什么是任务自动化？
任务自动化是指应用技术来完成任务或增强工作流，以提高生产力的过程。它涉及自动执行耗时或琐碎的操作，减少或消除对人工干预的需要，并让员工腾出时间从事更高价值的任务。
我们日常生活中已经存在许多形式的任务自动化。例如，搭乘飞机的乘客可以通过机场自助值机亭打印登机牌，购物者可以在自助结账系统上扫描商品，餐厅顾客可以使用自助点餐亭下单并支付餐费。
特别是对于企业而言，任务自动化属于业务流程自动化 (BPA)，是业务流程自动化 (BPA) 的最基本形式，可自动执行业务流程中的各项任务。典型的应用程序包括预约安排、捕获合同的数字签名和向新员工发送欢迎电子邮件等。
随着人工智能 (AI) 的进展，融入 AI 自动化使得更多复杂任务得以自动化，惠及从客户服务、营销到 IT 操作和供应链管理等各个领域。
在制定自动化战略之前，组织需要确定要在业务流程或工作流中实现自动化的具体任务，并选择合适的技术来支持自动化。
企业可以采取以下 4 个步骤来帮助他们开始实现任务自动化：
确定并评估要自动执行哪些任务
选择自动化系统
实施自动化
评估自动化影响
1. 确定并评估要自动执行哪些任务
并非所有操作都适合自动化。有些任务仍然需要人工参与。因此，企业可以通过某些标准区分出适合自动化的主要候选项：
不需要批判性思维的简单任务，例如数据输入。
重复性工作，例如将相同的职位描述发布到多个招聘网站，或向销售潜在客户发送电子邮件。
周期性重复任务，如安排每日社交媒体帖子、每周备份文件或发送月度发票和付款。
容易出现人为错误的手动任务，例如在应用程序之间复制和粘贴数据。
可标准化的操作，例如回答客户有关店铺营业时间、交货时间范围和可退货产品的查询。
依赖于特定触发器或事件的操作，例如在收到客户支持请求表时创建新工单。
与一线团队接触，了解他们的挑战，并发掘自动化如何帮助他们的任务并减轻工作负担。让团队成员尽早参与到流程中，可以帮助他们接受并适应自动化带来的变化。
2. 选择自动化系统
选择最适合某项操作及其用例的任务自动化软件。其他考虑因素包括与公司现有技术堆栈的兼容性和集成性、易用性、功能、定价和可扩展性。
以下是一些可供选择的任务自动化工具：
可定制模板可以将文档、电子邮件和表单标准化，并根据组织的工作流和流程进行定制。
基于规则的功能根据一组预定义的条件或触发器来确定操作，例如过滤电子邮件或在事件发生前定期发送提醒。
无代码和 低代码平台拥有拖放界面，使得没有或几乎没有编码知识和经验的用户能够快速开发和部署任务自动化解决方案。
工作流自动化软件可以帮助自动执行工作流中的任务，以便其按正确顺序完成，并从一个阶段顺利进行到下一个阶段。例如，当一名候选人被录用时，人力资源 (HR) 工作流自动化软件会触发一系列自动化任务，从在财务和人力资源系统中为新员工创建账户，到设置软件访问权限、发送文书工作和安排入职培训。一些工作流自动化系统包括 ClickUp 和 HubSpot。
机器人流程自动化 (RPA) 采用软件机器人或“机器人”来自动执行重复的、基于规则的任务。这些机器人通过操控数据和与数字系统互动，模拟人类的操作。RPA 可用于提取数据、填写表单和移动文件以及其他管理任务。
任务管理工具可以通过自动执行任务分配、进度监控和任务批准来增强团队之间的协作。
集成平台使用应用程序接口 (API) 来连接企业内部的各种应用程序，如客户关系管理 (CRM) 软件、企业资源规划 (ERP) 系统和项目管理工具。集成平台实现了系统间的互操作性和无缝数据流，有助于任务自动化和优化。一些整合平台包括 IFTTT 和 Zapier。
3. 实施自动化
采用自动化解决方案需要让必要的团队和利益相关者参与进来，并对他们进行新技术和流程的培训。从小规模开始，针对特定任务和一定数量的用户进行试点实施，有助于测试和改进自动化流程，然后再在全公司范围内广泛推广。
4. 评估自动化影响
部署任务自动化工具后，跟踪并衡量其影响和有效性。可能有用的指标包括节省的时间和成本、错误减少、生产力提升、员工满意度提高以及转向更高价值的工作。
企业在任务自动化过程中可能会遇到障碍，例如获得相关利益相关者的支持、管理自动化技术的技术方面、团队成员对采用自动化解决方案的抵触、适应自动化流程的困难以及解决与自动化相关的技能缺口。
尽管存在这些挑战，但任务自动化仍可为企业带来若干优势：
1. 提高准确性、效率和生产力
2. 更注重高价值工作
3. 员工满意度提升
4. 帮助企业扩展规模
1. 提高准确性、效率和生产力
自动化繁琐且耗时的任务可以消除阻碍生产力的瓶颈。Salesforce 进行的一项调查（ibm.com 外部链接）显示，74% 的自动化用户表示自动化解决方案有助于加快他们的工作速度，另有 88% 的用户表示他们信任自动化工具能够无误地完成任务。
效率的提高与准确性的提升相结合，可以提高生产力，79% 的受访者指出，提高生产力是自动化的最大好处之一。
2. 更加专注于高价值工作
自动化可以将员工从做平凡的任务中解放出来，并使他们能够从事更具战略性和影响力的活动。Salesforce 调查发现，自动化节省的时间使受访者能够学习新技能，承担更具挑战性的项目，甚至加深与客户的关系。
3.提高员工满意度
任务自动化可以对员工参与度产生积极影响。作为在工作场所使用自动化的结果，89% 的受访者对自己的工作更加满意，84% 的受访者对公司更加满意。他们还表示，使用自动化工具后，压力水平降低，工作与生活更加平衡。
4. 帮助企业扩大规模
任务自动化可用于标准化业务流程、简化工作流程并优化资源使用，所有这些有助于企业更一致、更可靠地运营，并扩展为更具适应性和敏捷性的业务。
AI 可用于更有效地自动执行任务。以下是一些常用于任务自动化的 AI 技术：
机器学习算法通过数据训练，学习识别模式并生成预测结果。
自然语言处理 (NLP) 模型使系统能够识别、理解和生成文本和语音。
计算机视觉从数字图像、视频和其他视觉输入中提取有意义的信息，以做出决策并提出行动建议。
更高级的 BPA 类型，称为智能自动化，将任务自动化与 AI、RPA 和其他自动化技术相结合，用于需要决策和认知能力的高级任务。例如，聊天机器人和虚拟代理等对话式人工智能工具可部署在不同渠道，包括网站、社交媒体网络以及 Slack 和 WhatsApp 等消息平台，以实时处理日常客户咨询。这使人类客户服务代表能够处理更复杂的请求。
人工智能在任务自动化中的用例
应用 AI 实现任务自动化可以重新定义各个领域和行业的工作方式。
AIOps：AIOps 或 IT 运维中的人工智能，利用 AI 来自动化和简化 IT 服务管理和运营工作流。通过 AIOps 可以自动化执行的任务包括根本原因分析、追踪网络中断的源头以及分析数据以检测异常情况。
医疗保健：AI 可用于管理任务，例如管理电子健康记录、发送预约通知以及管理账单和处理索赔，以便医疗保健专业人员可以更多地专注于患者护理。
营销：AI 可以自动执行营销任务，例如营销活动管理和分析观众，从而针对个性化服务创建细分观众。生成式 AI 还可以用于自动化营销活动的内容创建。
零售：AI 可以在没有人工协助的情况下完成退货和退款处理。
销售：AI 可用于搜索潜在客户，根据评分系统对其进行筛选，并创建定制化信息以影响他们的决策。
供应链自动化：AI 助手可以帮助将发票、采购订单和收据自动输入到组织的 ERP 或会计软件中。在库存管理过程中，AI 技术可以将采购订单数据与需求模式相结合，以维持适当的库存水平。