Was ist SaaS-Integration?

Die SaaS-Integration ermöglicht es Anwendungen, Daten nahtlos anzufordern und auszutauschen, was die Workflow-Automatisierung vorantreibt und die Funktionalität verschiedener Geschäftsprozesse verbessert.

SaaS ist ein cloudbasiertes Software-Bereitstellungsmodell, bei dem Serviceanbieter Anwendungen hosten und sie Kunden über das Internet zur Verfügung stellen. Benutzer können bei Bedarf auf diese Anwendungen zugreifen, ohne die Software auf ihren lokalen Geräten installieren oder warten zu müssen. Der SaaS-Anbieter hostet die Anwendung in der Cloud und verwaltet die gesamte zugrunde liegende Infrastruktur, Sicherheit und Updates.

SaaS-Anwendungen bieten Unternehmen jeder Größe, von Start-ups bis hin zu großen globalen Unternehmen, die Vorteile einer schnellen Bereitstellung, minimaler Verwaltungskosten und vorhersehbarer Kosten. SaaS-Lösungen sind in der Regel abonnementbasiert und bieten Skalierbarkeit, automatische Updates und Zugriff von jedem Ort aus, der über eine Internetverbindung verfügt. Auf diese Weise können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig modernste Technologie nutzen, ohne große Vorabinvestitionen in die Infrastruktur tätigen zu müssen.

Diese Vorteile haben SaaS zum heute vorherrschenden Softwarebereitstellungsmodell gemacht und die Einführung von SaaS in allen Branchen vorangetrieben. Systeme für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) wie Salesforce und HubSpot, Tools für die Zusammenarbeit wie Microsoft 365 und Slack sowie ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) wie die von SAP und Oracle sind ein Beispiel für die wichtige Rolle, die SaaS-Anwendungen in modernen Unternehmen spielen.

Diese Allgegenwart unterstreicht die Rolle von SaaS als transformative Kraft in modernen Geschäftsbetrieben, wodurch Effizienz, Flexibilität und Innovation in verschiedenen Sektoren vorangetrieben werden. Die Integration von Geräten mit künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und dem Internet der Dinge (IoT) hat dazu beigetragen, diese Tools zu stärken und ihre Akzeptanz zu fördern. Der Branchenanalyst Gartner prognostiziert, dass die globalen SaaS-Ausgaben bis Ende 2025 um 22 % auf insgesamt 295 Milliarden USD steigen werden.¹

SaaS-Anwendungen bieten zahlreiche Vorteile, aber ihr Wert für Unternehmen hängt davon ab, dass die damit verbundenen Herausforderungen und Risiken wirksam gemindert werden. Da IT-Umgebungen immer komplexer werden, bringen sie neue Herausforderungen mit sich, wie fragmentierte Workflows, Datensilos und Kompatibilitätsprobleme mit bestehenden Systemen. Die SaaS-Integration hilft Unternehmen, diese Probleme zu lösen. Es erleichtert die nahtlose Konnektivität und den Datenfluss zwischen verteilten Anwendungen und Systemen, die für die Automatisierung von Geschäftsprozessen erforderlich sind.

Die SaaS-Integration funktioniert mithilfe von Programmierschnittstellen (APIs), um den Informationsaustausch zwischen einer SaaS-Anwendung und anderen Unternehmensanwendungen und -systemen zu ermöglichen. Eine API ist eine Reihe von Regeln und Protokollen, die es Softwareanwendungen ermöglichen, zu kommunizieren, um Daten, Funktionen und Funktionalitäten auszutauschen.

APIs authentifizieren zunächst Anwendungen, bevor sie eine Datenübertragung autorisieren. Daten werden in der Regel über Standardformate wie JSON und XML ausgetauscht. Während einige SaaS-Anwendungen in Echtzeit aktualisiert werden und eine sofortige Synchronisierung und Datenaktualisierung bei Änderungen ermöglichen, verlassen sich andere auf die Stapelverarbeitung. Bei der Stapelverarbeitung werden Daten über einen festgelegten Zeitraum gesammelt und dann in geplanten Intervallen in großen Mengen gesendet.

Die SaaS-Integration kann als das miteinander verbundene Straßennetz einer Stadt betrachtet werden. Jedes Gebäude in der Stadt steht für eine andere Anwendung oder ein anderes System, jedes mit seiner eigenen spezifischen Funktion und seinem eigenen Zweck. Die Straßen – in dieser Analogie die APIs – verbinden diese Gebäude und ermöglichen es Fahrzeugen (Daten), reibungslos von einem Ort zum anderen zu gelangen. Ohne diese Straßen wäre jedes Gebäude isoliert und könnte weder Ressourcen gemeinsam nutzen noch effektiv kommunizieren.

Das Straßennetz ermöglicht einen freien Informationsfluss zwischen Gebäuden, ähnlich wie die SaaS-Integration einen nahtlosen Datenaustausch und eine nahtlose Koordination zwischen verschiedenen Softwareanwendungen ermöglicht. Diese vernetzte Infrastruktur ist für das Funktionieren der Stadt insgesamt von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die SaaS-Integration für die Verbesserung der Workflow-Automatisierung und die Steigerung der Produktivität in verschiedenen Geschäftsprozessen von entscheidender Bedeutung ist.

Die meisten SaaS-Anwendungen veröffentlichen ihre eigenen APIs, die sofort einsatzbereit sind oder mit gängigen API-Typen wie REST-APIs kompatibel sind. In einigen Fällen, insbesondere in komplexeren Systemen, kann eine zusätzliche Programmierung und Konfiguration erforderlich sein, um eine SaaS-Anwendung in bestehende Anwendungen und Systeme zu integrieren.

Durch die Integration von SaaS-Anwendungen können Teams stärkere, effizientere Workflows erstellen, die Automatisierung besser nutzen, die manuelle Dateneingabe minimieren (und menschliche Fehler reduzieren) und mehr Wert aus Anwendungsdaten ziehen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Unternehmen SaaS-Anwendungen integrieren können. Diese bieten jeweils unterschiedliche Vorteile und Funktionen.

Die Verbindung von Anwendungen durch Methoden wie individuelle Entwicklung oder Punkt-zu-Punkt-Integrationen ist arbeitsintensiv, unflexibel und kostspielig. Da Unternehmen zunehmend Hybrid- und Multicloud-Umgebungen sowie eine wachsende Anzahl von SaaS-Anwendungen einführen, wird der Bedarf an einer Integrationsstrategie, die für eine solche Komplexität besser geeignet ist, immer wichtiger. iPaaS-Lösungen wurden entwickelt, um diesen Bedarf zu decken und Unternehmen bei der digitalen Transformation zu unterstützen.

Eine iPaaS-Plattform ist ein zentraler Hub, der den Datenfluss zwischen Anwendungen standardisiert und Geschäftsprozesse optimiert. iPaaS-Lösungen bieten in der Regel eine Suite von Vorlagen und vorgefertigten Konnektoren, die Komplexität und den Zeitaufwand für die Verbindung von Anwendungen und Systemen reduzieren. iPaaS-Plattformen bieten auch Low-Code- und No-Code-Tools in Form von intuitiven visuellen Benutzeroberflächen und Drag-and-Drop-Modulen, mit denen Benutzer ohne technische Kenntnisse Integrationen erstellen und verwalten können.

iPaaS-Lösungen können verwendet werden, um Aufgaben wie die Synchronisierung von Bestellungen und Beständen zwischen E-Commerce-Plattformen und CRMs zu automatisieren und mehrere Datenströme mit ERP-Software zu verbinden. Darüber hinaus kann eine iPaaS-Lösung automatisierte Aktionen auslösen, wie z. B. das Versenden einer Rechnung bei der Projektgenehmigung oder die Entsendung von Technikern oder die Unterstützung von betroffenen Kunden bei Serviceausfällen.

iPaaS-Plattformen können auch kritische Integrationsanforderungen wie die Bestätigung von Datenlieferungen und Data Governance erfüllen, sodass Unternehmen diese Funktionen nicht mehr intern entwickeln müssen. Das Ergebnis ist ein besser vernetztes Unternehmen, das besser positioniert ist, um die Vorteile automatisierter Geschäftsprozesse zu nutzen. Mit iPaaS-Lösungen müssen Unternehmen keine eigenen Integrationen erstellen. Allerdings ist nach wie vor technisches Fachwissen erforderlich, um Probleme mit iPaaS-Plattformen zu beheben.

Embedded iPaaS stellt eine weitere Lösung dar. Mit Embedded iPaaS bieten SaaS-Unternehmen Integrationsfunktionen direkt in SaaS-Produkten an. EiPaaS-Services erleichtern die kundenorientierte Integration von Drittanbieteranwendungen in die Plattform eines Anbieters, sodass Kunden ihre Apps mit den Services des Anbieters verknüpfen können. Mit EiPaaS können Kunden ihre eigenen Integrationen innerhalb der Software des Anbieters erstellen und bereitstellen, oder Anbieter können Integrationen im Auftrag des Kunden erstellen und ihm die Wahl lassen, welche Integrationen er übernehmen möchte.²

Robotic Process Automation ist eine Technologie, die Software-Bots verwendet, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die sonst von Menschen ausgeführt werden. Im Rahmen der SaaS-Integration kann RPA die Datenextraktion, die manuelle Dateneingabe und andere Routineaufgaben über mehrere SaaS-Anwendungen hinweg automatisieren. RPA-Tools sind besonders nützlich, um Altlast-Systeme mit modernen SaaS-Anwendungen zu integrieren, das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und Mitarbeiter zu entlasten, damit diese sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.

In der Personalabteilung kann RPA zum Beispiel eingesetzt werden, um Informationen über neue Mitarbeiter zu sammeln und über verschiedene Plattformen hinweg zu synchronisieren. Ein automatisierter Bot kann verwendet werden, um Mitarbeiterinformationen einzugeben, notwendige Formulare auszufüllen und Mitarbeiterdaten im HR-System zu aktualisieren, Onboarding-Materialien und Formulare für Zugriffsanfragen zu verteilen, Einführungs-E-Mails zu versenden und andere Aufgaben zu erledigen. Solche Automatisierungen können zu einem reibungslosen und effizienten Onboarding-Erlebnis beitragen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die Implementierung von RPA kann zwar Zeit sparen, aber Bot-Workflows können nach Anwendungsaktualisierungen oder Änderungen der Benutzeroberfläche fehlschlagen.

Eine maßgeschneiderte SaaS-Integrationsstrategie vermeidet die Beteiligung Dritter und stützt sich auf interne Entwickler, die die Integrationen erstellen und warten. Benutzerdefinierte Integrationen bieten ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Aus diesem Grund müssen sich Unternehmen, die bestimmte Funktionen benötigen, die Standard-App-Integrationen oft nicht bieten, zumindest in gewissem Umfang auf eine benutzerdefinierte Integration verlassen. Diese Methode eignet sich auch für Unternehmen mit begrenztem Integrationsbedarf, bei denen benutzerdefinierte Integrationsanforderungen nicht unerschwinglich teuer werden.

Allerdings kann die Entwicklung individueller API-Integrationen für viele SaaS-Anwendungen für Unternehmen, die mit vielen SaaS-Anwendungen und lokalen Systemen arbeiten, komplex, zeitaufwändig und teuer sein. Der Prozess umfasst häufig mehrere Entwicklungs- und Testrunden, um einen ordnungsgemäßen Datenfluss zu erreichen. Die langfristige Pflege und Aktualisierung benutzerdefinierter Integrationen kann zu technischen Schulden und kostspieligen Überarbeitungen führen, was die Skalierbarkeit und Flexibilität für zukünftiges Wachstum beeinträchtigt.

Unter Middleware-Integration versteht man die Verwendung von Zwischensoftware, die SaaS-Anwendungen und lokale Systeme miteinander verbindet. Zu den Middleware-Lösungen gehören ESB-Tools (Enterprise Service Bus) und iPaaS-Plattformen, die alle Komponenten in einem Tech-Stack verbinden. Herkömmliche Middleware-Lösungen sind oft teuer in der Anschaffung und erfordern spezielles, immer seltener vorhandenes Fachwissen, um sie effektiv zu implementieren und zu verwalten. iPaaS ist eine Cloud-basierte Art von Middleware, die für SaaS-Anwendungen und moderne Unternehmen entwickelt wurde und im Allgemeinen als Upgrade von traditionelleren Middleware-Lösungen angesehen wird.

Unternehmen aller Branchen setzen auf SaaS-Integrationsstrategien, um die Konnektivität zu vereinfachen und Geschäftsprozesse innerhalb ihrer IT-Umgebungen zu automatisieren. Zu den gängigen Anwendungsfällen für die SaaS-Integration gehören:

Eine SaaS-Integration bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine nahtlose Datenintegration, automatisierte Workflows, verbesserte Skalierbarkeit, einheitliche Analysen, Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen sowie einen stärkeren ROI für SaaS-Investitionen.

Die SaaS-Integration ermöglicht einen reibungslosen und präzisen Datenfluss zwischen Geschäftsanwendungen. Dies trägt dazu bei, Fehler zu minimieren und Echtzeit-Updates auf allen Endpunkten bereitzustellen.

SaaS-Integrationslösungen erleichtern die Erstellung von Workflows über mehrere Anwendungen und Systeme hinweg (ob cloudbasiert oder vor Ort), wodurch die manuellen Prozesse und sich wiederholenden Aufgaben, die Mitarbeiter erledigen müssen, reduziert werden.

Wenn eine E-Commerce-Plattform, eine CRM-Plattform und ein Datenanalyse-Dashboard miteinander verbunden sind, kann ein Vertriebsmitarbeiter alle Informationen über einen bestimmten Kunden abrufen, ohne mehrere Anwendungen überprüfen zu müssen oder sich darauf verlassen zu müssen, dass andere Mitarbeiter Daten manuell migrieren oder eingeben. Darüber hinaus können Unternehmen, wenn diese Anwendungen alle in interne maschinelle Lern-Workflows integriert sind, präzisere Erkenntnisse aus den Daten gewinnen.

Mit der richtigen Integrationsstrategie können sich Unternehmen schnell an Marktveränderungen und neue Chancen anpassen, indem sie neue Tools und Anwendungen integrieren.

Die SaaS-Anwendungsintegration ermöglicht es Unternehmen, ERP-Systeme mit anderen lokalen und cloudbasierten Anwendungen und Systemen zu verbinden. Diese einheitliche Umgebung bietet Unternehmen einen umfassenderen Überblick über das Geschäft und einen vollständigeren Datensatz. So können Unternehmen aus integrierten Daten verwertbare Erkenntnisse gewinnen, die strategische Planung und fundierte Entscheidungsfindung unterstützen.

Eine erfolgreiche SaaS-Integration reduziert den IT-Aufwand, indem sie den Bedarf an umfangreichem IT-Support und kundenspezifischer Entwicklung senkt, und verbessert gleichzeitig die Produktivität, indem sie den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben reduziert.

Die Integration von SaaS-Anwendungen trägt zur Maximierung der Kapitalrendite bei, indem sie es Unternehmen ermöglicht, die Funktionen dieser Anwendungen voll auszuschöpfen. Durch die Schaffung eines integrierten Anwendungsökosystems können Unternehmen die Zusammenarbeit verbessern, Workflows optimieren und produktiver arbeiten.

Die SaaS-Integration bietet zwar zahlreiche Vorteile, bringt aber auch gewisse Herausforderungen mit sich:

Angesichts der Zunahme von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen sind die Sicherung von Daten und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie DSGVO und HIPAA wichtiger denn je. Eine robuste Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen sind notwendig, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und sensible Informationen bei der Integration von SaaS-Anwendungen zu schützen.

Komplexe IT-Architekturen mit vielen SaaS-Anwendungen können für eine SaaS-Integrationsstrategie erhebliche Herausforderungen darstellen. Oftmals ist eine individuelle Entwicklung erforderlich, um Lücken zwischen inkompatiblen Anwendungen und Systemen zu schließen, während für eine effektive Umsetzung und Verwaltung häufig spezielles technisches Fachwissen erforderlich ist. Organisationsstruktur und Komplexität sind wichtige Faktoren, die bei der Auswahl einer Integrationslösung durch Führungskräfte zu berücksichtigen sind.

Die Synchronisierung großer Datensätze in Echtzeit zwischen mehreren Systemen kann manchmal zu Leistungsproblemen führen. Latenz kann zu langsameren Reaktionszeiten und einer verringerten Effizienz der Systeminteraktionen führen, was Benutzererfahrung und Customer Experience erheblich beeinträchtigen kann.

IT-Teams müssen Integrationsabläufe regelmäßig aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie auch nach der Aktualisierung der zugrunde liegenden Anwendungen funktionsfähig bleiben. Es ist eine sorgfältige Planung erforderlich, um Ausfallzeiten während der Updates zu bewältigen und Betriebsunterbrechungen zu minimieren.