Das Event-Management-Team innerhalb der Enterprise Learning Operations and Administration (ELOA)-Gruppe von IBM HR bietet umfassende Unterstützung für interne IBM-Lernprojekte, die die Entwicklung von IBM-Mitarbeitern auf der ganzen Welt unterstützen. „Unser Schwerpunkt bei HR Services liegt auf dem Eventmanagement – das heißt auf der Optimierung der Planung, Terminfestsetzung und Durchführung von Lernveranstaltungen, die jedes Jahr Tausende von IBM-Mitarbeitern dabei unterstützen, ihre Qualifikationen weiterzubilden“, erklärt Adrienn Bokor, Strategy and Transformation Leader, HR Services, ELOA, bei IBM. Das Kursangebot des Teams deckt ein breites Themenspektrum ab, darunter „Führung mit Inklusion“, „Innovation freisetzen“ und „Die Wirkung des Managers steigern“. Allein im ersten Halbjahr 2023 führte das Team 8.000 Veranstaltungen durch.
„In der Vergangenheit waren die Prozesse zur Veranstaltungswerbung sowie zur Registrierung und Teilnehmerverfolgung äußerst komplex und manuell. Bei der Replikation über Tausende von Ereignissen pro Monat wurden diese manuellen Prozesse verständlicherweise fehleranfällig“, bemerkt Hema Nanthini Selvam, Transformation Lead, HR Services, ELOA, bei IBM. Aus diesem Grund entschied sich das Team für die Entwicklung eines KI-Assistenten, der auf der IBM® watsonx™ Orchestrate-Lösung basiert.
„Auf den ersten Blick sind Aufgaben wie die Anwesenheitsverfolgung unkompliziert. Doch wenn man genauer hinschaut, erkennt man, dass sie für Veranstaltungsmanager äußerst zeitaufwändig sind: Den Anwesenheitsbericht herunterladen, Zeile für Zeile überprüfen, um zu sehen, wann jemand hinzugekommen und wann er gegangen ist, und diese Daten im entsprechenden Tracker zu protokollieren. Das ist auf die Tausenden von Veranstaltungen, die wir jeden Monat verwalten, einfach nicht skalierbar“, erklärt Selvam.
Mit watsonx Orchestrate entwickelten Hema und ihr Team einen KI-Assistenten für Eventmanager und nannten ihn cHaRlie: Cognitive Human Resource Learning EM Assistant. CHaRlie unterstützt Veranstaltungsmanager bei einer Reihe kritischer, aber sich wiederholender und fehleranfälliger Aufgaben wie der Überwachung der Kursanmeldung, der Benachrichtigung von Managern über Veranstaltungen, die aufgrund geringer Anmeldungen weiterverfolgt werden müssen, der Verwaltung maßgeschneiderter Veranstaltungswerbung, der Bereitstellung von Kommunikation vor der Veranstaltung und der Protokollierung der Anwesenheit bei virtuellen Kursen.
In den ersten sechs Monaten nach seiner Einführung Anfang 2023 hatte cHaRlie einen bedeutenden Einfluss auf das Event-Management-Team und seine Kunden, IBM-Mitarbeiter. Das gesamte ELOA-Team beobachtete nach der Implementierung von cHaRlie einen Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit um 15 % (gemessen an Net Promoter Score-Abfragen nach der Veranstaltung). Darüber hinaus erreichte das Team eine Genauigkeit von 100 % bei der Erfassung der Teilnehmeranwesenheit und eine Verbesserung der Bearbeitungszeit um mindestens 91 % bei der Aktualisierung der Anwesenheitslisten für abgeschlossene virtuelle Veranstaltungen.
„Unsere Vision, unser Endziel ist es, sicherzustellen, dass sich unsere Eventmanager nicht in sehr administrativen, manuellen und redundanten Aufgaben verzetteln. Sie sollten ihre Zeit und Mühe wirklich in den Aufbau der Beziehung zu ihren Kunden investieren. Die Entwicklung dieses von watsonx Orchestrate unterstützten KI-Assistenten zur Übernahme von redundanten Aufgaben ist für uns ein großer Schritt vorwärts bei der Verwirklichung dieser Vision“, so Selvam.
Das IBM HR ELOA-Team ist für die Verwaltung und Optimierung der Lernerfahrung Tausender IBMer auf der ganzen Welt verantwortlich. Das Event-Management-Team von ELOA bietet logistische Unterstützung für die Veranstaltungsdurchführung bei IBM Consulting und IBM Learning.
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Dezember 2023.
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