Automação financeira

A automação financeira é o uso da tecnologia para simplificar muitas tarefas financeiras e produzir membros da equipe financeira mais eficientes.

Os departamentos financeiros estão sob pressão para entregar valor com eficiência. O uso de tecnologias de automação libera as equipes financeiras para se concentrarem nas decisões de negócios mais importantes.

A automação impulsionada por inteligência artificial (IA) cria fluxos de trabalho ainda mais poderosos, ao turbinar a tomada de decisões em torno de processos financeiros. Isso economiza tempo extra das equipes financeiras e permite que elas tomem decisões mais inteligentes e atendam às suas necessidades de negócios.

Os CFOs e outros líderes financeiros precisam trabalhar diretamente com o restante da diretoria executiva e as equipes de TI em suas iniciativas abrangentes de transformação digital. O objetivo é desenvolver a estratégia certa para suas necessidades de automação, incorporando um software de automação financeira para atingir suas metas. A implementação da automação financeira os ajuda a gerenciar recursos e evitar trabalho manual desnecessário.

Por exemplo, as equipes de precificadores transacionais da IBM em todo o mundo processam cerca de 100.000 ofertas de assinaturas, renovações e upgrades por ano, interagindo com cada assinante quatro vezes em média. A automação de vários componentes das decisões de preços, como coleta de dados, cálculos e entrada de dados, eliminou 35.000 horas humanas por ano. E o mais importante, esse projeto reduziu o tempo médio do ciclo de licitações em 75%.

Na realidade, há muitas tarefas repetitivas que as máquinas podem realizar sem a necessidade de intervenção humana. Cada organização é diferente e, portanto, é necessária uma estratégia de automação para decidir quais processos manuais requerem seres humanos e quais podem ser tratados por soluções de automação.

A automação cria desafios e oportunidades para empresas de serviços financeiros, como bancos e consultores de investimentos, e para as equipes financeiras internas das corporações.

Para as empresas de serviços financeiros, pode revolucionar a forma como prestam serviços, como negócios e consultoria de investimento. Também pode melhorar o atendimento ao cliente e as operações de back office.

Para departamentos financeiros dentro de empresas, a automação simplifica a forma como eles integram funcionários, coletam informações relevantes sobre benefícios e folha de pagamento e enviam e processam faturas.

• Automação de processos de negócios
• Automação de processo robótico
• Automação inteligente

A automação de processos de negócios (BPA) automatiza processos de negócios repetitivos usando software. Ela pode ser usada em operações financeiras para otimizar os sistemas que os funcionários atualmente precisam fazer manualmente. É um processo contábil especialmente poderoso. Por exemplo, as equipes de contas a pagar e a receber se beneficiam da automação. As iniciativas da BPA incluem o gerenciamento de folha de pagamento e pagamentos de fornecedores e outros sistemas financeiros, o forecasting de ciclos de vendas futuros e outros processos de todo o sistema.

A TD Ameritrade trabalhou com a IBM para usar a BPA ao permitir a transferência de fundos de uma conta externa para suas contas TD Ameritrade. Usando componentes do pacote IBM Cloud Pak for Business Automation, a TD Ameritrade passou de processos manuais propensos a erros para fluxos de trabalho automatizados desenvolvidos com base em "decisões geradas pelo sistema, baseadas em regras, juntamente com validação automática em campo".

Ela também abordou a integração de novos clientes, ao remover etapas manuais e incorporar roteamento e escalonamento automatizados de tarefas, reduzindo o tempo necessário para abrir uma nova conta em 70%.

A automação robótica de processos (RPA) é semelhante à BPA. Enquanto a BPA se preocupa com os sistemas gerais, a RPA usa bots para automatizar tarefas específicas demoradas. Elimina a necessidade de os funcionários trabalharem em tarefas que não são bons usos de seu tempo.

A automação dessas tarefas não só aumenta a eficiência, mas também pode ajudar a minimizar os erros humanos. O departamento financeiro, especificamente, tem muitas tarefas individuais que podem ser aprimoradas por meio da RPA. Por exemplo, a RPA pode agilizar e automatizar o processamento do envio de faturas ou pedidos de compras, o processamento de pedidos de reembolsos de despesas de funcionários, a geração de declarações de renda, o processamento de pedidos de clientes e muito mais.

A icônica empresa de sanduíches de Pittsburgh,Primanti Brothers, trabalhou com a IBM para usar a RPA para criar um bot que automatiza seus relatórios diários de vendas e mão de obra. O bot acabou economizando 2.000 horas anuais e US$ 84.000 por ano para a empresa.

Em outro exemplo, a seguradora Aon Italy exigia, em processos manuais, a coleta de informações para avaliar adequadamente o perfil de risco de um cliente em potencial. A seguradora pode levar até três dias para processar uma solicitação de orçamento. A Aon Italy implementou o fluxo de trabalho, o gerenciamento de decisões e a integração de aplicações do IBM Cloud Pak for Business Automation para gerar maior economia de custos e prazos de lançamento no mercado mais rápidos em seus orçamentos para os clientes.

A automação inteligente (AI) combina inteligência artificial, aprendizado de máquina, BPA e RPA para simplificar e melhorar a tomada de decisões. A IA pode turbinar a automação ao extrair dados externos para anexá-los aos dados organizacionais para tomar decisões mais inteligentes sobre orçamento e oportunidades futuras.

Para as seguradoras, a IA pode eliminar a necessidade de lidar com cálculos manuais de taxas. Pode também automatizar a documentação por trás de sinistros e avaliações. Também pode verificar em cada etapa do processo o cumprimento das regulamentações de seguros, mantendo a empresa em conformidade.

Existem vários processos financeiros que a automação pode melhorar.

• Contabilidade
• Orçamentação
• Atendimento ao cliente
• Cibersegurança e prevenção de fraudes
• Gerenciamento de dados
• Integração de benefícios para funcionários
• Planejamento de recursos empresariais
• Gerenciamento de despesas
• Planejamento financeiro
• Estratégias de investimento
• Compras

As organizações que usam ferramentas de automação financeira podem executar tarefas com mais precisão e eficiência, como reconciliações de contas e criação de lançamentos contábeis. Dessa forma, uma organização tem o mais próximo possível de um livro em tempo real para quaisquer perguntas de contadores ou executivos.

A tecnologia de automação pode rastrear despesas e receitas em tempo real, fornecendo uma visão holística do orçamento de uma organização. Além disso, a automação inteligente pode obter dados históricos e prever melhor as probabilidades de orçamentos futuros, ajudando as organizações a se planejar melhor para o futuro.

As empresas financeiras, como consultores de investimento, precisam estar disponíveis para os clientes 24 horas por dia, sete dias por semana, 365 dias por ano. Chatbots automatizados e outras ferramentas podem fornecer respostas rápidas a perguntas simples a qualquer momento. A IBM ajudou a Virgin Money a desenvolver um assistente de conversação impulsionado por IA, chamado Redi, usando a tecnologia da Microsoft. O assistente usou a natural language understanding (NLU) para ajudar os clientes com problemas de contas em tempo real.

A automação ajuda a manter os investimentos seguros. A automação orientada por IA pode analisar débitos e créditos para identificar se a conta de um cliente pode ter sido hackeada. Por exemplo, um banco pode usar a automação para determinar se o cartão de crédito de um cliente foi roubado e pedir automaticamente ao cliente para aprovar uma transação ou confirmar se ela é fraudulenta. Se for uma fraude, o sistema automatizado pode bloquear imediatamente o cartão para evitar compras futuras.

A automação ajuda a manter os investimentos seguros. A automação orientada por IA pode analisar débitos e créditos para identificar se a conta de um cliente pode ter sido hackeada. Por exemplo, um banco pode usar a automação para determinar se o cartão de crédito de um cliente foi roubado e pedir automaticamente ao cliente para aprovar uma transação ou confirmar se ela é fraudulenta. Se for uma fraude, o sistema automatizado pode bloquear imediatamente o cartão para evitar compras futuras.

O software de automação pode ajudar as organizações a tornar os dados acessíveis em vários sistemas. Por exemplo, o PNC, cliente da IBM, precisava melhorar a forma como suas entidades corporativas poderiam se comunicar em seu sistema de TI. O banco trabalhou com a IBM para usar a solução IBM Sterling Transformation Extender (ITX), que automatiza a transferência e a validação de dados entre vários sistemas para permitir transações de seus clientes internos e externos.

As organizações podem simplificar o recebimento de informações financeiras dos funcionários e fornecer a eles uma interface para visualizar seus benefícios, como seguro saúde, 401Ks e posições de capital próprio. O sistema pode produzir notificações se a organização precisar de informações adicionais.

Os serviços financeiros fazem parte dos processos incluídos no planejamento de recursos empresariais (ERP ). Ele regula como uma organização gerencia suas funções, processos e fluxos de trabalho, utilizando automação e integração. É um pouco diferente dos sistemas contábeis, que se concentram principalmente em relatórios financeiros, contas a pagar e a receber e informações bancárias. O software ERP se concentra em outras áreas da empresa, como RH, TI e operações.

A automação pode ajudar as organizações a reduzir suas despesas de várias maneiras. O uso de sistemas automatizados para fotografar e categorizar imediatamente as despesas dos funcionários em tempo real ajuda as organizações a ter uma visão holística de suas obrigações de reembolso.

Também elimina as despesas de entrada manual de dados dos funcionários que realizam trabalhos desnecessários em vez de tarefas que agregam valor.

Historicamente, a análise de planejamento financeiro exigia muitas tarefas manuais, como coleta e consolidação de dados financeiros, preparação de orçamento e demonstrações financeiras. A automação pode gerenciar muitas dessas tarefas para liberar o tempo que os executivos gastam na coleta de dados e oferecer mais tempo para analisar os dados. Por exemplo, as tecnologias de automação podem montar extratos de fluxo de caixa, e os executivos podem entender melhor seus passivos contínuos e sua lucratividade potencial.

Usando algoritmos baseados em dados de clientes, os profissionais financeiros podem fornecer orientação mais inteligente aos clientes, alinhando investimentos e economias com metas de vida útil e tolerância a riscos. As empresas de investimento podem automatizar grande parte de suas negociações agora em tempo real, para que possam priorizar o tempo gasto em planejamento financeiro avançado para pessoas de alto patrimônio líquido.

A automação pode simplificar o processo de procurement por meio da identificação de quais requisitos uma organização tem para um fornecedor ou produto. O software de automação financeira pode, então, analisar rapidamente a resposta de um fornecedor em potencial a um pedido de proposta e eliminar qualquer uma que não tenha os critérios corretos. Ele pode enviar solicitações de mais informações automaticamente para aqueles que chegam à próxima rodada.

• Melhor tomada de decisões
• Funcionários mais felizes
• Eficiência operacional aprimorada
• Erro humano minimizado

Fluxos de trabalho e dashboards automatizados fornecem aos profissionais financeiros mais informações para tomar decisões melhores e mais rápidas. Quando os profissionais de serviços financeiros têm negociações que solicitaram

Em vez de examinar linha após linha em uma planilha, os dashboards automatizados com informações atualizadas fornecem informações precisas que embasam as decisões.

Por exemplo, a automação financeira pode economizar horas de compilação de relatórios de despesas dos funcionários, fazendo com que eles digitalizem recibos que o sistema pode categorizar automaticamente com base em dados históricos e especificações da organização. As ferramentas de automação também podem produzir reembolsos mais rapidamente, para que os funcionários não se queixem de suas despesas diretas.

A automação financeira ajuda as organizações a simplificar a eficiência das operações financeiras, ao criar estratégias de automação em torno de várias atividades trabalhosas. Esses sistemas podem funcionar durante todo o dia, e à noite, quando os funcionários estão fora do escritório. Assim, os funcionários estão prontos para utilizar informações atualizadas quando entram no escritório pela manhã.

As ferramentas de automação de ponta a ponta podem obter informações de um sistema, como um ERP, e inseri-las em outro, como um software de contabilidade fiscal. Transferências imediatas como essa eliminam o potencial de transferência incorreta de dados de um sistema para o outro. Isso é especialmente importante para coisas como questões de conformidade fiscal. Saber se as informações na tela são precisas e atualizadas permite que os profissionais financeiros tomem decisões precisas.

Há vários desafios inerentes à automação financeira.

• Possibilidade de erros
• Requalificação e aprimoramento das habilidades dos funcionários
• Problemas de segurança

É provável que as equipes financeiras de uma organização tenham processos específicos com os quais se sentem confortáveis. Introduzir o software de automação em seus fluxos de trabalho pode ser um desafio inicial, especialmente se elas não estiverem familiarizadas com muitas tecnologias. A requalificação ou o aprimoramento das habilidades dos funcionários desafia as organizações porque exige, antes de tudo, que os funcionários concordem em aprender novos processos. Também é necessário construir ou licenciar recursos para treinar os funcionários e tempo para eles aprenderem. Em última análise, é preciso mudar esses hábitos e adotar uma abordagem positiva para aprender novas habilidades. Mesmo que as ferramentas de automação acabem removendo tarefas de suas cargas de trabalho, elas precisam saber como usar as ferramentas e adotar uma nova maneira de trabalhar.

Embora o software de automação ajude a eliminar riscos humanos individualmente, a maioria dos softwares é originalmente programada por seres humanos. Portanto, se a programação inicial estiver incorreta, ela pode criar erros significativos, como negociações, ou outras decisões financeiras, incorretas. Por exemplo, configurar um software de negociação para vender automaticamente no "stop-limit" em vez de no mercado produz resultados diferentes. As organizações e seus stakeholders devem reservar um tempo para configurar a automação corretamente.

Tanto as organizações de serviços financeiros quanto os departamentos financeiros das corporações armazenam, gerenciam e analisam informações extremamente confidenciais. Ambos têm dados bancários que devem proteger para manter os ativos dos stakeholders seguros. As empresas de serviços financeiros podem ter ativos reais em sua posse, o que exige ainda mais segurança. A conexão de vários sistemas financeiros à internet e plataformas de automação cria riscos potenciais para ambos os tipos de organizações. Enquanto os hackers que usam aprendizado de máquina e outras tecnologias de IA podem ameaçar essas organizações, essas mesmas ferramentas de IA também podem ajudar as organizações a proteger esses dados confidenciais. Dessa forma, elas precisam continuar investindo em cibersegurança para se manter um passo à frente de hackers e outros agentes maliciosos.