas que requieren mejoras o una mayor atención.

• Menor coste de aplicación: las empresas pueden asignar recursos a las cuestiones urgentes de mantenimiento según sea necesario, lo que puede ahorrar costes en situaciones en las que las medidas preventivas podrían no ser factibles.

• Coste: las reparaciones de urgencia suelen ser más caras y difíciles de presupuestar que el mantenimiento planificado, ya que pueden requerir una atención inmediata y piezas rápidas. Si el incidente se produce fuera del horario laboral normal, las horas extraordinarias también pueden incrementar los costes.

• Interrupción operativa: el tiempo de inactividad no planificado debido a situaciones de mantenimiento de urgencia puede interrumpir los flujos de trabajo y afectar a la productividad y afectar al rendimiento empresarial general.

•  Imprevisibilidad: depender demasiado del mantenimiento de urgencia puede provocar un rendimiento inconsistente del equipo e interrupciones inesperadas en las operaciones.

• Tensión de recursos: las situaciones de urgencia pueden abrumar a los equipos de mantenimiento, lo que provoca escasez y agotamiento entre el personal, al mismo tiempo que deja recursos insuficientes para problemas de mantenimiento que no son de emergencia.

Algunos casos de uso de mantenimiento de urgencia en todos los sectores incluyen:

Una avería repentina de una máquina crítica, como una cinta transportadora, puede detener la producción. La fábrica debe llamar a un técnico para que lo repare inmediatamente para minimizar el tiempo de inactividad y mantener la productividad y la rentabilidad.

Un mal funcionamiento en equipos médicos críticos, como un desfibrilador o un escáner de resonancia magnética, requiere una acción correctiva inmediata. El personal médico que no tiene acceso a este equipo puede comprometer la seguridad del paciente y las capacidades operativas del hospital.

Una avería estructural, como el derrumbe de un andamio, necesita reparaciones urgentes para evitar accidentes y ayuda a garantizar la seguridad de los trabajadores in situ. También podría afectar a la accesibilidad de la obra, lo que repercutiría en los plazos de construcción y la productividad.

Una avería grave de autobús o entrenar en una ruta muy transitada requiere reparaciones rápidas para evitar interrumpir el servicio y causar retrasos a los pasajeros.Más allá de la interrupción del servicio, una avería puede causar varios impactos más amplios, como la congestión del tráfico, la pérdida de ingresos y las tensiones debidas a la asignación de recursos.

Una rotura de la tubería de agua o un inodoro obstruido que provoque inundaciones o un copia de seguridad es una amenaza inmediata que debe abordarse de inmediato para restablecer el servicio y evitar daños graves a la propiedad. Los problemas de suministro, sobre todo de fontanería, pueden tener consecuencias graves y costosas en otras partes de la propiedad, causando problemas eléctricos y cortes de electricidad.

Un bloqueo del servidor o un ciberataque que provoque la pérdida de acceso a sistemas críticos exige soporte de TI de urgencia para restaurar el funcionamiento y proteger los datos. Si no se resuelve rápidamente, la organización puede enfrentarse a importantes interrupciones operativas, lo que provocará retrasos en los proyectos y una disminución de la productividad.