¿Qué es la planificación del mantenimiento?

El núcleo de la planificación del mantenimiento es definir las tareas de mantenimiento y determinar los recursos necesarios para completarlas. Un plan de mantenimiento bien estructurado ayuda a las organizaciones a minimizar los tiempos de inactividad no planificados, optimizar recursos y prolongar la vida útil de sus activos más importantes.

La planificación del mantenimiento es uno de los pilares de la gestión moderna del mantenimiento: los procesos y recursos de los que dependen las organizaciones para mantener los activos físicos. Hoy en día, la mayoría de las empresas dependen de GMAO para automatizar y mejorar sus operaciones de mantenimiento.

La mayoría de las estrategias modernas de planificación de mantenimiento incorporan un sistema de gestión de mantenimiento (GMAO) para automatizar y mejorar las principales operaciones de mantenimiento. Las plataformas GMAO son soluciones de software que documentan la actividad y mejoran los flujos de trabajo.

Según un informe reciente, se espera que el mercado mundial de GMAO alcance los 1540 millones de dólares este año. Además, se espera que crezca hasta 2670 millones de USD para 2032, una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) del 9,6 %.

Las herramientas GMAO pueden almacenar información sobre el historial de mantenimiento, las piezas de repuesto, los planes de trabajo y los programas de mantenimiento preventivo en un sistema centralizado de fácil acceso para los planificadores de mantenimiento. Las plataformas GMAO ayudan a hacer seguimiento de aspectos clave de los planes de mantenimiento, incluyendo:

• Fallos de equipos
• Órdenes de trabajo anteriores
• Historial de mantenimiento
• Información del fabricante
• Requisitos de piezas de repuesto
• Programación de mantenimiento preventivo
• Horas de trabajo
• Tareas de mantenimiento recurrentes

Las herramientas GMAO también ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener un retraso de tareas en formato digital en lugar de en hojas de cálculo, formularios en papel y comunicaciones informales. Cuando se integran con herramientas modernas de monitorización de condiciones (CM), las plataformas GMAO permiten que los programas de mantenimiento preventivo y predictivo prosperen.

La planificación y la programación del mantenimiento están estrechamente relacionadas, pero tienen dos finalidades diferentes:

• La planificación del mantenimiento determina qué acciones deben realizarse y cómo.
• La programación del mantenimiento determina el momento ideal para realizarlo para afectar mínimamente a los procesos empresariales.

La planificación y la programación del mantenimiento suelen implementarse juntas para ayudar a crear un flujo de trabajo estructurado para operaciones de mantenimiento integrales. Cuando están respaldadas por datos de mantenimiento precisos, datos históricos y un GMAO, las dos prácticas mejoran la fiabilidad de los equipos y respaldan los objetivos más amplios de gestión de activos empresariales (EAM).

El proceso de planificación del mantenimiento varía según la organización y el sector, pero normalmente se centra en seis principios establecidos. Los seis principios de planificación del mantenimiento se aplican en distintos sectores y llevan décadas utilizándose. Estas prácticas establecidas han ayudado a empresas de todos los tamaños a crear estrategias de mantenimiento eficaces para sus activos.

Eche un vistazo más de cerca a cada uno.

1. Planificar antes de programar: todos los planes de mantenimiento deben establecer el alcance, los recursos, los procedimientos y los requisitos necesarios para completar un trabajo. El trabajo no debería empezar sin un plan y un calendario claros. Siempre debe hacerse de una manera segura y lo menos disruptiva posible para las operaciones principales del negocio. 
2. Priorizar la seguridad de los trabajadores: los planes de trabajo (conjuntos de instrucciones para completar tareas de mantenimiento específicas) deben identificar claramente todos los peligros potenciales a los que es probable que se enfrenten los trabajadores de mantenimiento al realizar un trabajo. Los planes también deben enumerar cualquier equipo o procedimiento necesario para completar la tarea. Por ejemplo, en ciertos trabajos, el bloqueo y etiquetado (LOTO), la colocación de candados y etiquetas en equipos y dispositivos para indicar que no deben operarse, puede ser necesario antes de que pueda comenzar el trabajo.
3. Prepararse con antelación: antes de embarcarse en una tarea o flujo de trabajo de mantenimiento, los técnicos y operadores deben tomar medidas para asegurarse de que cuentan con los recursos adecuados para terminar su trabajo. Es responsabilidad de los planificadores de mantenimiento determinar qué técnicos, herramientas, piezas de repuesto, equipos y documentación se necesitan para un trabajo.
4. Crear estimaciones precisas: las estimaciones de tiempo ayudan a los planificadores de mantenimiento a determinar cuánto trabajo se puede incluir de forma realista en un cronograma diario. Con el tiempo, estas estimaciones se pueden refinar utilizando datos históricos de órdenes de trabajo completadas y perspectivas o notas dejadas por los técnicos.
5. Estandarizar el trabajo recurrente: las tareas de mantenimiento recurrentes deben estandarizarse mediante planes de trabajo. La estandarización es un componente clave de la planificación del mantenimiento. Ayuda a mejorar la consistencia y reduce los recursos y el esfuerzo necesarios para completar órdenes de trabajo.
6. Aprender del trabajo completado: la planificación del mantenimiento solo mejorará con el tiempo si los equipos aprenden de cada trabajo. Al registrar las horas de mano de obra, los materiales y la información sobre fallos de equipos para cada tarea de mantenimiento que realizan, crean una valiosa acumulación de información que puede mejorar los flujos de trabajo en el futuro.

En la planificación del mantenimiento, los datos de mantenimiento proporcionan la información que los equipos de mantenimiento necesitan para tomar mejores decisiones sobre qué trabajo realizar y cómo realizarlo. Los datos históricos de órdenes de trabajo, inspecciones, fallos de equipos y registros de mantenimiento ayudan a los planificadores a identificar problemas recurrentes y estimar con precisión el tiempo que llevará corregirlos.

Hoy en día, las nuevas tecnologías ponen a disposición muchos más datos de mantenimiento que en el pasado. Los sensores del Internet de las cosas (IoT), el edge computing y la monitorización de condiciones (CM) permiten a las organizaciones recopilar datos detallados sobre el estado de los activos y las condiciones de funcionamiento en tiempo real.

Las plataformas GMAO modernas pueden combinar datos de activos y órdenes de trabajo con información de sensores en tiempo real para ayudar a los equipos a seguir métricas clave. Algunos ejemplos de métricas clave incluyen el tiempo medio entre fallos (MTBF), el tiempo medio de reparación (MTTR), la disponibilidad del equipo, el tiempo de inactividad y el cumplimiento del cronograma.

Los datos de mantenimiento también respaldan la mejora continua, el proceso continuo de perfeccionamiento de los planes de trabajo y la asignación de recursos para crear estrategias de mantenimiento más sólidas.

Una planificación eficaz del mantenimiento produce muchos beneficios a nivel empresarial. Estos son algunos de los más populares:

• Menos tiempo de inactividad no planificado: uno de los principales objetivos de cualquier programa de mantenimiento es reducir el tiempo de inactividad no planificado, que puede costar a las empresas hasta 600 000 millones de dólares al año, según un estudio de Slunk/Oxford Economics de 2026. Una sólida planificación del mantenimiento ayuda a reducir los fallos de los equipos, que son la causa principal del tiempo de inactividad no planificado, al permitir que los equipos de mantenimiento identifiquen y resuelvan antes los problemas de los equipos.

• Mayor fiabilidad de los equipos: la planificación del mantenimiento ayuda a que los activos de los que dependen las organizaciones para sus actividades principales sean más fiables, al garantizar que las tareas de mantenimiento estén debidamente definidas y se realicen de forma sistemática. Los planificadores utilizan datos históricos para identificar las causas de los fallos recurrentes de los equipos y determinar qué estrategias de mantenimiento serán más eficaces.

• Aumento de la eficiencia operativa: la planificación del mantenimiento puede ayudar a reducir el tiempo perdido en la búsqueda de piezas, instrucciones y personal. Cuando los técnicos utilizan un plan de mantenimiento sólido como parte de su proceso, dedican más tiempo a realizar el mantenimiento, en lugar de buscar la herramienta adecuada. Este proceso puede mejorar la eficiencia operativa y aumentar el tiempo de trabajo sin aumentar los niveles de personal.

• Menores costes de mantenimiento: la planificación del mantenimiento contribuye al ahorro de costes al reducir el número de reparaciones de emergencia que deben realizar los equipos de mantenimiento reactivo . Las reparaciones de emergencia son caras porque implican horas extras, gastos de envío adicionales y modificaciones. El mantenimiento reactivo suele estar desfasado y no utiliza las herramientas y tecnologías más avanzadas disponibles.

• KPI de mantenimiento más precisos: la planificación del mantenimiento permite a los gestores de mantenimiento determinar si su programa de mantenimiento tiene éxito mediante el seguimiento de una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI), que incluyen:
  • Cumplimiento del cronograma
  • Porcentaje de mantenimiento planificado
  • Cumplimiento del mantenimiento preventivo
  • MTTR
  • MTBF
  • Disponibilidad de equipos
  • Tiempo de inactividad del equipo

Los planes de mantenimiento sólidos deben comenzar con una comprensión clara de cada activo del que es responsable su organización y qué tipo de trabajo y recursos se necesitan para mantener esos activos operativos.

Este es el proceso típico en el que se basan las organizaciones para crear planes de mantenimiento.  

Empiece por identificar cada activo que requiera mantenimiento y evalúe lo que hay que hacer para que siga funcionando a niveles máximos.

Durante este paso, los planificadores de mantenimiento deben revisar los equipos y los datos históricos, incluidas las órdenes de trabajo anteriores y los modos de fallo conocidos, para determinar qué tareas de mantenimiento son las más importantes.

A continuación, determine qué tipo de trabajo será necesario realizar e identifique a los técnicos más adecuados para realizarlo.

Durante este paso, es importante tener en cuenta el nivel de habilidad de los técnicos y las herramientas y piezas de repuesto necesarias para completar un trabajo. El segundo paso también debe establecer los procedimientos de seguridad necesarios, los permisos, los procedimientos LOTO y el tiempo de mano de obra estimado que también se incluirán en el trabajo.

Un plan de trabajo recurrente es un conjunto estandarizado de instrucciones y requisitos de recursos que pueden reutilizarse siempre que un trabajo de mantenimiento necesite repetirse regularmente. La creación de planes de trabajo para el trabajo recurrente es un paso clave para optimizar los procesos y garantizar que los equipos tengan las piezas y los recursos adecuados para completar los trabajos.

Los planes deben crearse de forma que sean fáciles de actualizar a medida que los equipos adquieren experiencia y encuentran mejores formas de completar su trabajo.

No todos los trabajos de mantenimiento son igualmente urgentes. Los planes de mantenimiento deben priorizar el trabajo en función de la criticidad de los activos, la seguridad, los requisitos de producción y las posibles consecuencias de un fallo del equipo.

Una vez planificado un trabajo, puede entrar en el backlog o incorporarse a una programación diaria según su nivel de prioridad.

Las herramientas de GMAO ayudan a los equipos de mantenimiento a pasar de las anticuadas estrategias de mantenimiento reactivo a otras más modernas y proactivas.

Cuando los técnicos registran regularmente los resultados de tareas de mantenimiento, como horas de trabajo, piezas utilizadas, códigos de fallo y estado del equipo, ayuda a un GMAO a automatizar tareas manuales y hacer predicciones más precisas.

La planificación del mantenimiento se utiliza en todos los sectores que dependen de los activos físicos para los procesos de actividades principales. Sus casos de uso varían considerablemente: una instalación de fabricación puede centrarse en la disponibilidad del equipo, mientras que un centro sanitario puede centrarse más en la seguridad del paciente y el cumplimiento de la normativa.

A continuación, se muestra cómo cinco sectores utilizan la planificación del mantenimiento de sus activos:

• Fabricación: Los fabricantes dependen de la planificación del mantenimiento para mantener los equipos de producción funcionando de manera confiable y minimizar el tiempo de inactividad no planificado, componentes clave de la gestión de activos industriales (IAM). Los planificadores del sector manufacturero suelen utilizar herramientas GMAO y estrategias de mantenimiento preventivo y predictivo para mantener activos complejos como robots industriales, cintas transportadoras y maquinaria en torno a plazos de producción exigentes.

• Energía y servicios públicos: Las organizaciones del sector energético y de servicios públicos dependen frecuentemente de activos distribuidos geográficamente como oleoductos, aerogeneradores y líneas eléctricas para sus procesos empresariales principales. La planificación del mantenimiento ayuda a coordinar las inspecciones y reparaciones de estos activos. También garantiza que las piezas de repuesto necesarias para restaurarlas estén siempre en stock y que los técnicos adecuados estén disponibles para realizar el trabajo.

• Transporte y logística: las compañías aéreas, ferroviarias y navieras utilizan la planificación del mantenimiento para mantener los vehículos y la infraestructura funcionando al máximo nivel. Los planificadores de mantenimiento crean planes de trabajo detallados que tienen en cuenta el inventario de piezas de repuesto y los recursos técnicos, así como rigurosos programas operativos. Una planificación eficaz del mantenimiento para las empresas de transporte y logística ayuda a reducir el número y la gravedad de las averías y contribuye a fortalecer las redes de transporte en todo el mundo.

• Sanidad: los hospitales y otras organizaciones sanitarias dependen del equipo médico y de la infraestructura de edificios para apoyar la atención al paciente. La planificación del mantenimiento ayuda a coordinar el mantenimiento preventivo de activos como equipos de imagen, dispositivos de monitorización de pacientes, sistemas HVAC y otras infraestructuras críticas, a la vez que cumple con los exigentes requisitos normativos.

• Instalaciones e infraestructura: los equipos de instalaciones utilizan la planificación del mantenimiento para gestionar los sistemas e infraestructuras del edificio, como ascensores, sistemas eléctricos y fontanería, que mantienen los edificios seguros y cómodos. La planificación ayuda a coordinar el mantenimiento, las inspecciones y las reparaciones recurrentes, al tiempo que equilibra el estado de los activos, las necesidades de los ocupantes, los recursos disponibles y los presupuestos operativos.

• Petróleo, gas y minería: las compañías petroleras, gasísticas y mineras dependen de activos grandes y complejos que suelen estar ubicados en entornos remotos y exigentes desde el punto de vista físico, como desiertos, montañas y océanos. La planificación del mantenimiento ayuda a estas organizaciones a preparar su trabajo con antelación y a utilizar herramientas de CM y estrategias de mantenimiento predictivo para identificar posibles fallos antes de que interrumpan las operaciones.