Was ist Digital HR?

Digital HR ist die Weiterentwicklung des Personalwesens von papierbasierten, manuellen Prozessen und Systemen hin zu technologiebasierten Ansätzen. Digitale HR-Praktiken, die oft zusammen mit einer unternehmensweiten digitalen Transformation organisiert werden, können die Effizienz steigern, die Entscheidungsfindung verbessern und eine bessere Mitarbeitererfahrung schaffen.

Traditionell erhalten HR-Experten Traffic in großen Datenmengen über verschiedene Kanäle, einschließlich der internen Mitarbeiterkommunikation und externer Kandidateninformationen. Viele HR-Funktionen unterliegen lokalen Arbeitsvorschriften, was die Compliance für globale Unternehmen erschwert. Durch die Digitalisierung und Vereinheitlichung plattformübergreifender HR-Funktionen reduzieren Unternehmen diesen manuellen Aufwand und steigern die Produktivität im gesamten Unternehmen.

Aber eine digitale Transformation für HR, richtig konzipiert und unter Einsatz von Schlüsseltechnologien, kann auch neue Paradigmen für HR-Abteilungen schaffen. Anstatt nur HR-Prozesse zu digitalisieren, wird bei einer digitalen HR-Transformation die Arbeitsweise der Personalabteilung grundlegend überdacht, indem Tools wie Cloud-Plattformen, künstliche Intelligenz (KI), Analysen und Automatisierung eingesetzt werden.

Personalabteilungen, die in der Lage sind, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und mehr Zeit für kreative oder vertrauliche Aufgaben aufzuwenden, können zu Treibern für eine positive Unternehmenskultur werden. In diesem Kontext stellt die digitale Personalabteilung mehr als nur ein technologisches Upgrade dar. Sie verändert grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen Talente anwerben, entwickeln, binden und einsetzen, um einen geschäftlichen Mehrwert zu schaffen. Digitale HR-Prozesse können auch eine kritische Facette im Change-Management-Prozess sein, wodurch flexible Unternehmen entstehen, die in der Lage sind, neue Prozesse schnell zu übernehmen.

In den letzten Jahren haben neue Technologien wie Agentische KI und Generative KI die Fähigkeit der Abteilungen, skalierbare und hochgradig personalisierte Erfahrungen zu machen, erheblich gesteigert und damit eine Ära der auf den Menschen ausgerichteten, erlebnisorientierten Personalarbeit eingeläutet. HR-Tech ermöglicht zunehmend eine Zukunft des Personalwesens, in der sich Personalleiter von Dienstleistern zu Architekten der Mitarbeitererfahrung entwickeln. Durch die Zusammenarbeit mit Technologie können sie das Potenzial eines Unternehmens ganzheitlich steigern.

Die Neugestaltung der HR-Funktionen mit digitalen Lösungen kann zu loyaleren und engagierteren Mitarbeitern führen, was sich wiederum in einem höheren Gewinn niederschlägt. Laut dem IBM Institute for Business Value übertreffen Unternehmen, die eine optimale Mitarbeitererfahrung fördern, andere Unternehmen um 31 %. Die Implementierung eines digitalen HR-Prozesses bietet viele Vorteile.

Mit wichtigen technologischen Integrationen können Personalabteilungen nahtlose und personalisierte Erfahrungen für ihre Mitarbeiter während ihrer gesamten Zeit im Unternehmen schaffen. Self-Service-Portale und KI-gestützte Assistenten ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre eigenen Informationsanfragen und administrativen Bedürfnisse zu verwalten, ohne von den Mitarbeitern der Personalabteilung abhängig zu sein. Dieser Prozess trägt letztendlich dazu bei, Probleme schneller zu lösen und ermöglicht es den Personalleitern, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht.

Mit HR-spezifischen KI-Agenten können Mitarbeiter proaktive und hyperpersonalisierte Mitteilungen erhalten, die mit wichtigen Lebensereignissen oder Karrierezielen verknüpft sind. Diese Agenten tragen dazu bei, die Kommunikation der Mitarbeiter innerhalb ihres Unternehmens zu optimieren und ihnen genau die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie gerade benötigen. 

Durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben kann die Zeit, die HR-Teams mit Routineaktivitäten verbringen, drastisch reduziert werden. So optimieren digitale Workflows beispielsweise Prozesse wie die Genehmigung von bezahltem Urlaub (PTO), die früher mehrere manuelle Eingriffe erforderten. Die zentralisierte digitale Dokumentation macht die papierbasierte Dokumentation überflüssig, was die Kosten senkt und die Zugänglichkeit innerhalb eines Unternehmens verbessert.

Im Rahmen eines Pilotprojekts hat IBM beispielsweise einen Digital Worker entwickelt, der die eigene Personalabteilung bei der Erledigung zuvor manueller Aufgaben zur Datenerfassung und -eingabe unterstützen soll. Durch diesen Prozess konnten die Mitarbeiter in einem einzigen Quartal 12.000 Stunden einsparen.

Digitale HR-Plattformen und Dashboards können umfassende Analysen des Personalbestands erstellen, die als Grundlage für strategische Entscheidungen zum Talent Management und zur Ressourcenzuweisung dienen. KI-gestützte Screening-Mechanismen könnten Personalleitern beispielsweise dabei helfen, potenzielle Kandidaten proaktiv zu identifizieren und anhand vordefinierter Metriken einzustufen, während interne Analysetools den Abteilungen helfen, Beförderungen fair zu gestalten. Diese hochentwickelten Analysesysteme können Managern aktuelle Erkenntnisse liefern, die tägliche Entscheidungsfindung verbessern und agilere Organisationsstrukturen schaffen. 

Die digitale Transformation und die damit verbundene Vereinheitlichung von abteilungsübergreifenden Daten ermöglicht es der Personalabteilung, einen direkteren Beitrag zu den Unternehmenszielen zu leisten. Dieser Ansatz könnte die Zusammenarbeit bei der genaueren Planung des Personalbedarfs oder die Unterstützung bei der Gestaltung von Schulungsprogrammen auf der Grundlage von HR-Daten umfassen. Durch den Einsatz von Technologie im Personalwesen können sich Personalabteilungen von Verwaltungsorganen zu strategischen Unternehmenspartnern entwickeln und so die Produktivität und Innovation im gesamten Unternehmen steigern. 

Digitale HR-Services können es Unternehmen ermöglichen, sich schnell an veränderte Geschäftsbedingungen und Marktstörungen anzupassen. Da digitale Systeme häufig cloudbasiert sind und sich nach oben oder unten skalieren lassen, sind sie flexibler als traditionelle HR-Modelle. Diese Flexibilität reduziert die Kosten für die Erweiterung und führt zu einem resilienten Unternehmen. 

Digitale HR-Systeme verbessern die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften im Vergleich zu fragmentierten, papierbasierten Systemen. Automatisierte Compliance-Workflows können potenzielle Compliance-Probleme erkennen, bevor sie entstehen, und so das Risiko in Bezug auf Arbeits- und Datenschutzgesetze verringern. Für globale Unternehmen können digitale HR-Plattformen automatisch die entsprechenden Regeln auf der Grundlage des Standorts der Mitarbeiter anwenden und so die Einhaltung unterschiedlicher lokaler Vorschriften sicherstellen.

Darüber hinaus können zentralisierte Mitarbeiterdaten sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nur autorisierten Stakeholdern zur Verfügung stehen. Und Cloud-basierte Plattformen ermöglichen überlegene Verschlüsselungspraktiken, um Sicherheitsverletzungen zu verhindern.

Digitale Tools können den Einstellungsprozess transformieren, indem sie die Belastung durch das Sichten von Tausenden von Lebensläufen reduzieren und Kandidaten mit der am besten geeigneten Position finden. Intelligente Sourcing-Tools analysieren beispielsweise Stellenanforderungen und identifizieren automatisch potenzielle Bewerber, während KI-gestützte Screening-Technologien Bewerbungen anhand einer Reihe von Kriterien bewerten.

Diese Taktiken können Voreingenommenheit reduzieren und gleichzeitig die Kandidaten identifizieren, die am ehesten erfolgreich sind. Außerdem können KI- und Automatisierungstechnologien Routineaufgaben wie die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Zusammenfassung von Meetings übernehmen. Diese Funktionen versorgen Personalverantwortliche mit wichtigen Daten und ermöglichen es ihnen, sich auf die menschenzentrierten Aspekte der Bewerbererfahrung zu konzentrieren.

In ähnlicher Weise reduziert das digitale Onboarding die Reibungsverluste erheblich und verbessert die Erfahrung der Mitarbeiter vom ersten Tag an, an dem sie ihren Job antreten. KI-gestützte Tools führen neue Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo durch den Papierkram, die Kontoeinrichtung und die Orientierungsunterlagen. Personalisierte Lernpfade bieten rollenspezifische Informationen, die auf der Position und dem Hintergrund eines netten Mitarbeiters basieren. Mithilfe von Onboarding-Analysen können Unternehmen Engagement und Fortschritte verfolgen und eingreifen, falls Probleme auftreten sollten.

Digitale und KI-gestützte HR-Plattformen ermöglichen eine kontinuierliche und proaktive Leistungsentwicklung für die gesamte Belegschaft in Echtzeit. Echtzeit-Zielmanagementsysteme ermöglichen beispielsweise die Erstellung und Verfolgung von Zielen im Laufe der Zeit, während Feedback-Tools Perspektiven einer Reihe von Stakeholdern erfassen können, um umfassende Leistungserkenntnisse zu liefern.

Gleichzeitig erkennt die fortschrittliche Leistungsanalyse Leistungsmuster in Teams und Abteilungen und liefert Vorschläge zur Verbesserung der Ergebnisse. Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) kann zusammen mit Tools zur Stimmungsanalyse breite Themen und Erkenntnisse aufdecken, die für einzelne Manager möglicherweise nicht erkennbar sind. Solche Leistungsdaten können mit Vergütungs- und Entwicklungssystemen integriert werden, um einen kohärenten, geschäftsspezifischen Talentmanagementprozess zu schaffen.

Heutige Lernplattformen können personalisierte Trainings und Inhalte erstellen, die auf der Rolle, den Karrierezielen und den Lernpräferenzen einer Person basieren. Diese Plattformen können sogar proaktiv die Mitarbeiterkommunikation auf Social-Media-Plattformen wie LinkedIn scannen, um interne Möglichkeiten zu identifizieren und Schulungen zu empfehlen. 

In einigen Anwendungen ermöglichen personalisierte, KI-generierte Simulationen praktische Lernmöglichkeiten, sodass Mitarbeiter neue Fähigkeiten üben oder mit Scheinkunden interagieren können. Durch die Integration von Lern-, Leistungs- und Personalplanungssystemen können Unternehmen proaktiv individuelle Bildungspläne entwickeln, die besser mit umfassenderen Strategien übereinstimmen. 

Digitale Engagement-Strategien messen, analysieren und verbessern kontinuierlich die Mitarbeitererfahrung. Diese Initiativen, die proaktive Kommunikation und interne Analyse miteinander verbinden, rationalisieren Verwaltungsaufgaben und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie die Reibungsverluste innerhalb eines Unternehmens verringern. Sie ermöglichen es HR-Führungskräften auch, mehr Zeit mit der Entwicklung kreativer Engagement-Initiativen zu verbringen. Diese Initiativen können Führungskräften auch die Werkzeuge an die Hand geben, um potenzielle Hindernisse zu erkennen, bevor sie entstehen.

Durch die Stimmungsanalyse der digitalen Kommunikation können potenzielle Probleme beim Engagement erkannt werden, bevor sie in formelleren Werten auftauchen, während Tools für die digitale Zusammenarbeit die Verbindung zwischen den Kollegen trotz physischer Entfernung stärken.

Digitale Tools für das Wohlbefinden können die ganzheitliche Gesundheit der Mitarbeiter durch Aktivitätsverfolgung und personalisierte Empfehlungen unterstützen, und Anerkennungsplattformen verbessern die Unternehmenskultur unabhängig vom geografischen Standort der Mitarbeiter.

Mithilfe intelligenter Analysen, die in die HR-Systeme integriert sind, können Unternehmen die spezifischen Faktoren ermitteln, die das Engagement der verschiedenen Mitarbeitersegmente fördern. So sind personalisierte und zielgerichtete Interventionen möglich, statt eines Einheitsansatzes. 

KI-Assistenten, eine intelligentere und zukunftsweisende Form von Chatbots, verstehen Befehle in natürlicher Sprache und verwenden eine dialogorientierte KI-Schnittstelle, um Aufgaben zu erledigen. Sie können in digitale HR-Lösungen integriert werden, um schnell spezifische Unternehmensinformationen für einen Mitarbeiter abzurufen, Fragen zu bestimmten Richtlinien zu beantworten oder administrative Anfragen auf der Grundlage natürlicher Sprache zu erledigen.

KI-Agenten – proaktive Systeme, die unabhängig voneinander arbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen – erweitern den HR-Prozess auf vielfältige Weise. Sie können beispielsweise Urlaubs- und Gehaltsabrechnungsprozesse sowie die Gesundheitsversorgung verwalten, Angebotspakete erstellen und maßgeschneiderte Beratung während des Onboardings anbieten. Der interne digitale Assistent AskHR von IBM automatisiert über 100 Prozesse im gesamten Unternehmen und wickelt jedes Jahr über 1,5 Millionen Mitarbeitergespräche ab. 

Generative KI wird in digitalen HR-Systemen eingesetzt, um neue Inhalte zu erstellen und Erkenntnisse zu generieren. Fortschrittliche Sprachmodelle helfen bei der Entwicklung von Stellenbeschreibungen und personalisierter Kandidatenkommunikation. Für die Mitarbeiterkommunikation kann generative KI Ankündigungen, Richtlinien und Lerninhalte in einem einheitlichen Tonfall verfassen. Oft wird generative KI in andere Plattformen oder Systeme integriert, um robuste, auf das Personalwesen ausgerichtete Workflows zu schaffen. 

Personalinformationssysteme (HRIS), eine Schlüsseltechnologie im Personalwesen, dienen als digitale Grundlage für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und bieten eine Single-Source-of-Truth (SSOT) für Arbeitsplatzinformationen. Diese in der Regel cloudbasierten Plattformen bieten Skalierbarkeit und Zugänglichkeit von überall und reduzieren die Wartungskosten für On-Premises-Systeme. Viele Lösungen verfügen über umfassende Integrationskapazitäten, die einen nahtlosen Datenaustausch mit anderen Unternehmenssystemen ermöglichen.

Analyseplattformen verwandeln Arbeitsplatzdaten durch Mustererkennung und prädiktive Modellierung in umsetzbare Erkenntnisse. Durch die Stimmungsanalyse von Umfragedaten und digitaler Kommunikation können Probleme beim Engagement oder Engpässe im Workflow frühzeitig erkannt werden. Gleichzeitig kann die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) Erkenntnisse aus unstrukturierten Datenquellen gewinnen, darunter Leistungsreviews und Austrittsgespräche. 

KI-gestützte Tools zur Kandidatenauswahl bewerten Lebensläufe anhand der Stellenanforderungen und identifizieren vielversprechende Kandidaten aus großen Bewerberpools oder externen Quellen wie LinkedIn. Candidate Relationship Management-Systeme unterstützen HR-Führungskräfte dabei, die Beziehungen zu potenziellen Mitarbeitern zu pflegen, die Compliance zu gewährleisten und Abteilungen bei der effektiven Verwaltung von Kandidatendaten zu unterstützen.

Der Keramik- und Glashersteller Corning zum Beispiel hat vor Kurzem SAP SuccessFactors integriert, um neue Talente zu gewinnen und die Kosten für seine Belegschaft in 22 Ländern und 12 Sprachen zu senken. Das Unternehmen war schnell in der Lage, 1.000 offene Stellen auszuschreiben und zog weltweit 80.000 Bewerber an. 

Kontinuierliche Leistungsmanagementsysteme ermöglichen regelmäßiges Feedback, Zielverfolgung und Entwicklungsplanung. Digitale Coaching-Systeme – oft auf der Basis von KI-Technologien – verbinden die Mitarbeiter mit Ressourcen, die auf ihrem Entwicklungsbedarf und ihren Karrierewünschen basieren.

Plattformen für das Kompetenzmanagement verfolgen die Funktionen und Fertigkeiten der Belegschaft und identifizieren Möglichkeiten für interne Mobilität und gezielte Entwicklung. Plattformen für Lernerfahrungen kuratieren personalisierte Entwicklungsinhalte aus verschiedenen Quellen, die auf den individuellen Bedürfnissen und Vorlieben basieren.

In einem aktuellen Fall nutzte das Event-Management-Team von IBM für Enterprise Learning digitale HR-Lösungen, um die Planung, Terminierung und Durchführung von Lernveranstaltungen zu optimieren. Diese Initiative schuf über einen Zeitraum von nur sechs Monaten 8.000 eigenständige Weiterbildungsmöglichkeiten für die Belegschaft. 

Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz schaffen eine Reihe einheitlicher Mitarbeitererfahrungen in der gesamten HR-Kommunikation. Self-Service-Portale können intuitive, ständig zugängliche Schnittstellen für den Zugriff auf Personalinformationen und -services bieten. Personalisierungs-Engines, die auf KI und maschinellem Lernen basieren, liefern gezielte Kommunikation auf der Grundlage von Mitarbeiterprofilen und -verhalten. 

Um eine effektive digitale HR-Strategie zu entwickeln und zu implementieren, ist es oft sinnvoll, mit einer umfassenden Bewertung der aktuellen HR-Prozesse und den strategischen Zielen der Transformation zu beginnen.

Dieser Prozess könnte die Entwicklung einer klaren Vision für die digitale Personalabteilung umfassen, die darlegt, wie die Technologie die Mitarbeitererfahrung und die betriebliche Effizienz verändert. Darüber hinaus kann es erforderlich sein, eine langfristige Roadmap dafür zu erstellen, wie eine digitale HR-Transformation mit umfassenderen Geschäftszielen in Einklang gebracht werden kann.

Unternehmen, die das digitale Personalwesen als eine Reihe gezielter und isolierter Implementierungen angehen, erzielen in der Regel weniger Wert als Unternehmen, die Lösungen ganzheitlich in einer Abteilung integrieren. 

Durchdacht konzipierte digitale HR-Prozesse erweitern und ergänzen menschliche HR-Funktionen und gehen eher auf spezifische Benutzeranforderungen als auf Systemfunktionen ein. Erfolgreiche digitale HR-Initiativen sind im Wesentlichen auf ein angenehmes Benutzererlebnis ausgerichtet. Der Benutzer sollte an erster Stelle stehen, nicht die Technologie.

Bevor Sie eine Umstrukturierung des Personalwesens planen, ist es oft sinnvoll, eine gründliche Befragung der Mitarbeiter durchzuführen, um ihre Erwartungen, Herausforderungen und Präferenzen in Bezug auf die Interaktion mit dem Personalwesen zu verstehen. Unternehmen, die sich ausschließlich auf Effizienz konzentrieren, laufen Gefahr, der Personalabteilung Zeit zu sparen, aber bei Mitarbeitern und Managern für Frustration zu sorgen. Indem sie die Mitarbeiter frühzeitig in den Gestaltungsprozess einbeziehen, ebnen Personalverantwortliche auch den Weg für eine begeisterte Beteiligung der Mitarbeiter und schaffen Fürsprecher für künftige Initiativen zur digitalen Transformation.

Eine digitale Transformation ist eine gute Gelegenheit, die Art und Weise, wie die Personalabteilung ihre Dienstleistungen in einem Unternehmen erbringt, grundlegend zu überdenken. Die Entwicklung eines solchen Systems erfordert oft eine Neudefinition der Rollen in einem Unternehmen, um den Schwerpunkt auf Datenanalyse, Gestaltung der Mitarbeitererfahrung und technologische Befähigung statt auf administrative Bearbeitung zu legen.

Es kann auch sinnvoll sein, unternehmensübergreifende Teams zu schaffen, die Personal-, IT- und Unternehmensführung zusammenbringen, um die Mitarbeitererfahrung ganzheitlich zu adressieren. Indem sie die digitalen Möglichkeiten als Chance nutzen, um systemische Betriebsmodelle neu zu konzipieren, können Unternehmen fragmentierte Prozesse konsolidieren und letztlich den Wert der Personalabteilung im gesamten Unternehmen steigern.

Die Neugestaltung des Betriebsmodells eines Unternehmens beinhaltet zwangsläufig auch die Aus- und Weiterbildung von Personalfachleuten und die Entwicklung neuer Fähigkeiten in den Bereichen digitale Kompetenz, Change Management und Analytik.

Im Zuge einer Digital HR-Transformation sollten Führungskräfte kritisch darüber nachdenken, wie sie ihrer Belegschaft neue Tools vorstellen können, und eine Roadmap für den Aufbau digitaler Kompetenzen erstellen. Diese Initiative könnte dediziert Lernmöglichkeiten umfassen, die HR-Fachleuten zeigen, wie sie am besten mit Digital Workers zusammenarbeiten und sich auf die kreativeren Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können.

Zuverlässige, gut organisierte und transparent erfasste Daten sind ein entscheidendes Komponente einer digitalen HR-Transformation. Eine erfolgreiche Initiative umfasst eine umfassende Datenstrategie, die unternehmens- und abteilungsspezifische Informationen erfasst.

KI-Tools, die mit sauberen und zielgerichteten Daten trainiert wurden, übertreffen generische Modelle bei weitem. Bei Tools wie KI-Agenten, die möglicherweise Datensätze von Drittanbietern erfordern, um ihre vorgesehene Rolle zu erfüllen, sollten Unternehmen auch die Integration sorgfältig prüfen, um Funktionalität und Konsistenz zu gewährleisten.

Wie bei jeder digitalen Initiative ist die Erstellung eines effektiven und zuverlässigen Data-Governance-Plans von entscheidender Bedeutung. Diese Strategie kann bedeuten, dass klare Richtlinien in Bezug auf Dateneigentum, Zugriffsrechte und Aufbewahrungszeiträume festgelegt werden. Oftmals erfordert eine Digital HR-Transformation eine Investition in eine Cybersicherheitsinfrastruktur, die sensible Mitarbeiterdaten sowohl speichern als auch sichern kann.

Durch die Erstellung robuster Sicherheitsprotokolle schützen Unternehmen sensible Mitarbeiterdaten und sorgen für die Einhaltung von Vorschriften, während gleichzeitig ein angemessener Zugriff ermöglicht wird. Datenqualitätsstandards und regelmäßige Aktualisierungen helfen sicherzustellen, dass Analysen und KI-Tools auf korrekten, konsistenten Informationen basieren. Transparenzpraktiken helfen Mitarbeitern zu verstehen, welche Daten über sie gesammelt werden und wie sie verwendet werden, und gewährleisten, dass die sich entwickelnden Vorschriften eingehalten werden.