O que é procurement?

Um aprovisionamento (procurement) eficaz é crucial para as organizações garantirem que tenham os recursos certos para operar com eficiência e cumprir seus objetivos. O procurement envolve uma série de etapas, incluindo:

- Identificar as necessidades da empresa
- Sourcing de fornecedores confiáveis
- Negociação de contratos
- Gerenciamento de relacionamentos com os fornecedores
- Manutenção de registros de cada etapa

Como a otimização desses processos pode aumentar a lucratividade, o objetivo de procurement é obter os produtos ou serviços necessários pelo melhor valor possível e, ao mesmo tempo, equilibrar fatores como qualidade e prazo de entrega. É um processo contínuo: muitas empresas realizam verificações periódicas de garantia de qualidade e análises de desempenho, cujos resultados podem levar a renegociações de contratos de fornecedores ou à busca de fornecedores alternativos.

Em uma empresa menor, o processo de procurement pode ser tratado por uma única pessoa. Empresas maiores geralmente têm um departamento de procurement liderado por um diretor de procurement, que supervisiona os processos. A comunicação e a colaboração eficazes entre vários stakeholders, incluindo profissionais de procurement, equipes jurídicas e financeiras e usuários finais, são necessárias para obter resultados bem-sucedidos de procurement.

Por exemplo, uma parceria entre procurement e finanças permite que a equipe financeira entenda melhor como selecionar os bens e serviços certos pode maximizar o lucro. Levando a orçamentos e projeções mais precisos. 

Muitas vezes, a parceria interna de negócios na modernização tecnológica é essencial para garantir a melhoria contínua e implementar tecnologias que beneficiem os operadores de procurement, finanças e contabilidade e cadeia de suprimentos. Juntos, eles podem otimizar seu fluxo de trabalho de ponta a ponta com dados confiáveis, insights orientados por IA e automação.

A adesão aos padrões éticos é crucial durante todo o processo de procurement. Os padrões legais também devem ser seguidos, garantindo práticas éticas, mitigando riscos e protegendo a integridade das operações da organização.

Os tipos de produtos e serviços que uma equipe de procurement adquire são diversos e dependem da missão e das necessidades da organização. Exemplos incluem suprimentos, equipamentos de escritório, móveis, matérias-primas para fabricação, máquinas, instalações, trabalhadores contratados, serviços de recrutamento, serviços relacionados a viagens, materiais de marketing e muito mais.

O procurement é uma parte essencial da compreensão e otimização da cadeia de suprimentos, pois ajuda as empresas a escolher fornecedores que atendam às suas necessidades a um preço razoável. O procurement, quando bem realizado, identifica eficientemente fornecedores que possuem os bens e serviços necessários a uma empresa, podendo entregá-los na capacidade, no prazo e no preço adequados.

Um aprovisionamento bem-sucedido apoia a imagem e a reputação da marca de uma empresa, permitindo-lhe obter de forma acessível aquilo de que necessita para oferecer aos clientes, de forma confiável, seus próprios produtos e serviços de qualidade. Também pode aumentar os lucros—reduzindo a base de custos de compras de uma empresa em 8-12% e gerando poupanças anuais adicionais de 2-3%.1

As etapas do processo de procurement normalmente são chamadas de ciclo de vida de procurement, o que reforça que se trata de um processo contínuo, não linear. As etapas específicas dentro de cada estágio variam dependendo do tamanho da organização, do setor e da natureza dos bens ou serviços comprados.

Identifique as necessidades: determine os bens ou serviços necessários e suas especificações.

Identifique fornecedores em potencial: use pesquisas, bancos de dados do setor e networking para pré-qualificar fornecedores com base em sua experiência, capacidade e reputação.

Envie uma RFI: emita uma solicitação de informações (RFI) para determinar os recursos de cada fornecedor.

Envie uma RFP ou RFQ: emita uma solicitação de proposta (RFP) ou solicitação de cotação (RFQ) que especifique as necessidades, os termos e as condições de sua organização para receber uma proposta detalhada dos fornecedores.

Avalie e selecione fornecedores: avalie licitações ou propostas de fornecedores e faça seleções com base em custo, qualidade, prazo de entrega e outras considerações relevantes.

Negocie e elabore contratos: negocie termos e condições com fornecedores selecionados, incluindo preços, termos de pagamento e cronogramas de entrega. Elabore e finalize contratos que descrevam os termos e condições acordados.

Emita ordens de compra: crie e emita ordens de compra (POs) para fornecedores escolhidos, especificando os detalhes da transação, incluindo quantidade, preço e requisitos de entrega.

Receba e inspecione os produtos entregues: monitore o desempenho dos fornecedores no atendimento dos pedidos com base nos termos acordados e verifique se os produtos e serviços entregues estão em conformidade com as especificações negociadas.

Realize uma correspondência de três vias: compare o pedido de compra, o recebimento de mercadorias ou serviços e a fatura do fornecedor para garantir que as quantidades, os preços e a entrega sejam consistentes.

Aprove faturas e processe pagamentos: aprove faturas para pagamento e processe pagamentos de acordo com as condições de pagamento acordadas.

Mantenha registros: mantenha registros precisos de todo o processo de procurement, incluindo contratos, ordens de compra, faturas e comunicações.

O desempenho do fornecedor deve ser avaliado com base em critérios como qualidade, pontualidade e cumprimento dos termos contratuais. Pratique o gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM), promovendo relacionamentos contínuos com os principais fornecedores, fornecendo feedback, lidando com problemas e identificando áreas de melhoria e economia de custos. 

O gerenciamento de procurement envolve o planejamento, a execução e o controle dos processos relacionados à aquisição de bens ou serviços para uma organização.

Muitas vezes conhecido como o processo de source-to-settle, o gerenciamento de procurement abrange uma série de atividades cruciais para o processo de procurement, desde o sourcing e compras até a negociação de contratos, o gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM), o gerenciamento de riscos, a conformidade com políticas e a integração com contas a pagar.

Os principais objetivos do gerenciamento de procurement incluem a obtenção dos recursos necessários com o melhor valor, o gerenciamento de relacionamentos com fornecedores e a mitigação de riscos associados à aquisição de bens e serviços.

O software de procurement, também conhecido como software de e-procurement, desempenha um papel fundamental na otimização do processo. Ao automatizar fluxos de trabalho, esse software facilita o gerenciamento eficiente das atividades de compras.

Além da automação, ele permite que as empresas analisem a economia de custos com mais eficiência e monitorem o desempenho de seus fornecedores. Em essência, o gerenciamento de procurement, apoiado por um software avançado de procurement, garante uma abordagem sistemática e eficiente de todo o ciclo de vida de aprovisionamento, contribuindo para uma melhor tomada de decisões e otimização de recursos.

A tecnologia desempenha um papel crucial nos processos modernos de aprovisionamento, simplificando as operações, aprimorando a eficiência e fornecendo insights valiosos. Aqui estão algumas das tecnologias usadas em procurement:

Inteligência artificial (IA) e machine learning (ML): IA e ML podem analisar grandes conjuntos de dados para identificar padrões e tendências, ajudando as organizações a tomar decisões de procurement mais bem fundamentadas.

Tecnologia blockchain: o blockchain pode aumentar a transparência e a rastreabilidade no processo de procurement e pode ser usada para criar um registro seguro de transações, garantindo a integridade dos dados relacionados a contratos, pagamentos e procedência de produtos.

Software de gerenciamento de contratos (CMS): o CMS automatiza todo o processo contratual e protege as equipes de aquisição de palavras e erros que têm potenciais ramificações legais.

Soluções de cibersegurança: tecnologias como criptografia, controles de acesso seguro e sistemas de detecção de ameaças ajudam a proteger os dados e sistemas de procurement contra acesso não autorizado e ameaças cibernéticas.

Gerenciamento eletrônico de documentos: os sistemas digitais de gerenciamento de documentos agilizam o tratamento de contratos, ordens de compra e outros documentos relacionados a procurement, reduzindo a burocracia e melhorando a eficiência.

Plataformas de eSourcing: as plataformas de sourcing eletrônico facilitam todo o processo de procurement, desde a identificação de potenciais fornecedores até a negociação e finalização de contratos.

Plataformas de eProcurement: os sistemas de procurement eletrônico automatizam o processo de compras, da requisição ao pagamento, e podem ajudar a gerenciar catálogos, gerar ordens de compra e rastrear gastos.

Aplicativos móveis de procurement: os aplicativos móveis permitem que os membros da equipe de procurement acessem remotamente os dados de procurement, aprovem solicitações de compras e acompanhem os pedidos.

Análise de dados de desempenho de aquisição: ao coletar e analisar dados de aquisição, as organizações podem obter insights valiosos que levam a um melhor desempenho e tomada de decisões.

Software procure-to-pay (P2P): as ferramentas P2P simplificam o processo de compra e os sistemas de contas a pagar e rastreiam o fluxo de todos os processos de aquisição.

Automação robótica de processos (RPA): a RPA pode automatizar e melhorar a precisão de processos repetitivos de procurement, como entrada de dados e processamento de faturas, permitindo que os membros da equipe se concentrem em aspectos mais estratégicos do procurement.

Sistemas de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM): os sistemas SRM ajudam as empresas a otimizar o relacionamento com fornecedores, fornecendo ferramentas para comunicação e monitoramento de desempenho.

Software de gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM): o software SCM oferece uma visão de todos os movimentos de produtos ou serviços à medida que eles percorrem as cadeias de suprimentos, permitindo o rastreamento do desempenho, entregas e interrupções dos fornecedores. 

Embora algumas pessoas tenham usado os termos procurement e compras de forma intercambiável, eles não são a mesma coisa.

Procuerement é uma estratégia que começa com a análise das necessidades da empresa e faz parte de um processo mais extenso. Ao contrário, compras é uma etapa específica que ocorre no final do processo de procurement, após a conclusão das negociações de sourcing, preço, termos e outras ações.

Por outro lado, o procurement é apenas um aspecto (ou subconjunto) do gerenciamento da cadeia de suprimentos. O gerenciamento da cadeia de suprimentos engloba todo o processo de obtenção de mercadorias, incluindo logística, como frete, gerenciamento de depósitos, transformação de mercadorias em produtos e sua distribuição.