数字化采购转型与战略

通过采用电子采购系统、数据分析和人工智能 (AI) 等数字化技术，企业可以简化运营、提高效率并降低成本。这一改变使企业从手动流程和纸质文档转向数据驱动型自动化战略，从而实现更高的透明度和控制力，最终强化采购战略和供应商选择。

电子采购平台可集中处理采购活动，减少错误并确保合规性。采购中的 AI 和自动化可通过处理重复性任务（如发票处理和供应商评估）进一步增强这些系统，同时 AI 驱动的分析和机器学习还能提供对市场趋势和供应商绩效的洞察分析。

供应商关系管理 (SRM) 工具可改善企业与供应商之间的协作，从而实现更顺畅地谈判并交付更高质量的商品和服务。预测性分析可帮助企业准确预测需求，优化库存水平以防止库存短缺或过剩。

区块链技术和智能合约提高了采购的效率和安全性。区块链可确保采购记录不被篡改，从而减少欺诈和错误；智能合约则可自动执行采购方和供应商之间的协议。这些功能都有助于确保合同条款得到履行，而无需中间人介入处理。

数字化采购不仅有利于大型企业，也能让中小型企业 (SMB) 受益，并为其提供更好的供应商渠道、更有竞争力的定价和更完善的现金流管理。通过采用新技术和数字化转型战略，组织可以有效应对供应链的复杂性并保持竞争力。

数字化采购可以提高效率、降低成本，并提高采购运营的可视性。传统的采购流程往往要依赖手动任务、纸质文档和碎片化沟通，从而导致效率低下和错误。

借助由数据分析、AI 和自动化驱动的智能工作流，企业就能简化这些流程并实现显著改进。这一点尤为关键——IBM 的研究显示，三分之一的首席供应链官在过去三年内已着手面向新的国家或地区拓展供应商网络。²消除流程中的摩擦有助于企业优化供应链，缩短采购周期时间，实现成本节约并提高运营效率。

例如，Dun & Bradstreet Ask Procurement™ 与 IBM watsonx 建立了合作关系，使用可信数据和 AI 进行 360 度全方位的风险供应商评估，预计可将采购任务的时间缩短 10-20%。⁴在亚太地区，一家金融机构通过智能工作流节省了 2 千万美元的运营成本。³IBM 的业务范围遍布 170 多个国家或地区，涉及 13,000 多家供应商。该企业已通过 AI、自动化和区块链技术实现采购运营转型。这一转型将采购团队引入供应商的速度提高 10 倍，并且可在 10 分钟内进行定价分析，而以往此项任务需要 2 天时间才能完成。³

除了节约成本和提高效率之外，数字化采购对于供应链风险管理和确保敏捷性也至关重要。实时数据分析和预测预报功能可帮助首席采购官 (CPO) 识别中断事件、供应商风险或市场变化，从而快速调整战略。通过跟踪供应商遵守环境和道德标准的情况来实现可持续发展。

此外，数字化采购在提高客户满意度方面也发挥着关键作用。许多 B2B 企业会通过跟踪净推荐值 (NPS) 来衡量客户满意度。通过优化采购，企业可以提升客户体验，使 NPS 提升 30-50%，同时确保超预期的高质量准时交付。³

数字化采购使用各种工具和技术来增强和自动执行采购流程。数字化采购技术的示例包括：

区块链技术和智能合约：区块链通过创建透明且不可更改的采购、合同和付款记录来确保安全、防篡改的采购交易。智能合约可自动管理合同，确保无需中间人介入也能履行条款，从而实现更快、更安全的交易。

网络安全和数据保护工具：这些技术可保护采购数据、供应商信息和财务交易免受网络威胁。它们包括加密、多因素身份验证和实时威胁检测，以保护敏感的采购流程并维持监管合规性。

数字化市场和供应商网络：这些平台可以让企业接触到更广泛的供应商和产品，从而促进竞争和创新。它们通过轻松比较价格和报价来简化采购流程，提高透明度并缩短采购周期时间。

电子采购平台：Coupa 和 Procurify 等数字化系统可管理整个寻源到付款的生命周期，包括从请购到付款的各个环节。它们可自动执行采购订单，简化其创建、跟踪和管理的流程。此外，它们还可以确保政策合规性，减少手动错误并提高效率。

移动端采购解决方案：这些应用程序允许采购人员随时随地管理流程，实时访问关键信息并加快决策速度，包括实时审批采购请求和合同。它们能增强灵活性和响应度，并有助于确保办公室外业务运营的连续性。

针对需求预测的预测性分析：通过分析历史数据并使用先进的算法，这些工具可以预测未来的需求趋势。这使得企业能够优化库存水平，避免缺货并最大限度地减少过剩库存成本，从而完善供应链管理。

风险管理和合规工具：这些工具可帮助组织识别、评估和降低供应链中的潜在风险，从而确保其遵守法规并减少中断。它们可提供实时监控和报告，以实现主动风险管理和行业标准合规性。

支出分析工具：59% 的 CPO 认为将生成式 AI 应用于预测性支出和寻源分析非常重要。¹这些工具可利用生成式 AI、数据分析和功能仪表板，实现采购趋势、支出模式和供应商绩效的可视化。这些可操作的洞察分析有助于发掘节约成本的机遇，优化支出管理并推动战略性采购。

供应商关系管理 (SRM) 工具：SRM 工具侧重于管理和优化企业与供应商的互动。它们具备跟踪供应商绩效、促进沟通和协作等功能。这些功能可以改善谈判成效，并提高商品和服务的质量。

实施数字化采购战略具有多种优势，它能够助力企业提高运营效率和战略价值。以下是一些主要优势：

提高效率：数字化采购软件可自动执行重复性任务，减少人工错误并加快采购周期。

降低成本：自动化和数据分析可识别成本节约机遇，优化支出并改进供应商谈判成效。

改善供应商关系：供应商关系管理 (SRM) 工具可深化沟通和协作，从而巩固合作伙伴关系并提高商品和服务的质量。

降低风险：实时监控和预测性分析有助于识别和解决潜在的供应链中断问题，从而确保业务连续性。在“采购到付款”环节完成 AI 优化的组织，其检测到的虚假发票比其他组织多 50% 。⁵

提高透明度：集中式数字化平台便于企业掌握采购活动现状，从而强化问责制和合规性。

可扩展性：数字化采购解决方案可轻松适应业务增长，无需增加相应资源的投入，即可适应不断增加的采购量。

数据驱动型决策：获取全面的数据和指标有助于企业作出明智的战略决策，从而提升采购业绩和成本效益。

实施数字化采购战略可显著提高组织的效率、节约成本并提升透明度。为了确保成功过渡，组织应制定清晰的数字化采购推行路线图，其中包括以下最佳实践：

许多采购效率低下的原因在于系统分散，需要手动输入数据，从而导致错误。通过集成统一的技术堆栈，采购组织可以实现无缝信息流，并优化现有应用程序的利用率。将采购工具与企业资源规划 (ERP) 系统相连接，可以增强数据一致性、改进工作流自动化并提升可视性。例如，当 ERP 系统与电子采购软件集成时，采购申请、审批和发票开具就能实现自动同步。这种集成减少了企业对重复工作和手动对账的需求。

保持采购工作流的一致性，可最大限度地降低风险、避免错误并提高效率。建立标准化流程有助于确保采购团队每次都遵循相同的结构化步骤，以获取可预测且可靠的结果。这一举措对高风险采购活动至关重要，并且可以同时确保其合规性与准确度。例如，标准化的供应商引入流程要求每个新供应商完成预先确定的风险评估和合同审批，这有助于组织减少错误和违规行为。

敏捷的采购团队需要借助灵活的自动化工具，适应供应链和业务流程的中断问题。无代码和低代码自动化确保团队能够修改工作流并自动执行日常任务，而无需依赖 IT 完成各项更改。这使采购专业人员能够在维持 IT 监管的同时，快速应对挑战。例如，采购团队可以使用无代码平台创建自动审批工作流，根据合同条款或交付绩效等因素及时将采购请求发送给相应的经理。

73% 的 CPO 认为 AI 不会取代员工，但是不使用 AI 的员工将被取代。¹即使拥有最好的数字化工具，采购的成功也取决于工具管理团队的专业知识。针对新系统和流程培训员工并鼓励其加以应用，才能有效化解变革阻力。投资人才培养有助于确保组织最大限度地发挥其数字化采购计划的价值。

采购领导者应做到“化繁为简”。虽然许多人认为简化工作流可以消除效率低下的问题，但要真正实现简化，还需设计易于用户理解和运行的流程。只有实现“设计的简易性”才能取得突破，从而将转型成功率提高 42%。通过遵循设计的简易性原则，采购职能面临更多复杂性的可能将减少 21%。这与传统方法形成了鲜明对比，后者往往会使情况变得更糟。⁶