O que é Integrated Facilities Management (IFM)?

Os serviços de IFM abrangem manutenção de instalações, segurança, limpeza e outras áreas de suporte. A principal vantagem do IFM é a consolidação de serviços, o que evita o incômodo de coordenar vários fornecedores de serviços e seus respectivos cronogramas.

Quando se fala sobre percepções das instalações, as empresas (e o pessoal que as administra) às vezes reduzem o planejamento de instalações a discussões sobre possíveis blueprints. Mas a realidade prova que a operação de instalações é bem mais complexa do que simplesmente construir estruturas.

Trata-se, na verdade, de uma forma multifacetada de gestão de ativos que normalmente utiliza ferramentas como um Computerized Maintenance Management System (CMMS) para gerenciar todas as ações relacionadas à manutenção das instalações. A manutenção de instalações envolve gerenciar, reparar e manter os ativos de uma instalação para manter as operações eficientes, seguras e confiáveis.

Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado é um software que centraliza dados de manutenção e otimiza as operações de manutenção. Ele ajuda a fornecer uma solução integrada informada por dados em tempo real que apoiam os esforços de automação. Pode ser usado com outros tipos de softwares de gerenciamento de instalações, tornando-se uma parte vital de uma abordagem abrangente para as operações.

Um dos principais objetivos de um CMMS é rastrear todos os serviços por meio de um único sistema, para que os serviços individuais não fiquem isolados e se percam no processo. Sem a centralização do IFM e do CMMS, os gerentes de instalações seriam obrigados a contratar serviços de vários fornecedores. Eles também teriam que lidar com diferentes cronogramas de prestação de serviços.

Os serviços de IFM interligam várias disciplinas relacionadas que afetam as operações diárias das instalações. A seguir estão algumas das atividades comuns que compõem o IFM.

O planejamento de espaço é a parte do processo em que os gestores de instalações estudam detalhadamente os blueprints. Os gestores geralmente consultam os stakeholders sobre a localização de escritórios ou áreas do imóvel a serem dedicadas a funções comerciais específicas.

A tomada de decisão usada no planejamento do espaço diz respeito não apenas à instalação, mas também à experiência de ambiente de trabalho que os funcionários têm na instalação e como isso afeta o bem-estar deles.

O gerenciamento de instalações técnicas concentra-se na estrutura da própria instalação, especialmente nos principais sistemas mecânicos que mantêm o edifício em funcionamento.

Inclui a manutenção do controle do sistema de climatização da instalação (para aquecimento, ventilação e ar condicionado). Outro elemento igualmente crucial, por motivos evidentes, é o sistema hidráulico do prédio. É também o ramo do IFM que lida com a forma como o sistema elétrico é apresentado e implementado.

Os edifícios utilizam instalações técnicas para manter tudo em funcionamento. No entanto, os serviços de apoio tornam o edifício mais acolhedor, criando um ambiente agradável para os funcionários.

Os serviços de apoio normalmente incluem limpeza, gestão de resíduos, sistemas de segurança e atividades de paisagismo. O paisagismo pode envolver atividades típicas de corte e manutenção de terrenos ou questões mais direcionadas, como gerenciamento de irrigação e análise de crescimento das plantas.

As instalações precisam estar limpas e organizadas por vários motivos. Para começar, a instalação pode oferecer serviços de saúde. Da mesma forma, um prédio sujo pode atrair visitantes indesejados, como insetos ou roedores, que podem disseminar doenças.

Um motivo muito mais urgente, especialmente de acordo com o Occupational Safety and Health dos EUA (OSHA), é que condições de trabalho desleixadas provocam acidentes no ambiente de trabalho, como lesões por escorregões e quedas.

Estabelecer a segurança das instalações sempre foi importante, mas agora é essencial. As instalações agora apresentam mais vulnerabilidades do que nunca devido à sua presença online.

Portanto, em um contexto moderno, a segurança das instalações abrange não apenas a proteção do edifício físico contra vandalismo, arrombamentos ou roubos, mas também ataques cibernéticos contra a infraestrutura de dados das instalações.

Qualquer instalação sofre pelo menos pequenos danos ao longo do tempo e requer manutenção regular durante seu ciclo de vida. A manutenção preventiva antecipa essas situações e permite identificar a necessidade de reparos futuros.

Entretanto, a manutenção preditiva vai ainda mais longe, projetando áreas de falha com antecedência (com base em variáveis operacionais conhecidas) e planejando correções específicas, além de agendar quando elas devem ocorrer.

Antes, as metas de sustentabilidade da maioria das empresas eram consideradas pouco importantes, mas essa mentalidade mudou. Atualmente, uma parte crescente dos serviços de gerenciamento de instalações é dedicada ao gerenciamento de energia.

Embora parte dessa preocupação possa envolver a promoção de uma imagem corporativa de eficiência energética, a maior parte do esforço visa reduzir o consumo de energia como uma economia significativa nos custos operacionais.

Os serviços de IFM oferecem uma série de vantagens à empresa que os utiliza:

• Aumento da eficiência: quando uma instalação aproveita uma gestão centralizada e um fluxo de trabalho integrado com sucesso, isso ajuda a otimizar a eficiência operacional, reduzindo erros.

• Resultados mais sólidos: os serviços de IFM permitem que os proprietários de instalações otimizem os fluxos de trabalho, reduzindo as redundâncias de serviços e, consequentemente, os custos operacionais.

• Maior transparência: a equipe tem uma visão clara das métricas de desempenho e do status de operação da instalação, devido aos relatórios automáticos e à centralização dos dados.

• Melhor qualidade do serviço: o simples ato de colocar todos os serviços da instalação sob um único framework impulsiona os esforços de colaboração e aumenta a qualidade do serviço.

• Escalabilidade aprimorada: à medida que as condições de negócios mudam, os serviços de IFM oferecem às empresas os meios para suportar a complexidade adicional e aumentar a escala conforme o crescimento.

• Resultados mensuráveis: o IFM rastreia a eficácia da instalação e produz insights praticáveis usando indicadores-chave de desempenho (KPIs), como o tempo para processar ordens de serviço de reparo.

Apesar das vantagens que oferece, o IFM tem suas desvantagens:

• Grande complexidade: parece fácil implementar um IFM, mas nem sempre é esse o caso. A transição para o IFM pode ser complicada, cara e trabalhosa.

• Cobranças inesperadas: as organizações devem estudar as letras miúdas dos contratos com prestadores de serviços de IFM e estar atentas aos custos adicionais que podem não estar imediatamente aparentes.

• Perda de flexibilidade: às vezes, as empresas precisam mudar de rumo devido às mudanças nas condições de mercado. Se uma empresa estiver presa a um contrato IFM inflexível, talvez não consiga fazer isso.

• Dependência de fornecedores: as empresas devem realizar uma análise criteriosa de seus fornecedores de serviços de IFM. Principais perguntas: Qual será o nível de segurança dos dados? Qual é o nível de confiabilidade do desempenho do IFM?

• Falta de controle direto: embora algumas organizações mudem para serviços de IFM, elas podem não se sentir totalmente confortáveis com a ideia de perder a supervisão direta das operações diárias.

À medida que o IFM continua amadurecendo, ele também passa a se beneficiar das mudanças abrangentes que atualmente afetam a computação. Isso significa que a IA e a automação baseadas na Internet das Coisas (IoT) se tornarão ainda mais centrais para o processo de gerenciamento de projetos, aumentando a eficiência.

Também é esperado que os provedores de serviços de IFM (a maioria deles com sede na América do Norte) expandam seu foco nas metas de sustentabilidade. Esses objetivos também incluem a redução do uso de energia e a melhoria da experiência de trabalho dos funcionários das instalações.