ما المقصود بإدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM)؟

تساعد أنظمة CAFM الشركات على زيادة الاستدامة والكفاءة التشغيلية واتخاذ قرارات مبنية على البيانات بشأن إدارة الأصول وإدارة المساحات وعمليات الصيانة.

قبل ظهور CAFM، كانت إدارة المرافق تعتمد إلى حدٍّ كبير على الأساليب اليدوية، حيث كانت الفرق تعتمد على الصيانة التفاعلية، وهي نهج يقوم على السماح للأصول المادية بالتعطل أولًا ثم إصلاحها. خلال تسعينيات القرن الماضي والعقد الأول من الألفية الجديدة، ومع تطور البنية التحتية للشبكات، ازدادت شعبية أنظمة CAFM، ويرجع ذلك جزئيًا إلى اعتمادها على التقنيات الرقمية التي كانت تشهد توسعًا سريعًا. اليوم، أصبحت برمجيات CAFM عنصرًا أساسيًا في جهود التحول الرقمي، وهي مبادرات استراتيجية تهدف إلى دمج الأدوات الرقمية في جميع جوانب المؤسسة.

من خلال الاستفادة من الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء والتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي التوليدي، تطورت أنظمة CAFM لتصبح أدوات متقدمة وشبه مستقلة، قادرة على تنفيذ مهام تتزايد تعقيدًا.

توفِّر لوحات المعلومات الحديثة في برمجيات CAFM للمؤسسات رؤية فورية لاستهلاك طاقة الأصول، واستخدام المساحات، وحالتها الفيزيائية، وغيرها، ما يساعد الأطراف المعنية على اتخاذ قرارات أكثر استراتيجية وفاعلية من حيث التكلفة بشأن أصولهم الأكثر قيمة.

تجمع أنظمة برمجيات إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) البيانات بشكل مستمر وفي الوقت شبه الفعلي، بالاعتماد على تقنيات إنترنت الأشياء، وعرض معلومات حالة الأصول عبر لوحة معلومات مركزية واحدة.

تساعد برمجيات CAFM فِرق عمليات المرافق على مراقبة الأصول المادية من خلال تصورات مرئية تفصيلية، وأتمتة وظائف مثل جدولة الصيانة، وإدارة المخزون، وإدارة المساحات، وهي مهام كانت تتطلب في السابق إدخالًا يدويًا.

يتم بناء منصات CAFM على مجموعة من الميزات المعيارية، وهي عناصر برمجية مستقلة تتولى إدارة الجوانب المختلفة لعمليات المرافق وإدارتها. وفيما يلي الوحدات الخمس الأكثر شيوعًا في أنظمة CAFM:

• إدارة الممتلكات: في أنظمة CAFM، تساعد وحدات إدارة الممتلكات الفِرق على تنسيق البيانات وجمع المعلومات حول استخدام المساحات الفعلية، وأتمتة العمليات المرتبطة بها. على سبيل المثال، في مبنى إداري، تساعد وحدة تخطيط المساحات في نظام CAFM على تحسين مخططات الطوابق، وإدارة مستويات الإشغال وحجوزات الغرف، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
• تتبُّع الأصول وإدارتها: تساعد أنظمة CAFM على إطالة دورة حياة الأصول المادية مثل المكاتب والأجهزة السمعية والبصرية وعناصر تكنولوجيا المعلومات، من خلال تخزين البيانات المهمة عن كل أصل لضمان صيانته بشكل صحيح. تشمل أمثلة المعلومات التي تخزِّنها أنظمة CAFM عن الأصول، الموقع والوصف الفيزيائي والضمان والتكلفة وتاريخ الصيانة. ويساعد تتبُّع هذه المقاييس بدقة على جدولة الصيانة وتجنُّب الأعطال المفاجئة للمعدات، التي قد تؤدي إلى فترات تعطُّل مكلِّفة.
• الصيانة التنبؤية والوقائية: تعمل برمجيات CAFM على جمع وتحليل البيانات في الوقت شبه الفعلي حول المرافق، ما يساعد على تبسيط عمليات الصيانة ومنع الأعطال قبل وقوعها. باستخدام البيانات حول أداء المرافق والصيانة، تمكِّن أنظمة CAFM عمليات الصيانة التنبؤية والوقائية التي تساعد على إطالة عمر الأصول.
• إدارة أوامر العمل: تعمل أنظمة CAFM المتقدمة اليوم على أتمتة إصدار أوامر العمل وحلها، وهي عملية كانت في السابق يدوية وتستغرق وقتًا طويلًا. تعمل منصات برمجيات CAFM على إنشاء أوامر العمل، وتعيينها، وتتبُّع تنفيذها حتى الإنجاز، استنادًا إلى البيانات في الوقت شبه الفعلي التي تجمعها حول أداء الأصول.
• التقارير والتحليلات: تعمل منصات CAFM على جمع وتحليل كميات كبيرة من بيانات الأصول، ما يساعد المديرين وفِرق تكنولوجيا المعلومات على تحسين أداء الأصول وتقليل تكاليف الصيانة. تعرض لوحات المعلومات تقارير تفصيلية تساعد المديرين على فهم أداء أهم أصولهم خلال دورة حياتها، والتخطيط ووضع الميزانيات بناءً على هذه المعلومات.

على الرغم من تزايد شعبية أنظمة إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) لقدرتها على دمج التقنيات الجديدة بسرعة لتعزيز الكفاءة، فإنها ليست البرمجيات الوحيدة التي تعتمدها المؤسسات في إدارة المرافق. فيما يلي نظرة على نوعين آخرين من برمجيات إدارة المرافق التي تقدِّم وظائف مشابهة.

نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS)

نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS)، وهو نظام برمجي يركِّز على توحيد وتهيئة عمليات الصيانة المتعلقة بكل أصل على حدة.

عادةً ما يكون نظام CMMS أكثر تركيزًا وتقنية مقارنةً بنظام CAFM، الذي يمكنه تتبُّع المعلومات المتعلقة بتخصيص الموارد، وإدارة العقارات، وغيرها من المجالات غير التقنية المرتبطة بالأصول.

نظام إدارة مكان العمل المتكامل (IWMS)

نظام إدارة مكان العمل المتكامل (IWMS)هو عكس نظام CMMS من حيث علاقته بنظام CAFM؛ إذ يعمل على تتبُّع مقاييس أوسع بكثير مما تتعامل معه أنظمة CAFM عادةً.

غالبًا ما تجمع المؤسسات بين قدرات CAFM وCMMS؛ لمنح فِرق إدارة المشاريع رؤية شاملة لأداء الأصول وكيفية ارتباطها بالظروف التشغيلية العامة للمؤسسة.

عادةً ما تستخدم المؤسسات الكبيرة نظام IWMS لتوسيع قدرات CAFM لتشمل مجالات مثل إدارة العقود والإيجارات، وإدارة التدفقات النقدية، والاستدامة، عبر لوحة معلومات واحدة سهلة الاستخدام.

بدءًا من تمكين المبادرات الاستراتيجية الشاملة مثل التحول الرقمي ووصولًا إلى توفير رؤى دقيقة وفي الوقت شبه الفعلي حول أداء الأصول، تتمتع أنظمة إدارة المرافق الحديثة بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) بالعديد من الفوائد. وفقًا لتقرير حديث، من المتوقع أن يتجاوز حجم السوق العالمي لبرمجيات CAFM الضعف خلال العقد القادم، حيث سيرتفع من 3.8 مليارات دولار أمريكي في 2024 إلى 9.6 مليارات دولار أمريكي بحلول 2033.¹

وفيما يلي نظرة على بعض الفوائد الأكثر شيوعًا.

تساعد أنظمة CAFM المؤسسات على تحسين كفاءتها التشغيلية الأساسية بعدة طرق مهمة. من خلال الاستفادة من قدرات الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء والتعلم الآلي، تعمل منصات CAFM الحديثة على أتمتة بعض المهام اليدوية مثل إنشاء أوامر العمل وجدولة الصيانة.

تساعد الأتمتة الذكية في أنظمة CAFM فِرق الصيانة على إعادة تخصيص الموارد البشرية نحو المهام التي تتناسب مع خبراتهم، وتوفير الوقت، وتحقيق كفاءات أعلى.

من خلال تمكين الفِرق من مراقبة الأصول وصيانتها باستخدام المعلومات في الوقت شبه الفعلي، تضمن برمجيات CAFM أن يكون لكل أصل في التشغيل سجل أداء تفصيلي، ما يمكِّن الفِرق من اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن تشغيله.

تساعد مقاييس الأداء التفصيلية مديري المرافق على تحديد نوع الصيانة التي يحتاجها كل أصل وكيفية جدولة الإصلاحات بأفضل شكل ممكن. كما أن تتبُّع أداء الأصول عبر نظام CAFM يساعد على خفض تكاليف الصيانة مع ضمان تحقيق كل أصل لأعلى مستويات أدائه.

تساعد منصات CAFM على إطالة دورات حياة الأصول من خلال أتمتة جوانب الصيانة الوقائية والتنبؤية، وتوفير بيانات دقيقة وتفصيلية تمكِّن المديرين من معرفة الوقت المناسب لاستبدال العناصر الحيوية.

من خلال ضمان صيانة الأصول بهذه الطريقة، تساعد أنظمة CAFM الفِرق على الانتقال من الصيانة التفاعلية إلى الصيانة الوقائية، ما يقلل من احتمالية تعرُّض الأصول للأعطال. عند تطبيق الصيانة الاستباقية على مدى فترة طويلة، تمنع المشكلات الطفيفة في الأصول من التحول إلى أعطال أكبر، ما يساهم في إطالة فترة استخدامها الإجمالية، أي دورة حياتها.

يساعد استخدام الأصول لفترة أطول، ومتابعة احتياجات صيانتها بدقة مع مرور الوقت، المؤسسات على تقليل التكاليف الإجمالية لامتلاكها وتشغيلها.

من خلال تحسين الكفاءة التشغيلية ومساعدة الفِرق على متابعة أنشطة الصيانة بدقة أكبر، تُسهم أنظمة CAFM بشكل مباشر في تحقيق وفورات إجمالية للمؤسسات. تدمج أنظمة CAFM الحديثة وحدات إدارة العقود ومراقبة العقارات؛ لتوفير رؤية واضحة حول التكاليف طويلة الأجل للأصول المادية.

لا تقتصر منصات CAFM الحديثة على جمع كميات كبيرة من البيانات من أجهزة الاستشعار المرتبطة بالأصول فحسب، بل تعمل أيضًا على إجراء تحليلات البيانات الكبيرة لمساعدة المؤسسات على اكتشاف التوجهات واتخاذ قرارات أكثر استراتيجية.

تُتيح أدوات التحليلات في أنظمة CAFM رؤية جوانب رئيسية لإدارة المرافق والأصول، مثل استهلاك الطاقة، وتكاليف الصيانة، واستخدام المساحات، ما يُسهم في خفض التكاليف وزيادة الكفاءة.

تستخدم المؤسسات الحديثة حلول إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) لمجموعة واسعة من المهام التي تساعد على جَعْل عمليات أعمالها الأساسية أكثر قابلية للتكيف وأكثر كفاءة ومرونة. وفيما يلي نظرة على بعض طرق تطبيق أنظمة CAFM على مستوى المؤسسات.

يمكن أن تكون العقارات واحدة من أغلى الأصول من حيث الحصول عليها وصيانتها. توفِّر برمجيات CAFM مركزًا موحَّدًا يمكن للمؤسسات الاعتماد عليه لتتبُّع مدة وشروط الإيجارات، وتحسين تصميم المكاتب، وتخزين معلومات المستأجرين.

تحسِّن أنظمة CAFM إدارة العقارات على مستوى المؤسسات من خلال تزويد الأطراف المعنية برؤية في الوقت الفعلي حول ممارسات استخدام المساحات، ما يساعدهم على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً واستراتيجية.

يمكن دمج وحدات إدارة الممتلكات المتقدمة في CAFM مع البيانات المالية؛ لضمان إدارة العقارات بطريقة تلبي متطلبات الميزانية.

تتكامل أنظمة CAFM مع برمجيات CMMS لأتمتة المهام المتكررة التي تُعَد حيوية لعمليات الصيانة، والتي كان يتم تنفيذها يدويًا لسنوات. وتشمل الأمثلة على ذلك إصدار أوامر العمل، وتتبُّع تكاليف الصيانة، وتحليل مقاييس أداء الأصول.

تعمل أجهزة استشعار إنترنت الأشياء (IoT) على تفعيل عمليات تلقائية لجدولة الصيانة والإصلاحات عندما ينخفض أحد مقاييس أداء الأصول عن الحد المحدد. على سبيل المثال، عندما يقترب عنصر مزوَّد بجهاز استشعار إنترنت الأشياء من التعطل، يمكن لبرمجيات CAFM جدولة استبداله تلقائيًا. في الماضي، كان من الممكن أن يظل العنصر نفسه يتلف ويتعطل، مسبِّبًا توقفًا غير ضروري، قبل استبداله.

يتطلب تحديد أهداف الاستدامة وتحقيقها جمع البيانات وتحليلها بشكل منهجي، وهي عمليات يمكن لأنظمة CAFM أتمتتها وتبسيطها.

يمكن إعداد منصات CAFM لمراقبة استهلاك الطاقة والأثر البيئي وتنبيه الأطراف المعنية عند عدم تحقيق الأهداف. تساعد برمجيات CAFM أيضًا على تبسيط وتعزيز المشتريات، ما يضمن الاستعانة بالبائعين الذين يستوفون المعايير البيئية المحددة فقط.

تساعد أنظمة CAFM على زيادة أمان العمال وأماكن العمل من خلال تحليل البيانات الصارم، وتحسين إجراءات الصيانة، وأتمتة قدرات الامتثال.

يمكن لمنصات CAFM المزوَّدة بخوارزميات التعلم الآلي مراقبة كميات كبيرة من بيانات النظام، ما يضمن أن المعدات آمنة للاستخدام. بالنسبة إلى المؤسسات العالمية الكبيرة، يمكن لبرامج CAFM أتمتة ممارسات الامتثال، ما يضمن عدم انتهاك عمليات الأعمال للوائح المنطقة التي تعمل فيها. وأخيرًا، يمكن إعداد حلول CAFM للحفاظ على سجل تدقيق طويل، بحيث يكون من السهل اكتشاف أي مشكلة تتعلق بالسلامة أو الامتثال وإصلاحها.

تعمل برامج CAFM على مراقبة أداء الأصول وصيانتها بدقة، ما يضمن استمرارها لأطول فترة ممكنة. من خلال التتبُّع التفصيلي للجداول الزمنية وسجلات الصيانة والميزانيات وتخصيص الموارد، تساعد منصات CAFM الفِرق على إدارة الأصول من الشراء وحتى التخلص منها - دورة حياة الأصول بأكملها.

يساعد استخدام نظام CAFM لإدارة الأصول بهذه الطريقة المؤسسات على ضمان أن الاستثمارات في المعدات والمرافق تلبي معاييرها الصارمة وأن جميع أنشطة الصيانة موثقة.

منذ بداياتها في الثمانينيات والتسعينيات، ارتبطت حلول إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر ارتباطًا وثيقًا بالتقنيات الرقمية، مما ساعدها على التطور لتلبية احتياجات العملاء مع تطوير أدوات رقمية جديدة.

من غير المرجح أن يتغير هذا التوجُّه في المستقبل، ما يضع حلول CAFM في وضع قوي للنمو. وفيما يلي نظرة على بعض التوجهات التي تدفع عجلة التطوير والابتكار في أنظمة CAFM في الوقت الحالي:

• التكامل مع المباني الذكية: لقد دمجت حلول CAFM بالفعل بعض أدوات المباني الذكية، وهي مستعدة للتوسع أكثر في المستقبل. اليوم، تعمل أنظمة CAFM على أتمتة بعض جوانب إدارة المرافق مثل الإضاءة وأنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) والأمن. ومع تطور تقنية إنترنت الأشياء، من المتوقع أن تصبح هذه الأنظمة أكثر تقدمًا، خاصةً في مجال صناعة القرارات المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
• الدمج مع IWMS: حاليًا، يتم الاحتفاظ بأنظمة CAFM وIWMS منفصلة في معظم بيئات إدارة المرافق، حيث توفِّر CAFM مؤشرات أكثر تفصيلًا تتعلق بالأصول، بينما تُستخدم منصات IWMS للمهام الأوسع نطاقًا. لكن مع زيادة القدرات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، من المرجح أن تصبح هذه الأنظمة أكثر تكاملًا. على سبيل المثال، تتولى منصات CAFM التي تبث بيانات في الوقت الفعلي المزيد من المهام التي كانت تُعَد تقليديًا من مسؤوليات أنظمة IWMS. من الممكن أن تتلاقى هذه المنصات في المستقبل لتصبح بيئة موحَّدة واحدة تعتمد على الذكاء الاصطناعي لتوفير التحليلات والتنبؤات والتحسين على أي مستوى يحتاجه المستخدم.
• استقلالية أكبر: مع تزايد استخدام الذكاء الاصطناعي، تصبح أنظمة CAFM أكثر استقلالية يومًا بعد يوم، حيث تتحول من الأتمتة إلى مهام تنبؤية واستباقية وقادرة على التنظيم الذاتي. على سبيل المثال، ساهمت أولى أدوات الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي في CAFM في تقليل الجهد اليدوي المرتبط بإدارة أوامر العمل وتحليل البيانات. ومع ذلك، تتجاوز الأدوات الجديدة ذلك من خلال دمج تقنية التوأم الرقمي والروبوتات. قريبًا، قد تُتيح التطورات في أنظمة CAFM تحقيق وحدات تشغيل للمنشآت تعمل بشكل كامل ومستقل ذاتيًا.